Mail Server là gì? Tính năng, phân loại và cách thức hoạt động
24 November, 2023

Mail Server là gì? Tính năng, phân loại và cách thức hoạt động

Mail Server là gì? Đây là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gửi và nhận thư internet. Mail Server sở hữu nhiều tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn về dịch vụ mail này, người dùng hãy theo dõi bài viết dưới đây.

Mail Server là một thuật ngữ chỉ hệ thống máy chủ hỗ trợ gửi và nhận thư bằng mạng. Vậy Mail Server là gì, bao gồm những loại nào, hoạt động ra sao? Thông qua bài viết dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp thêm cho người dùng một số thông tin về máy chủ mail này. 

Mail Server là gì?

Mail Server hay còn được gọi là Email Server. Đây là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp với mục đích gửi và nhận thư điện tử. 

Chúng còn được hiểu là một trung tâm lưu giữ và truy xuất các thông tin trong môi trường internet. Mọi email trước khi được gửi đến hộp thư của người nhận đều phải thông qua Server Email. 

Mail Server giúp cho quá trình chuyển thư và nhận thư điện tử diễn ra một cách ổn định và nhanh chóng. Do vậy, đây là một hệ thống có vai trò quan trọng trong truyền thông nội bộ, quản lý và giao dịch thương mại. 

 

Mail Server là hệ thống hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử, Mail Server là gì
Mail Server là hệ thống hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử

Cách vận hành của Mail Server  

Mail Server hoạt động dựa trên 2 giao thức cơ bản. Vậy cụ thể cách hoạt động của Mail Server là gì? 

Outgoing Mail Server là gì?

Khi Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sẽ cần phải sử dụng đến giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Đây là một giao thức chuyển thư điện tử đơn giản, được dùng với mục đích liên lạc với Server từ xa. SMTP còn cho phép người dùng có thể gửi nhiều email đến đa dạng các Server khác nhau. 

Incoming Mail Server là gì?

Giao thức Incoming Mail Server có 2 hình thức:

  • POP3 (Post Office Protocol version 3): Chuyển email đến lưu ở máy tính có chứa Mail Client thông qua các ứng dụng như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail…
  • IMAP (Internet Message Access Protocol): Có phương thức hoạt động phức tạp hơn so với POP3 khi cho phép nhiều Client có thể kết nối với Mailbox. Lúc này, mail trên Mailbox sẽ được chuyển đến Mail Client và bản gốc vẫn được lưu trữ trên Server Mail. 

Mail Server có cách tính năng gì?

Mail Server được ứng dụng vô cùng rộng rãi bởi chứa các tính năng nổi bật mang đến nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như sau:

  • Cho phép người dùng nhận và gửi thư điện tử trên môi trường internet với tên miền của từng tổ chức. 
  • Tăng tính bảo mật cho các thông tin nội bộ. 
  • Hạn chế được các thư điện tử chứa virus hoặc spam.
  • Hỗ trợ thiết lập dung lượng sử dụng tối đa cho mỗi người dùng. 
  • Hỗ trợ tổ chức quản lý và kiểm soát nội dung email của các thành viên trong hệ thống.
  • Tính năng sao lưu dữ liệu tự động giúp lưu trữ thông tin lâu dài. 

 

Mail Server giúp tăng tính bảo mật cho dữ liệu
Mail Server giúp tăng tính bảo mật cho dữ liệu

Phân loại Mail Server

Hiện nay, Mail Server được chia thành 3 loại chính là Microsoft, Google và Mail Server độc lập. Đặc điểm của mỗi loại như sau: 

Mail Server Microsoft Google 

Mail Server Microsoft Google sở hữu hệ thống bảo mật cao và có quy mô lớn với khả năng quản lý tốt mọi dữ liệu đang tồn tại. Do đó, Mail Server này thường có mức giá khá cao. 

Mail Server Google 

Cũng tương tự như Mail Server Microsoft Google, Mail Server Google cũng có hệ thống bảo mật chặt chẽ với quy mô lớn. Người dùng có thể sử dụng nhiều tiện ích khác nhau với Server Mail này. 

Mail Server độc lập 

Mail Server thường được các tổ chức hoặc ISP sử dụng bởi phải xử lý khối lượng thư lớn, đòi hỏi yêu cầu cao hơn với các dịch vụ thư. 

Loại này được tích hợp rất nhiều tiện ích như đồng bộ hóa Outlook, hợp tác, kết nối cơ sở dữ liệu, WebMail, quản trị từ xa và quản trị website, đồng thời hỗ trợ người dùng kiểm soát các hoạt động quy mô lớn. 

Vì sao doanh nghiệp nên dùng Mail Server?

So với các máy chủ Mail khác, Mail Server được đánh giá cao hơn hẳn. Dưới đây là một số lý do mà các doanh nghiệp nên sử dụng Server Mail:

  • Giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn khi có mail tên miền riêng. 
  • Tính bảo mật cao, tốc độ truyền tải nhanh chóng và có nhiều tiện ích. 
  • Người dùng có thể quản lý email mọi lúc, mọi nơi. 
  • Doanh nghiệp có thiết lập một số chức năng cho từng người dùng. 
  • Hỗ trợ ngăn chặn các mail spam hoặc chứa virus. 
  • Tính bảo mật cao vì dùng IP riêng. 
  • Tính năng Forward Email giúp người dùng cài đặt Email Offline dễ dàng hơn. 

 

Sử dụng Mail Server giúp việc quản lý dữ liệu trở nên đơn giản 
Sử dụng Mail Server giúp việc quản lý dữ liệu trở nên đơn giản

Những thuật ngữ riêng cho Mail Server

Dưới đây là định nghĩa một số thuật ngữ thường đi kèm với Mail Server:

TLS Mail Server là gì?

TLS có tên đầy đủ là Transport Layer Security, nghĩa là bảo mật tầng truyền tải. TSL hoạt động cùng tầng với ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer) với chức năng chính là cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.

SASL Mail Server là gì?

SASL có tên đầy đủ là Simple Authentication and Security Layer, nghĩa là lớp xác thực và bảo mật đơn giản. SASL được sử dụng với mục đích xác thực người dùng. Sau khi hoàn thành bước này, TLS sẽ cung cấp cho người dùng cách vận chuyển mã hoá dữ liệu xác thực.

Webmail là gì?

Webmail hay còn được gọi là mail trên web như Gmail, Hotmail và Yahoo mail. Webmail cho phép người dùng có thể truy cập vào Email mọi lúc, mọi nơi. 

SMTP-IN Queue là gì?

SMTP-IN Queue được hiểu là kho lưu trữ thư điện tử trước khi được gửi đi. Cụ thể, trước khi chuyển thư đến các Local queue hoặc Remote Queue, SMTP sẽ sao lưu tất cả email gửi đi từ Mail Server của doanh nghiệp ở SMTP-IN Queue. 

Xem thêm: SMTP là gì? Tìm hiểu về cách thức hoạt động của SMTP

Local Queue là gì?

Trước khi chuyển thư đến hộp thư của người nhận, hệ thống sẽ tiến hành phân loại, xếp thư tự động theo thứ tự sau khi nhận thông tin từ máy chủ. Việc sắp xếp các thư điện tử này chính là Local Queue. 

Ngoài ra, trước khi thư gửi tới người dùng, Remote Queue và Local Queue sẽ tiến hành quét virus và kiểm tra spam. Điều này nhằm mục đích bảo vệ an toàn và tăng cường bảo mật cho Mail Server. 

Local Mailboxes là gì?

Local Mailboxes là thuật ngữ dùng để chỉ hộp thư của các account có đăng ký sử dụng tài khoản Mail Server của doanh nghiệp. 

Email Authentication là gì?

Email Authentication là tính năng dùng để xác thực danh tính của người dùng khi truy nhập vào hộp thư Mail. Email Authentication giúp người dùng bảo vệ tốt hơn các thư điện tử của mình. Trong trường hợp quên mật khẩu Mail Server, người dùng hoàn toàn có thể dùng email này để lấy lại mật khẩu. 

 

Email Authentication giúp xác thực danh tính người dùng
Email Authentication giúp xác thực danh tính người dùng

Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record có chức năng chính là dẫn đường cho Mail tới Mail Server của người dùng. Một A record thường được đi kèm với MX Record và sẽ trỏ về địa chỉ IP của Mail Server. 

Lời kết

Trên đây là một số thông tin về Mail Server. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ hiểu Mail Server là gì và một số vấn đề khác liên quan đến máy chủ mail này. 

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ tư vấn sớm nhất, gói Microsoft 365 Business được tích hợp sẵn mail server với độ bảo mật cao, đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image