Microsoft Teams Essentials hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ hiệu quả
21 December, 2023

Microsoft Teams Essentials hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Microsoft Teams Essentials đã trở thành giải pháp hàng đầu trong thời đại công nghệ số đối với hầu hết mọi doanh nghiệp. Công cụ này được thiết kế đặc biệt để giúp người dùng nâng cao năng suất, tối ưu hoá quá trình cộng tác, giao tiếp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Chọn lựa công cụ làm việc từ xa phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Và Microsoft Teams Essentials đã trở thành nguồn lực quý giá nhờ sự linh hoạt, hỗ trợ quá trình giao tiếp của người dùng. Đây được xem là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tạo điều kiện phát triển bền vững.

Microsoft Teams Essentials là gì?

Microsoft Teams Essentials là phiên bản tiên tiến hơn so với MS Teams miễn phí, bao gồm nhiều tính năng cao cấp như: Khả năng lập lịch, thời gian họp nhóm kéo dài, dung lượng lưu trữ đám mây lớn hơn…

Công cụ này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, cung cấp một giải pháp họp trực tuyến chuyên nghiệp, chi phí khá tốt, tăng cường khả năng cộng tác và kết nối giữa mọi người. 

 

Dịch vụ Teams Essentials
Dịch vụ Teams Essentials

Với chỉ với $4 USD/tháng/người dùng, Microsoft Teams Essentials được đánh giá là phần mềm phục vụ họp trực tuyến có mức giá cạnh tranh nhất hiện nay trên thị trường.

Teams Essentials phù hợp với đối tượng nào? 

Phó chủ tịch Microsoft 365 – Ông Jared Spataro đã chia sẻ quan điểm rằng “MS Teams Essentials giúp các doanh nghiệp nhỏ (những nhà hàng, đơn vị bán lẻ, công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp) tiếp cận cơ hội gặp mặt, hợp tác, liên lạc và phục vụ khách hàng theo phương thức mới mẻ”. Ông Spataro cũng lưu ý sản phẩm này rất thích hợp cho các tổ chức cộng đồng và không hoạt động vì lợi nhuận.

Thông qua lời phát biểu trên, có thể thấy Microsoft đã chú trọng phát triển sản phẩm hướng đến các doanh nghiệp kích thước nhỏ muốn tìm công cụ họp đơn giản và hiệu quả. Khi người dùng đã trang bị đầy đủ các ứng dụng Office và muốn nâng cao khả năng hợp tác của đội nhóm, Teams Essentials sẽ là lựa chọn hàng đầu.

Tuy vậy, sản phẩm này có thể không thích hợp cho những ai chưa tích hợp vào hệ sinh thái Microsoft Office hoặc cần thêm các tính năng cao cấp. Trong tình huống đó, người dùng sẽ cần chuyển lên gói Business Basic để sử dụng thêm các tính năng như phụ đề trực tiếp, ghi chú hợp tác, bảng trắng và ghi âm.

Hạn chế của gói này là các tùy chỉnh về bảo mật có thể không đáp ứng yêu cầu cho các nhóm mở rộng nhanh chóng. Cả Teams và Business Basic đều chưa đáp ứng nhu cầu của các công ty muốn tổ chức hội thảo qua mạng. Khi đó, các doanh nghiệp hoặc tổ chức như vậy sẽ cần xem xét nâng cấp lên gói Microsoft 365 Standard.

Các tính năng nổi bật trên Microsoft Teams Essentials

10 tính năng Teams Essentials hữu ích có sẵn trong gói dịch vụ này bao gồm:

Công suất cuộc họp

Với gói Microsoft Teams Essentials, bạn có khả năng mời tới 300 người tham dự cùng một lúc. Trong khi phiên bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 100 người. 

Sự gia tăng này giúp bạn tiến hành những cuộc họp tại các bộ phận khác nhau hoặc thậm chí là toàn bộ công ty. Nhân viên từ mọi phòng ban của tổ chức đều có thể hội tụ trong một không gian ảo và giao tiếp trực tiếp. Dù có tài khoản Teams hay không thì mọi người đều có quyền tham gia cuộc họp thông qua một trình duyệt web.

Thời gian họp

Không còn nỗi lo bị giới hạn thời gian họp chỉ 01 giờ khi sử dụng Microsoft Teams Essentials. Người dùng hoàn toàn có thể tổ chức những buổi thảo luận riêng tư hoặc nhóm kéo dài đến 30 giờ trên nền tảng Microsoft Teams. Nhờ đó, việc trao đổi trực tuyến của đội ngũ trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

 

Thời gian họp nhóm dài hơn 
Thời gian họp nhóm dài hơn

Xem thêm: Cách tạo tài khoản Microsoft Teams từ A – Z

Dung lượng đám mây

Microsoft Teams Essentials mang đến cho bạn 10GB trên đám mây, hỗ trợ việc lưu giữ, xem lại, chỉnh sửa và hợp tác trên các tệp tin Microsoft 365. 

Không gian lưu trữ này gấp đôi so với phiên bản không mất phí, cho phép người dùng tập trung tất cả thông tin và dữ liệu của mình tại một nơi duy nhất. Điều này giảm thiểu rủi ro gặp phải các sự cố liên quan đến việc không đủ bộ nhớ.

Quản trị và hỗ trợ

Doanh nghiệp có thể dễ dàng cài đặt và khởi chạy hệ thống Teams Essentials mà không cần tới bất cứ kỹ năng chuyên sâu nào về công nghệ thông tin. Công cụ này hoạt động trên nền tảng đám mây Microsoft Azure, đảm bảo các yếu tố như độ ổn định, bảo mật, hỗ trợ và hiệu quả đạt chuẩn cao.

Chỉ cần vài bước thiết lập, người dùng có thể khởi động hệ thống và bắt đầu sử dụng. Thêm vào đó, đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp của Microsoft Teams Essentials sẽ được hỗ trợ liên tục 24/7 thông qua cả điện thoại và trang web.

Tích hợp lịch

Người dùng có thể quản lý và sắp xếp lịch trình một cách linh hoạt khi kết nối Teams với Lịch của Outlook và thậm chí là Lịch của Google, tùy chọn này đã sẵn có trên nhiều thiết bị.

Việc kết nối này sẽ tối ưu hóa quá trình quản lý và tổ chức các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. Đồng thời, Microsoft cũng đang chuẩn bị tung ra tính năng tích hợp với Google Calendar như một bổ sung cho phiên bản Teams Essentials trong tương lai gần.

Mẫu trò chuyện nhóm

Dễ dàng nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian khi người dùng áp dụng mô hình trò chuyện nhóm trong Teams. Với tính năng này, các doanh nghiệp nhỏ có thể mau chóng khởi động các hoạt động dự án, phân công công việc, sắp xếp họp và thu thập ý kiến qua các cuộc thăm dò.

Chức năng này cũng đóng vai trò như một điểm tập trung cộng tác, cho phép người dùng thực hiện nhiều dự án cùng lúc mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng cho từng tác vụ cụ thể. Mẫu trò chuyện nhóm dự kiến sẽ được bổ sung trong phiên bản Teams dành cho máy tính cá nhân và phiên bản web trong thời gian sắp tới.

Lời mời tham gia họp nhóm 

Microsoft Teams Essentials giúp người dùng dễ dàng mời mọi người tham dự cuộc họp và chắc chắn rằng họ có thể vào mà không phải lo lắng về bất kỳ vấn đề nào. Để mời, thành viên trong Teams chỉ cần thêm địa chỉ email của những người họ muốn mời vào trong phần mời họp trên Teams hoặc thêm liên hệ từ Skype và Outlook.

Những người được mời sẽ nhận một liên kết để tham gia cuộc họp qua email. Khi đến thời điểm cuộc họp, người tham gia chỉ cần bấm vào liên kết và cuộc họp sẽ được tự động mở trong trình duyệt web mà họ đang sử dụng. Việc tham gia cuộc họp không yêu cầu việc tải xuống ứng dụng Teams giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người.

Tính năng bổ sung

Microsoft Teams Essentials mang đến nhiều tính năng tiên tiến như việc sử dụng hình nền ảo có thể tùy chỉnh, khả năng chia sẻ màn hình, tổ chức cuộc họp theo lịch trình và khả năng lọc tiếng ồn. Tất cả yếu tố trên giúp tăng cường chất lượng cuộc họp và làm cho chúng trở nên thu hút hơn.

 

Microsoft Teams Essentials có nhiều tính năng bổ sung
Microsoft Teams Essentials có nhiều tính năng bổ sung

Chế độ “Together Mode” cho phép người dùng thấy mọi người qua hình ảnh đại diện trong một không gian ảo, nơi có những bối cảnh quen thuộc như một quán cà phê. Bên cạnh đó, Người dùng có khả năng truy cập các ứng dụng MS Office trên web, bao gồm: Excel, Word và PowerPoint, ngay trên MS Teams.

Hơn thế nữa, các nhân viên có thể hợp tác trực tiếp thông qua ứng dụng di động MS Office. Mọi thông tin trao đổi đều được mã hóa, cả khi chúng đang được truyền đi và khi không sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật và tuân thủ các quy định.

Trò chuyện không giới hạn

Microsoft Teams Essentials bổ sung chức năng trò chuyện tích hợp, giúp Người dùng liên lạc với các đồng nghiệp trong văn phòng và cả những người bên ngoài. Điều này bao gồm khả năng trò chuyện giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công việc.

Công cụ này hỗ trợ việc gửi tệp, ảnh có mô tả kèm theo, liên kết từ trang web, và nhiều nội dung khác trong các tin nhắn trò chuyện mà không có giới hạn. Dung lượng tối đa cho một tệp đính kèm là 2GB cho mỗi người dùng.

Đối với trò chuyện nhóm, có thể có tới 300 người tham gia cùng một lúc. Việc trò chuyện có thể diễn ra song song với cuộc họp và tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc, đảm bảo rằng cuộc trò chuyện diễn ra mượt mà, không bị đứt quãng.

Bảng điều khiển trò chuyện

Bạn có khả năng sử dụng bảng điều khiển trò chuyện trên các thiết bị di động, giúp xem và tiếp cận toàn bộ nội dung chia sẻ trong bất kỳ cuộc trò chuyện cá nhân/nhóm nào. 

Các nội dung được chia sẻ sẽ được phân loại và tổ chức dưới nhiều hạng mục khác nhau như liên kết web, tệp đính kèm, hình ảnh, sự kiện sắp diễn ra, địa chỉ cụ thể, danh sách công việc… Microsoft đã phát triển tính năng này với mục đích giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập nội dung một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đánh giá Teams Essentials với các dịch vụ khác

Microsoft Teams Essentials là lựa chọn phù hợp nhất cho những doanh nghiệp và tổ chức muốn khai thác hết các tiện ích từ Teams. Tuy nhiên, nó vẫn tồn tại nhiều sự lựa chọn khác cho người dùng doanh nghiệp quan tâm đến hệ sinh thái của Microsoft.

Ví dụ, Microsoft 365 Basic là bản nâng cao hơn so với Essentials, bao gồm tất cả tính năng của Essentials và quyền truy cập vào Whiteboard, cùng ứng dụng khác, dịch phụ đề trực tiếp (hơn 30 ngôn ngữ).

Mặc dù Essentials cũng hỗ trợ những tính năng vừa rồi, nhưng điều này chỉ hiệu quả khi người dùng có tài khoản Azure Active Directory.

Gói Business Basic còn bao gồm bản ghi từ Teams, mỗi người dùng được cung cấp 1TB dung lượng và có email chuyên nghiệp, trang bị nhiều chức năng bảo mật theo tiêu chuẩn. Hơn nữa, người dùng có thể truy cập phiên bản web hoặc thiết bị di động của mọi ứng dụng thuộc Microsoft Office.

Gói Microsoft 365 Business Standard mang đến nhiều tính năng mở rộng so với Teams Essentials và gói Basic. Nó bổ sung khả năng tổ chức hội thảo trực tuyến, bản dành cho máy tính cá nhân, các chức năng nâng cao, quản lý lịch hẹn… Ngoài ra, gói Standard còn cung cấp các tiện ích để tạo báo cáo và quản lý danh sách người tham gia cho các sự kiện trực tuyến.

Lời kết 

Chắc hẳn, người dùng đã hiểu khá rõ về giải pháp Microsoft Teams Essentials đối với quá trình hoạt động, làm việc của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, FPT Smart Cloud cũng muốn giới thiệu bộ công cụ Microsoft 365 Business cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy liên hệ ngay và nhận tư vấn chi tiết về những lợi ích của gói dịch vụ này, thông qua:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image