9 bước chuyển từ Google Workspace sang Outlook nhanh chóng

Việc chuyển từ Google Workspace sang Outlook giờ đây đã trở nên đơn giản hơn với 9 bước cụ thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng bước, bắt đầu từ việc so sánh hai dịch vụ cho đến quá trình thiết lập tài khoản và di chuyển dữ liệu. Mỗi bước đều được trình bày một cách chi tiết, giúp người dùng thực hiện mọi công đoạn một cách thuận lợi và hiệu quả.

So sánh giữa Google Workspace với Microsoft 365

Để hiểu rõ lý do các doanh nghiệp quyết định chuyển từ Google Workspace sang Microsoft 365, hãy cùng so sánh giữa chúng qua hai khía cạnh: tính năng – ứng dụng và chi phí.

Tính năng và ứng dụng

Để dễ hiểu, dưới đây là một bảng so sánh:

So sánh chi phí

Khi nói đến chi phí, cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau với mức giá và tính năng phù hợp với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp:

Google Workspace:

Microsoft 365 Business:

Chi phí gói Business Basic của Microsoft 365 tương đương với gói Business Starter của Google Workspace. Còn chi phí hai gói còn lại của Microsoft 365 lại nhỉnh hơn một chút so với Google Workspace. Tuy nhiên, chúng cũng đồng thời mang lại giá trị tốt hơn với nhiều tính năng cao cấp.

Gói Standard và Premium của Microsoft 365 không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn tập trung vào bảo mật doanh nghiệp. Người dùng sẽ được hưởng lợi từ các tính năng như Microsoft Defender, giúp ngăn chặn mối đe dọa và bảo vệ dữ liệu quan trọng.

Ngoài ra, tính năng hợp nhất với các ứng dụng Office nổi tiếng, như Microsoft Teams, Outlook và nhiều ứng dụng khác, giúp tăng cường sự tương tác và tính cộng tác trong doanh nghiệp. Thêm vào đó, hai gói này còn có khả năng linh hoạt và mở rộng dễ dàng, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp lớn.

Dù giá có thể là yếu tố quan trọng, nhưng đôi khi đầu tư thêm vào các tính năng cao cấp có thể mang lại giá trị lâu dài và bảo đảm sự an toàn cho doanh nghiệp.

Hãy tham khảo 9 bước dưới đây để đăng ký Microsoft 365 và trải nghiệm những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

Bước 1: Đăng ký Microsoft 365

Khi người dùng quyết định chuyển từ Google Workspace sang Outlook, việc đầu tiên cần làm là đăng ký Microsoft 365. Dưới đây là các cách để người dùng có thể thực hiện:

Đăng ký qua FPT Smart Cloud – Đối tác Microsoft tại Việt Nam

Để đơn giản hóa quá trình đăng ký Microsoft 365 và tận hưởng trọn vẹn dịch vụ, FPT Smart Cloud là một lựa chọn đáng cân nhắc. Dưới đây là các lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được:

• FPT Smart Cloud cung cấp sự hỗ trợ toàn diện từ quá trình đăng ký cho đến khi có thể sử dụng dịch vụ.
• Liên hệ dễ dàng qua hotline 1900.638.399, email hoặc form trực tuyến.
• Chuyên viên sẽ xác nhận thông tin và cung cấp tư vấn báo giá, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về chi phí và lợi ích.
• Quá trình thanh toán và ký hợp đồng được thiết kế linh hoạt và thuận tiện.
• FPT Smart Cloud đảm bảo hoàn tất cài đặt nhanh chóng, để doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ mà không gặp trở ngại.

Đăng ký trực tiếp từ Microsoft

Nếu người dùng muốn tự đăng ký từ Microsoft, hãy thực hiện các bước sau:

• Truy cập link so sánh các gói Microsoft 365 và chọn mua ngay tương ứng với gói dịch vụ.
• Điền email cá nhân và tiến hành thiết lập tài khoản.
• Cung cấp thông tin về tên, số điện thoại và tên công ty. Nếu muốn, có thể cho Microsoft chia sẻ thông tin cá nhân của mình với các đối tác.
• Xác minh số điện thoại bằng cách nhận và nhập mã xác minh.
• Nếu có tên miền sẵn, nhập vào để tạo địa chỉ email tạm thời và URL SharePoint và OneDrive.
• Tạo tài khoản bằng cách điền tên, mật khẩu và xác nhận mật khẩu.
• Chọn số lượng người dùng và gói thanh toán, sau đó tiếp tục.
• Nhập địa chỉ công ty và tiến lên bước tiếp theo.
• Cung cấp thông tin thẻ tín dụng và hoàn tất việc đặt hàng.

Sau khi hoàn tất, người dùng có thể tiếp tục thiết lập tài khoản hoặc truy cập Microsoft 365 Admin Center (Trung tâm quản trị Microsoft 365) để hoàn thành cài đặt.

Bước 2: Thiết lập Microsoft 365 để di chuyển từ Google Workspace

• Truy cập vào trang web chính thức của Office và tìm đến phần Admin. Một khi đã vào Microsoft 365 admin center, hãy chọn Go to guided setup.

• • Theo các hướng dẫn xuất hiện, có thể chọn cài đặt ứng dụng Office sau đó nhấn Continue.
  • Vì đang trong quá trình chuyển từ Google Workspace, nên cần chọn tên miền đã có sẵn và chọn Use this domain.
  • Nhập tên đăng nhập mong muốn và địa chỉ email để xác nhận. Kế đến, nhấn Add users and assign licenses.

• Nhập địa chỉ email để gửi thông tin đăng nhập mới đến, sau đó chọn Send email and continue.

• Nhấn Continue một lần nữa để kết nối với miền tạm thời của mình.

• Chọn để gửi thông báo tới người dùng trong tổ chức về việc sử dụng Microsoft Teams, sau đó chọn Continue.

• Xem lại và mở rộng các cài đặt cho thiết bị Android và iOS, sau đó chọn Create mobile app management policy.

• Cuối cùng, nhấn Go to admin center.

Bước 3: Cài đặt chính sách bảo mật cho các thiết bị Windows

• Tới trang cài đặt trong Microsoft 365 admin center để thiết lập chính sách bảo mật cho các thiết bị Windows. Đây là nơi có thể kiểm soát và tùy chỉnh các yếu tố bảo mật.

• Trong Microsoft 365 admin center, chọn Settings để bắt đầu thiết lập.
• Tiếp theo, trong phần Secure your Windows computers, người dùng nên nhấn vào View để xem thông tin chi tiết.

• Một trang về bảo mật máy tính Windows 10 sẽ xuất hiện, tại đây có thể đọc và hiểu cách các chính sách bảo mật sẽ ảnh hưởng đến người dùng trong tổ chức.
• Sau khi đã đọc và hiểu, có thể chọn Start để khởi động quá trình thiết lập.
• Trên ngăn Setup Windows 10, cần xem lại điều chỉnh các tùy chọn bảo mật. Để hiểu rõ hơn, người dùng có thể di chuột qua các chú thích công cụ liên quan đến mỗi chính sách.
• Cuối cùng, trong phần Who should the policy apply to?, cần xác định liệu các chính sách này sẽ được áp dụng cho toàn bộ tổ chức hay chỉ áp dụng cho một số nhóm cụ thể. 
• Sau khi quyết định, nhớ lưu các thay đổi.

Bước 4: Thêm tên miền Google Workspace vào Microsoft 365

• Truy cập vào Microsoft 365 admin center.
• Tại thanh điều hướng bên trái, chọn Show all, tiếp đó chọn Settings và sau cùng là Domain.
• Ở đây, chọn Add domain, hãy điền tên miền đang sử dụng vào ô và chọn Use this domain.
• Tiếp theo, chọn Add TXT records to domain DNS records, chọn Continue và sau đó là sao chép thông tin TXT.

• Trở lại Google Admin Console, chọn Domain Management rồi vào See details DNS sau đó cuộn xuống phần Custom resource records.
• Mở menu thả xuống và chọn loại bản ghi là TXT. Dán giá trị TXT đã sao chép rồi chọn Add. Lưu ý rằng việc cập nhật có thể kéo dài từ vài phút đến 48 tiếng.
• Quay lại Microsoft 365 admin center, cần chọn Verify và sau đó là Close.
• Trong thanh điều hướng bên trái, chọn Users và sau đó là Active users.
• Chọn một trong số người dùng, tiếp đó chọn Manage user names and emails rồi Edit, chọn tên miền từ menu thả xuống và cuối cùng là Done và Save changes.
• Cần lặp lại các bước này cho từng người dùng trong tổ chức.

Bước 5: Cài đặt các ứng dụng Office và Microsoft Teams

• Truy cập vào trang web chính thức của Office và đăng nhập bằng tài khoản công việc.
• Tiếp theo, chọn Setup Office (Cài đặt Office), sau đó là Microsoft 365 (Ứng dụng Microsoft 365) và cuối cùng là Run (Khởi Chạy). Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, chọn Yes (Đồng Ý) để tiếp tục.
• Tại thời điểm này, các ứng dụng Office sẽ được cài đặt lên thiết bị. Quá trình này có thể sẽ kéo dài vài phút. Khi quá trình hoàn tất, chọn End (Kết thúc) để kết thúc quá trình cài đặt.
• Để cài đặt Microsoft Teams, cần quay trở lại trang office.com. Tại đây, chọn Teams từ menu các ứng dụng.

• Một khi đã chọn Teams, sẽ thấy tùy chọn để tải ứng dụng Windows. Chọn Run (Khởi chạy) và Teams sẽ tự động hiển thị lời nhắc khi cài đặt hoàn tất.

Bước 6: Di chuyển các email và lịch của tất cả người dùng

• Trong bước này, người dùng sẽ thực hiện quá trình di chuyển thông qua Exchange Online. Mục tiêu là di chuyển toàn bộ email, lịch và danh bạ từ Google Workspace.
• Có thể chọn di chuyển hàng loạt các tài khoản từ Google Workspace sang Microsoft 365 hoặc Office 365. Điều này giúp quá trình di chuyển có thể được tiến hành theo từng giai đoạn, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
• Trong quá trình di chuyển này, phải cung cấp thông tin cho tất cả các tài khoản sẽ được di chuyển. Các tài khoản này sẽ hoạt động như là người hỗ trợ thư trong quá trình di chuyển.

• Để di chuyển hiệu quả, cần phải chỉ định danh sách cho mỗi đợt di chuyển. Tức là, không di chuyển tất cả cùng một lúc mà cần chia ra làm nhiều đợt.
• Quá trình di chuyển này có thể sẽ mất từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào lượng dữ liệu cần phải di chuyển. Để hiểu rõ hơn về quá trình này, có thể tham khảo thông tin chi tiết tại đây.

Bước 7: Liên kết tên miền với Microsoft 365

Ngay sau khi kết nối tên miền thành công, email sẽ được chuyển đến Microsoft 365, và các dịch vụ của Microsoft 365 sẽ tiếp tục hoạt động.

Trước hết, người dùng cần phải xóa bỏ các bản ghi DNS đang tồn tại trong Google. Chỉ sau khi thực hiện xong bước này, Microsoft mới có khả năng thêm các bản ghi DNS mới từ dịch vụ Microsoft 365 của mình.

Hướng dẫn thực hiện

1. Đầu tiên, đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị viên Google Workspace.
2. Tiếp theo, chọn Domain, đi đến Domain > Domain Management, sau đó chọn See details > Domain Management, và cuối cùng chọn DNS ở góc điều hướng bên trái.
3. Cuộn trang xuống đến mục Synthetic records, mở Google Workspace và chọn Delete hai lần.
4. Cuộn tiếp đến mục Custom resource records và loại bỏ mọi bản ghi DNS hiện tại, kể cả các bản ghi DNS đã từng tạo cho Microsoft 365.

Tiếp tục quá trình kết nối

1. Chuyển tới Microsoft 365 admin center.
2. Tại thanh điều hướng bên trái, chọn Show all > Settings > Domain.
3. Chọn tiếp tên miền mặc định.
4. Nhấn Continue setting, rồi nhấn Continue một lần nữa để kết nối tên miền.

Sao chép và thêm bản ghi DNS mới

1. Cuộn xuống để xem danh sách các bản ghi DNS cần phải sao chép vào Google.
2. Mở bản ghi MX và sao chép thông tin trong mục Points to address or value.
3. Quay trở lại Google, tại Custom resource records, mở menu thả xuống và chọn loại bản ghi là MX.
4. Dán thông tin đã sao chép vào trường Data.
5. Nhấn Add để hoàn tất.

Hoàn thiện các bản ghi còn lại

1. Lặp lại các bước cho bản ghi CNAME và TXT, và thêm chúng vào trang quản lý DNS của Google.
2. Quay lại Microsoft 365 admin center và sau đó chọn Continue.

Bước 8: Di chuyển dữ liệu sang các phần tương ứng

• Việc chuyển dữ liệu từ Google Drive sang OneDrive, và từ Shared Drives đến các Teams sites sẽ cần sử dụng Migration Manager.
• Tại bước này, có thể chuyển toàn bộ dữ liệu hiện có trong Google Drive cá nhân và Shared Drive sang Microsoft 365.
• Để bắt đầu, cần đăng nhập vào tài khoản Google và thêm ứng dụng di chuyển Microsoft 365 vào danh sách các ứng dụng tùy chỉnh trong tài khoản Google Workspace.
• Google Drive sẽ tự động được quét. Khi quá trình quét hoàn tất, cần tải về các báo cáo và nhật ký đã tạo để kiểm tra xem có vấn đề nào có thể cản trở quá trình di chuyển hay không.

• Một khi Google Drive đã được quét và xác định là đã sẵn sàng, cần thêm các dữ liệu này vào danh sách di chuyển.
• Microsoft sẽ tự động chia sẻ đường dẫn nguồn đến đường dẫn đích phù hợp, vì vậy cần đảm bảo rằng dữ liệu đang được chuyển đến đúng địa điểm bằng cách kiểm tra và chỉnh sửa đường dẫn đích.
• Cần thiết lập các nhóm và tài khoản trong Google Drive với các tài khoản trong Microsoft 365 để chuyển các cài đặt chia sẻ từ Google Drive.
• Sau khi đã xem xét và thiết lập các thông số di chuyển, có thể tiến hành di chuyển tài khoản Google và theo dõi tiến trình di chuyển.

Xem thêm: So sánh OneDrive và Google Drive: Đâu là sự lựa chọn tốt nhất?

Bước 9: Ngừng sử dụng Google Workspace nhưng giữ tên miền

Nếu tên miền đang được Google quản lý, việc ngừng sử dụng Google Workspace không có nghĩa là phải từ bỏ tên miền. Người dùng vẫn có quyền lựa chọn giữ lại tên miền hoặc chuyển nó sang máy chủ DNS khác nếu có nhu cầu.

• Đăng nhập vào trang Quản trị viên của Google. Tại đây, điều hướng đến mục Check out (Thanh toán) để tiếp tục.
• Trong Subscribes List (Danh sách Đăng ký) sẽ thấy phần đăng ký G Suite. Chọn Cancel Subscription (Hủy đăng ký), rồi sau đó nhấp vào Continue (Tiếp tục).
• Việc hủy đăng ký Google Workspace sẽ có hiệu lực tức thì và không thể hoàn tác, vì vậy cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện hành động này.
• Nếu không thấy đăng ký tên miền trong danh sách đăng ký, có khả năng là máy chủ DNS đang quản lý tên miền không phải là Google.

Lời kết

Việc chuyển từ Google Workspace sang Outlook và Microsoft 365 cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và tiện ích cao cấp. 

Để giúp quá trình này thuận tiện hơn, FPT Smart Cloud đem đến các gói dịch vụ linh hoạt với đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp. Hãy xem xét việc mua gói Microsoft 365 Business để tận dụng tối đa các ưu điểm này. 

Liên hệ ngay với  FPT Smart Cloud để khám phá chi tiết hơn về các dịch vụ độc đáo và chất lượng của chúng tôi.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399