Quản trị cộng tác giúp doanh nghiệp có thể bảo vệ các tài sản và thông tin quan trọng. Mỗi tổ chức ở một lĩnh vực khác nhau sẽ cần phải có kế hoạch tương ứng sao cho phù hợp với mục đích chung của tập thể.
Trong việc lập kế hoạch quản trị cộng tác, doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh để thích ứng với sự phát triển của công nghệ. Điển hình như cách lựa chọn các tính năng, công cụ từ Microsoft 365 để hỗ trợ doanh nghiệp trong triển khai quản trị cộng tác.
Mục lục
Trước khi lập kế hoạch quản trị cộng tác, doanh nghiệp cần có những chuẩn bị để đảm bảo được sự thành công bền vững cho dự án. Nếu đang sử dụng Microsoft 365, doanh nghiệp cần có một tầm nhìn rõ ràng theo những tiêu chí sau:
Doanh nghiệp có tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp cho việc định hướng kế hoạch được tối ưu hơn. Khi đó, đối với những quyết định mang tính đánh đổi của doanh nghiệp cũng sẽ được đưa ra một cách thuyết phục nhất. Điều này sẽ giúp hệ thống ít gặp phải rủi ro, đồng thời mang lại nhiều lợi ích hơn nhằm tiến gần đến mục tiêu kinh doanh.
Như vậy, tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ cung cấp một khuôn khổ để định hướng tất cả những lựa chọn trong mọi bối cảnh có thể xảy ra.
Microsoft 365 đóng vai trò quan trọng trong công cuộc tạo ra các mô hình công nghệ nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn trong vấn đề quản trị cộng tác.
Trong quản trị cộng tác, Microsoft 365 đã bổ sung các chính sách giúp cho doanh nghiệp hoạt động theo mô hình cố định có thể quản lý được môi trường tài nguyên. Tuy nhiên, đối với môi trường đám mây vẫn có nhiều rủi ro về bảo mật, mục tiêu người dùng, kinh doanh, quy định, yêu cầu của ngành…
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần suy nghĩ đến vấn đề quản trị trên Cloud nhiều hơn, thông qua việc xem xét các tiêu chí:
Đối với những câu hỏi trên, sẽ không có một đáp án chính xác nào cho toàn bộ mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn hết là cần phải cân bằng giữa lợi ích và rủi ro trong tổ chức.
Tuy nhiên, vai trò của Microsoft 365 là để giúp doanh nghiệp có thể hạn chế được những rủi ro này thông qua các công cụ, tính năng mà nền tảng cung cấp.
Nhằm đảm bảo các thông tin quan trọng được an toàn, kế hoạch quản trị cho Microsoft 365 sẽ là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
Những yếu tố cơ bản sau sẽ là giá trị cốt lõi của một kế hoạch quản trị cộng tác:
Trong khi đó, giải pháp tối ưu là doanh nghiệp có thể sử dụng những chính sách tự động để ngăn chặn người dùng mắc lỗi và phát cảnh báo. Đối với những tình huống không thể thực thi bằng chính sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án hướng dẫn và đào tạo người dùng.
Việc lập kế hoạch quản trị cần được đặt ưu tiên hàng đầu, tuy nhiên chưa dừng lại đó mà việc theo dõi cần được thực hiện liên tục theo một chu kỳ nhất định.
Trong bối cảnh dữ liệu của doanh nghiệp đã thay đổi, đó cũng là lúc mà các chính sách quản trị cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Doanh nghiệp cần đưa ra phương án giám sát để đảm bảo người dùng tuân thủ quy định của hệ thống. Từ đó doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí cho khâu quản lý, đồng thời khuyến khích sự sáng tạo đối với người dùng.
Đối với mỗi thành viên tham gia vào kế hoạch quản trị, họ cần được cập nhật về vai trò và trách nhiệm để đảm bảo sự hoàn thiện của hệ thống.
Thực tế cho thấy, sẽ không có một tiêu chuẩn cố định nào về các chính sách chia sẻ bên ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tùy vào từng tình huống khác nhau để cài đặt các tiêu chuẩn cụ thể trong Microsoft 365:
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động từ mô hình cố định sang Cloud thì hãy cân nhắc về những chính sách chia sẻ bên ngoài để đảm bảo lợi ích và rủi ro.
Doanh nghiệp cần xác định những giá trị nhất định khi lựa chọn khoản đầu tư vào Microsoft 365. Cụ thể là việc tận dụng các công cụ để tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người dùng hay các hiệu quả về quản trị nhằm tối ưu mục đích kinh doanh.
Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp không nên khóa hết hoặc chọn tất cả các tính năng trước khi tìm hiểu kỹ mục đích của chúng.
Microsoft 365 có hỗ trợ doanh nghiệp trong trung tâm quản trị để thử nghiệm các tính năng mới đối với các trang và nhóm ở quy mô nhỏ. Quản trị là cân bằng giữa rủi ro và lợi ích, nếu doanh nghiệp khóa hết các tính năng, người dùng sẽ tìm cách lách luật để hoàn thành công việc. Khi đó, những thiệt hại và rủi ro tiềm tàng sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xem xét thận trọng những quyết định về quản trị trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai kế hoạch. Hãy đảm bảo mọi người trong ban quản trị có thể hiểu được toàn bộ những gì liên quan đến mục tiêu kinh doanh, quy định, pháp lý, tuân thủ… trước khi lập kế hoạch cho các giải pháp tối ưu với kết quả mong muốn.
Việc cân bằng rủi ro và lợi ích đôi khi không cần thực hiện song song mà có thể đánh đổi tùy theo thời điểm. Đôi khi, doanh nghiệp có thể hưởng lợi ích ở thời điểm này và chấp nhận rủi ro ở một giai đoạn khác trong kế hoạch.
Khi doanh nghiệp có những quyết định từ trước, hệ thống sẽ nhận được kết quả tốt nhất với rủi ro thấp nhất.
Mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng chỉ áp dụng với tổ chức đó. Thậm chí, có một số mô hình cần có sự khác nhau về cả nhu cầu quản trị và chính sách nội dung.
Ví dụ: Quản trị nội dung nhóm có thể khác với quản trị nội dung trong mạng nội bộ.
Những ưu tiên kinh doanh luôn được đặt lên hàng đầu đối với tổ chức trong giai đoạn bắt đầu lên kế hoạch quản trị. Vì vậy, tổ chức cần xem xét các quyết định của mình có phù hợp với mục tiêu kinh doanh hay không.
Những kết quả kinh doanh mà tập thể muốn đạt được sẽ là định hướng cho các quyết định cụ thể trong từng bối cảnh. Khi đó, ban tổ chức dự án cần phải đưa ra những lựa chọn nên phân bổ thời gian, nguồn lực thế nào vào công tác quản trị.
Ví dụ: Nếu việc khám phá các tính năng mới không quan trọng lắm với toàn tổ chức, doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn để lên chính sách cho quy định đặt tên tệp để dễ dàng quản lý.
Nếu doanh nghiệp muốn giảm số phiên bản của cùng một loại tài liệu trong các kho lưu trữ thì buộc phải có một quy trình. Doanh nghiệp có thể đưa ra chính sách đào tạo hoặc hướng dẫn các tác giả hiểu được cách đặt tên tệp và tuân theo quy định đó.
Có nhiều chính sách quản trị mà doanh nghiệp có thể tùy chọn tính năng bật tắt trong Microsoft 365, điển hình như cập nhật chính sách trực tiếp đến người dùng, đào tạo và hướng dẫn, phân phối nội dung dưới dạng web…
Doanh nghiệp cũng nên hạn chế việc tạo các tài liệu áp dụng cho nhiều đối tượng mà thay vào đó có thể lựa chọn những phương án sau:
Tại trung tâm ứng dụng, quản trị viên có thể tạo các trang liên lạc trong SharePoint. Khi đó, các tác giả, chủ trang web và nhóm có thể hiểu và tuân thủ quy định mà doanh nghiệp đang quản trị.
Các trang doanh nghiệp tạo ra nên được phân theo chủ đề để giải quyết các tình huống cụ thể. Hệ thống cần cung cấp các hướng dẫn đến với người dùng để tận dụng các chức năng trong SharePoint và Teams.
Để lập kế hoạch quản trị thành công, doanh nghiệp cần trải qua các bước cơ bản gồm: Xác định nhóm đối tượng, điều chỉnh các chính sách, xác định vai trò của thành viên, xem xét các chính sách và thay đổi công nghệ, lên kế hoạch truyền tải chính sách.
Quản trị là công việc của cả tập thể, khi lập kế hoạch cần có sự tham gia của các đại diện từ doanh nghiệp và bộ phận công nghệ thông tin (CNTT). Trong giai đoạn triển khai, các thành viên sẽ cần thảo luận với nhau thường xuyên để xem xét về nguồn lực và kỳ vọng trong kinh doanh.
Ban quản trị nên ưu tiên việc đưa ra các chính sách về quyền truy cập bên ngoài, cách đặt tên tệp, sau đó mới đến những quyết định khác.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cung cấp chính sách về phương thức kiểm soát quyền tạo các trang và nhóm, cụ thể:
Mục tiêu kinh doanh luôn là yếu tố hàng đầu để các chính sách quản trị phục vụ kỳ vọng của doanh nghiệp.
Một số yếu tố cần điều chỉnh để cân bằng với mục tiêu kinh doanh mà tổ chức cần xem xét:
Khi đó, các mục tiêu kinh doanh sẽ nhận được kết quả tối ưu hơn. Để làm được việc này, quản trị viên có thể kích hoạt một số tính năng trong Microsoft 365. Như vậy sẽ không chặn hoàn toàn các quyền hạn mà người dùng có thể sử dụng.
Ngoài nhóm quản trị, trong hệ thống vẫn có một số vai trò khác từ các bộ phận liên quan.
Đối với các thành viên trong nhóm liên quan, doanh nghiệp cũng cần sắp xếp vai trò và trách nhiệm để đạt được hiệu quả đối với quản trị trong Microsoft 365.
Có một số vai trò có thể được kết hợp hoặc đảm nhiệm bởi cùng một người, trong khi đó vẫn có một số chức năng sẽ phù hợp để làm việc nhóm.
Hầu hết, đối với bất kỳ tổ chức nào cũng sẽ có bộ phận điều hành cho toàn bộ hệ thống trên Microsoft 365, trong đó sẽ gồm có ban chỉ đạo, nhóm quản trị, nhóm quản trị nội bộ…
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cách phân quyền và vai trò quản trị viên trong Microsoft 365.
Công việc quản trị cho Microsoft 365 không phải là nhiệm vụ một lần mà doanh nghiệp cần có sự theo dõi và xem xét có kế hoạch. Theo đó, ban quản trị cần phải cập nhật những gì thay đổi trong Microsoft 365 để điều chỉnh các nguyên tắc sao cho phù hợp.
Đây cũng chính là lý do mà thời điểm hiện tại, các bản chính sách được soạn thảo theo tài liệu không còn là một ý tưởng hay. Khi các công nghệ thay đổi, việc cập nhật nội dung trên một trang web trở nên đơn giản hơn so với công bố nội dung trong một bản tài liệu đã được phát hành.
Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch quản trị cộng tác cho doanh nghiệp là truyền tải thông tin đến những thành viên trong tổ chức.
Để làm tốt việc này, doanh nghiệp có thể xem xét những hạng mục sau:
Quá trình tạo kế hoạch quản trị cộng tác cho doanh nghiệp cần xem xét nhiều tiêu chí liên quan đến mục đích kinh doanh. Đồng thời, tổ chức cũng cần cân bằng yếu tố rủi ro và lợi ích trong quản trị cộng tác.
Liên hệ ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
