10 mẹo cực kỳ hữu ích khi sử dụng Microsoft Office Program
21 December, 2023

10 mẹo cực kỳ hữu ích khi sử dụng Microsoft Office Program

Microsoft Office Program là một bộ công cụ văn phòng không thể thiếu cho mọi người dùng. Từ việc soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, đến quản lý email, nó đều có thể giúp công việc trở nên đơn giản và đạt hiệu quả nhanh hơn. Bài viết này sẽ mang đến 10 mẹo cực kỳ hữu ích, giúp tối ưu hóa công việc và nâng cao năng suất làm việc.

Microsoft Office Program không chỉ là bộ công cụ văn phòng thông thường, nó còn là chìa khóa giúp người dùng tối ưu hóa công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 10 mẹo vô cùng hữu ích, giúp người dùng phát huy tối đa hiệu suất làm việc với công cụ này.

Khám phá Microsoft Office Program – Nền tảng đa năng cho mọi nhu cầu văn phòng

Microsoft Office Program là một phần mềm đa năng, được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong mọi công việc chuyên nghiệp. Đây là một nền tảng linh hoạt, phục vụ cho nhu cầu của cả người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp, tổ chức ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn.

Để giúp người dùng hình dung rõ ràng hơn, dưới đây là một số ứng dụng nổi bật trong Microsoft Office Program:

  • Word: Chương trình soạn thảo văn bản mạnh mẽ, cho phép tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với độ chính xác cao.
  • Excel: Công cụ bảng tính hàng đầu, cung cấp khả năng phân tích dữ liệu, biểu đồ và tính toán phức tạp.
  • PowerPoint: Phần mềm trình bày giúp tạo các bài thuyết trình đẹp mắt và tương tác.
  • Outlook: Quản lý email và lịch biểu một cách hiệu quả, giúp tổ chức thông tin liên lạc và sự kiện.
  • OneNote: Ứng dụng ghi chú kỹ thuật số để lưu trữ và chia sẻ ghi chú trên nhiều thiết bị.
  • Teams: Nền tảng hợp tác nhóm, cho phép truyền thông và làm việc cùng nhau từ xa thông qua chat và hội nghị trực tuyến.

 

Microsoft Office Program gồm rất nhiều ứng dụng
Microsoft Office Program gồm rất nhiều ứng dụng

Tùy thuộc vào gói đăng ký mà người dùng lựa chọn khi thực hiện Microsoft Office Program download, các ứng dụng sẽ được tùy chỉnh phù hợp. 

Đặc biệt, với các gói dịch vụ Office 365 phiên bản cao cấp, chúng ta có thể trải nghiệm toàn diện các ứng dụng, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng phức tạp của doanh nghiệp và tổ chức. 

10 mẹo cực kỳ hữu ích khi sử dụng Microsoft Office Program

Dưới đây là 10 mẹo hữu ích để người dùng khai thác tối đa từ bộ công cụ Microsoft Office Program, giúp công việc hàng ngày trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Làm việc cùng người khác trên cùng một tài liệu

Trong khuôn khổ của Microsoft Office Program, việc làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. 

Với tài khoản bản quyền, người dùng không chỉ được trải nghiệm các ứng dụng Office App được cài đặt trên máy tính, mà còn có cơ hội khám phá bản web trực tuyến. Từ Word, Excel, đến PowerPoint, mọi người có thể cùng nhau chỉnh sửa và làm việc trên một tài liệu duy nhất, một tính năng đặc biệt hữu ích trong công việc nhóm hoặc phòng ban.

 

Người dùng có thể làm việc với nhau trên cùng một tài liệu
Người dùng có thể làm việc với nhau trên cùng một tài liệu

Mọi thay đổi từ từng thành viên trong đội nhóm đều được cập nhật tức thì, với thông báo gửi đến chủ sở hữu tài liệu. Những chỉnh sửa này được lưu lại ngay lập tức, đảm bảo tiến độ công việc luôn được theo dõi chặt chẽ. 

Hơn nữa, việc nhắn tin trao đổi trực tuyến ngay trên nền tảng Microsoft Office Program giúp tăng cường sự tương tác và hiệu quả làm việc nhóm, tạo điều kiện cho các thành viên trong tổ chức kết nối và cộng tác một cách an toàn và hiệu quả.

Chia sẻ tệp dễ dàng hơn với liên kết

Việc chia sẻ tập tin trong Microsoft Office Program nay trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết nhờ tính năng gửi tệp qua liên kết. Người dùng giờ đây có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu tới một hoặc nhiều người, nhóm làm việc chỉ bằng cách gửi đường link liên kết được tạo trên nền tảng đám mây OneDrive. 

Điều này không những tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị máy tính mà còn giải quyết triệt để vấn đề gửi email không thành công do hạn chế về dung lượng tệp đính kèm.

 

Với Onedrive, việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng
Với Onedrive, việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng

Với cách thức này, người dùng Microsoft Office Program không còn phải lo lắng về việc thiết bị hết bộ nhớ hoặc các rắc rối thường gặp khi gửi tệp tin dung lượng lớn. 

Chuyển ghi chú OneNote thành sự kiện trong lịch Outlook

OneNote, một phần của Microsoft Office Program, là công cụ ghi chú không thể thiếu giúp người dùng lưu trữ thông tin quan trọng như sự kiện, công việc, thời gian cụ thể và ý tưởng sáng tạo. 

Đặc biệt, khi nói đến việc quản lý sự kiện quan trọng cho công việc cá nhân hay tổ chức, người dùng có thể dễ dàng chuyển ghi chú từ OneNote sang Outlook. Bước này giúp họ sắp xếp và quản lý các sự kiện một cách hiệu quả hơn.

 

Người dùng có thể chuyển ghi chú từ OneNote sang Outlook
Người dùng có thể chuyển ghi chú từ OneNote sang Outlook

Để tận dụng tối đa tính năng này, người dùng cần bổ sung đầy đủ thông tin về sự kiện trong OneNote, bao gồm thời gian, chủ đề, đối tượng tham gia, tiến độ, hiệu quả mong đợi và địa điểm. 

Sự kết hợp thông minh giữa OneNote và Outlook trong Microsoft Office Program không chỉ làm tăng hiệu quả công việc, mà còn giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động và dự án của mình một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Xem thêm: Microsoft Onenote là gì? Mọi thứ liên quan đến Microsoft Onenote

Biến dữ liệu thành bản đồ trực quan trong Excel

Trong Microsoft Office Program, Excel mang đến một tính năng trực quan hóa dữ liệu đặc biệt mạnh mẽ, đó là Power Map. Không cần phải thiết lập bản đồ thủ công trong Excel, người dùng hoàn toàn có thể tận dụng Power Map để biến dữ liệu thành bản đồ trực quan. 

Tính năng này được cải tiến từ phần mềm phân tích dữ liệu nổi tiếng Power BI, giúp người dùng dễ dàng phân tích và chia sẻ thông tin một cách chuyên sâu.

 

Power Map có thể trực quan hóa dữ liệu đặc biệt mạnh mẽ
Power Map có thể trực quan hóa dữ liệu đặc biệt mạnh mẽ

Power Map cho phép người dùng biến đổi dữ liệu sang dạng bản đồ 3D, nâng cao khả năng trình bày và hiểu thông tin, từ đó hỗ trợ người dùng lọc dữ liệu từ danh sách đơn giản đến các phạm vi phức tạp, tạo ra một trải nghiệm trực quan, hấp dẫn và hữu ích. 

Việc chuyển đổi dữ liệu thành bản đồ trên Excel trong Microsoft Office Program không chỉ giúp tăng cường hiểu biết về dữ liệu, mà còn mở ra cơ hội mới cho việc phân tích và trình bày thông tin một cách sáng tạo và hiệu quả.

Tìm lại phiên bản tệp đã lưu

Tính năng truy xuất phiên bản tệp đã lưu là một công cụ hết sức hữu ích, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, nơi mà hàng loạt tài liệu liên quan đến nhiều dự án khác nhau được lưu trữ. 

Để xác định phiên bản gốc đã được hoàn thiện một cách chỉn chu, người dùng chỉ cần truy cập vào mục lịch sử tài liệu. 

Tại đây, họ có thể xem lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, bao gồm thông tin về người đã thực hiện những thay đổi, cập nhật nội dung, hoặc xóa bỏ thông tin.

 

Tính năng truy xuất phiên bản tệp đã lưu hết sức hữu ích
Tính năng truy xuất phiên bản tệp đã lưu hết sức hữu ích

Tính năng đồng tác giả là một phần quan trọng của Microsoft Office Program, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi các sửa đổi trong tài liệu. 

Điểm nổi bật là tính năng này chỉ khả dụng trên phiên bản phần mềm Web trực tuyến, mang đến sự tiện lợi tối đa cho người dùng khi có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Qua đó, việc quản lý và kiểm soát phiên bản tài liệu trong môi trường làm việc đa dự án trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Trả lời thư điện tử mà không cần mở

Phần mềm email Outlook mang đến một tính năng tiện ích mà không phải người dùng nào cũng biết, đó là khả năng trả lời thư điện tử mà không cần mở. 

Tính năng này, được gọi là Reading Pane, cho phép người dùng đọc trước nội dung email mà không cần thực hiện thao tác mở email. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý hộp thư đến.

 

Reading Pane giúp người dùng trả lời email mà không cần mở
Reading Pane giúp người dùng trả lời email mà không cần mở

Bên cạnh Reading Pane, người dùng còn có thể tận dụng tính năng Conversations View nhằm hỗ trợ việc xem và quản lý cuộc hội thoại trong email, giúp người dùng trả lời nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Kết hợp cả hai tính năng này trong Outlook, một phần của Microsoft Office Program, người dùng có thể nhanh chóng xử lý email mà không cần mất công mở từng thư, tối ưu hóa quản lý thời gian và công việc.

Làm việc kể cả không có Internet

Trong Microsoft Office Program, khả năng làm việc ngoại tuyến là một tính năng đặc biệt quan trọng và hữu ích. Ngay cả khi thiết bị máy tính của người dùng gặp vấn đề với kết nối internet, họ vẫn có thể tiếp tục công việc của mình mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. 

Khi đó, tất cả các thao tác và công việc trên các phần mềm thuộc Microsoft Office Program vẫn sẽ diễn ra bình thường, mặc dù không có kết nối mạng.

 

Giờ đây người dùng có thể làm việc ngoại tuyến dễ dàng
Giờ đây người dùng có thể làm việc ngoại tuyến dễ dàng

Khi kết nối internet được thiết lập trở lại, mọi thay đổi và công việc đã thực hiện trong giai đoạn ngoại tuyến sẽ được đồng bộ và cập nhật nhanh chóng. Điều này giúp người dùng không bị gián đoạn công việc và duy trì sự linh hoạt trong quá trình làm việc, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào. 

Đăng nhập và làm việc từ nhiều thiết bị

Khả năng đăng nhập và làm việc từ nhiều thiết bị là một lợi ích đáng chú ý, tạo điều kiện cho người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi. 

Với một tài khoản bản quyền, người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên tối đa 05 thiết bị, hỗ trợ đa dạng hệ điều hành như Windows, MacOS, Android, iOS… Điều này mang lại sự linh hoạt cao trong việc làm việc, không giới hạn người dùng trong việc sử dụng một thiết bị cố định.

 

Người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên tối đa 05 thiết bị
Người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên tối đa 05 thiết bị

Sự đa dạng trong lựa chọn thiết bị, từ máy tính cá nhân, máy tính bảng đến điện thoại thông minh, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các thiết bị khi cần thiết. 

Quản lý dự án hiệu quả với Planner

Planner đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án và lập kế hoạch làm việc. Đây là công cụ lý tưởng cho người dùng muốn xây dựng một kế hoạch tổng thể và hiệu quả cho đội nhóm của mình. 

Với Planner, người dùng có khả năng chủ động tạo ra các nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm, chia sẻ tài liệu liên quan, và theo dõi tiến độ công việc.

 

Planner đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án
Planner đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án

Mọi cập nhật và thay đổi trong kế hoạch làm việc, từ phân công nhiệm vụ đến tiến độ thực hiện, đều được gửi thông báo đến quản lý hoặc chủ sở hữu của kế hoạch. Điều này giúp mọi người dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình công việc một cách nhanh chóng và chính xác. 

Tổ chức email đến với hộp thư thông minh

Ứng dụng Outlook cung cấp một tính năng thông minh giúp người dùng tổ chức hộp thư đến một cách gọn gàng và hiệu quả, được gọi là Clutter. 

Tính năng này tự động phân loại và sắp xếp email, giúp người dùng dễ dàng quản lý và tập trung vào những thông tin quan trọng.

 

Clutter tự động phân loại và sắp xếp email
Clutter tự động phân loại và sắp xếp email

Với Clutter, các email quan trọng sẽ được tự động di chuyển đến khu vực mà người dùng đã cài đặt trước, trong khi những email ít quan trọng hơn sẽ được chuyển vào mục Clutter để xem sau. 

Điều này giúp giảm thiểu sự lộn xộn và tăng hiệu quả trong việc quản lý hộp thư, đảm bảo người dùng luôn nắm bắt được những thông tin cần thiết mà không bị quá tải bởi số lượng email lớn. 

Lời kết

Qua 10 mẹo cực kỳ hữu ích khi sử dụng Microsoft Office Program, người dùng có thể thấy rõ giá trị và tiềm năng của những công cụ này trong công việc hằng ngày. Để khai thác tối đa và tận hưởng hiệu quả cao hơn, việc lựa chọn gói Microsoft 365 Business là bước vô cùng hợp lý. 

FPT Smart Cloud là đơn vị uy tín chuyên về cung cấp giải pháp đám mây và công nghệ thông tin, mang lại sự linh hoạt với khả năng mua và kích hoạt 24/7, đa dạng hóa các tùy chọn thanh toán, và hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ, đảm bảo một quy trình mua sắm thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng. 

Đội ngũ chuyên gia công nghệ của FPT Smart Cloud sẽ tư vấn và hỗ trợ người dùng triển khai các dịch vụ, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa công cụ Microsoft Office Program. Liên hệ ngay FPT Smart Cloud để biết thêm thông tin.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image