Mail domain được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm kết nối và tương tác với khách hàng, đối tác chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, mail domain cũng giúp tăng cường khả năng bảo mật với cơ chế chống spam và virus hiệu quả.
Nhiều công ty hiện nay đã áp dụng miền email làm công cụ để tăng cường độ tin cậy, đảm bảo tính chuyên nghiệp và thiết lập quy trình làm việc một cách chuẩn mực. Vậy, mail domain là gì? Làm thế nào để sở hữu mail domain chất lượng? Tham khảo bài viết dưới đây là FPT Smart Cloud để giải đáp những thắc mắc trên.
Mục lục
Mail domain là một phần quan trọng của địa chỉ email, xuất hiện sau ký hiệu “@”. Địa chỉ email thường bao gồm bốn thành phần chính là tên người dùng (username), ký hiệu “@”, mail domain và root domain.
Những thành phần này cung cấp cho máy chủ thông tin về người sở hữu của email, địa chỉ email đích và loại kết nối đang sử dụng. Phần tên miền trong địa chỉ thường là tên của công ty, nhà cung cấp dịch vụ internet hoặc dịch vụ từ bên thứ ba như hotmail hoặc gmail.
Có hai loại mail domain chính liên quan đến quản lý email cho doanh nghiệp:
Loại mail domain này được cung cấp bởi dịch vụ hosting và đi kèm với gói dịch vụ.
Email Hosting phù hợp cho các doanh nghiệp có ít tài khoản email và không sử dụng thường xuyên. Vì đây là dịch vụ miễn phí đi kèm với Hosting nên loại email này sẽ sử dụng máy chủ và địa chỉ IP với nhiều người dùng khác. Điều này có thể gây hạn chế về tài nguyên và băng thông tới mỗi người đăng ký sử dụng.
Loại email này được cấu hình riêng cho tên miền của doanh nghiệp và tối ưu hóa cho gửi và nhận thư điện tử. Máy chủ email riêng biệt và địa chỉ IP riêng biệt không được chia sẻ với khách hàng khác. Điều này cho phép quá trình tạo và quản lý email chuyên nghiệp hơn.
Để sở hữu mail domain chất lượng, doanh nghiệp cần lựa chọn tên miền không trùng lặp và đăng ký tại các đơn vị uy tín. Tại thị trường Việt, có nhiều cá nhân và tổ chức cung cấp dịch vụ Microsoft 365.
Tuy nhiên, trước khi đăng ký, các doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như kinh nghiệm làm việc, giá thành cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng. Điều này đảm bảo doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ ổn định cũng như quản lý tên miền dễ dàng.
Sau khi tìm hiểu mail domain là gì, người sử dụng cần hiểu rõ mail domain Yandex, mail domain check và mail domain blacklist.
Yandex Mail là dịch vụ email miễn phí với tính năng lưu trữ trực tuyến không giới hạn. Dịch vụ Yandex Mail hoạt động tương tự như G Suite nhưng có quá trình cài đặt đơn giản hơn. Ngoài ra, nhiều người ưu tiên lựa chọn mail domain của Yandex nhờ những ưu điểm sau:
Tuy nhiên, email domain của Yandex cũng tồn tại những nhược điểm sau:
Mail domain check là quá trình kiểm tra tên miền xem có bị đưa vào danh sách đen của các email domain bị cấm hay không. Quá trình này đảm bảo tên miền an toàn và không gây cản trở tới người dùng khi gửi và nhận thư.
Mail domain blacklist là một danh sách các máy chủ hoặc tên miền được xác định là tin rác (spam) được các tổ chức quản trị mạng ghi lại. Nếu người dùng gửi email quảng cáo và không nhận được phản hồi, địa chỉ IP hoặc tên miền của bạn có thể bị đưa vào danh sách này.
Để tránh bị đưa vào danh sách đen email, người dùng có thể áp dụng một số cách sau:
Bên cạnh giải đáp domain email là gì đã trình bày trên đây, doanh nghiệp cũng nên tham khảo các tính năng nổi bật của mail domain.
Mail domain cho phép người dùng tùy chỉnh tên miền theo ý muốn theo tên thương hiệu của doanh nghiệp.
Ví dụ, người dùng có thể đặt địa chỉ email là [email protected], trong đó “hr” là phòng ban của doanh nghiệp và @chaenbooks.vn là tên miền đã đăng ký. Sở hữu mail domain giúp các tổ chức gây ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác bởi sự chuyên nghiệp.
Dịch vụ email theo tên miền riêng của Microsoft 365 đảm bảo mức độ bảo mật cao, ngăn chặn thư spam, xâm phạm, giả mạo bất hợp pháp và lây lan mã độc. Mọi hoạt động của người dùng được theo dõi và cảnh báo ngay lập tức khi phát hiện dấu hiệu bất thường.
Đặc biệt, tất cả thư điện tử gửi từ mail domain của doanh nghiệp sẽ không bị xem như thư rác, bởi vì tài khoản đã được xác minh danh tính và đảm bảo độ tin cậy cao.
Chỉ cần một tài khoản mail domain, người dùng có thể truy cập và quản lý công việc trên nhiều thiết bị có kết nối internet.
Tài khoản mail domain cung cấp khả năng truy cập đồng thời vào các ứng dụng Microsoft như Outlook và giao tiếp cùng đồng nghiệp qua MS Teams. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tiện ích trong môi trường làm việc đa nhiệm ngày nay.
Xem thêm: Tạo kết nối với các cộng đồng mới nhờ tính năng của Microsoft Teams
Tính năng trả trả lời email tự động hỗ trợ người dùng thường xuyên đi công tác xa. Thay vì mở máy tính hoặc điện thoại để trả lời thư, người dùng có thể thiết lập sẵn email và đặt chế độ trả lời tự động.
Khi có email gửi đến, hệ thống sẽ phản hồi theo thông tin đã cài đặt giúp tiết kiệm thời gian và giữ liên lạc khi người dùng không trực tiếp sử dụng thiết bị.
Khi người sử dụng cần gửi email tới các quốc gia khác múi giờ, việc quản lý thời gian gửi email trở nên khó khăn hơn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng tính năng lên lịch email trong Outlook theo khung giờ thích hợp.
Đặc biệt, nếu email sai thông tin hoặc gặp lỗi, bạn có thể thu hồi thư giúp đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp khi giao tiếp qua email.
Tới đây, có lẽ người dùng đã hiểu rõ mail domain là gì. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng email tùy chỉnh tên miền riêng mà doanh nghiệp nên biết:
Để đăng nhập mail domain bằng Outlook, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở và đăng nhập tài khoản Outlook. Tại giao diện chính, người dùng chọn File.
Bước 2: Ở mục Info, nhấp chuột vào Add Account.
Bước 3: Sau khi chọn Add Account, màn hình sẽ hiển thị giao diện như hình dưới. Khi đó, hãy tích vào lựa chọn Manually configure server settings or additional server types.
Bước 4: Chọn Internet E-mail, sau đó nhấp chuột vào Next.
Bước 5: Lúc này, cửa sổ đăng nhập sẽ mở ra. Người dùng điền đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó chọn mục More Settings.
Bước 6: Một cửa sổ mới mở lên. Vào mục Outgoing Server rồi tích vào My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Bước 7: Chuyển sang tab Advanced, người dùng điền các thông tin như dưới hình và chọn OK.
Cài đặt các yêu cầu trong tab Advanced và chọn OK
Bước 8: Lúc này, thông báo Test account setting sẽ hiện ra, bạn chỉ cần nhấp chuột vào Close là đã hoàn thành đăng nhập mail domain trên Outlook.
FPT Smart Cloud hy vọng rằng bài viết trên đây đã giúp người dùng nắm rõ mail domain là gì. Bên cạnh đó, để sở hữu mail domain chất lượng, doanh nghiệp có thể tham khảo gói dịch vụ Microsoft 365 Business. Ngoài địa chỉ email tự chọn tên miền, mọi nhân sự còn có thể sở hữu các công cụ khác như Outlook, Teams hay Exchange.
Để nhận tư vấn chi tiết về bộ công cụ này, hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh:
