Trong kỷ nguyên số, eDiscovery không chỉ giúp doanh nghiệp khai thác thông tin mà còn là công cụ quản lý và bảo vệ dữ liệu hiệu quả. Bài viết này sẽ giải thích eDiscovery là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá những tính năng chính của eDiscovery và hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng công cụ này hiệu quả.
eDiscovery là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm lời giải. eDiscovery là quá trình tìm kiếm, thu thập và phân tích dữ liệu điện tử để sử dụng trong các trường hợp pháp lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 4 tính năng chính của eDiscovery, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và ứng dụng công cụ này một cách hiệu quả.
Mục lục
eDiscovery, còn được gọi là khám phá điện tử, là một quá trình đặc biệt trong việc tìm kiếm và lấy dữ liệu điện tử. Mục tiêu chính của việc này là cung cấp thông tin cần thiết trong các vụ kiện pháp lý hoặc các cuộc điều tra của luật pháp.
Dữ liệu trong eDiscovery thường bao gồm nhiều loại hình thức thông tin, từ email đến tài liệu và cơ sở dữ liệu. Khi nói đến doanh nghiệp, hầu như tất cả các loại dữ liệu có trong hệ thống của họ đều có thể trở thành đối tượng của khám phá điện tử.
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần thực hiện eDiscovery. Thông thường, việc này chỉ được thực hiện trong các trường hợp đặc biệt và cần thiết.
Tuy nhiên, để có thể áp dụng eDiscovery một cách hiệu quả, quá trình này nên được tích hợp và sử dụng xuyên suốt trong các hoạt động doanh nghiệp.
Dựa trên thông tin từ phần eDiscovery là gì, người dùng có thể thấy rằng khám phá điện tử không chỉ là một công cụ, mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc đối mặt với các vấn đề pháp lý.
Doanh nghiệp ngày nay đang đối mặt với nguy cơ cao về các vụ vi phạm dữ liệu và các cuộc tấn công mạng càng ngày càng phức tạp. Trong những tình huống nguy kịch như vậy, việc liên hệ với cơ quan chức năng và cung cấp thông tin cho việc điều tra là cần thiết. Tại đây, eDiscovery trở thành công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp làm điều đó.
eDiscovery có nhiều điểm tương đồng với quy trình IR (Incident Response), đặc biệt trong cách thức phản ứng đối với các sự cố liên quan đến thông tin, như việc dữ liệu bị lộ, tài khoản bị tấn công hay hệ thống bị nhiễm mã độc.
Cả hai quy trình này đều đặt ra các bước cần thực hiện để đảm bảo rằng doanh nghiệp có phản ứng đúng đắn trong trường hợp khẩn cấp.
Để hiểu rõ eDiscovery là gì, việc nắm bắt cách nó hoạt động trong thực tế là quan trọng. eDiscovery không chỉ là việc khám phá thông tin điện tử đơn thuần; nó đòi hỏi nhiều bước phức tạp do lượng dữ liệu điện tử ngày càng lớn.
Dữ liệu điện tử thường phức tạp, chứa nhiều thông tin từ thuộc tính tệp đến siêu dữ liệu, bao gồm thời gian và thông tin người gửi/nhận.
Các bước chính trong quy trình eDiscovery bao gồm:
Để thực hiện hiệu quả quy trình này, hiện nay có nhiều phần mềm eDiscovery có sẵn, giúp các tổ chức chuẩn bị và đối phó với các vấn đề pháp lý một cách nhanh chóng. Đáng chú ý là Microsoft 365 đã tích hợp dịch vụ này.
Người dùng thường hay nhầm lẫn giữa eDiscovery và Điều tra số (Computer Forensics). Cả hai đều có vai trò quan trọng trong các vấn đề pháp lý liên quan đến an ninh mạng, nhưng chúng thực sự khác biệt ở nhiều mặt.
Đầu tiên, Điều tra số tập trung vào việc phân tích dữ liệu cụ thể từ ổ cứng của một máy tính đơn lẻ. Người có quyền điều tra sẽ tạo một bản sao số hoá của ổ cứng, và sau đó lưu giữ máy tính trong môi trường an toàn để đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi.
Mặt khác, eDiscovery và Computer Forensics có quy trình khá giống nhau khi đều thực hiện các bước như xác thực, thu thập và bảo quản dữ liệu. Sự khác biệt nằm ở việc cách thức dữ liệu được xử lý và người chịu trách nhiệm phân tích dữ liệu.
Đối với Điều tra số, trách nhiệm bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và việc cung cấp dữ liệu lưu trữ thường nằm ở tay các chuyên viên điều tra. Trong khi đó, với eDiscovery, đây lại là nhiệm vụ do các luật sư thực hiện.
Cuối cùng, eDiscovery không phân tích hay đánh giá ý định của người dùng và cũng không cung cấp lời khuyên pháp lý. Nó chỉ tập trung vào việc thu thập và tổ chức dữ liệu để người khác có thể xem và đánh giá.
Để hiểu eDiscovery là gì, người dùng cần nắm bắt mối liên hệ của nó với quản trị công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Có một điều không thể phủ nhận là khối lượng dữ liệu trong doanh nghiệp, từ Email, tài liệu, bảng tính đến tin nhắn văn bản và mạng xã hội, đang tăng nhanh chóng mỗi ngày.
Khi dữ liệu tăng, không chỉ chi phí mà cả rủi ro liên quan đến việc quản lý và phân tích dữ liệu cũng theo đó mà tăng. Thêm vào đó, việc tiêu tốn thời gian để xem xét và điều chỉnh dữ liệu cũng ngày càng trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Vì vậy, việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp ngày càng yêu cầu sự hỗ trợ từ các công nghệ quản lý dữ liệu. Ở đây, công nghệ eDiscovery có vai trò đặc biệt quan trọng.
Công nghệ này không chỉ giúp quản lý hồ sơ và thông tin một cách hiệu quả, mà còn hỗ trợ trong việc xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
Xem thêm: 11 chiến lược doanh nghiệp cần biết khi bảo mật thông tin trên nền tảng đám mây Microsoft
Người dùng có thể tận dụng tính năng tìm kiếm từ khóa trong email cũng như tại nhiều nguồn dữ liệu khác. Điều này cho phép người dùng nhanh chóng định vị các tập dữ liệu, tài liệu, và thậm chí là các cuộc hội thoại.
Một số phần mềm eDiscovery còn có khả năng xuất các kết quả tìm kiếm này sang kho lưu trữ riêng. Điều này giúp người quản lý có thể tập trung vào việc phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
Phần mềm eDiscovery thường có tính năng loại bỏ sự trùng lặp trong kết quả, để chỉ có một phiên bản duy nhất của một email, tài liệu hoặc tệp được lưu trữ.
Cách làm này giúp giảm thiểu số lượng dữ liệu cần phải xem xét, do đó cũng tiết kiệm thời gian cho người dùng. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải cẩn trọng, vì có thể có một số hạn chế trong thuật toán loại trùng lặp.
Có các tệp không thể được lập chỉ mục, có thể do chúng được bảo vệ bằng mật khẩu, mã hóa, hoặc đơn giản vì có lỗi nào đó đã xảy ra.
Trong các vụ việc liên quan đến pháp luật, việc xem xét những tệp này có thể là yêu cầu. Do đó, người dùng nên chọn một dịch vụ eDiscovery có khả năng truy xuất các tệp này khi xuất kết quả tìm kiếm.
Nhiều phần mềm eDiscovery cung cấp tính năng cho phép người dùng lọc các quyền tìm kiếm, giúp chỉ tìm kiếm trong một tập hợp cụ thể của dữ liệu.
Ví dụ, người quản lý có thể chỉ muốn tìm kiếm trong các email đến hoặc đi từ một vị trí địa lý cụ thể, và có các bộ lọc sẵn có để thực hiện điều này.
Cuối cùng, người dùng cần đánh giá các rủi ro pháp lý có thể xảy ra, có thể liên quan đến nhân viên, đối tác hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến dữ liệu của mình.
Sau đó, người dùng cần xác định tầm quan trọng của việc sử dụng eDiscovery trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý có thể phát sinh.
Để sử dụng tính năng eDiscovery (Standard) từ Microsoft Pureview, người dùng cần phải có giấy phép phù hợp. Các yêu cầu giấy phép có thể thay đổi tùy thuộc vào các tùy chọn cấu hình.
Để hiểu rõ hơn về yêu cầu và hướng dẫn giấy phép, người dùng có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn của Microsoft 365 về bảo mật và tuân thủ.
Để sử dụng eDiscovery (Standard), có một số ứng dụng doanh nghiệp cần phải được kích hoạt trong tổ chức Microsoft 365 hoặc Office 365 của người dùng.
Nếu những ứng dụng này không được kích hoạt, bạn sẽ không thể truy cập các tính năng xem, lọc và tìm kiếm của eDiscovery (Standard).
Người dùng cần phải được gán các quyền thích hợp để truy cập và quản lý các trường hợp eDiscovery (Standard).
Cụ thể, người dùng phải được thêm vào nhóm quyền eDiscovery Manager trong cổng thông tin tuân thủ. Các thành viên của nhóm quyền này có thể tạo và quản lý các trường hợp eDiscovery (Standard).
Sau khi hoàn thành các bước trên, bước tiếp theo là tạo một trường hợp và bắt đầu sử dụng eDiscovery (Standard).
Người dùng cần đăng nhập vào cổng thông tin tuân thủ bằng tài khoản có quyền eDiscovery thích hợp và sau đó tạo một trường hợp mới.
Nếu người dùng là người duy nhất sử dụng trường hợp này, thì không cần phải thực hiện bước này. Tuy nhiên, nếu muốn cho phép các người dùng khác truy cập vào trường hợp, người dùng cần thực hiện thêm bước này.
Cuối cùng, để bắt đầu sử dụng eDiscovery (Standard), người dùng cần tạo các eDiscovery hold cho các đối tượng quan trọng trong cuộc điều tra, tìm kiếm nội dung liên quan và sau đó xuất dữ liệu đó để xem xét thêm.
Đó là toàn bộ quy trình để người dùng có thể bắt đầu và sử dụng eDiscovery (Standard) hiệu quả.
Hiểu rõ về eDiscovery không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh quan trọng trong kỷ nguyên số hóa ngày nay. Để tiếp cận một cách hiệu quả, gói Microsoft 365 Business là lựa chọn không thể tốt hơn.
Đến với FPT Smart Cloud, người dùng sẽ được tận hưởng các dịch vụ chất lượng: từ việc chọn mua và thanh toán linh hoạt 24/7, đến việc được đội ngũ chuyên gia công nghệ hàng đầu hỗ trợ trong từng bước triển khai.
Liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để biết thêm thông tin chi tiết:
