Tổng hợp các tác vụ và vai trò Admin trong Microsoft 365
4 December, 2023

Tổng hợp các tác vụ và vai trò Admin trong Microsoft 365

Các tác vụ và vai trò admin trong Microsoft 365 tập trung vào việc quản lý tài khoản thành viên trong tổ chức và thiết lập các chính sách sử dụng để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp một cách an toàn nhất.

Vai trò admin trong Microsoft 365 khi sử dụng các tiện ích cực kỳ quan trọng. Vì quản trị viên sẽ phải quản lý người dùng, thiết lập các thiết đặt trong các ứng dụng của Microsoft 365 sao cho hợp lý và đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình sử dụng. Để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của admin trong Microsoft 365, người dũng hãy theo dõi bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud.

Admin quản lý 365 là gì?

Admin quản lý 365 hay còn gọi là quản trị viên quản lý 365. Đây là tài khoản có quyền quản lý tất cả những tài khoản có trong doanh nghiệp hoặc tổ chức khi đăng ký gói dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của Microsoft 365. Tài khoản này có thể thiết lập các chính sách từ cơ bản đến nâng cao và cấp quyền truy cập cho các thành viên. 

 

Admin quản lý 365 có quyền quản lý tất cả tài khoản khi đăng ký gói dịch vụ cho doanh nghiệp 
Admin quản lý 365 có quyền quản lý tất cả tài khoản khi đăng ký gói dịch vụ cho doanh nghiệp

Ngoài ra, quản trị viên còn có quyền chọn ra người thay thế mình để quản lý các tài khoản bên dưới. 

Cách nhận biết admin quản lý 365 rất đơn giản. Nếu người dùng truy cập vào trang quản trị và nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này” thì chứng tỏ tài khoản đang sử hữu không phải quản trị viên. 

Những nguyên tắc bảo mật khi quản lý 365 Microsoft 365

Quản trị viên quản lý 365 là người được cấp quyền cao nhất khi sử dụng gói dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Do đó, khi nắm giữ quyền này, người dùng cần tuân theo những nguyên tắc bảo mật dưới đây:

  • Có từ 2 – 4 quản trị viên toàn cầu: Người dùng chỉ có thể tiến hành đặt lại mật khẩu cho các tài khoản cấp thấp hơn khi nắm quyền quản trị. Lúc này, người dùng nên thêm 2 tài khoản quản trị viên toàn cầu để tránh trường hợp bị khóa tài khoản. Tuy nhiên, người dùng chỉ nên sử dụng tối đa 4 tài khoản để hạn chế việc bị rò rỉ dữ liệu. 
  • Vai trò được chỉ định ở mức độ đơn giản nhất: Quản trị viên nên cấp quyền thấp nhất và đơn giản nhất cho các thành viên để họ có thể hoàn thành được công việc của mình. Điều này còn góp phần nâng cao tính bảo mật cho toàn bộ dữ liệu. 
  • Cần bật xác thực đa yếu tố: Tất cả người dùng và quản lý 365 nên bật tính năng xác thực đa yếu tố để phòng tránh trường hợp bị kẻ xấu xâm nhập và đánh cắp dữ liệu quan trọng. 

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về dung lượng Microsoft 365 của doanh nghiệp

Các vai trò Admin trong Microsoft 365

Khi giữ quyền quản trị viên, người dùng sẽ phải đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Để tiện lợi cho quá trình sử dụng, người dùng có thể tham khảo các vai trò admin trong Microsoft 365 dưới đây: 

Billing Admin

Vai trò admin trong Microsoft 365 này được dùng để chỉ định cho người mua hàng có tên gọi là Billing Admin. Người dùng có thể quản lý việc đăng ký, yêu cầu được nhận các thông tin về dịch vụ cũng như theo dõi quá trình hoạt động. 

Exchange Admin

Quản trị viên có thể chuyển đổi quyền admin cho một hoặc nhiều tài khoản để xem và quản lý email của các thành viên trong tổ chức thông qua Microsoft 365 và Exchange online. Ngoài ra, vai trò này còn mang đến cho người dùng các quyền như:

  • Khôi phục một hoặc toàn bộ các thư mục đã xóa của một tài khoản nào đó. 
  • Hỗ trợ thiết lập các đại diện Gửi thay mặt choGửi dưới dạng. 

 

Quản trị viên có thể chuyển đổi quyền admin cho một hoặc nhiều tài khoản
Quản trị viên có thể chuyển đổi quyền admin cho một hoặc nhiều tài khoản

Global Admin

Đây là vai trò quản lý của quản trị viên toàn cầu, áp dụng cho các tài khoản có nhu cầu truy cập vào toàn bộ dữ liệu và tính năng trên nền tảng Microsoft 365 của doanh nghiệp. Với quyền này, người dùng có thể thực hiện các tác vụ như:

  • Đặt lại mật khẩu cho các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. 
  • Bổ sung hoặc quản lý tiền miền. 

Global reader

Vai trò này cho phép người dùng xem được các tính năng mà quản trị đang sử dụng. Người dùng còn có thể xác định và xem xét dùng trung tâm quản trị một cách an toàn nhất. 

Tuy nhiên, người dùng sẽ không thể thực hiện bất kỳ chỉ định truy cập nào khi sử dụng vai trò này. 

Groups Admin

Với vai trò admin trong Microsoft 365 này, người dùng sẽ tiến hành thực hiện các tác vụ như sau:

  • Tạo, xóa, chỉnh sửa hoặc khôi phục các nhóm đã xóa. 
  • Thiết lập, chỉnh sửa hoặc cập nhật các chính sách nhóm.
  • Quản lý nhóm an toàn với bảo mật Azure Active Directory. 

Helpdesk Admin

Vai trò này chỉ hỗ trợ cho tài khoản của thành viên như Guest invite, Directory reader, Repost reader… Người dùng sẽ sử dụng vai trò admin trong Microsoft 365 này trong các tình huống như sau:

  • Đặt lại mật khẩu của từng tài khoản. 
  • Đăng xuất tài khoản của bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. 
  • Quản lý và yêu cầu các vấn đề liên quan đến dịch vụ. 
  • Theo dõi tình trạng tiến hành dịch vụ. 

License Admin

Vai trò quản lý 365 này, người dùng có thể xóa bỏ giấy phép khỏi một số thành viên nhất định. Cụ thể, người dùng sẽ có thể được thực hiện những thao tác sau: 

  • Xử lý việc chuyển nhượng giấy phép cho tài khoản. 
  • Gán giấy phép dịch vụ cho một tài khoản nào đó. 

Office Apps Admin

Với vai trò admin trong Microsoft này, người dùng có thể thực hiện một số chức năng như:

  • Tạo và quản lý ứng dụng bằng cách sử dụng chính sách đám mây của Office. 
  • Thiết lập và kiểm soát hệ thống yêu cầu dịch vụ. 
  • Theo dõi và quản lý toàn bộ nội dung có trong ứng dụng Office. 
  • Theo dõi tình trạng dịch vụ mọi lúc mọi nơi. 

Password Admin

Với vai trò Password Admin, người dùng có thể tiến hành đặt lại mật khẩu cho những tài khoản không nắm quyền admin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. 

Service Support Admin

Nếu muốn sử dụng vai trò Service Support Admin, người dùng cần thực hiện một số việc sau đây:

  • Mở và quản lý tất cả những yêu cầu liên quan đến dịch vụ. 
  • Xem hoặc chia sẻ các bài đăng nằm trong trung tâm tin nhắn.
  • Theo dõi các vấn đề liên quan đến dịch vụ từ chi tiết đến nâng cao. 

 

Để dùng vai trò Service Support Admin, người dùng cần thực hiện một số thao tác
Để dùng vai trò Service Support Admin, người dùng cần thực hiện một số thao tác

Teams Administrator

Vai trò quản lý 365 này thường được những người có nhu cầu truy nhập và quản lý thuộc trung tâm quản trị của Teams sử dụng với mục đích:

  • Quản lý các vấn đề liên quan đến cuộc họp. 
  • Cho các cá nhân và tổ chức truy cập vào cuộc họp. 
  • Quản lý các cài đặt của app Teams. 

User Admin

Vai trò User Admin mang đến cho người dùng những tính năng cơ bản như sau: 

  • Thêm người dùng, giấy phép vào nhóm nào đó. 
  • Quản lý các vấn đề liên quan đến người dùng. 
  • Cập nhật các yếu tố liên quan đến thời gian hết hạn mật khẩu hoặc quản lý dịch vụ yêu cầu. 

Cách vào trang quản trị Office 365

Để truy cập vào trang quản trị Office 365, người dùng có thể tham khảo 2 cách dưới đây: 

Dùng bảng quản lý Office 365

Với cách dùng bảng quản lý để truy cập vào trang quản trị Office 365, người dùng hãy làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào đường link sau bằng tài khoản quản trị viên Office 365 https://login.microsoftonline.com
  • Bước 2: Bấm vào ô Admin. 

Đăng nhập trực tiếp vào admin.microsoft.com

Người dùng hãy truy cập vào đường link https://admin.microsoft.com

Ngay sau đó, người dùng sẽ được chuyển hướng thẳng đến trang quản trị viên của Office 365. Trong trường hợp bật xác thực 2 lớp, người dùng sẽ phải thực hiện quá trình xác thực thông qua Microsoft Authenticator, sau đó mới có thể chuyển đến trang quản trị. 

Giao diện của trang quản trị viên Office 365 có gì?

Giao diện trang quản trị viên Office 365 sẽ được chia thành 3 phần chính gồm:

  • Menu top: Người dùng sẽ thực hiện tại đây các tác vụ như chỉnh sửa tài khoản, hiển thị thông báo, hỗ trợ…
  • Menu thiết lập trung: Người dùng sẽ tiến hành thiết lập các vấn đề quan trọng đến hệ thống quản trị viên Office 365 như quản lý nhóm, đặt quyền, thêm tên miền…
  • Admin center: Đây là trung tâm quản lý ứng dụng cho quản trị viên với Exchange, Skype for Business, SharePoint, Yammer và Azure. 

 

Giao diện trang quản trị viên Office 365 có 3 phần chính
Giao diện trang quản trị viên Office 365 có 3 phần chính

Các tác vụ thường gặp ở trang quản trị Office 365

Các tác vụ phổ biến trong trang quản trị viên Office 365 mà người dùng có thể tham khảo gồm:

Users (Quản lý người dùng)

Quản lý người dùng là tác vụ phổ biến và cơ bản nhất của quản trị viên. Trong mục này, người dùng có thể sử dụng các tính năng như:

  • Active User – Người dùng đang hoạt động: Quản trị viên có thể xem danh sách tài khoản 365 đã được kích hoạt và đang sử dụng. Admin còn có thể thực hiện một số tác vụ như thêm mới, xóa, sửa, khóa tài khoản, đổi mật khẩu… của các thành viên trong tổ chức. 
  • Contact – Danh bạ: Người dùng có thể sử dụng tính năng này để thêm các liên hệ của tổ chức vào hệ thống. 
  • Guest – Người dùng khách: Danh sách bao gồm những thành viên, cá nhân không có tài khoản thuộc hệ thống của doanh nghiệp. 
  • Deleted User – Người dùng đã xóa: Danh sách chứa những người đã bị quản trị viên xóa khỏi hệ thống. Những tài khoản bị xóa sẽ được lưu trữ tại đây trong 30 ngày trước khi bị loại bỏ vĩnh viễn. Trong thời gian này, người dùng có thể khôi phục lại tài khoản. 

Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất

Groups (Quản lý nhóm)

Tính năng này cho phép quản trị viên quản lý tất cả các tài khoản trong một nhóm cùng lúc, qua đó giúp cho quá trình làm việc được tối ưu hóa về mặt thời gian và trở nên chuyên nghiệp hơn. 

  • Groups – Danh sách nhóm: Người dùng có thể xem và quản lý các nhóm đã tạo ra tại đây, đồng thời thực hiện các tác vụ như thêm mới, xóa, sửa… các group nhanh chóng. 
  • Deleted Groups – Các nhóm đã xóa: Những nhóm đã được xóa khỏi hệ thống sẽ được lưu trữ tại đây trong 30 ngày và có thể khôi phục được. 
  • Share Mailbox – Hộp thư chung: Quản trị viên có thể tạo hộp thư chung cho doanh nghiệp, các phòng ban… thông qua tính năng này. 

Roles (Vai trò)

Tính năng này cho phép người dùng ủy quyền một số quyền hạn cho các quản trị viên. Khi thực hiện tác vụ này, quản trị viên hãy đọc kỹ mô tả về vai trò của từng quyền hạn để cấp cho người dùng phù hợp.

 

Tính năng Roles cho phép người dùng ủy quyền một số quyền hạn cho các quản trị viên, vai trò admin trong microsoft 365
Tính năng Roles cho phép người dùng ủy quyền một số quyền hạn cho các quản trị viên

Billing (Quản lý thanh toán)

Tính năng cho phép người dùng quản lý các vấn đề về dịch vụ và thanh toán. Người dùng có thể kiểm tra được trạng thái giấy phép đăng ký, các ứng dụng Office đã đăng ký, lập hóa đơn, thanh toán… 

Setting (Cài đặt)

Setting giúp người dùng thực hiện các cài đặt xác thực, email, lịch, chia sẻ bên ngoài, chính sách mật khẩu… Ngoài ra, tính năng này còn cho phép người dùng liên kết tên miền vào hệ thống Office 365.

Report (Báo cáo – Thống kê)

Tính năng này cho phép người dùng thống kê lại các dữ liệu quan trọng như danh sách người dùng, tài nguyên đã dùng, những ứng dụng hay được sử dụng nhất… theo lịch biểu 7, 30, 90 hoặc 180 ngày. 

Admin center (Trung tâm quản trị)

Admin center giúp quản trị viên có thể truy cập vào tất cả các cài đặt của dịch vụ Microsoft 365 đang dùng, bao gồm:

  • Security & Compliance – Bảo mật và Tuân thủ: Quản trị viên có thể thiết lập các bảo mật và quy tắc mà người dùng Office 365 phải tuân theo.
  • SharePoint: Thiết lập các thiết đặt cho SharePoint.
  • Teams: Tạo các thiết đặt cho Teams. 
  • Azure Active Directory: Thiết lập cấu hình Azure Active Directory.
  • Exchange: Tạo cấu hình hộp thư nhóm. 

Lời kết

Trên đây là các tác vụ và vai trò admin trong Microsoft 365. Hy vọng qua những thông tin trong bài viết, người dùng sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của quản trị viên trong khi sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365. Nếu đang có nhu cầu trang bị gói công cụ Microsoft 365 Business, doanh nghiệp hãy liên hệ cho FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image