Tối ưu quá trình làm việc từ xa với Microsoft Teams
29 November, 2023

Tối ưu quá trình làm việc từ xa với Microsoft Teams

Người dùng đã từng cảm thấy bỡ ngỡ, lo lắng khi phải làm việc từ xa, không biết lựa chọn phần mềm nào giúp tối ưu hiệu suất làm việc? Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm làm việc ở mọi nơi với Microsoft Teams - giải pháp đổi mới, chuyên nghiệp và đáng tin cậy dành cho doanh nghiệp.

Hiện nay, làm việc từ xa không chỉ là một xu hướng mà còn trở thành một phần thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tạo ra một môi trường làm việc online hiệu quả, linh hoạt và đồng thời đảm bảo sự tương tác tốt giữa các nhân sự? Hãy cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu về phương pháp làm việc từ xa với Microsoft Teams – Giải pháp bạn đang tìm kiếm.

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là khi mọi người chỉ cần liên kết với doanh nghiệp thông qua internet để trao đổi và hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Từ đó, quá trình làm việc không còn gò bó ở văn phòng, nhân viên có thể ở bất kỳ nơi đâu theo ý muốn, miễn là đã đăng ký tài khoản của các ứng dụng hỗ trợ, chẳng hạn như Microsoft Teams. 

Xu hướng này không chỉ có ở Việt Nam mà đã xuất hiện trên toàn cầu từ khá lâu. Nó đang nhận được sự chú ý nhờ khả năng nâng cao hiệu suất, giảm thiểu chi phí và tối ưu nguồn lực. Đối với những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tương tự, hãy cân nhắc làm việc từ xa với Microsoft Teams, Google Meet, Zoom… 

 

Làm việc từ xa
Làm việc từ xa

Vì sao doanh nghiệp nên chọn làm việc từ xa? 

Trong bối cảnh ở các doanh nghiệp hiện đại, đội ngũ nhân sự và ban lãnh đạo cần chủ động tìm hiểu, tham gia vào “cuộc cách mạng làm việc 4.0”. Mục tiêu chính là đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc khi thực hiện từ xa không hề kém cạnh so với khi làm trực tiếp tại văn phòng. Sau đây là một vài lợi ích khi áp dụng phương thức làm việc online tại doanh nghiệp. 

Tăng tính chủ động và thoải mái 

Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng những người làm việc tại nhà đều đánh giá cao sự tự quản và cảm giác thoải mái. Nhờ làm việc trong một môi trường quen thuộc, người dùng có thể chủ động sắp xếp thời gian sao cho hợp lý, đồng thời cân nhắc giữa nhiệm vụ công ty và gia đình. 

Việc được tự do sáng tạo mà không bị gò bó bởi các yếu tố môi trường làm việc truyền thống giúp họ phát huy tốt nhất khả năng của mình.

Giảm thiểu chi phí vận hành 

Khi xét đến vấn đề đầu tư chi phí giữa việc hoạt động tại văn phòng và phương án làm việc từ xa với Microsoft Teams, Zoom… thì rõ ràng là hình thức trực tuyến sẽ nổi trội hơn. Doanh nghiệp không phải bỏ ra tiền thuê mặt bằng, lo ngại về chi phí đi lại hay tiền in ấn tài liệu. 

Hơn nữa, chi phí cho việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng và quản lý đội ngũ nhân viên cũng sẽ được cắt giảm đáng kể. Trên thị trường hiện hành, chỉ với việc đóng một khoản phí định kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều giải pháp làm việc trực tuyến một cách hiệu quả.

 

Tối ưu chi phí vận hành
Tối ưu chi phí vận hành

Kết nối nhân sự ở mọi nơi 

Làm việc từ các vị trí địa lý khác nhau có thể giúp mọi người không cảm thấy bị hạn chế bởi khu vực cụ thể, điều kiện môi trường. Dựa trên sức mạnh của điện toán đám mây, người dùng ở mọi nơi của quốc gia hoặc thậm chí trên khắp thế giới vẫn có thể hợp tác một cách mượt mà. 

Thông qua việc sử dụng các hệ thống trò chuyện, cuộc gọi video, gửi tin nhắn thoại, trao đổi thông tin, quá trình hợp tác sẽ trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Tránh vấn đề bất khả kháng

Khi một vùng bị ảnh hưởng bởi thiên tai hay dịch bệnh diễn ra, ví dụ đợt bùng phát Covid-19, việc chuyển sang mô hình làm việc từ xa trở nên cực kỳ hiệu quả. Không chỉ giúp hạn chế việc tiếp xúc và lây lan dịch bệnh, phương thức làm việc từ xa với Microsoft Teams còn giữ cho doanh nghiệp hoạt động liên tục, không bị gián đoạn từ các yếu tố ngoài kiểm soát.

Làm việc từ xa với Microsoft Teams

Khắp nơi trên thế giới, không chỉ ở Việt Nam, các doanh nghiệp đang thi đua trong việc áp dụng Microsoft Teams như một giải pháp vượt trội, đáp ứng mọi yêu cầu và tiêu chí mà mỗi tổ chức mong muốn.

Không gian làm việc All-in-one

Để đảm bảo hiệu suất, việc sử dụng một nền tảng bao gồm nhiều ứng dụng làm việc trong cùng một không gian trở nên vô cùng quan trọng. Teams không chỉ mang đến giải pháp cho việc tổ chức cuộc họp mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách kết hợp chặt chẽ với các ứng dụng quen thuộc. 

Nổi bật nhất là bộ Microsoft 365 với các tiện ích như không gian lưu trữ trực tuyến OneDrive, dịch vụ email chuyên nghiệp Outlook và công cụ quản lý công việc Planner. 

Chính sự tích hợp đa dạng này giúp người dùng tối ưu hoá thời gian và nâng cao năng suất thông qua việc truy cập nhanh chóng và liền mạch vào tất cả các tiện ích cần thiết.

Kết nối nhiều nhân sự cùng lúc 

Để tối ưu hóa quá trình làm việc từ xa, việc kết nối nhanh chóng và liên tục giữa các nhân sự trở nên cần thiết. Microsoft Teams, thông qua việc cung cấp tài khoản bản quyền cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp, cho phép họ truy cập vào hệ thống với địa chỉ email tên miền riêng biệt. 

Điều này không chỉ giúp người dùng dễ dàng đăng nhập làm việc trên nhiều thiết bị, tạo điều kiện về không gian riêng trên nền tảng. Dù ở bất kỳ đâu, mỗi phòng ban hay nhóm làm việc đều có thể tận dụng không gian này để phân công và quản lý công việc một cách hiệu quả.

 

Kết nối cùng lúc nhiều nhân viên
Kết nối cùng lúc nhiều nhân viên

Dễ dàng khi tổ chức cuộc họp 

Trong bối cảnh làm việc từ xa với Microsoft Teams trở nên phổ biến, tính hiệu quả khi tổ chức và quản lý cuộc họp trở thành yếu tố quan trọng. Phần mềm Teams mang lại sự linh hoạt trong việc này, cho phép người dùng tự mình lên lịch và tổ chức cuộc họp hỗ trợ tới 300 người tham dự hoặc lên tới 10.000 người đối với hội nghị lớn. 

Những tính năng này không chỉ giúp tăng cường giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên mà còn giúp họ có khả năng đóng góp, chia sẻ suy nghĩ và phản hồi một cách nhanh chóng.

Cộng tác làm việc hiệu quả

Khi cộng tác và chia sẻ tài liệu trở nên khắt khe trong bối cảnh làm việc từ xa, nhiều người cảm thấy bất lực trước những rào cản có thể phát sinh. Tuy nhiên, phần mềm Microsoft Teams đã đổi mới cách thức cộng tác. 

Mọi tài liệu trao đổi trên nền tảng này được hỗ trợ bởi các công cụ tạo chất lượng từ Microsoft, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu mà không gặp bất kỳ trục trặc nào. Không chỉ vậy, mọi thay đổi, chỉnh sửa hay đề xuất đều được ghi lại một cách chi tiết. Từ đó giúp người dùng dễ dàng theo dõi và khôi phục lại phiên bản mong muốn bất cứ khi nào họ cần.

Quản lý nhân sự đơn giản hơn 

Quản lý và giám sát đội ngũ nhân sự hiệu quả luôn là một yêu cầu quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa với Microsoft Teams. Với Teams, đơn giản bằng một thiết bị kết nối, các quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết tiến trình, kết quả và thời gian hoàn thành công việc của từng nhân sự. Từ đó giúp họ có cái nhìn tổng quát và sâu rộng về hiệu suất làm việc. 

Hơn thế nữa, phần mềm này cũng trở thành một công cụ đắc lực giúp các lãnh đạo đánh giá hiệu suất công việc và năng lực của nhân viên một cách khách quan.

Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Teams để làm việc từ xa

Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách đăng ký Microsoft Teams trong bài viết: Cách tạo tài khoản Microsoft Teams từ A – Z.

Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi cách đăng nhập Microsoft Teams tại: Hướng dẫn cách đăng nhập Microsoft Teams nhanh chóng

Lời kết 

Với những tiện ích như trên, làm việc từ xa với Microsoft Teams sẽ không còn là thách thức với các doanh nghiệp. Người dùng hãy tận dụng tối đa cơ hội này để đẩy mạnh hiệu suất và tối ưu hoá quá trình làm việc. 

Để biết thêm chi tiết và được hỗ trợ tối đa trong việc triển khai giải pháp này, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn về gói Microsoft 365 Business (bao gồm Teams) thông qua:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image