Nắm vững hết các mẹo sử dụng Microsoft Office không chỉ giúp người dùng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn mà còn mang tới trải nghiệm sử dụng Microsoft Office thông minh nhất. Khi sử dụng hết các mẹo được đề cập dưới đây, chắc chắn người dùng sẽ ngỡ ngàng trước các tính năng vô cùng hữu ích do Microsoft phát triển.
Thành thạo 18 mẹo sử dụng Microsoft Office được đề cập dưới đây là cách giải quyết các thách thức tin học văn phòng một cách dễ dàng nhất. Trải nghiệm độc đáo của Microsoft Office không chỉ là việc sử dụng các ứng dụng riêng biệt mà còn là khám phá những tính năng thông minh và linh hoạt nhằm tận dụng tối đa sức mạnh của nền tảng này.
Mục lục
Đối với người dùng Microsoft Office, việc kết hợp OneDrive for Business là một lựa chọn thông minh để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tăng cường hiệu suất làm việc. OneDrive không chỉ giúp người dùng truy cập tệp tin mọi nơi, mọi lúc mà còn mang đến tính năng tự động sao lưu thông minh.
Kích hoạt tính năng tự động sao lưu các thay đổi với OneDrive giúp người dùng tránh mất dữ liệu khi gặp sự cố hoặc mất điện. Điều đặc biệt hữu ích là OneDrive tự động lưu trữ nhiều phiên bản của tài liệu, cho phép người dùng dễ dàng so sánh và khôi phục lại phiên bản trước đó nếu cần thiết.
Để truy cập phiên bản cũ hơn trên Microsoft 365, người dùng chỉ cần nhấn vào File, chọn Info, tiếp tục chọn Version History.
Nắm rõ các phím tắt hữu ích là mẹo sử dụng Microsoft Office thông minh nhất, không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu suất làm việc.
Trong Microsoft Word, nếu người dùng muốn tô đậm một đoạn văn bản thì có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + B. Để in đậm toàn bộ văn bản thì sử dụng Ctrl + A, hay nếu muốn tạo một đường gạch dưới, hãy sử dụng phím Ctrl + U.
Đối với ứng dụng Excel, để mở một ô chỉnh sửa, người dùng có thể nhấn F2. Tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + “+” giúp chèn một hàng mới ở đầu bảng tính, giúp người dùng sắp xếp dữ liệu khoa học. Nếu người dùng muốn tính tổng của một dãy số nhanh chóng thì có thể sử dụng tổ hợp Alt + “=”.
Khi sử dụng PowerPoint, nếu người dùng muốn chuyển đến trang thứ n thì chỉ cần nhập số và nhấn Enter. Để bắt đầu một bài thuyết trình, hãy sử dụng F5. Còn nếu người dùng muốn tạo một đoạn văn bản mới nhanh chóng, Ctrl + M là phím tắt cần ghi nhớ.
Tính năng “Tell Me” đã được tích hợp vào Microsoft Office 2016. Đây là một mẹo sử dụng Microsoft Office hữu ích giúp người dùng dễ dàng thao tác với các tính năng và chức năng trong Word.
Khi người dùng muốn thực hiện một tác vụ cụ thể mà không phải duyệt qua các menu phức tạp thì Tell Me là một giải pháp. Người dùng chỉ cần nhập mô tả ngắn về công việc cần thực hiện, tính năng này sẽ tự động gợi ý các tùy chọn liên quan, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Ví dụ, khi người dùng muốn thay đổi cách trình bày văn bản trong Word? Chỉ cần nhập Style và Tell Me sẽ hướng dẫn ngay lập tức. Các tác vụ như cắt ảnh, chèn bảng, thêm nhận xét hay thay đổi bố cục đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng thông qua “Tell Me.”
Xem thêm: 5 lý do nên sử dụng Microsoft To Do để quản lý công việc
Tính năng chia sẻ tài liệu thông qua nút “Share” trong Microsoft Office mang lại sự thuận tiện và tương tác linh hoạt cho người dùng. Đặt tại góc trên cùng bên phải của ứng dụng, nút “Share” giúp người dùng chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Người dùng có thể chia sẻ tài liệu của mình qua nhiều phương tiện, bao gồm OneDrive, email và AirDrop (đối với máy Mac). Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba, tạo ra một môi trường chia sẻ linh hoạt và đa dạng.
Một ưu điểm quan trọng của nút “Share” là khả năng chia sẻ trực tiếp từ bên trong ứng dụng, loại bỏ bước phức tạp của việc mở ứng dụng email và tìm kiếm tài liệu. Người dùng chỉ cần nhấp vào nút “Share”, chọn phương tiện chia sẻ, và nhập thông tin liên quan.
Ngoài ra, tính năng chia sẻ còn giúp tối ưu hóa quản lý tài liệu trong môi trường làm việc nhóm, cho phép nhanh chóng chia sẻ và truy cập tài liệu giữa các thành viên. Điều này làm tăng sự hiệu quả trong quá trình làm việc nhóm, giúp mọi người dễ dàng cập nhật và theo dõi thông tin một cách liền mạch.
Đây cũng là một mẹo sử dụng Microsoft Office mà người dùng nên tận dụng triệt để để tăng hiệu suất làm việc. Để thực hiện việc thay đổi một từ hoặc một nhóm từ trong toàn bộ tài liệu một cách nhanh chóng, người dùng có thể tận dụng chức năng Find & Replace. Người dùng chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + H, và sau đó hộp thoại Find & Replace sẽ tự động xuất hiện.
Trong hộp thoại này, người dùng nhập cụm từ muốn tìm kiếm vào ô Find,sau đó nhập từ mình muốn thay thế vào ô Replace và cuối cùng, nhấn nút Replace. Microsoft Office sẽ tự động tìm kiếm trong toàn bộ tài liệu và thực hiện các thay đổi theo yêu cầu.
Tính năng tìm và thay thế nâng cao cho phép người dùng thực hiện những thay đổi đa dạng, bao gồm việc thay đổi kiểu phông chữ, cài đặt đoạn văn bản…
Người dùng có thể nhanh chóng tìm và thay thế tất cả các đoạn văn bản in đậm, áp dụng phông chữ màu đỏ. Ngược lại, người dùng cũng có thể lựa chọn tất cả văn bản theo ngôn ngữ cụ thể và cài đặt font chữ cho từng đoạn riêng biệt trong tệp file.
Thực tế có rất nhiều người sử dụng Microsoft Office mỗi ngày, nhưng ít người dùng biết đến mẹo sử dụng Microsoft Office với tính năng Styles. Đây là một tính năng mạnh mẽ có thể làm tài liệu của người dùng trở nên đẹp mắt và dễ đọc hơn. Các mẫu Styles có thể được tìm thấy trong tab Home, giúp người dùng nhanh chóng áp dụng các cài đặt phông chữ được thiết kế trước.
Không chỉ giúp người dùng tạo ra tài liệu có giao diện thống nhất, mà Styles còn cho phép chỉnh sửa hình thức văn bản theo nhu cầu cụ thể. Sự linh hoạt này giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh giao diện của toàn bộ tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tính năng tự động cập nhật Styles khi bạn thay đổi chủ đề, đảm bảo sự nhất quán trong thiết kế và giao diện của tài liệu.
Tính năng Spike trong Microsoft Office cho phép người dùng sao chép và dán nhiều mục văn bản cùng lúc mà không cần phải thực hiện nhiều thao tác.
Để sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần chọn đoạn văn bản muốn sao chép. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3 thì văn bản sẽ được lưu vào bộ nhớ Spike. Tiếp theo, khi người dùng cần dán đoạn văn bản vào vị trí mới thì chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + F3.
Để nhanh chóng sắp xếp đồng bộ định dạng văn bản trong Microsoft Office, người dùng có thể sử dụng hai phím tắt quan trọng dưới đây:
Nếu người dùng muốn tối ưu hóa trải nghiệm làm việc trên Microsoft Office và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các tính năng thì có thể cá nhân hóa Ribbon. Trong menu Preference, chọn Ribbon & Toolbar, người dùng có thể thêm các tính năng thường xuyên sử dụng vào Ribbon để truy cập nhanh chóng.
Nếu Ribbon chiếm quá nhiều không gian, người dùng cũng có thể ẩn bằng cách nhấp một lần vào bất kỳ tab nào đang mở, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F1 (hoặc ⌥⇧R trên Mac).
Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, người dùng có thể tận dụng một mẹo hữu ích là nhấp ba lần vào một từ để bôi đen toàn bộ đoạn văn chứa từ đó. Nếu người dùng đang làm việc với các khối văn bản lớn và muốn nhanh chóng chọn toàn bộ đoạn văn để thực hiện các thay đổi, mẹo này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Tính năng tự động sửa có thể gây rắc rối cho một số người dùng khi văn bản tự động thay đổi, ngay cả khi người dùng không muốn thay đổi. Để giải quyết vấn đề này, người dùng có thể tùy chỉnh các cài đặt tính năng tự động sửa bằng cách chọn AutoCorrect Options trong Tools.
Ngoài ra, tại đây, người dùng còn có khả năng thêm các ký hiệu đặc biệt, chẳng hạn như thay thế (c) bằng ©, để làm cho quá trình nhập liệu trở nên mượt mà và chính xác hơn.
Với Microsoft Office trên hệ điều hành Windows, người dùng có thể tận dụng tính năng mở các cửa sổ tài liệu song song. Điều này không chỉ giúp cho công việc đọc hiểu tài liệu thuận tiện, mà còn sử dụng được cả tính năng cuộn đồng bộ để tiết kiệm thời gian khi so sánh và chỉnh sửa các phiên bản khá.
Chế độ xem Split là một công cụ tiện ích cho người dùng khi cần thực hiện các thay đổi trong một phần của tài liệu mà vẫn có thể tham chiếu đến phần khác. Người dùng chỉ cần vào View ribbon, sau đó chọn Split View.
Mẹo sử dụng Microsoft Office này cho phép cuộn độc lập giữa các phần khác nhau trong mỗi cửa sổ và thực hiện thay đổi ở một trong hai cửa sổ mà không làm ảnh hưởng đến phần còn lại. Đây là một tính năng rất hữu ích khi người dùng cần cập nhật và chỉnh sửa nội dung của tài liệu một cách linh hoạt.
Không chỉ sử dụng tính năng Copy & Paste cơ bản, người dùng còn có thể sử dụng kỹ thuật nâng cao để dán văn bản mà không cần định dạng, chẳng hạn như hình ảnh hoặc PDF, trực tiếp vào tài liệu của mình.
Bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + V, một hộp thoại tùy chọn sẽ xuất hiện, cho phép người dùng dán văn bản theo các cách khác nhau. Trong Word, người dùng có thể dán văn bản mà không cần định dạng. Trong Excel, người dùng có thể chọn giữa việc dán giá trị, định dạng và nhiều tùy chọn khác.
Để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc và nhanh chóng truy cập các tính năng quan trọng, người dùng có thể tùy chỉnh menu phím tắt theo sở thích cá nhân của mình. Trong Word, tính năng này được thực hiện thông qua Quick Access Toolbar.
Mặc định, người dùng sẽ thấy các lệnh như Save, Print và Undo trên Quick Access Toolbar. Tuy nhiên, để thêm bất kỳ lệnh nào khác, người dùng chỉ cần nhấp vào mũi tên ở bên phải của thanh công cụ và lựa chọn thêm nhiều tính năng khác để thuận tiện khi sử dụng.
Đây là một mẹo sử dụng Microsoft Office rất thú vị trong Powerpoint. Khi làm các file trình chiếu, người dùng có thể tạo những hình phức tạp hơn bằng cách hợp nhất các hình dạng đơn giản khác nhau. Chỉ cần chọn các hình dạng cần hợp nhất và nhấp vào Merge Shapes trong tab Format là sẽ tạo ra các hình mới và độc đáo.
Những hình đã hợp nhất có thể được sao chép và dán vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Word, giúp người dùng ra bản trình bày độc đáo và chuyên nghiệp.
Khi sử dụng định dạng có điều kiện để tự động định dạng các ô trong Excel thì người dùng sẽ làm nổi bật các giá trị quan trọng, dễ đọc và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Các thao tác sử dụng tính năng này đơn giản như sau:
Nếu dữ liệu thay đổi, định dạng có điều kiện sẽ tự động cập nhật để phản ánh các thay đổi mới. Với những mẹo sử dụng Microsoft Office này, người dùng sẽ làm cho bảng tính của mình trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn.
Hy vọng với 18 mẹo sử dụng Microsoft Office nêu trên, người dùng sẽ tối ưu hóa được hiệu suất làm việc trên Office. Ngoài ra, để đội ngũ nhân sự của mình tận dụng tối đa những tính năng hữu ích do Microsoft phát triển, doanh nghiệp nên xem xét mua trọn gói Microsoft 365 Business. Đây là giải pháp hoàn hảo nhất để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn tăng năng suất vận hành hiệu quả.
Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về những dịch vụ công nghệ chất lượng nhé!
