Điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu và quyền truy cập khi kết thúc gói Microsoft 365 Business?

Microsoft 365 Business đang là giải pháp tối ưu hóa công việc được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn. Tuy nhiên, rất nhiều tổ chức chưa hiểu rõ quá trình xử lý dữ liệu và quyền truy cập Microsoft 365 khi hết hạn sử dụng. Với thông tin bên dưới, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định hiệu quả và bảo vệ được dữ liệu của mình ngay sau khi kết thúc gói Microsoft 365 Business.

Quá trình xử lý dữ liệu khi hết hạn đăng ký gói Microsoft 365 Business

Khi gói Microsoft 365 Business hết hạn, quá trình xử lý dữ liệu doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 giai đoạn: Expired > Disabled > Deleted (Hết hạn > Đã vô hiệu hóa > Đã xóa). Giai đoạn Expired sẽ bắt đầu ngay sau khi đăng ký của tổ chức kết thúc.

• Nếu doanh nghiệp đăng ký hàng năm và tắt tính năng thanh toán định kỳ: Quá trình xử lý dữ liệu sẽ tương tự như đăng ký đã hết hạn. Tuy nhiên, giai đoạn đầu tiên sẽ bắt đầu vào ngày đăng ký cố định hàng năm, không phải ngày quản trị viên tắt cài đặt thanh toán định kỳ.
• Nếu doanh nghiệp đăng ký hàng tháng và hủy đăng ký: Đăng ký đó sẽ ngay lập tức chuyển sang giai đoạn Disabled vào ngày doanh nghiệp hủy đăng ký. Điều này có nghĩa là người dùng của tổ chức sẽ ngay lập tức mất quyền truy cập vào các nội dung trong Microsoft 365 Business và chỉ quản trị viên mới có quyền truy cập vào dữ liệu này trong 90 ngày tiếp theo.

Khi đăng ký Microsoft 365 Business hết hạn, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được xử lý ra sao?

Bảng dưới đây sẽ cung cấp cho tổ chức thông tin chi tiết về quá trình xử lý dữ liệu và quyền truy cập khi đăng ký gói dịch vụ Microsoft 365 Business kết thúc.

Nếu hủy đăng ký, quá trình xử lý dữ liệu tổ chức sẽ diễn ra như thế nào?

Nội dung này sẽ đề cập đến những vấn đề có thể xảy ra đối với quyền truy cập của tổ chức và người dùng khi quyết định hủy đăng ký:

• Quản trị viên: Vẫn có thể đăng nhập và truy cập vào trung tâm quản trị cũng như mua các gói đăng ký khác nếu cần. Quản trị viên toàn cầu hoặc quản trị viên thanh toán có 90 ngày để kích hoạt lại đăng ký với tất cả dữ liệu còn nguyên vẹn.
• Người dùng (nhân viên): Không thể sử dụng OneDrive for Business hoặc truy nhập dữ liệu khách hàng như Email hay tài liệu trên site nhóm. Các ứng dụng văn phòng như Word và Excel được chuyển sang chế độ chỉ đọc, cắt giảm chức năng và hiển thị Unlicensed Product notifications. 

Các đề xuất xử lý khi đăng ký của doanh nghiệp sắp hết hạn

Khi gói Microsoft 365 Business sắp hết hạn, quản trị viên sẽ nhận được một loạt thông báo qua Email và trong trung tâm quản trị. Trước khi đăng ký hết hạn, quản trị viên có một số tùy chọn:

Lựa chọn 1: Bật Recurring Billing (thanh toán định kỳ) cho đăng ký

• Nếu Recurring billing đã được bật, đăng ký được lập hóa đơn tự động. Doanh nghiệp sẽ bị tính phí thêm một năm hoặc một tháng, tùy thuộc vào tần suất thanh toán hiện tại. 
• Nếu doanh nghiệp mua gói Microsoft 365 Business bằng thẻ trả trước, hãy bật Recurring Billing cho đăng ký của mình.

Lựa chọn 2: Để đăng ký hết hạn

• Nếu doanh nghiệp không muốn tiếp tục đăng ký gói Microsoft 365 Business, hãy tắt Recurring Billing. 
• Nếu là khách hàng Open Volume Licensing và làm việc với nhiều đối tác, doanh nghiệp có thể để cho đăng ký của mình hết hạn bằng cách không thực hiện bất kỳ hành động nào.

Lựa chọn 3: Hủy trước khi đăng ký hết hạn

Để hủy đăng ký Microsoft 365 Business trước khi hết hạn, hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Trong trung tâm quản trị Microsoft 365, hãy chuyển đến trang Billing > Your products.
• Tìm gói đăng ký mà tổ chức muốn hủy. Chọn ba dấu chấm (thêm hành động), sau đó chọn Cancel subscription.
• Trong khung Cancel subscription, hãy chọn lý do doanh nghiệp muốn hủy dịch vụ.
• Chọn Save.

Điều gì xảy ra sau khi đăng ký của tổ chức hết hạn?

Khi đăng ký của doanh nghiệp hết hạn, quá trình xử lý dữ liệu sẽ bao gồm nhiều giai đoạn. Điều này cho phép các quản trị viên có đủ thời gian để kích hoạt lại nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ hoặc sao lưu dữ liệu của mình. 

Giai đoạn: Expired 

• Giai đoạn Expired (hết hạn) sẽ kéo dài trong 30 ngày. Trong giai đoạn này, tất cả người dùng trong tổ chức vẫn có thể truy cập bình thường vào các dịch vụ trong Microsoft 365.
• Quản trị viên vẫn có thể truy cập vào trung tâm quản trị.
• Nếu quản trị viên kích hoạt lại đăng ký, người dùng có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ Microsoft 365 Business. Nếu không, hãy sao lưu dữ liệu của cá nhân.

Giai đoạn: Disabled

• Nếu không kích hoạt lại đăng ký trong giai đoạn Expired, đăng ký sẽ chuyển sang giai đoạn Disabled – vô hiệu hóa. Giai đoạn này sẽ kéo dài trong 90 ngày. 
• Truy cập của người dùng trong doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể, họ không thể đăng nhập và sử dụng các ứng dụng Microsoft 365. Đồng thời, các ứng dụng Office sẽ chuyển sang chế độ chỉ đọc và hiển thị Unlicensed Product notifications (Sản phẩm chưa được cấp phép).
• Quản trị viên vẫn có thể truy cập vào trung tâm quản trị nhưng không thể chỉ định giấy phép cho người dùng.
• Chỉ có quản trị viên mới có thể truy cập vào thông tin khách hàng lưu trữ trên Microsoft 365 Business. 
• Nếu quản trị viên kích hoạt lại đăng ký, người dùng có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ và khôi phục dữ liệu. Nếu không, hãy sao lưu dữ liệu của mình.

Giai đoạn: Deleted

• Nếu không kích hoạt lại đăng ký trong giai đoạn Expired hoặc Disabled, đăng ký sẽ bị xóa.
• Cả quản trị viên và người dùng đều không còn quyền truy cập vào các dịch vụ hoặc ứng dụng trên Microsoft 365 Business.
• Tất cả dữ liệu doanh nghiệp, bao gồm: thông tin người dùng, Email, tài liệu trên site nhóm sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục được.
• Tại thời điểm này, tổ chức không thể kích hoạt lại đăng ký. Tuy nhiên, quản trị viên vẫn có thể truy cập trung tâm quản trị để quản lý các đăng ký khác hoặc mua các đăng ký mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi thời gian dùng thử Microsoft 365 Business kết thúc, điều gì sẽ xảy ra? 

Khi bản dùng thử Microsoft 365 Business hết hạn, tổ chức sẽ không thể tiếp tục sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, quản trị viên sẽ có các tùy chọn sau: 

• Mua Microsoft 365 Business: Khi bản dùng thử hết hạn, tổ chức sẽ có 30 ngày để mua Microsoft 365 Business. 
• Gia hạn thời gian dùng thử: Nếu doanh nghiệp vẫn cần thêm thời gian để đánh giá Microsoft 365 Business, trong một số trường hợp nhất định, quản trị viên vẫn có thể gia hạn thời gian dùng thử.
• Hủy hoặc để bản dùng thử hoặc hết hạn: Nếu quyết định không mua Microsoft 365 Business, tổ chức có thể để bản dùng thử tự hết hạn hoặc hủy bản dùng thử. Trước khi thực hiện, hãy sao lưu mọi dữ liệu mà doanh nghiệp muốn giữ lại. Sau khi giai đoạn Expired 30 ngày kết thúc, dữ liệu và thông tin tài khoản dùng thử của tổ chức sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Lời kết

Từ những thông tin trên, doanh nghiệp đã có thể hiểu được quy trình xử lý dữ liệu khi gói đăng ký Microsoft 365 Business hết hạn và kịp thời đưa ra quyết định tốt nhất. 

Để nâng cao hiệu suất công việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc mua và sử dụng Microsoft 365 Business tại FPT Smart Cloud. 

Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399