Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc lưu trữ và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng là yếu tố quan trọng. Microsoft OneNote là gì và tại sao nó lại trở thành công cụ không thể thiếu trong hệ thống làm việc của nhiều doanh nghiệp lớn? Mọi thứ về Microsoft Onenote sẽ được FPT Smart Cloud chia sẻ trong bài viết này.
Microsoft OneNote là gì? Đó là một câu hỏi được nhiều người đặt ra khi tiếp cận với công cụ quản lý thông tin cá nhân và nhóm hiệu quả này. Là một thành viên không thể thiếu trong bộ công cụ Microsoft 365, OneNote đóng vai trò quan trọng trong việc tạo và quản lý ghi chú, giúp người dùng theo dõi, sắp xếp và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng.
Mục lục
OneNote, ứng dụng ghi chú số, là nơi quy tụ cho mọi ghi chú, dữ liệu nghiên cứu, kế hoạch và thông tin. Nó không chỉ hỗ trợ cuộc sống cá nhân mà còn hữu ích trong công việc và học tập.
Sổ tay trong OneNote có sự linh hoạt đáng kinh ngạc – không có giới hạn về không gian giấy. Việc sắp xếp, in ấn và chia sẻ ghi chú trở nên dễ dàng, đồng thời việc tìm kiếm và truy xuất thông tin quan trọng ngay cả khi quên vị trí đã ghi lại nó, trở nên thuận tiện. Đặc biệt, sổ tay được lưu trữ trực tuyến, cho phép truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị di động nào.
OneNote cung cấp cơ hội để kiểm soát hoàn toàn dự án, chuyến đi hoặc học kỳ tiếp theo. OneNote đưa ra giải pháp giúp việc tổ chức trở nên linh hoạt nhưng vẫn dễ dàng. Sổ tay tự động được sắp xếp thành các mục chứa trang – tạo cơ hội để tự xác định cách sắp xếp ghi chú một cách trực quan.
Người dùng có thể tạo một mục để viết bài hát, một mục khác cho công thức nấu ăn hoặc bắt đầu lên kế hoạch cho kỳ nghỉ, năm học mới. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng di chuyển bất kỳ thứ gì ở mọi thời điểm theo mong muốn, OneNote sẽ giúp chúng ta dễ dàng theo dõi mọi thứ trong cuộc sống.
OneNote mang lại sự tự do trong việc ghi chú. Trang OneNote không có giới hạn về không gian để ghi chú. Người dùng có thể chọn và nhập vào bất kỳ vị trí nào. Các ghi chú có thể dễ dàng di chuyển xung quanh vị trí muốn, cho phép sắp xếp ý tưởng.
Việc tạo bảng rất đơn giản, người dùng chỉ cần nhấn phím Tab để sử dụng tính năng này. Bên cạnh đó, phím Tab còn hỗ trợ chèn hình ảnh, đính kèm tệp hoặc ghi âm giọng nói. Khi thực hiện nghiên cứu, viết bài luận hoặc lên kế hoạch dự án, OneNote có thể giúp phác thảo, chú thích và chia sẻ ý tưởng theo cách mong muốn.
OneNote có thể thực hiện những công việc mà sổ ghi chép giấy thông thường không thể. Người dùng cần sử dụng thẻ để phân loại và đặt ưu tiên cho các ghi chú hàng đầu. Các thẻ này giúp họ dễ dàng đánh dấu những điều quan trọng, tìm lại những vấn đề đang được thảo luận và gán các mục hành động cho mình cũng như cho người dùng khác.
Người dùng có thể thực hiện thêm thẻ To-Do vào danh sách chỉ với một lần bấm đơn giản để có thể đánh dấu và theo dõi tiến trình của mình, ngay cả khi chuyển đổi giữa các thiết bị mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời, người dùng cũng không cần phải tìm kiếm thông tin trên các trang, mà OneNote sẽ cung cấp tất cả thông tin một cách nhanh chóng, bất kể nó được ghi chép từ đâu.
OneNote có thể sử dụng cho một người hoặc mời người thân, bạn bè, đồng nghiệp, bạn học cùng lớp cộng tác trong sổ tay chung. Điều này giúp mọi người có thể theo dõi bài tập nhóm, bài tập về nhà, dự án gia đình hoặc sự kiện và kỷ niệm du lịch một cách tiện lợi hơn.
Người dùng được mời có thể thêm văn bản, hình ảnh, tệp và bất kỳ nội dung nào khác của riêng họ vào sổ tay chung, bất kể họ đang ở bất kỳ nơi nào trên thế giới. Không có bất kỳ rắc rối nào với tệp và thư mục – OneNote giúp mọi thứ hoạt động chỉ với một nút.
Người dùng có thể giữ kết nối với sổ tay với Onenote ở mọi nơi – trên hầu hết mọi máy tính, điện thoại hoặc thiết bị di động. Họ có thể sử dụng OneNote trên Mac hoặc PC để thực hiện nghiên cứu tại nhà, kiểm tra danh sách mua sắm trên điện thoại hoặc ghi chú về chuyến du lịch trên máy tính bảng trong khi di chuyển.
Bên cạnh đó, mọi trình duyệt web đều cho phép truy cập vào sổ tay giúp người dùng thuận tiện sử dụng OneNote trên nhiều thiết bị khác.
Nếu đã quen với việc sử dụng Microsoft Word, thì OneNote với chức năng soạn thảo tương tự. Trong thẻ Home, có thể nhập liệu, chỉnh sửa font chữ, tạo danh sách, chỉnh sửa Heading…
Tuy nhiên, ngoài việc ghi chú bằng văn bản, còn có thể chèn hình ảnh, video, ghi âm hoặc ghi hình, bảng tính excel, ảnh chụp màn hình, đường dẫn, các mốc thời gian, phương trình toán học và các ký hiệu riêng.
Các chức năng quen thuộc của Paint như bảng màu, chỉnh đầu bút, vẽ các nét hay hình dạng đều được tích hợp trong ứng dụng. Ngoài ra, OneNote còn có khả năng chuyển đổi Ink to Text, Ink to Math: Tự động chuyển những nội dung viết tay chữ/ số sẽ tự động quét và chuyển đổi thành văn bản.
Các thẻ History, Review hay View cho phép xem lại lịch sử ghi chú, kiểm tra ngữ pháp, chính tả, dịch thuật và định dạng trang ghi chú khá giống với Microsoft Word.
Trong đó, dịch văn bản là một trong những tính năng hữu ích và tiện lợi của Onenote. Khi ghi chú một đoạn văn bản bằng tiếng Anh và sử dụng chức năng Translate, OneNote sẽ tự động chuyển ngữ thành văn bản tiếng Việt trong ô bên phải.
Đối với mỗi trang ghi chú, người dùng có thể chia sẻ cho người khác để xem hoặc chỉnh sửa, điều này rất hữu ích khi làm việc nhóm. Để thực hiện điều này, người dùng hãy thao tác bằng cách nhấn vào File > Share > Share with People hoặc Get a Sharing Link.
Với tính năng Send, người dùng có thể gửi email trang ghi chú dưới dạng nội dung email, tập tin đính kèm, hoặc lưu ra PDF hay Word để gửi đi.
Để tùy chỉnh giao diện của OneNote, hãy chọn mục File > Account, khi đó sẽ có hai phần là Office Background để đổi hình họa tiết trang trí và Office Theme để đổi màu, bao gồm những lựa chọn sau đây:
Các bước tạo sổ ghi chú:
Hướng dẫn thêm ghi chú và sửa tên tệp:
Cách thêm trang trong Microsoft Onenote:
Để thêm tài liệu và tệp vào ghi chú, người dùng hãy thực hiện theo các bước sau đây:
Để thực hiện thao tác nhập/ viết ghi chú rất đơn giản, người dùng chỉ cần:
2 bước đơn giản để thêm templates vào Onenote:
Để đánh dấu các ghi chú quan trọng, người dùng hãy gắn thẻ cho nó bằng cách:
Cách gắn liên kết vào ghi chú đơn giản:
OneNote có khả năng tự động lưu và đồng bộ tất cả mọi thao tác, chỉnh sửa trên OneNote. Vì thế người dùng không cần nhấn Save sau mỗi lần thay đổi.
Để in, người dùng cần mở trang ghi chú muốn in, nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc phải màn hình và chọn Print, hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl +P.
Với những nội dung trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ Microsoft OneNote là gì và tầm quan trọng của nó trong việc cải thiện quy trình làm việc. Đừng chần chừ, hãy khám phá và tận hưởng sự tiện lợi mà OneNote mang lại. Hiện tại, FPT Smart Cloud có cung cấp gói Microsoft 365 Business được tích hợp sẵn phần mềm OneNote, hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn gói phù hợp với quy mô doanh nghiệp:
