Hãy cùng khám phá cách hiển thị slide trong PowerPoint thông qua hướng dẫn chi tiết dành cho người mới. Từ việc sử dụng Normal View cho đến Presenter View, bài viết này sẽ giúp người dùng mới hiểu rõ và áp dụng các phương pháp trình bày slide một cách chuyên nghiệp và thu hút.
Cách hiển thị slide trong PowerPoint không chỉ đa dạng mà còn linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của mọi người dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước cụ thể để sử dụng PowerPoint một cách hiệu quả.
Mục lục
Trình bày slide một cách chuyên nghiệp và hiệu quả không chỉ quan trọng trong việc truyền đạt thông tin mà còn giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ với khán giả.
Việc sử dụng PowerPoint một cách linh hoạt và đúng cách có thể biến bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động và dễ hiểu, giúp người dùng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hơn nữa, việc lựa chọn phương pháp hiển thị slide phù hợp không chỉ cải thiện khả năng truyền đạt thông điệp mà còn giúp người thuyết trình làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Sự linh hoạt trong việc chọn cách hiển thị slide giúp tối ưu hóa quá trình thuyết trình, giảm bớt thời gian cần thiết để chuẩn bị và điều chỉnh slide, đồng thời giúp người thuyết trình dễ dàng điều hướng qua từng phần của bài thuyết trình một cách mượt mà và chuyên nghiệp.
Chúng ta sẽ tiếp tục khám phá chi tiết 6 cách để xem slide trên PowerPoint, một kỹ năng cần thiết cho mọi người dùng PowerPoint. Mỗi chế độ hiển thị có một mục đích sử dụng riêng, giúp người dùng tối ưu hóa công việc của mình.
Chế độ Normal View là cách hiển thị slide mặc định trong PowerPoint, thường được sử dụng ngay khi người dùng bắt đầu tạo dựng nội dung bài thuyết trình.
Ở chế độ này, người dùng có thể thấy thumbnail của tất cả slide ở thanh bên trái màn hình.
Những thumbnail này giúp người dùng dễ dàng di chuyển giữa các slide hoặc thay đổi thứ tự của chúng. Nếu cần, người dùng có thể điều chỉnh độ rộng của thanh thumbnail để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng.
Phần lớn màn hình trong chế độ Normal View được dành để thiết kế và chỉnh sửa slide. Đây là nơi người dùng sẽ tạo bố cục, thêm nội dung và chỉnh sửa các đối tượng trên slide.
Chế độ Normal View cung cấp một giao diện thuận tiện để thiết kế từng slide, giúp người dùng tạo ra một bài thuyết trình hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.
Tiếp theo là chế độ Outline View, nơi người dùng có thể tập trung vào việc kiểm tra và chỉnh sửa nội dung của các slide.
Thay vì hiển thị các thumbnail như ở chế độ Normal View, Outline View sẽ hiển thị tất cả nội dung chính của từng slide ở cửa sổ bên trái.
Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và chỉnh sửa nội dung ngay trên outline, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các điểm quan trọng đã được bao gồm trong bài thuyết trình của người dùng.
Chế độ Slide Sorter View giúp người dùng quản lý bố cục toàn bộ bài thuyết trình. Tại đây, người dùng có thể xem tất cả các slide cùng một lúc và dễ dàng thay đổi thứ tự của chúng.
Việc này giúp người dùng đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong toàn bộ bài thuyết trình, cũng như đánh giá sự liên kết giữa các slide.
Chế độ Notes Page View rất hữu ích cho việc tạo và quản lý ghi chú cá nhân cho từng slide. Trong chế độ này, người dùng sẽ nhìn thấy slide được hiển thị cùng với một khu vực dành cho ghi chú ở phía dưới.
Điều này giúp người dùng tổ chức và chuẩn bị nội dung trình bày một cách hiệu quả, đồng thời giữ cho các ghi chú không hiển thị cho khán giả.
Chế độ Reading View cho phép người dùng xem slide dưới dạng toàn màn hình, giống như trong một buổi thuyết trình thực sự.
Đây là cách tuyệt vời để kiểm tra và chuẩn bị trước khi thuyết trình, giúp người dùng xác định xem slide của mình đã sẵn sàng để trình chiếu hay chưa.
Cuối cùng là chế độ Presenter View, một chế độ hiển thị slide trong PowerPoint đặc biệt hữu ích cho người thuyết trình. Để kích hoạt chế độ này, hãy chọn Use Presenter View trong thẻ Slide Show.
Trong chế độ Presenter View, người dùng sẽ thấy slide hiện tại, công cụ điều khiển trình chiếu, slide tiếp theo, cũng như các ghi chú người dùng đã chuẩn bị.
Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và kiểm soát quá trình trình chiếu, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho các phần tiếp theo của bài thuyết trình.
Như vậy, thông qua việc hiểu và sử dụng linh hoạt các chế độ hiển thị slide trong PowerPoint, người dùng có thể tối ưu hóa trải nghiệm và hiệu suất làm việc của mình, từ việc thiết kế slide cho đến thực hiện thuyết trình.
Mỗi chế độ cung cấp một lợi ích riêng biệt, giúp người dùng hiểu rõ và sử dụng PowerPoint một cách hiệu quả nhất.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng PowerPoint cơ bản nhất cho người mới
Để sử dụng chế độ Presenter trong PowerPoint, người dùng cần thực hiện một số bước cơ bản sau khi đã hoàn thiện thiết kế slide.
Để bắt đầu sử dụng Presenter View, người dùng chọn mục Slide Show trên giao diện chính của PowerPoint, sau đó chọn User Presenter View và lựa chọn màn hình để hiển thị chế độ Presenter View.
Trong chế độ này, người dùng sẽ làm được những việc sau:
Để kết thúc, chọn END SLIDESHOW. Để tắt chế độ Presenter View, người dùng có thể bỏ tích chọn mục User Presenter View trong tab Slide Show.
Trong Presenter View, người dùng có thể điều chỉnh linh hoạt giữa các slide, xem toàn bộ slide, phóng to chi tiết cụ thể trên slide, sử dụng bút để vẽ hoặc trỏ chỉ trực tiếp trên slide. Để tắt chức năng bút chỉ, chỉ cần nhấn phím ESC.
Người dùng có thể chuyển đổi giữa chế độ Presenter View và Slide Show bằng cách lựa chọn trên thanh tác vụ và chọn cài đặt hiển thị phù hợp.
Khi kết nối máy tính với máy chiếu, người dùng có thể thêm ghi chú vào từng slide. Ghi chú này chỉ hiển thị cho người thuyết trình và không hiển thị cho khán giả, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý nội dung khi thuyết trình.
Để cập nhật liên tục các slide, người dùng có thể chọn Keep Slides Updated trong tab Slide Show. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bài thuyết trình được tạo nên từ nhiều thành viên và cần sự đồng bộ về thông tin.
Một trong những cách hiệu quả để quản lý các slide trong PowerPoint là thông qua việc thêm ghi chú. Các ghi chú này giúp làm rõ thông tin trên slide, giúp người xem dễ hiểu và theo dõi nội dung hơn.
Để thêm ghi chú vào slide, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Nếu cần xem và chỉnh sửa lại ghi chú, người dùng có thể truy cập vào menu View và chọn Notes Page.
Để quản lý các slide một cách có hệ thống, người dùng có thể phân chúng thành các phần khác nhau, gọi là slide section.
Các slide section giúp người dùng dễ dàng phân loại và truy cập nhanh chóng các slide liên quan. Các bước để tạo slide section như sau:
Người dùng cũng có thể mở rộng hoặc thu gọn các section trên bảng điều khiển Slide Navigation bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh tên của mỗi section.
Để xóa một section, người dùng chọn tên section đó và nhấn vào Section > Remove Section. Đối với việc xóa tất cả các section, chọn Remove All Sections.
Qua việc áp dụng cách hiển thị slide trong PowerPoint thông qua ghi chú và slide section, người dùng có thể quản lý và trình bày nội dung của mình một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
Để tối đa hóa hiệu suất và khả năng sáng tạo trong việc thuyết trình, người dùng nên xem xét việc mua gói Microsoft 365 Business.
Sử dụng gói này, người dùng không chỉ khai thác tối đa các tiện ích của PowerPoint mà còn nâng cao hiệu quả công việc nhờ sự tích hợp linh hoạt với gói công cụ văn phòng Microsoft 365.
Để có trải nghiệm tốt nhất và hiệu quả nhất với PowerPoint, doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn FPT Smart Cloud – đối tác đáng tin cậy cung cấp dịch vụ Microsoft 365 với đội ngũ hỗ trợ tận tình 24/7. Liên hệ với FPT Smart Cloud để biết thêm thông tin:
