File Excel bị lỗi định dạng: Tìm hiểu 3 cách khắc phục
22 December, 2023

File Excel bị lỗi định dạng: Tìm hiểu 3 cách khắc phục

Đối mặt với tình trạng file Excel bị lỗi định dạng là một thách thức không nhỏ đối với người dùng. Lỗi này không chỉ gây cản trở quá trình làm việc mà còn ảnh hưởng đến dữ liệu quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, việc hiểu rõ nguyên nhân và biết cách áp dụng các giải pháp khắc phục là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng các phương pháp hiệu quả để xử lý lỗi định dạng trong file Excel từ cơ bản đến nâng cao.

Lỗi định dạng file Excel không chỉ gây khó khăn trong việc truy cập dữ liệu mà còn có thể làm mất thông tin quan trọng. Người dùng Excel thường xuyên phải đối mặt với rắc rối này, từ người mới bắt đầu cho đến những người dùng chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây, người dùng sẽ được hướng dẫn chi tiết cách phục hồi và sửa chữa các file Excel bị lỗi định dạng, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc bảo quản dữ liệu.

Lý do file Excel bị lỗi định dạng

File Excel bị lỗi định dạng có thể xảy ra vì nhiều nguyên nhân. Dưới đây là những lý do chính:

  • Khác biệt định dạng giữa các phiên bản Excel: Mỗi phiên bản Microsoft Excel có thể dùng định dạng file khác nhau, dẫn đến lỗi khi mở file trên phiên bản không tương thích.
  • Lỗi trong phần mềm: Lỗi nội bộ trong Microsoft Excel hoặc lỗi từ các phần mềm văn phòng khác, bao gồm cả lỗi từ việc cập nhật, cũng có thể làm hỏng định dạng file.
  • Sự cố ổ đĩa hoặc hệ điều hành: Nếu ổ đĩa hoặc hệ điều hành bị hỏng hoặc gặp lỗi, file Excel có thể bị ảnh hưởng.
  • Virus và phần mềm độc hại: Những chương trình độc hại này có thể làm thay đổi, hỏng hoặc xóa file Excel, dẫn đến lỗi định dạng.
  • Sự cố mạng: Lỗi kết nối khi truy cập file Excel từ internet cũng có thể gây ra lỗi định dạng.
  • Lỗi của người dùng: Những sai sót như lưu file không đúng cách hoặc đóng file không chính xác cũng có thể là nguyên nhân.
  • Macro và add-ins: Các tính năng Macro và Add-ins không tương thích hoặc bị lỗi cũng có thể làm hỏng định dạng file.
  • Thao tác file trong quá trình mở: Các hành động như di chuyển, đổi tên hoặc xóa file Excel khi file đang mở có thể gây lỗi.
  • Thiếu bộ nhớ hoặc tài nguyên hệ thống: Tình trạng thiếu hụt này có thể gây lỗi khi làm việc với các file Excel có dung lượng lớn.
  • Ảnh hưởng từ phần mềm khác: Các ứng dụng hoặc phần mềm đang chạy cùng lúc có thể xung đột và gây lỗi định dạng file Excel.

 

Tìm nguyên nhân file Excel bị lỗi
Tìm nguyên nhân file Excel bị lỗi

Cách tìm dữ liệu bị lỗi trong file Excel

Trong nhiều trường hợp, một số bị lỗi định dạng không được hiển thị với “dấu hiệu lỗi” (chấm than) ở góc trái của ô có thể do tính năng kiểm tra lỗi đã bị tắt hoặc dữ liệu bị đè định dạng khác. 

Để kiểm tra dữ liệu bị lỗi một cách chính xác, công cụ Auto Filter trong Excel là lựa chọn hữu ích dành cho bạn, hãy thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Chọn cột dữ liệu cần kiểm tra lỗi.
  • Bước 2: Truy cập tab Home, chọn Sort & Filter vào Filter hoặc ở tab Data, chọn Filter.
  • Bước 3: Nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh cột dữ liệu đã lọc. Các số sẽ được hiển thị trong cửa sổ lọc theo thứ tự tăng dần, bao gồm cả số âm.

Những số không theo định dạng chuẩn sẽ xuất hiện ở cuối danh sách. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết những số bị lỗi định dạng.

Xem thêm: Nguyên nhân Excel bị lỗi Font và cách khắc phục

Cách xử lý file Excel bị lỗi định dạng

Lỗi định dạng file Excel là một vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng Microsoft Excel. Để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả, dưới đây là các cách sửa file excel bị lỗi thông dụng mà người dùng nên tham khảo:

Thay đổi định dạng khác cho file 

Bảo toàn dữ liệu sau khi hoàn tất công việc trên bảng tính Excel là yếu tố quan trọng. Một cách đơn giản để đảm bảo dữ liệu không gặp lỗi là chọn đúng định dạng khi lưu file. 

Khi đã hoàn thành việc nhập và chỉnh sửa dữ liệu, trước khi lưu, người dùng hãy chọn định dạng Excel 97-2003 Workbook (.xls) hoặc Excel Workbook (.xlsx) phù hợp với file không chứa Macro. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro lỗi và đảm bảo tính tương thích với các phiên bản Excel khác.

Sử dụng lệnh VBA để khắc phục file Excel bị lỗi

Dành cho người dùng có kỹ năng lập trình, việc áp dụng dòng lệnh trong Visual Basic for Applications (VBA) là một cách tiếp cận hiệu quả để giải quyết lỗi định dạng trong Excel. Các bước thực hiện như sau:

  • Bước 1: Mở file Excel bị lỗi. Truy cập môi trường VBA bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F11.
  • Bước 2: Trong cửa sổ VBA mới mở, chọn Insert bấm Module.

 

Chọn Insert và nhấp vào Module bấm X để đóng, file excel bị lỗi định dạng
Chọn Insert và nhấp vào Module bấm X để đóng
  • Bước 3: Trong cửa sổ Module, hãy sao chép và dán đoạn mã được cung cấp. Sau khi hoàn tất quá trình sao chép, đóng cửa sổ Module lại bằng cách nhấn vào dấu X ở góc trên.
  • Bước 4: Đóng cửa sổ Module và mở trình quản lý Module bằng cách nhấn Alt + F8. Chọn module StyleKill mới được tạo và nhấn Run để thực thi lệnh.

Khi VBA hoàn tất việc chạy lệnh, người dùng cần đóng VBA và mở lại file Excel để kiểm tra kết quả.

Dùng Open and Repair để sửa file Excel bị lỗi định dạng

Excel cung cấp công cụ Open and Repair giúp khắc phục và phục hồi dữ liệu từ file gặp sự cố. Các bước chi tiết để sử dụng chức năng này như sau:

  • Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel từ menu Start hoặc bằng cách sử dụng biểu tượng trên màn hình.

 

Mở file từ Start
Mở file từ Start
  • Bước 2: Trong giao diện Excel, chọn Open > Browse ở góc trên bên trái màn hình. Điều này mở ra cửa sổ cho phép duyệt và chọn file Excel cần mở.
  • Bước 3: Duyệt đến thư mục chứa file Excel cần khắc phục. Tìm và chọn file đó.
  • Bước 4: Thay vì nhấn vào nút Open thông thường, hãy nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải cửa sổ và chọn Open and Repair từ menu.
  • Bước 5: Khi chọn Open and Repair, Excel sẽ tự động bắt đầu quá trình sửa chữa file. Thời gian chạy quá trình này phụ thuộc vào kích thước và mức độ hỏng hóc của file. Khi hoàn tất, file sẽ mở và bạn có thể kiểm tra xem dữ liệu đã được phục hồi đúng hay chưa.

Lời kết

Như vậy, qua bài viết này người dùng đã được trang bị các thông tin và kỹ năng cần thiết để xử lý tình trạng file Excel bị lỗi định dạng một cách hiệu quả. Việc áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp khắc phục sự cố nhanh chóng mà còn đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng. 

Để tận dụng tối đa lợi ích từ các công cụ của Microsoft, đừng ngần ngại liên hệ với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn về giải pháp toàn diện Microsoft 365 Business, bao gồm bộ công cụ Office 365 như Word, Excel, PowerPoint… đi kèm với hệ thống lưu trữ điện toán đám mây và tính năng bảo mật nâng cao.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image