6 lý do nên chọn Microsoft 365 cho doanh nghiệp
29 November, 2023

6 lý do nên chọn Microsoft 365 cho doanh nghiệp

Đối với nhiều doanh nghiệp, lựa chọn một giải pháp công nghệ đúng đắn là yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và hiệu quả kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đưa ra lý do nên chọn Microsoft 365 không chỉ vì danh tiếng của thương hiệu mà còn vì những tính năng linh hoạt, bảo mật cao và khả năng tích hợp mượt mà.

Microsoft 365 không chỉ đáp ứng nhu cầu về tác vụ văn phòng thông qua Word, Excel và PowerPoint, mà còn mang đến một giải pháp toàn diện trong việc quản lý doanh nghiệp, từ việc hợp tác trực tuyến đến lưu trữ dữ liệu. Đó cũng là một trong các lý do nên chọn Microsoft 365 để mở rộng và phát triển doanh nghiệp người dùng.

Các tiện ích Microsoft 365 mang lại cho doanh nghiệp

Việc sử dụng Microsoft 365 có thể tạo nên thay đổi tích cực trong quá trình làm việc và quản lý dữ liệu. Được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc, Microsoft 365 cho phép người dùng thực hiện công việc với hiệu quả và tốc độ cao. 

Các tiện ích nổi bật mà Microsoft 365 mang lại phải kể đến:

  • Tích hợp tất cả trong một: Quản lý tất cả các tác vụ và thông tin trong một ứng dụng.
  • Tăng cường hiệu suất: Các công cụ được tối ưu giúp làm việc nhanh chóng, hiệu quả.
  • Giao diện dễ sử dụng: Giao diện trực quan giúp dễ dàng thao tác và nhanh chóng làm quen với tính năng.
  • Truy cập nhanh chóng: Khả năng truy cập dữ liệu và ứng dụng nhanh chóng.
  • Lưu trữ an toàn: Đảm bảo mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn và có thể khôi phục khi cần.
  • Tương thích đa thiết bị: Cho phép truy cập dữ liệu và làm việc trên nhiều thiết bị.
  • Tính di động cao: Có thể làm việc mọi nơi, mọi lúc chỉ cần có kết nối Internet.
  • Tiết kiệm chi phí và thời gian: Cắt giảm chi phí và thời gian thông qua việc sử dụng các tính năng tối ưu hóa.
  • Bảo mật cao: Các tính năng bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu.

Lý do nên chọn Microsoft 365 là gì?

Thanh toán theo mô hình đăng ký

Một trong các lý do nên chọn Microsoft 365 là dịch vụ này hoạt động theo mô hình đăng ký, không yêu cầu người dùng trả một khoản tiền lớn ngay lập tức như các phiên bản truyền thống. 

Điều này có lợi cho việc quản lý dòng tiền, thay vì phải đầu tư chi phí ban đầu lớn, công ty chỉ cần trả phí hàng tháng. Mô hình này đặc biệt hữu ích trong việc lập kế hoạch ngân sách, người dùng có thể dự tính được chi phí hàng tháng và điều chỉnh theo nhu cầu.

 

Tiện ích thanh toán theo mô hình đăng ký 
Tiện ích thanh toán theo mô hình đăng ký

Một ưu điểm khác của Microsoft 365 là tính linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô. Nếu một tính năng cụ thể không còn đem lại giá trị, người dùng có thể hủy đăng ký tính năng đó. 

Tương tự, nếu cần thêm tính năng mới để cải thiện hiệu suất, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và thêm riêng lẻ tính năng đó vào gói dịch vụ.

Tự động cập nhật  

Với Microsoft 365, doanh nghiệp sẽ không phải cập nhật thủ công các phiên bản Microsoft Office. Người dùng cũng không cần phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào để được trải nghiệm các phiên bản mới nhất, chúng sẽ tự động được cập nhật trong gói thuê bao. Đây cũng chính là lý do nên chọn Microsoft 365 để tiết kiệm thời gian và công sức người dùng. 

Tiện ích này giữ cho toàn bộ hệ thống được cập nhật và tiếp cận những tính năng mới nhất. Microsoft thường xuyên thực hiện các nâng cấp và cập nhật cho các ứng dụng và chương trình của mình. Khi có các phiên bản mới, người dùng sẽ được tự động cập nhật và có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng và tính năng mới đó, tùy vào gói thuê bao đã chọn.

Ngoài ra, người dùng còn có quyền truy cập và sử dụng ngoại tuyến các phiên bản máy tính để bàn của các ứng dụng. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh từ việc sử dụng các phiên bản lỗi thời.

Khả năng cộng tác 

Khả năng cộng tác linh hoạt cũng là một lý do nên chọn Microsoft 365. Công nghệ này cho phép nhiều người dùng đồng thời đóng góp và chỉnh sửa trên cùng một phiên bản tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày. 

Quan trọng hơn, mọi thay đổi đều được lưu lại với các mốc thời gian thực, giúp người dùng theo dõi các chỉnh sửa được thực hiện và biết chính xác những nội dung đã được thay đổi.

Điều này giúp loại bỏ tình trạng một tài liệu có nhiều phiên bản cùng tồn tại. Người dùng không còn phải đau đầu với việc định rõ đâu là phiên bản mới nhất hay phiên bản nào cần được chỉnh sửa. 

 

Microsoft 365 tăng cường khả năng cộng tác 
Microsoft 365 tăng cường khả năng cộng tác

Thay vì việc phải gửi tài liệu qua lại dưới dạng các tệp đính kèm, Microsoft 365 còn cung cấp khả năng chia sẻ quyền truy cập tài liệu trực tiếp, giúp cho việc cộng tác trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhờ vậy, Microsoft 365 không chỉ cải tiến quá trình cộng tác mà còn làm tăng năng suất làm việc.

Giữ nguyên các tính năng cốt lõi

Một vấn đề người dùng thường đối mặt là nguy cơ mất đi sự quen thuộc khi chuyển sang các phiên bản mới của phần mềm. 

Hiểu được điều này, dù không ngừng cập nhật và phát hành các chương trình mới, Microsoft vẫn tạo điều kiện để người dùng có thể tiếp tục sử dụng những ứng dụng yêu thích một cách thoải mái trong thời gian dài. Với người dùng đã quen thuộc với giao diện truyền thống, đây cũng là lý do nên chọn Microsoft 365. 

Các tính năng cơ bản của Microsoft 365 vẫn được giữ lại, chỉ là mọi dữ liệu và tính năng đã được chuyển lên đám mây. Điều này giúp bộ phận CNTT không cần tốn thời gian và nguồn lực để hướng dẫn người dùng cách sử dụng mỗi khi có một tính năng mới được thêm vào. 

Kết hợp linh hoạt các tính năng và gói dịch vụ

Sự linh hoạt trong việc tùy chỉnh các tính năng và gói dịch vụ cũng chính là một trong các lý do nên chọn Microsoft 365. Microsoft cung cấp 3 gói chính về bộ năng suất dựa trên đám mây và thêm 7 gói để đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp. 

 

3 gói dịch vụ chính của Microsoft 365 
3 gói dịch vụ chính của Microsoft 365

Microsoft 365 cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh kết hợp các gói, người dùng chỉ phải thanh toán cho những tính năng thực sự cần. 

Ví dụ, nếu một phòng ban không cần tới một ứng dụng nào đó mà phòng ban khác lại đang sử dụng, có thể loại bỏ ứng dụng đó khỏi kế hoạch, giúp tiết kiệm ngân sách, để dành nguồn lực vào các lĩnh vực quan trọng hơn. 

Quản lý hệ thống IT đơn giản

Khả năng quản lý hệ thống IT dễ dàng là một trong những lý do nên chọn Microsoft 365. Phần mềm cung cấp các công cụ và tính năng quản lý mạnh mẽ, giúp đội ngũ kỹ thuật có thể theo dõi, điều chỉnh và bảo vệ hệ thống hiệu quả và linh hoạt. 

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nguồn lực IT hạn chế, giúp giảm thiểu yêu cầu về nguồn nhân lực và thời gian dành cho việc quản lý hệ thống.

  • Độ tin cậy cao với thời gian hoạt động 99.9%: Microsoft 365 được thiết kế với tính sẵn sàng cao, sử dụng các cơ chế lưu trữ và đa sao lưu cũng như các quy trình khôi phục dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp có sự cố, giúp dữ liệu luôn được an toàn.
  • Bảo mật cao thông qua công nghệ chống virus và thư rác: Hệ thống của Microsoft 365 được bảo vệ bằng các giải pháp chống malware và spam tiên tiến, mang lại môi trường làm việc an toàn và bảo mật.
  • Giảm thiểu yêu cầu về nhân lực IT: Khi chuyển toàn bộ hệ thống và dữ liệu lên đám mây, có thể giảm đáng kể yêu cầu về nguồn lực nhân viên IT.
  • Quản lý chi phí đầu tư hiệu quả: Đối với Microsoft 365, người dùng chỉ cần thanh toán theo từng tháng thay vì phải mua bản quyền trọn đời. Hình thức này cho phép cập nhật phiên bản mới một cách liên tục mà không phải thay thế toàn bộ phần mềm, giúp tiết kiệm chi phí.
  • Đa dạng trong việc cài đặt cho nhiều người dùng: Đây cũng là lý do nên chọn Microsoft 365 khi mà một tài khoản có khả năng cài đặt cho ít nhất 5 người dùng và có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính đến smartphone.
  • Cập nhật liên tục: Việc liên tục cập nhật các phiên bản mới giúp người dùng luôn được trải nghiệm những tính năng mới nhất, từ đó nâng cao tính hiệu quả trong công việc của mình. 

Xem thêm: 4 thông tin doanh nghiệp cần biết về Microsoft 365 F3

2 cách cài đặt Microsoft 365 thông dụng

Trước khi bắt đầu các bước cài đặt Microsoft 365, yêu cầu cần phải đăng ký một gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để giúp doanh nghiệp tìm ra gói dịch vụ phù hợp nhất, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của FPT Smart Cloud luôn sẵn lòng tư vấn và hỗ trợ. 

Khi đăng ký dịch vụ qua FPT Smart Cloud, doanh nghiệp có thể lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ Microsoft và thanh toán 24/7 hàng tháng hoặc hàng năm. Hệ thống thanh toán hỗ trợ nhiều lựa chọn, từ ứng dụng Mobile Banking đến thẻ quốc tế và thẻ ATM, đồng thời hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ. 

Đội ngũ chuyên gia của FPT Smart Cloud cũng luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ người dùng triển khai dịch vụ hiệu quả qua chat trực tuyến, điện thoại và email.

Cách cài đặt Microsoft 365 trên máy tính

Sau khi đăng ký gói cước phù hợp, người dùng cần thực hiện các bước sau để cài đặt Microsoft 365 trên máy tính cá nhân:

  • Bước 1: Mở trình duyệt web và đi đến địa chỉ Microsoft 365 Sign in.
  • Bước 2: Trên màn hình Đăng nhập, nhập địa chỉ email, số điện thoại hoặc tên đăng nhập Skype, sau đó nhấn Tiếp theo.
  • Bước 3: Nhập mật khẩu cho tài khoản Microsoft 365 và chọn nút Đăng nhập.
  • Bước 4: Khi đã đăng nhập thành công, truy cập vào phần Cài đặt người dùng và chọn Cài đặt Microsoft 365.
  • Bước 5: Cuối cùng, người dùng chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn từ hệ thống và chờ đợi trong khoảng thời gian ứng dụng được cài đặt.

 

Bước 3: Nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập 
Bước 3: Nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập

Cách cài đặt Microsoft 365 trên điện thoại

Cách cài đặt đơn giản cũng là một trong các lý do nên chọn Microsoft 365, chỉ bao gồm 2 bước thực hiện nhanh chóng:   

  • Bước 1: Truy cập CH Play hoặc App Store, trên thanh tìm kiếm, gõ từ khóa Microsoft 365 sau đó tải ứng dụng về thiết bị. 

Lưu ý: Nếu người dùng chỉ muốn cài đặt một số ứng dụng cụ thể như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams… thì cũng có thể tìm và cài đặt chúng một cách riêng lẻ.

  • Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản để bắt đầu sử dụng các tính năng mà ứng dụng này cung cấp.

 

Tải ứng dụng Microsoft 365 trên CH Play, lý do nên chọn microsoft 365
Tải ứng dụng Microsoft 365 trên CH Play

Lời kết 

Trong bối cảnh thế giới kỹ thuật số ngày càng phức tạp và đầy rẫy thách thức, việc tìm kiếm một giải pháp công nghệ đáng tin cậy là điều không dễ dàng. Với các lý do nên chọn Microsoft 365 như trên, người dùng có thể yên tâm rằng mình đang đầu tư vào một hệ thống đáng giá.  

Hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay để nhận tư vấn gói Microsoft 365 Business và tận hưởng sự đổi mới mà giải pháp này mang lại. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image