Microsoft lists là gì? Cách sử dụng Microsoft list để quản lý công việc
1 December, 2023

Microsoft lists là gì? Cách sử dụng Microsoft list để quản lý công việc

Microsoft Lists là ứng dụng theo dõi công việc thông minh được Microsoft phát triển từ ứng dụng SharePoint List. Ứng dụng này đã có sẵn trong bộ công cụ Microsoft 365. Sử dụng công cụ Microsoft list trong công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Microsoft Lists là một trong những công cụ quản lý công việc hàng đầu hiện nay. Công cụ này cho phép người dùng lên kế hoạch và theo dõi công việc bằng những thao tác vô cùng đơn giản. Để biết thêm về cách sử dụng và 6 tính năng nổi trội của Microsoft Lists bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud.

Microsoft List là gì?

Microsoft List là một ứng dụng quản lý công việc thông minh được nghiên cứu, phát triển bởi Microsoft. Ứng dụng này được tích hợp trong bộ giải pháp Microsoft 365, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng công cụ Microsoft list để lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc.

 

Giao diện Microsoft Lists
Giao diện Microsoft Lists

Ưu điểm của Microsoft list

Microsoft Lists có những ưu điểm vượt trội như sau:

  • Toàn bộ các phiên bản chỉnh sửa trong Microsoft Lists đều được lưu lại.
  • Người dùng không cần tạo mới mà vẫn có thể sao chép các danh sách có sẵn.
  • Hoàn toàn có thể thể nhập các list việc cần làm trực tiếp từ Excel qua.
  • Người dùng được phép tùy chỉnh siêu dữ liệu và tạo nhiều dạng xem danh sách khác nhau.
  • Có chế độ xem lịch.
  • Có chức năng phân quyền cho người khác làm quản trị viên, thành viên và quyền cho truy cập vào list.
  • Có thể định dạng các hàng và ô trong danh sách theo một trật tự.

Nhược điểm của Microsoft list

Song song với những ưu điểm, ứng dụng quản lý này còn có các nhược điểm như sau:

  • Không phù hợp với các dự án, các công việc có mức độ phức tạp cao.
  • Bạn không thể xem được lịch Outlook trong ứng dụng Microsoft List.

Microsoft list có những tính năng nào?

Dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ cho bạn 6 tính năng nổi trội nhất của công cụ quản lý công việc Microsoft List:

Hệ thống quy tắc tự động

Ứng dụng Microsoft List được tích hợp hệ thống các quy tắc. Nguyên lý hoạt động của hệ thống quy tắc tự động này giống với các bộ lọc có trong Outlook.

Dựa trên các thiết lập của người dùng, các quy tắc sẽ thực hiện các công việc một cách tự động. Tính năng này sẽ giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gian thay vì phải thực hiện các tác vụ bằng cách thủ công.

 

6 tính năng của Microsoft Lists
6 tính năng của Microsoft Lists

Cho phép chia sẻ list đến người khác

Khi bạn đã thực hiện một list công việc, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ list này cho người khác. Tùy vào mong muốn mà có thể thiết lập cho phép người truy cập được quyền chỉnh sửa hoặc chỉ được xem mà không thể chỉnh sửa.

Ngoài ra, để tăng cường tính năng bảo mật, người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho quyền truy cập danh sách được chia sẻ. Hoặc bạn có thể đặt mật khẩu và chỉ cho phép ai có mật khẩu mới được phép vào.

Đa dạng chế độ xem

Về chế độ xem thì Microsoft lists có 4 loại chính là: chế độ xem dạng danh sách, dạng lưới, thư viện và cuối cùng là lịch. Tùy vào mong muốn mà người dùng có thể lựa chọn chế độ xem phù hợp. 

Dưới đây là đặc điểm của 4 chế độ xem: 

  • Chế độ mặc định trong Microsoft List là chế độ xem lưới. Nếu bạn muốn chỉnh sửa nhanh hoặc xem tổng quan về danh sách thì chế độ này vô cùng phù hợp.
  • Chế độ xem danh sách trong Microsoft list sẽ tương tự như các danh sách có trên SharePoint. Điểm khác biệt giữa chế độ này với chế độ lưới đó là chế độ xem danh sách sẽ không có chức năng tùy chọn chỉnh sửa.
  • Nếu người dùng muốn làm nổi bật các hình ảnh thì hãy chọn chế độ xem thư viện. 
  • Về chế độ lịch sẽ tương tự như phần Calendar có trong công cụ Microsoft Teams. Chế độ lịch sẽ thể hiện đầy đủ công việc và ngày tháng cần thực hiện công việc.

 

Chế độ xem trong Microsoft List
Chế độ xem trong Microsoft List

Thu hồi và khôi phục

Trong quá trình quản lý các danh sách nhiệm vụ, để duy trì được tính trọn vẹn của dữ liệu thì Microsoft đã tích hợp tính năng thu hồi và khôi phục trong Microsoft List.

Có khả năng tích hợp

Hầu như Microsoft List có thể tích hợp với toàn bộ các công cụ có trong hệ sinh thái Microsoft 365.

Nếu muốn truy cập nhanh thông tin bạn hoàn toàn có thể nhúng danh sách vào trang web hoặc các ứng dụng khác để xem. 

Tương thích với điện thoại iOS

Tính năng cuối cùng của Microsoft List đó là khả năng tương thích với di động có hệ điều hành iOS. Tính năng này cho phép bạn có thể tạo, chỉnh sửa thông tin hoặc chia sẻ list chỉ bằng chiếc điện thoại thông minh.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft list chi tiết nhất

Bộ giải pháp Microsoft 365 được đã được tích hợp ứng dụng Microsoft Lists. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng ngay công cụ này khi đã có tài khoản Microsoft 365.

Dưới đây là thông tin hướng dẫn sử dụng ứng dụng Microsoft List chi tiết nhất:

  • Bước 1: Truy cập vào tài khoản Microsoft 365 có trong thiết bị của người dùng.
  • Bước 2: Tại góc bên trái của màn hình, hãy nhấn vào Apps
  • Bước 3: Tìm và mở ứng dụng Microsoft Lists.
  • Bước 4: Sau khi đã mở ứng dụng, tại trang chủ, hãy chọn mục New list.
  • Bước 5: Tiến hành tạo lập danh sách và quản lý công việc trên Microsoft lists.

 

Cách sử dụng Microsoft list
Cách sử dụng Microsoft list

Xem thêm: Microsoft Planner là gì? Cách sử dụng Microsoft Planner cơ bản

Lời kết

Như vậy FPT Smart Cloud cũng đã chia sẻ cho bạn toàn bộ thông tin về công cụ Microsoft List qua bài viết trên. Đây chính là công cụ đắc lực giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.

Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu được quá trình làm việc thì hãy cân nhắc mua trọn gói Microsoft 365 Business, bao gồm Office 365 cùng nhiều ứng dụng hữu ích khác như Microsoft List, Microsoft Planner… Để được tư vấn rõ hơn về gói Microsoft 365 Business bạn có thể liên hệ đến FPT Smart Cloud qua các kênh sau:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image