File CSV là gì? Cách mở và chuyển đổi file CSV
22 November, 2023

File CSV là gì? Cách mở và chuyển đổi file CSV

File CSV là một định dạng dữ liệu phổ biến và quan trọng trong kinh doanh. Nhờ việc dễ dàng thao tác và sắp xếp, file CSV giúp doanh nghiệp nhập và xuất dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng hay đơn đặt hàng từ cơ sở dữ liệu một cách mượt mà, tối ưu hoá quá trình quản lý.

Trong thời đại số hóa, dữ liệu được xem là tài sản quý giá của tổ chức. Để quản lý, chia sẻ và xử lý dữ liệu hiệu quả, việc hiểu rõ về các định dạng dữ liệu, như file CSV, trở nên cực kỳ quan trọng. Hãy cùng khám phá file CSV là gì? Sự khác biệt so với Excel, và làm cách nào chuyển đổi file CSV qua bài viết sau.

File CSV là gì?

File CSV, viết tắt của Comma-Separated Values, không chỉ là một định dạng dữ liệu thuần văn bản. Nó chứa thông tin được sắp xếp theo hàng và cột, với mỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi dòng trong file CSV biểu thị một bản ghi dữ liệu, giống như một hàng trong bảng. Tệp này rất linh hoạt, có thể được xuất từ hệ thống này và nhập vào hệ thống khác mà không cần bất kỳ sự điều chỉnh nào.

 

File CSV là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong lưu giữ dữ liệu
File CSV là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong lưu giữ dữ liệu

Sự khác biệt giữa file CSV và Excel

Khi nắm bắt định nghĩa file CSV là gì, chúng ta thường liên tưởng đến một định dạng tệp đơn giản lưu dữ liệu dưới hình thức bảng tính. Vậy điểm khác giữa file CSV và Excel, tính năng và cách sử dụng giữa chúng là như thế nào?

Dung lượng

Kích thước của file CSV thường nhỏ hơn so với file Excel chứa cùng một lượng dữ liệu. Lý do là CSV chỉ chứa dữ liệu thuần túy, không chứa macro, định dạng hoặc công thức.

Cấu trúc

Một file CSV là một tệp văn bản mà bất kỳ trình chỉnh sửa văn bản nào cũng có thể đọc và chỉnh sửa. Trong khi đó, Excel sử dụng cấu trúc phức tạp hơn, cho phép lưu trữ nhiều trang tính trong một tệp và cung cấp hỗ trợ cho biểu đồ, công thức và định dạng.

Quá trình tạo ra

Tạo một file CSV có thể đơn giản như viết văn bản trong Notepad. Tuy nhiên, để tạo file Excel, người dùng thường sẽ cần sử dụng phần mềm Excel hoặc một ứng dụng bảng tính tương tự, cho phép nhập công thức và biểu đồ.

Biểu đồ và định dạng

Excel là một công cụ mạnh mẽ cho việc tạo biểu đồ và áp dụng định dạng phong phú cho dữ liệu. Trong khi đó, file CSV không hỗ trợ các tính năng này.

 

Excel hỗ trợ tạo biểu đồ và định dạng phong phú
Excel hỗ trợ tạo biểu đồ và định dạng phong phú

Định dạng file

Một sự khác biệt rõ ràng là phần mở rộng: file CSV có .csv, trong khi Excel có .xls hoặc .xlsx.

Khả năng mở file

File CSV có thể được mở bằng hầu hết các trình chỉnh sửa văn bản. Tuy nhiên, file Excel thường yêu cầu phần mềm chuyên dụng hoặc ứng dụng có khả năng đọc định dạng này.

Khả năng kết nối

Excel cung cấp nhiều tính năng nâng cao như kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài bằng thao tác add-in. Còn file CSV mặc dù linh hoạt nhưng thường không có khả năng này.

 

File Excel có khả năng kết nối cao
File Excel có khả năng kết nối cao

Các ứng dụng hỗ trợ

Dù file CSV có thể được sử dụng bởi nhiều ứng dụng, nhưng phổ biến nhất là trong các ứng dụng cơ sở dữ liệu và phân tích. Trong khi đó, file Excel thường được tối ưu hóa cho việc sử dụng với Microsoft Excel.

Mức độ phổ biến

File CSV được ưa chuộng do sự đơn giản và khả năng tương thích rộng rãi. File CSV hoạt động hiệu quả trên nhiều hệ thống và ứng dụng, từ Notepad đến phần mềm phân tích dữ liệu chuyên sâu. 

Excel, thuộc bộ Microsoft Office, cũng rất phổ biến, nhất là trong môi trường doanh nghiệp với các tính năng phân tích và biểu đồ cao cấp của nó. Tuy nhiên, file Excel sẽ yêu cầu phần mềm cụ thể để truy cập.

Xem thêm: Khai phá tiềm năng AI với tính năng phân tích dữ liệu thông minh trong Excel

Hướng dẫn các cách mở file CSV

Việc mở file CSV có thể được thực hiện thông qua nhiều phần mềm và ứng dụng. Bên cạnh các giải pháp phổ biến như Microsoft Excel hoặc Google Sheets, người dùng cũng có thể sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đơn giản.

Cách mở file CSV bằng Excel

  • Bước 1: Khởi động Excel, truy cập File > Open.

 

Mở file CSV bằng Excel
Mở file CSV bằng Excel
  • Bước 2: Trong hộp thoại Open, chọn tab Text Files (*.prn, *.txt, *.csv).

 

Chọn file CSV muốn mở trong thư mục
Chọn file CSV muốn mở trong thư mục
  • Bước 3: Chọn file CSV cần mở, sau đó nhấn Open.
  • Bước 4: Mở file và làm theo hướng dẫn từ Text Import Wizard để đọc file CSV bằng excel.

Cách mở file CSV bằng Notepad hoặc TextEdit

  • Bước 1: Mở trình chỉnh sửa văn bản như Notepad hoặc TextEdit.
  • Bước 2: Chọn File > Open và tìm đến file CSV.

 

Mở file CSV bằng Notepad hoặc TextEdit
Mở file CSV bằng Notepad hoặc TextEdit
  • Bước 3: Sau khi điều hướng đến File CSV, hãy chọn Open.

 

Chọn file CSV cần mở rồi nhấp Open
Chọn file CSV cần mở rồi nhấp Open
  • Bước 4: Dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng văn bản phân tách bằng dấu phẩy.

Hướng dẫn tạo file CSV

Việc tạo file CSV có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp và phần mềm khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho một số phương pháp phổ biến.

Tạo file CSV từ phần mềm Excel

  • Bước 1: Mở tệp Excel mong muốn chuyển đổi. 
  • Bước 2: Chọn File > Save As và chọn vị trí lưu. 
  • Bước 3: Trong menu dropdown Save as type, chọn CSV (Comma delimited). Đặt tên cho tệp và nhấp Save

Lưu ý: Khi lưu nhiều sheet trong Excel, chỉ có sheet đang được chọn mới được chuyển sang CSV. 

 

Tạo file đuôi csv từ Microsoft Excel
Tạo file đuôi csv từ Microsoft Excel

Viết file CSV sử dụng trình soạn thảo văn bản

  • Bước 1: Khởi chạy trình soạn thảo văn bản (ví dụ: Notepad hoặc TextEdit). 
  • Bước 2: Nhập dữ liệu, sử dụng dấu phẩy để phân tách giữa các giá trị và xuống dòng cho mỗi bản ghi mới. 
  • Bước 3: Lưu tệp dưới dạng .csv. Đảm bảo chọn All Files trong mục Save as type và nhập .csv sau tên tệp khi lưu.

Chuyển đổi file CSV sang xlsx

Việc chuyển đổi từ định dạng CSV sang xlsx (định dạng của Excel) không chỉ giúp tận dụng các chức năng mạnh mẽ của Microsoft Excel mà còn giúp quản lý và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đổi file CSV sang Excel.

Sử dụng phần mềm Microsoft Excel

  • Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel trên máy tính.  
  • Bước 2: Chọn menu File và sau đó chọn Open.  
  • Bước 3: Tìm đến thư mục chứa file CSV muốn chuyển đổi.  
  • Bước 4: Tại menu thả xuống All Files, chọn file CSV muốn mở.  
  • Bước 5: File CSV sẽ được mở trong Excel.  
  • Bước 6: Sau khi chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần), chọn File, sau đó Save As và lưu dưới định dạng Excel (chọn .xlsx hoặc .xls).

 

Đổi file CSV sang Excel đơn giản bằng phần mềm Microsoft
Đổi file CSV sang Excel đơn giản bằng phần mềm Microsoft

Sử dụng công cụ trực tuyến

Có nhiều trang web trực tuyến miễn phí cho phép người dùng tải lên file CSV và tải về dưới định dạng XLSX. Các trang web dùng thử gồm: Convertio, Online Convertfree, Any Conv, Document Online-convert…

Lưu ý: Cân nhắc tính bảo mật khi sử dụng dịch vụ trực tuyến để chuyển đổi dữ liệu, đặc biệt là với dữ liệu nhạy cảm.

Cách xử lý khi không thể mở file CSV?

Khi không thể mở file CSV, đầu tiên người dùng nên kiểm tra xem ứng dụng mặc định để mở tệp có đang hoạt động không. Nếu sau kiểm tra, file CSV vẫn không thể mở, hãy tiếp tục thực hiện các cách sau. 

  • Kiểm tra lỗi: Đôi khi, lỗi trong file CSV có thể làm cho nó không thể mở được. Hãy đảm bảo file CSV không có ký tự lạ hoặc mã hóa không phù hợp.
  • Sử dụng trình soạn thảo văn bản: Mở file CSV trong trình soạn thảo văn bản như Notepad hoặc TextEdit để kiểm tra nội dung và định dạng của nó.
  • Cập nhật ứng dụng: Đảm bảo rằng phiên bản Microsoft Excel hoặc bất kỳ ứng dụng bảng tính nào đang sử dụng đã được cập nhật bản mới nhất.
  • Thử sử dụng phần mềm đọc khác: Có nhiều ứng dụng có khả năng đọc file CSV. Thử một số phần mềm bảng tính khác như Google Sheets hoặc OpenOffice Calc.

Những lưu ý khi tạo file CSV

Khi tạo file CSV, việc lưu ý một số điểm quan trọng giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và tránh gặp lỗi:

  • Định dạng phân tách: Sử dụng dấu phẩy (,) làm ký tự phân tách. Nếu dữ liệu có dấu phẩy, bọc giá trị trong dấu ngoặc kép.
  • Hạn chế ký tự đặc biệt: Tránh sử dụng ký tự như dấu ngoặc kép hoặc dấu xuống dòng trong dữ liệu.
  • Mã hóa: Sử dụng mã hóa thống nhất, thường là UTF-8.
  • Dòng đầu tiên là tiêu đề: Dòng đầu tiên nên chứa tiêu đề cho mỗi cột và không chứa ký tự đặc biệt. Ví dụ: dòng đầu tiên có nội dung “file csv là gì?” nên được thể hiện thành “file csv là gì”, không chứa ký hiệu “?”
  • Đồng nhất số lượng cột: Mỗi dòng cần có số lượng cột giống nhau.
  • Sao lưu dữ liệu: Trước khi chỉnh sửa, luôn sao lưu dữ liệu gốc.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn thông tin giải đáp cho câu hỏi file CSV là gì, cũng như cách mở và chuyển đổi file CSV. 

Đối với những cá nhân, tổ chức đang tìm cách thao tác với file CSV một cách hiệu quả, bảo mật, thì bộ ứng dụng Microsoft 365 Business không chỉ cung cấp các công cụ mạnh mẽ như Excel để làm việc với dữ liệu CSV mà còn mang đến một loạt các tính năng nâng cao khác. 

Hãy liên hệ ngày với FPT Smart Cloud để nhận thêm thông tin tư vấn chi tiết:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image