Thế giới công nghệ đang không ngừng phát triển, việc cập nhật và nắm bắt những thay đổi trong Office 2019 là yếu tố then chốt để duy trì hiệu quả công việc. Trong bản cập nhật mới, Office 2019 đã được tích hợp thêm các tính năng và cải tiến giao diện để tăng trải nghiệm người dùng. Bài viết dưới đây sẽ liệt kê từng cải tiến và hướng dẫn cách người dùng có thể tận dụng những công cụ mới này vào quá trình làm việc.
Sự thay đổi trong Office 2019 không chỉ đơn thuần là cập nhật phần mềm mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt. Sự xuất hiện của các tính năng mới như công cụ hợp tác từ xa và các lựa chọn tùy biến nâng cao sẽ mở ra cơ hội phát huy sự sáng tạo và cải thiện hiệu suất công việc cho người dùng.
Mục lục
Office 2019, phiên bản ra mắt năm 2018 của bộ phần mềm Microsoft Office, một bộ công cụ văn phòng được sử dụng rộng rãi. Office 2019 không chỉ kế thừa mà còn phát triển thêm từ các tính năng xuất sắc của phiên bản 2016, bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, PowerPoint, Excel, cùng với Project, Outlook, Access, Publisher, Visio và Skype for Business.
Sự thay đổi trong Office 2019 chủ yếu tập trung vào trải nghiệm sử dụng. Mặc dù giao diện và chức năng cụ thể của từng ứng dụng không có sự biến đổi đáng kể, nhưng những cải tiến về trải nghiệm tổng thể sẽ tạo sự mới lạ và hấp dẫn người dùng.
Với phiên bản Microsoft Office 2019, Excel được tích hợp thêm hai tiện ích mạnh mẽ giúp nâng cao khả năng cộng tác và trình bày trực quan.
Trải nghiệm cộng tác trong thời gian thực trên Excel không có gì khác biệt so với Word, PowerPoint và OneNote. Người dùng sẽ bắt đầu cộng tác bằng cách mở Workbook và nhấp vào nút Share ở góc trên cùng bên phải màn hình Excel, sau đó mời người khác tham gia chỉnh sửa chung.
Trong quá trình làm việc, mọi thay đổi được thực hiện bởi người cộng tác sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình, mỗi người được đại diện bởi một con trỏ màu sắc khác nhau. Đặt con trỏ lên trên con trỏ của người khác sẽ hiển thị tên của họ, giúp việc theo dõi dễ dàng hơn. Mặc dù quá trình này thường diễn ra ngay lập tức, đôi khi có thể có độ trễ vài giây do tốc độ internet.
Trong phiên bản Excel 2019, có sự xuất hiện của 6 hàm mới để chỉnh sửa công thức, bao gồm:
Ngoài ra, có một thay đổi trong Office 2019 liên quan đến biểu đồ, đó là sự xuất hiện của biểu đồ dạng phễu. Biểu đồ phễu hiển thị dữ liệu qua từng giai đoạn trong quy trình, chẳng hạn như các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng, từ khách hàng tiềm năng đến kết quả bán hàng, với mỗi giai đoạn thể hiện sự giảm dần về giá trị, tạo nên hình ảnh giống như một phễu.
Thay đổi trong Office 2019 cũng bao gồm các cải tiến về Word. Trong lần ra mắt này, các tính năng như dịch văn bản, tìm kiếm thông tin nghiên cứu đều có thể thực hiện trực tiếp trong trang Word, tạo sự thuận tiện cho người dùng.
Translator của Microsoft cung cấp khả năng dịch thuật đơn giản và hiệu quả, cho phép người dùng dịch từ, cụm từ và cả tài liệu.
Trong Microsoft Office 2019, để dịch từ hoặc cụm từ, người dùng chỉ cần chọn từ hoặc cụm từ cần dịch, sau đó nhấp chuột phải và chọn Translate. Nếu lần đầu sử dụng Translator, hãy nhấp vào Turn On khi có thông báo yêu cầu kích hoạt.
Sau bước này, cửa sổ Translator sẽ hiển thị, với phần trên cho thấy từ/cụm từ đã chọn và phần dưới cùng là bản dịch. Ngôn ngữ gốc sẽ được xác định tự động, người dùng chỉ cần chọn ngôn ngữ đích ở cuối cửa sổ và bản dịch sẽ xuất hiện.
Để chèn bản dịch vào vị trí mong muốn trong tài liệu, hãy di chuyển con trỏ tới vị trí đó, nhấn chuột phải và chọn Insert.
Để dịch toàn bộ tài liệu, người dùng đi tới Ribbon, chọn Review, tiếp tục chọn Translate và cuối cùng nhấn vào Translate document. Khi cửa sổ Translator xuất hiện, chọn ngôn ngữ của tài liệu gốc và ngôn ngữ đích, sau đó nhấp vào nút Translate. Sau đó, bản dịch sẽ hiển thị trong một cửa sổ Word mới để người dùng có thể lưu hoặc sao chép.
Với Researcher, người dùng có thể nghiên cứu trực tiếp trong Word. Researcher sẽ lọc thông tin từ các nguồn tin cậy thông qua Microsoft Academic Search. Ngoài ra, Researcher cũng cung cấp thông tin từ Wikipedia và Bing.
Để sử dụng Researcher, người dùng chọn References, sau đó nhấn vào Researcher. Một khung Researcher sẽ hiển thị ở phía bên phải màn hình. Lúc này, chỉ cần nhập từ khóa vào khung tìm kiếm, người dùng sẽ nhận được một danh sách kết quả từ các tạp chí học thuật, sách và trang web tin cậy.
Ngoài ra, người dùng còn có thể thêm các thông tin mới vừa tra cứu vào Word. Khi đó, một chú thích sẽ được tự động thêm vào tài liệu, bao gồm cả liên kết tới nghiên cứu gốc.
Khung Editor trong Word 2019 là sự thay thế cho các khung Spelling và Grammar. Ngoài ra, nó còn được bổ sung một số tính năng mới như hiển thị đề xuất chỉnh sửa xung quanh từ sai chính tả và cung cấp các từ đồng nghĩa cho những đề xuất chỉnh sửa đó. Để truy cập tính năng này, người dùng chọn Review, tiếp tục chọn Spelling & Grammar từ Ribbon.
Microsoft cũng công bố một số tính năng mới sẽ có mặt trong Word 2019, bao gồm:
Cùng với sự thay đổi trong Office 2019, PowerPoint cũng có sự cải tiến về các tính năng, cho phép người dùng thiết kế đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn, mang lại những tác động trực quan đến những người theo dõi bài trình bày.
Tab Animations trong PowerPoint cung cấp các công cụ để tạo hoạt ảnh cho các slide và chuyển động giữa chúng. Tuy nhiên, việc sử dụng hoạt ảnh này có thể không dễ dàng và mất nhiều thời gian. Tính năng Morph giúp hiển thị chuyển động trong và giữa các slide mà không cần dùng đến tab Animations.
Với Design, khi thêm đồ họa vào một slide chứa văn bản, tính năng này sẽ phân tích văn bản và đồ họa, đồng thời xem xét toàn bộ bản trình chiếu để đề xuất bố cục phù hợp nhất cho slide. Người dùng có thể chọn bố cục ưa thích từ các lựa chọn được đề xuất.
Zoom cho phép liên kết các slide trong bản trình chiếu thành một slide tổng hợp, giúp người dùng chuyển nhanh từ phần nội dung này sang phần khác. Để thực hiện, hãy nhấn Insert > Zoom và lựa chọn các slide muốn hiển thị trong slide “Zoom”. PowerPoint sẽ tạo slide mới với hình thu nhỏ của các slide đã chọn, người dùng có thể nhanh chóng chuyển đến slide cụ thể bằng cách nhấp vào hình thu nhỏ tương ứng.
QuickStarter là một tính năng thông minh được thiết kế để hỗ trợ người dùng thiết kế một bản trình chiếu mà không phải bắt đầu từ một slide trống.
Để sử dụng QuickStarter, người dùng chỉ cần chọn biểu tượng QuickStarter khi bắt đầu thiết kế và nhập chủ đề của bản trình bày, sau đó lựa chọn các chủ đề phụ. Từ đó, QuickStarter sẽ cung cấp một bộ slide đề xuất dựa trên dữ liệu từ Bing và thông tin từ Wikipedia. Người dùng có thể chọn các slide muốn sử dụng, sau đó chọn giao diện (gồm theme và đồ họa nền) để tạo một bản trình bày trọn vẹn.
Tuy nhiên, QuickStarter có thể không cung cấp kết quả cho mọi chủ đề.
Ngoài 2 tính năng ưu việt trên, PowerPoint 2019 còn được cải tiến với những tính năng bổ sung dưới đây:
Những cải tiến với Outlook cũng là một phần quan trọng làm nên sự thay đổi trong Office 2019. Những tiện ích mạnh mẽ được thêm vào có thể kể đến:
Một thay đổi trong Office 2019 cần nhắc đến chính là tính năng AutoSave. Công cụ hữu ích này sẽ tự động lưu các file, không lo mất dữ liệu, giảm rủi ro khi xảy ra các sự cố hệ thống hay mất điện.
Trong Office 2019, người dùng có thể tắt hoặc bật tính năng này qua nút AutoSave. Một số người dùng có thể chọn tắt AutoSave để kiểm soát việc lưu thay đổi, nhưng AutoSave cho phép quay lại phiên bản trước để thuận tiện so sánh và khôi phục nếu cần.
Để xem lịch sử phiên bản, nhấp vào tên file, sau đó chọn See all versions. Khung Version History sẽ hiển thị danh sách các phiên bản trước với ngày và giờ lưu. Nhấp vào Open version để xem, so sánh hoặc khôi phục phiên bản cũ. Có thể truy cập nhanh khung Version History qua nút Version History trên màn hình.
Trong Office 2019, thanh Ribbon được thiết kế gọn gàng và đơn giản hơn. Phiên bản cũ của Ribbon bao gồm 3 phần: tên tab ở trên cùng và bên dưới là hai hàng biểu tượng của các tính năng. Còn thiết kế mới sẽ chỉ có hai phần, gồm tên tab và một hàng biểu tượng.
Những thay đổi trong Office 2019 cũng bao gồm tính năng Inking trong Word, Excel và PowerPoint. Với tính năng này, người dùng có thể vẽ trực tiếp trên màn hình bằng ngón tay, bút stylus hoặc chuột.
Tính năng Ink Replay cho phép xem lại quá trình vẽ cũng được tích hợp trong Microsoft Office 2019. Để sử dụng tiện ích này, hãy truy cập vào tab Draw, chọn Ink Replay.
Microsoft 365 và Office 2019 đều là những bộ công cụ văn phòng do Microsoft nghiên cứu và phát triển. Mỗi giải pháp đều có những điểm ưu việt riêng, vậy hãy cùng so sánh và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Microsoft 365 | Office 2019 |
Truy cập các công cụ văn phòng của Microsoft trên nhiều thiết bị. | Chỉ cài đặt và sử dụng trên một máy tính cụ thể. |
Cung cấp các tính năng mới nhất như Microsoft Teams và OneDrive. | Giới hạn ở các tính năng cơ bản từ Office 2016. |
Tự động cập nhật phiên bản mới. | Không hỗ trợ cập nhật sau mua. |
Cung cấp ứng dụng cho máy tính, thiết bị di động iOS và Android. | Chủ yếu dùng trên máy tính để bàn hoặc laptop. |
Lưu trữ đám mây OneDrive 1TB. | Chỉ lưu trữ cục bộ. |
Miễn phí hỗ trợ kỹ thuật. | Không miễn phí hỗ trợ kỹ thuật. |
Đăng ký và thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. | Mua một lần và sử dụng vĩnh viễn. |
Xem thêm: Office 365 và Office 2019 – Nên lựa chọn sản phẩm nào?
Khám phá sự thay đổi trong Office 2019 là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số vào quy trình làm việc. Để tiến xa hơn nữa, việc nâng cấp lên Microsoft 365 Business là một lựa chọn khôn ngoan, một loạt công cụ mạnh mẽ trong gói sẽ đảm bảo sự an toàn, linh hoạt và hiệu suất cao trong công việc.
Hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay hôm nay để nhận tư vấn gói Microsoft 365 Business và khám phá cách thức mà những giải pháp công nghệ tiên tiến này có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu.
