Bài viết dưới đây cung cấp một số mẹo và thủ thuật cơ bản để tổ chức sử dụng Outlook một cách chuyên nghiệp. Các mẹo này bao gồm tắt thông báo, sử dụng lịch không làm phiền, sử dụng Cortana và các tính năng khác để quản lý email và lịch làm việc một cách thông minh và hiệu quả.
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân phát triển bởi Microsoft, được sử dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng biết cách sử dụng Outlook một cách tối ưu và hiệu quả. Hãy cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu tất cả thủ thuật trong Outlook ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Một trong những thủ thuật trong Outlook hiệu quả đầu tiên phải kể đến đó là nắm vững một số tổ hợp phím tắt hay dùng.
Hằng ngày, nhân viên thường phải lặp đi lặp lại các thao tác trong Outlook như soạn mail mới, trả lời mail… Do vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức làm việc, người dùng có thể sử dụng các phím tắt:
Tổ hợp phím | Chức năng |
Alt + S | Gửi email |
Ctrl + R | Trả lời email |
Alt + R | Trả lời tất cả trong email/ chuyển sang tuần xem lịch làm việc |
Alt + W | Email chuyển tiếp/ chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần |
Ctrl + M: F9 | Gửi email hoặc nhận tất cả |
Ctrl + [số vị trí của mục] | Ctrl 1: Email Ctrl 2: Calendar Ctrl 3: Contacts Ctrl 4: Tasks Ctrl 5: Notes |
Quick Steps trong Outlook là tổ hợp các phím tắt cho phép người dùng thực hiện chuỗi hành động nhất định bằng một cú nhấp chuột.
Theo đó, người dùng có thể sử dụng Quick Steps để di chuyển các email đến một thư mục cụ thể, đánh dấu thư đã đọc, chuyển tiếp email và đánh dấu các email cùng một lúc.
Clipboard là vùng lưu trữ dữ liệu tạm thời gồm văn bản, hình ảnh, tập tin hay file… được người dùng sao chép ở đâu đó.
Để tạo một mục mới với Clipboard, hãy tiến hành sao chép dữ liệu rồi vào Outlook, nhấn Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới chứa văn bản/ hình ảnh/ tài liệu… mà người dùng đã sao chép trước đó.
Hằng ngày một nhân viên văn phòng có thể nhận vài chục email, hoặc thậm chí là nhiều hơn. Số lượng email quá lớn đôi khi khiến người dùng khó có thể tập trung vào công việc hiện tại. Do vậy, đa số người dùng sẽ ưu tiên thiết lập chỉ nhận những thông báo email quan trọng.
Thao tác giới hạn thông báo rất đơn giản:
Người dùng có thể sử dụng tính năng Flag for Follow Up để gắn cờ vào email và tác vụ để giúp phân loại hoặc đánh dấu chúng. Gắn cờ giúp người dùng quản lý, sắp xếp hiệu quả thư và công việc quan trọng cần thực hiện ngay.
Người dùng có thể choáng ngợp, mất nhiều thời gian để xử lý và sắp xếp lại một hộp thư đến với nhiều thể loại email khác nhau. Do vậy, rất nhiều dân văn phòng đã sử dụng tính năng hộp thư đến ưu tiên để giải quyết vấn đề này. Chức năng này có thể hỗ trợ người dùng quét nhanh tất cả email để tìm nội dung quan trọng.
Đây là một mẹo sử dụng Outlook rất phổ biến và được phần lớn dân văn phòng ưa chuộng. Người dùng có thể tạo 2 thư mục riêng biệt bao gồm Ưu tiên và Khác để quản lý, sắp xếp email một cách hiệu quả hơn.
Theo đó, Outlook sẽ chuyển các email quan trọng vào thư mục Ưu tiên. Đồng thời, mọi thư rác cũng sẽ được chuyển vào mục Khác.
Người dùng càng sử dụng hộp thư đến ưu tiên nhiều thì tính năng này càng thông minh hơn. Tính năng này sẽ chú ý cách người dùng sắp xếp và phân loại email để hỗ trợ quản lý hộp thư tốt nhất.
Một trong những thủ thuật sử dụng mail Outlook hữu ích là tính năng Hộp thư đến – cc. Người dùng có thể lọc email này để chọn ra những thư quan trọng và cần thiết.
Thao tác lọc email không được gửi trực tiếp bao gồm:
Khi người dùng thường xuyên gửi thư có nội dung không thay đổi, họ hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu email có sẵn nhằm tiết kiệm thời gian hơn.
Để tìm kiếm các email quan trọng một cách dễ dàng, người dùng có thể tạo một thư mục tìm kiếm riêng. Cách tại khá đơn giản, tại Menu điều hướng ở khung bên trái, hãy chọn Search Folders và New Search Folder rồi làm theo các bước hướng dẫn trên màn hình.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh để thiết lập một thư mục tìm kiếm email quan trọng theo ý muốn của mình.
Sử dụng các thủ thuật trong Outlook có thể giúp người dùng lưu các thông báo quan trọng trên màn hình desktop. Người dùng có thể ghim sự kiện, lịch họp, ghi chú, danh bạ… trên màn hình để dễ dàng ghi nhớ và truy cập nhanh hơn cho những lần sau.
Người dùng có thể trò chuyện cùng trợ lý năng suất Cortana được tích hợp vào Outlook. Sau khi thiết lập tính năng này, người dùng có thể nghe và quản lý email mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng. Chỉ cần sử dụng giọng nói, người dùng hoàn toàn có thể đánh dấu email chưa đọc, gắn cờ, xóa và trả lời thư…
Ngoài ra, trợ lý năng suất Cortana còn có thể hỗ trợ người dùng sắp xếp mọi thứ khoa học. Có thể nói, đây là một thủ thuật trong Outlook tuyệt vời đối với nhân viên văn phòng.
Với tính năng lịch duyệt chung trong Outlook, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ lịch trình của mình với đồng nghiệp hoặc đối tác.
Người dùng chỉ cần vào cài đặt lịch của mình, chọn những người muốn chia sẻ và đánh mã màu cho các nhóm khác nhau. Ngoài ra, nhân sự có thể quản lý quyền truy cập của những người được chia sẻ, cho phép họ chỉ xem, chỉnh sửa…
Khi chia sẻ lịch trình của mình, nhân viên nên sử dụng tính năng Trợ lý lập thời gian biểu trên di động thay vì gửi email để tìm thời gian họp phù hợp.
Đầu tiên, người dùng cần tạo sự kiện trên lịch của mình. Sau khi thêm các thành viên muốn mời, khách mời có thể sử dụng công cụ chọn thời gian để chỉ ra thời điểm phù hợp nhất. Khi tất cả đã đồng ý về thời gian họp, người dùng có thể dễ dàng đặt lịch vào thời điểm đó để hoàn tất quá trình lên lịch.
Khi làm việc cùng đồng nghiệp trong văn phòng, chúng ta thường nhắn tên của họ vào tin nhắn nhóm để thu hút sự chú ý.
Tính năng @mention của Outlook cho phép người dùng gọi đồng nghiệp của mình vào cuộc trao đổi. Khi sử dụng cú pháp @tên trong email, người nhận sẽ biết mình đã được đề cập và sẽ chú ý đến cuộc trao đổi đó hơn.
Người dùng có thể cài đặt Tùy chọn trượt nhanh trong Outlook. Tại đây, người dùng có thể gán các tác vụ ưu tiên cho Trượt nhanh sang phải hoặc Trượt nhanh sang trái, bao gồm: xóa, đánh dấu đã đọc hoặc chưa, gắn cờ, lưu trữ…
Kiểm tra email liên tục có thể khiến người dùng mất tập trung. Do vậy, hãy sử dụng thủ thuật trong Outlook “không làm phiền” để tắt tất cả thông báo từ ứng dụng này.
Ngoài ra, rất nhiều nhân viên văn phòng thích lên lịch không làm phiền vào mỗi buổi chiều trước khi kết thúc ngày làm việc. Khoảng thời gian yên tĩnh vào buổi tối giúp họ sắp xếp công việc và chuẩn bị tinh thần cho ngày làm việc tiếp theo được tốt hơn.
Trên đây là một số mẹo và thủ thuật trong Outlook chuyên nghiệp được nhân viên văn phòng sử dụng nhiều nhất nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Liên hệ ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
