Thiết kế slide PowerPoint chuyên nghiệp là một việc làm tăng sức thuyết phục với đối tác và khách hàng. Do đó, người dùng cần biết cách tối ưu hóa từng trang slide từ layout đến hiệu ứng để tạo ấn tượng cho người xem.
Bạn có biết rằng ngay cả những chi tiết nhỏ trong thiết kế slide PowerPoint cũng có thể ảnh hưởng đến việc truyền đạt thông điệp? Từ việc chọn lựa font chữ, đến việc cân nhắc sử dụng màu sắc và hình ảnh, mỗi yếu tố đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một bài trình bày hấp dẫn và thú vị.
Mục lục
Dưới đây là 6 kỹ năng người dùng phải nắm chắc để khiến bài trình bày thêm chuyên nghiệp và thu hút.
Chèn video vào slide PowerPoint không chỉ làm cho bài thuyết trình trở nên độc đáo, mà còn giúp người nghe dễ hiểu và hình dung vấn đề đang trình bày.
Thao tác thực hiện đơn giản như sau: Trên trang slide, chọn Insert, tiếp tục chọn Movie và chọn video cần chèn.
Đa số các phiên bản của PowerPoint đều được tích hợp sẵn nhiều mẫu template. Điều này không chỉ giảm bớt thời gian và công sức cho bạn, mà còn khiến cho slide trở nên bắt mắt và chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể thêm các template từ bên ngoài và lưu lại cho lần sử dụng tiếp theo. Điều này giúp bạn có thêm nhiều lựa chọn trong cách thể hiện nội dung, đồng thời cũng là cách tuyệt vời để sáng tạo nên slide của riêng mình.
Người dùng có thể tham khảo các slide thiết kế trên mạng hoặc từ những người bạn quen biết để có cho mình những ý tưởng thiết kế PowerPoint độc đáo.
Việc xem các mẫu thiết kế khác không chỉ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về các xu hướng hiện hành, mà còn có thể lấy cảm hứng để sáng tạo nên slide của riêng mình.
So với việc sử dụng bảng số liệu và thống kê đầy ắp con số, con chữ, việc áp dụng kiểu thiết kế Infographic sẽ tạo nên ấn tượng mạnh mẽ đối với người xem.
Các Infographic làm cho thông tin trở nên dễ hiểu và gọn gàng hơn, giúp slide trở nên sinh động và thú vị hơn thông qua việc sử dụng các biểu đồ, hình ảnh và các yếu tố trực quan khác.
Hiệu ứng Animation là các kỹ xảo, chuyển động làm cho hình ảnh và chữ cái trên slide trở nên sống động hơn khi xuất hiện trên màn hình, giúp thu hút và giữ chân người xem.
Cùng với đó, chế độ Preview trên PowerPoint giúp người dùng có thể xem trước các hiệu ứng Animation trước khi quyết định lựa chọn kiểu Animation nào là phù hợp nhất.
Khi thiết kế slide PowerPoint, người dùng có thể thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide để bài thuyết trình sinh động hơn.
Các bước thực hiện:
Để slide thể hiện được sự chuyên nghiệp và phong cách cá nhân, người dùng nên áp dụng 9 nguyên tắc dưới đây.
Muốn slide thu hút sự chú ý của người xem, bạn cần phải truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và ngắn gọn. Việc để quá nhiều thông tin trên slide sẽ khiến người nghe mất tập trung vì họ không biết đâu là điểm mấu chốt trong bài thuyết trình.
Người dùng nên lược bỏ những yếu tố không cần thiết và giữ lại những điều quan trọng. Một slide chỉ nên chứa từ 3 – 5 ý chính. Tương tự, hãy giữ lại tối đa là 3 hình ảnh trên mỗi slide.
Trong phần thuyết trình, người nghe thích tập trung vào giọng điệu, cách diễn đạt và thông điệp từ người thuyết trình hơn là phải đọc một slide đầy ắp chữ. Do đó, nếu slide chứa quá nhiều ký tự sẽ tạo ra sự thiếu thẩm mỹ và làm mất đi sự chú ý của người xem.
Ví dụ: Giả sử bạn có một slide với tiêu đề là “Những kỹ thuật mới trong kiến thức hiện đại.” Thay vì ghi đầy slide bằng từng dòng chữ miêu tả chi tiết từng kỹ thuật, hãy tóm tắt chúng thành 3 ý chính hoặc từ khóa. Trong khi thuyết trình, bạn sẽ diễn giải từng ý này một cách chi tiết hơn. Bằng cách đó, người xem dễ dàng nắm bắt được điểm mấu chốt mà bạn muốn truyền tải.
Một cách thiết kế slide đẹp nữa là ngoài các yếu tố như màu sắc, hình ảnh hay hiệu ứng chuyển slide, người dùng cũng cần chú trọng đến cỡ chữ. Một quy tắc hữu ích là cỡ chữ nên từ 28px trở lên.
Điều này giúp thông tin trở nên dễ đọc và dễ nắm bắt, đặc biệt trong môi trường hội nghị, hội thảo hay các sự kiện lớn, nơi màn hình chiếu thường có kích thước rộng và khoảng cách giữa người xem và màn hình có thể khá xa.
Khi thiết kế, người dùng nên chọn lựa hình ảnh minh họa phù hợp với nội dung và bố trí các yếu tố trên slide một cách hài hòa. Việc sử dụng quá nhiều hình ảnh sẽ làm người nghe mất đi sự tập trung vào thông điệp chính.
Bên cạnh đó, một mẹo thiết kế slide PowerPoint là đừng phóng to hoặc thu nhỏ hình ảnh quá mức, điều này không chỉ làm mất đi chi tiết trên hình ảnh mà còn phản ánh sự thiếu chuyên nghiệp.
Việc căn chỉnh bố cục sẽ giúp slide trở nên khoa học và hài hòa hơn, nâng cao độ chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ. Một slide được thiết kế cẩn thận và chu đáo có thể tạo nên một ấn tượng tích cực và đem lại hiệu quả cao trong việc truyền tải thông điệp của bạn.
Để thực hiện điều này, người dùng chỉ cần bấm phím Home và chọn các yếu tố muốn căn chỉnh, sau đó chọn Arrange, cuối cùng bấm Align để căn chỉnh.
Sử dụng quá nhiều màu sắc có thể khiến bài trình chiếu trở nên rối rắm và khó theo dõi. Chính vì vậy, chỉ nên để tối đa 5 màu trên slide để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp.
Áp dụng cách design PowerPoint này sẽ giúp tăng cường sự hấp dẫn và gắn kết với người xem, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp cốt lõi.
Màu sắc trong thiết kế slide không chỉ là một yếu tố trang trí, mà còn ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách người xem tiếp nhận và phản ứng với nội dung được trình bày.
Do đó, khi thiết kế slide PowerPoint, người dùng nên giới hạn số lượng màu sắc xuất hiện trên một slide và lựa chọn màu sao cho phù hợp với nội dung trình bày. Màu sắc quá sặc sỡ hay nhạt nhòa đều có thể khiến người xem mất tập trung vào nội dung của bài trình chiếu.
Font chữ là yếu tố tác động đến tính thẩm mỹ của slide, góp sức trong việc tạo ấn tượng cho người xem. Người dùng nên dựa vào nội dung và thông điệp muốn truyền tải để lựa chọn font chữ phù hợp.
Cụ thể, nếu người dùng đang muốn truyền tải một thông điệp nghiêm túc, font chữ đơn giản và dễ đọc có thể sẽ phát huy tối đa hiệu quả. Ngược lại, nếu nội dung truyền tải yêu cầu sự sáng tạo và tính nghệ thuật, một font chữ cầu kỳ có thể thêm vào đó một chút ”hồn”.
Nguyên tắc 6×6 thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc thiết kế slide PowerPoint. Theo nguyên tắc này, một slide chỉ nên có tối đa 6 dòng và trong mỗi dòng chỉ nên có tối đa 6 từ. Các khoảng trống trên slide vừa cải thiện tính thẩm mỹ vừa giúp nội dung dễ nhìn hơn.
Để đạt được sự chuyên nghiệp và hiệu quả tối đa trong việc thiết kế slide PowerPoint, việc sử dụng các công cụ và tính năng tích hợp trong gói Microsoft 365 Business là lựa chọn không thể tốt hơn. Hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn chi tiết và làm mới phong cách trình bày của bạn ngay hôm nay.
