Hiểu rõ nguyên tắc thiết kế PowerPoint không chỉ giúp tạo nên những bài thuyết trình ấn tượng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người dùng. Đối với những người muốn đem đến thông điệp một cách rõ ràng và mạnh mẽ, việc nắm vững những nguyên tắc này là không thể thiếu.
Ngày nay, việc sử dụng PowerPoint đã trở thành một phần không thể tách rời trong các buổi họp và hội thảo. Để tối ưu hiệu suất và thu hút sự chú ý của mọi thành viên, đối tượng lắng nghe, người dùng cần nắm vững và áp dụng đúng nguyên tắc thiết kế PowerPoint, từ lựa chọn màu sắc, hình ảnh cho đến bố trí nội dung…
Mục lục
Để trở nên chuyên nghiệp hơn khi thuyết trình, người dùng cần nắm vững các nguyên tắc sau đây:
Trong quá trình tạo mẫu PowerPoint, điều quan trọng nhất mà người dùng cần nhớ là giữ cho thiết kế thật tối giản. Không nên sử dụng quá nhiều chi tiết và màu sắc, vì chúng có thể làm mất điểm nhấn và tạo cảm giác rối rắm cho người xem. Để tập trung vào nội dung chính, người dùng nên áp dụng nguyên tắc “ít hơn là nhiều”.
Ví dụ: Một slide chỉ nên chứa nội dung ngắn gọn cùng với 1 – 3 bức hình tương ứng. Việc đồng bộ màu sắc giữa hình ảnh và nền slide cũng giúp tăng tính thẩm mỹ.
Để tạo ra một mẫu PowerPoint chất lượng, người dùng cần phải thay đổi cách thể hiện nội dung. Không cần thiết phải đưa tất cả thông tin lên slide. Thay vào đó, chỉ nên hiển thị các thông tin quan trọng và truyền đạt chi tiết hơn thông qua người trình bày.
Đồng thời, việc tránh việc sử dụng quá nhiều danh sách gạch đầu dòng giúp giảm sự phân tâm, giữ cho người xem luôn tập trung vào điểm nhấn chính của bài thuyết trình.
Màu sắc và font chữ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên hình thức và tính thẩm mỹ cho mẫu PowerPoint chuyên nghiệp.
Trong nguyên tắc thiết kế PowerPoint, người dùng cần đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn font chữ phù hợp với chủ đề và nội dung của slide. Màu sắc cần tác động mạnh mẽ đến tâm trạng và sự chú tâm của người xem. Việc sử dụng màu quá sáng hoặc rực rỡ có thể làm phân tâm khán giả khỏi thông điệp chính. Do đó, người dùng chỉ nên sử dụng tối đa 03 font chữ khác nhau và 02 màu sắc đại diện trên slide.
Việc chọn đúng kích thước chữ là rất quan trọng. Mẫu thiết kế thường được chiếu trên các màn hình có kích thước lớn, và nếu sử dụng cỡ chữ quá nhỏ, nội dung sẽ trở nên khó đọc.
Để đảm bảo rằng nội dung luôn dễ đọc và truyền đạt hiệu quả, người dùng nên sử dụng kích thước chữ tối thiểu là 28px trên mỗi slide.
Hình ảnh là một phần không thể thiếu trong bất kỳ thiết kế PowerPoint nào, nhưng việc lựa chọn hình ảnh sao cho chính xác và hợp lý là điều rất cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng PowerPoint cơ bản nhất cho người mới
Để tạo ra một mẫu PowerPoint thực sự chuyên nghiệp, không thể bỏ qua việc áp dụng quy tắc 6*6. Theo đó, mỗi slide sẽ chứa tối đa 6 dòng và mỗi dòng chỉ nên có khoảng 6 chữ. Bằng cách này, thông tin trên slide sẽ không quá dày đặc, giúp người xem dễ dàng tiếp thu.
Khi sắp xếp thông tin rõ ràng, để lại không gian trống trên slide sẽ giúp người xem cảm thấy thoải mái và tập trung hơn, thay vì cảm giác bị áp đặt bởi một lượng thông tin đồ sộ.
Hiệu ứng là một phần không thể thiếu, giúp slide trở nên sống động hơn. Tuy nhiên, quá nhiều hiệu ứng hoặc chọn lựa không đúng cách sẽ làm mất đi sự tập trung của người xem. Do đó, theo nguyên tắc thiết kế PowerPoint thì người dùng nên ưu tiên sử dụng các hiệu ứng nhẹ nhàng và thanh thoát.
Lưu ý: Hạn chế sử dụng hiệu ứng nếu không thực sự cần thiết, để tránh tạo ra cảm giác lạc hướng cho người xem.
Thẩm mỹ của một slide không chỉ phụ thuộc vào nội dung và hình ảnh mà còn ở cách người dùng sắp xếp và căn chỉnh các đối tượng. Để tạo ra một bố cục hài hòa, người dùng cần phải chú ý đến việc sắp xếp các đối tượng sao cho cân xứng và hợp lý. Mỗi chi tiết, dù nhỏ nhất cũng cần được xem xét và điều chỉnh tỉ mỉ.
Khi tất cả các yếu tố đều được cân nhắc kỹ lưỡng thì slide PowerPoint sẽ trở nên chuyên nghiệp, thu hút và dễ nhớ hơn.
Trong nguyên tắc thiết kế PowerPoint, màu sắc đóng một vai trò quyết định để tạo nên sự ấn tượng và chuyên nghiệp cho slide. Vì thế, nhiều chuyên gia đề xuất việc tuân thủ nguyên tắc 5 màu, lấy cảm hứng từ bánh xe màu sắc để mỗi slide sẽ mang một sự kết hợp màu sắc hài hòa.
Ví dụ: Sự phối hợp giữa màu đen, vàng và xám sẽ tạo nên một bản dạng slide vừa lôi cuốn, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Powerpoint cung cấp các layout hay bố cục được thiết kế sẵn và chúng đều đã được tối ưu về màu sắc, kích thước và font chữ. Thay vì bắt đầu từ con số 0 với hàng loạt nguyên tắc thiết kế PowerPoint, người dùng hãy tận dụng layout để giảm thiểu thời gian thiết kế.
Tuy nhiên, nếu người dùng muốn sáng tạo và không sử dụng layout sẵn có, việc tự tạo bố cục dựa trên các nguyên tắc thiết kế slide vẫn là lựa chọn thú vị.
Tuân thủ nguyên tắc thiết kế PowerPoint sẽ giúp người dùng tạo ra những bài trình bày chất lượng và thuyết phục. Để tận dụng tối đa tiềm năng của PowerPoint và các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn chi tiết về gói Microsoft 365 Business, giúp doanh nghiệp phát triển vượt trội mỗi ngày, thông qua:
