Cách tạo cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams chuyên nghiệp, hiệu quả
22 December, 2023

Cách tạo cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams chuyên nghiệp, hiệu quả

Khi nói đến tổ chức cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams, có nhiều yếu tố cần được xem xét để đảm bảo có thể diễn ra thành công. Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện về cách tổ chức cuộc họp trực tuyến một cách chuyên nghiệp. Từ việc sử dụng các tính năng hỗ trợ của Teams đến quản lý thời gian và tương tác với người tham gia, giúp người dùng tận dụng tối đa công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu suất làm việc.

Trong thời đại kỹ thuật số, tổ chức cuộc họp có quy mô lớn đã trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết nhờ vào các công cụ họp trực tuyến như Microsoft Teams. Tuy nhiên, để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, người dùng cần phải nắm vững cách thức tổ chức và quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những điều liên quan cuộc họp Microsoft Teams có quy mô lớn.

Cách tạo cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams thành công

Để tạo một cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams thành công, người dùng có thể tận dụng Chế Độ Xem Lớn (Large Gallery View) sau khi kích hoạt trải nghiệm cuộc họp mới. Khi số lượng người tham gia vượt quá 10, tùy chọn Large Gallery View sẽ trở nên khả dụng. 

 

Large Gallery khả dụng khi người tham gia vượt quá 10
Large Gallery khả dụng khi người tham gia vượt quá 10

Để kích hoạt tính năng này, người dùng cần chọn biểu tượng More actions (dấu ba chấm) trên thanh công cụ cuộc họp trong lúc họp. Lưu ý, thanh công cụ giờ đây sẽ nằm ở phía trên màn hình, thay vì vị trí 3/4 như trước kia. 

Tiếp theo, người dùng cần chọn tùy chọn Large Gallery từ menu để kích hoạt chế độ này. Chế độ này cho phép tạo ra một không gian làm việc ảo rộng lớn và thuận tiện cho việc theo dõi. 

Những lưu ý khi tạo cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams

Khi tổ chức một cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams, người dùng không chỉ thiết lập cuộc họp mà còn cần phải chú ý đến nhiều khía cạnh khác để đảm bảo cuộc họp diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp, quản lý chặt chẽ trong quá trình họp là các yếu tố then chốt, không được thực hiện qua loa. 

Trước cuộc họp

Trước khi cuộc họp bắt đầu, có một số bước quan trọng người dùng cần thực hiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ:

  • Chủ đề cuộc họp: Nêu rõ chủ đề để tất cả mọi người có thể chuẩn bị trước.
  • Danh sách người tham gia: Gửi lời mời sớm và chắc chắn rằng tất cả những người cần tham gia đều được thông báo.
  • Kiểm tra kỹ thuật: Đảm bảo rằng mọi thiết bị và công cụ cần thiết cho cuộc họp đều hoạt động tốt. Bao gồm việc kiểm tra kết nối internet, âm thanh, video và các công cụ hỗ trợ như bảng trắng hoặc chức năng chia sẻ màn hình.

 

Một cuộc họp có đông người tham gia trên Microsoft Teams
Một cuộc họp có đông người tham gia trên Microsoft Teams
  • Thiết lập môi trường họp phù hợp: Chọn một không gian yên tĩnh, có ánh sáng đủ và không bị gián đoạn. Điều này giúp tăng cường tập trung và giảm thiểu các yếu tố gây phiền nhiễu.
  • Gửi tài liệu trước họp: Nếu có tài liệu, slide hoặc dữ liệu cần thảo luận, hãy chia sẻ chúng trước cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị và nghiên cứu trước.
  • Xác định rõ quy tắc họp: Thiết lập rõ ràng các quy tắc về việc tắt mic khi không nói, cách sắp xếp lượt phát biểu, và quy định về việc sử dụng các tính năng hỗ trợ trên Teams.

Khi chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp, người dùng sẽ giảm bớt rủi ro của các vấn đề kỹ thuật và tạo điều kiện thuận lợi cho một cuộc họp trơn tru và hiệu quả.

Trong cuộc họp

Khi cuộc họp đã bắt đầu, việc quản lý hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số điểm người dùng cần lưu ý để đảm bảo cuộc họp diễn ra mượt mà và hiệu quả:

  • Duy trì trật tự và tập trung: Người điều hành cần phải kiểm soát tốt cuộc họp, đảm bảo mọi thảo luận đều tập trung vào chủ đề và không lạc hướng. Việc sử dụng các tính năng như Mute all có thể giúp kiểm soát tiếng ồn và tạo ra một môi trường họp chuyên nghiệp hơn.
  • Khuyến khích người tham dự thảo luận: Tạo cơ hội cho mọi người tham gia và chia sẻ ý kiến. Sử dụng tính năng raise hand trên Teams để quản lý lượt phát biểu một cách công bằng và có tổ chức.
  • Ghi chú và đánh dấu: Ghi chép lại các quyết định quan trọng, ý kiến đóng góp và các điểm cần theo dõi sau cuộc họp. Công cụ ghi chú của Teams có thể hữu ích trong việc này.

 

Việc quản lý khi cuộc họp đã bắt đầu là vô cùng quan trọng
Việc quản lý khi cuộc họp đã bắt đầu là vô cùng quan trọng
  • Quản lý thời gian hiệu quả: Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch thời gian đã định. Nếu cần, hãy sử dụng bộ hẹn giờ hoặc nhắc nhở để giữ mọi thứ chạy đúng lịch trình.
  • Giải quyết vấn đề kỹ thuật ngay lập tức: Nếu xảy ra sự cố kỹ thuật, hãy nhanh chóng giải quyết để tránh gián đoạn cuộc họp. Luôn có một kế hoạch dự phòng cho các tình huống không mong muốn.

Bằng cách quản lý chặt chẽ và chú trọng đến từng chi tiết trong quá trình cuộc họp, người dùng sẽ tối ưu hóa hiệu quả của cuộc họp và đảm bảo rằng mục tiêu của cuộc họp được đạt được một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Những điều cần lưu ý khác khi tổ chức cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams

Khi tổ chức một cuộc họp quy mô lớn microsoft teams, có một số khía cạnh khác cũng cần được người dùng lưu ý để tối ưu hóa kết quả và tạo ra một trải nghiệm họp mượt mà, hiệu quả: 

Thích ứng với số lượng lớn người tham gia

Trong một cuộc họp quy mô lớn, việc quản lý và điều hành cuộc họp có thể trở nên phức tạp. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để thích ứng với nhu cầu và phản hồi của một nhóm lớn, đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội để tham gia và đóng góp.

Sử dụng các tính năng bổ trợ

Microsoft Teams cung cấp nhiều tính năng bổ trợ như phòng chờ, phòng nhóm nhỏ (breakout rooms) và khả năng quản lý người tham gia. Sử dụng những tính năng này để tạo điều kiện thuận lợi cho thảo luận nhóm và kiểm soát tốt hơn đối với cuộc họp.

Lưu ý về bảo mật 

Trong một cuộc họp quy mô lớn, bảo mật thông tin là điều cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả thông tin nhạy cảm sẽ được xử lý một cách an toàn, đồng thời các liên kết của cuộc họp không bị rò rỉ ra ngoài hoặc đến tay những người không liên quan.

 

Microsoft Teams có độ bảo mật cao, cuộc họp quy mô lớn microsoft teams
Microsoft Teams có độ bảo mật cao

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Luôn có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không lường trước được, như mất kết nối internet hoặc sự cố phần mềm. Phương pháp phổ biến là người dùng có thể chuẩn bị một nền tảng họp thay thế hoặc sắp xếp lại thời gian họp nếu cần thiết.

Thu thập phản hồi sau cuộc họp 

Hãy thu thập phản hồi từ những người tham gia để cải thiện chất lượng của các cuộc họp trong tương lai. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của cuộc họp mà còn cho thấy sự quan tâm của doanh nghiệp hoặc người tổ chức cuộc họp đến trải nghiệm của mọi người tham gia.

Khi chú ý đến những yếu tố này, người tổ chức có thể đảm bảo rằng cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams không chỉ đạt được mục tiêu đề ra mà còn mang lại trải nghiệm thú vị, hài lòng và hiệu quả cho tất cả người tham gia.

Lời kết

Tổ chức cuộc họp quy mô lớn Microsoft Teams không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết về kỹ thuật mà còn cần sự tổ chức và quản lý kỹ lưỡng. Với những thông tin trên, người dùng có thể trang bị thêm nhiều kiến thức và kỹ năng để tổ chức những cuộc họp lớn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Nếu bạn đang muốn nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa giao tiếp doanh nghiệp thông qua Microsoft 365 Business, đặc biệt là sử dụng Microsoft Teams, hãy liên lạc với FPT Smart Cloud. Chúng tôi sẽ hỗ trợ toàn diện và tư vấn chuyên sâu, giúp bạn khám phá và tận dụng lợi thế của những công cụ này.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image