Microsoft 365 trở thành nền tảng phổ biến để tối ưu khả năng giao tiếp và cộng tác. Nổi bật nhất là 2 công cụ SharePoint và Teams. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn bảo mật trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc quản lý việc chia sẻ ra bên ngoài tổ chức.
Hệ thống Microsoft 365 đã trở thành một trong những nền tảng văn phòng phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Nổi bật nhất là 2 công cụ SharePoint và Teams. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hệ thống, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo an toàn bảo mật để hạn chế nguy cơ rò rỉ thông tin trong ứng dụng ra ngoài tổ chức.
Mục lục
SharePoint và Teams là hai phần mềm của Microsoft được sử dụng trong quản lý và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Cả hai phần mềm đều được tích hợp trong các gói Microsoft 365, cung cấp một hệ thống quản lý thông tin toàn diện.
Microsoft Teams là công cụ giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất khi làm việc nhóm nhờ các tính năng tối ưu như:
SharePoint là nền tảng được phát triển với mục đích gắn kết nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Tất cả người dùng đều có thể sử dụng công cụ này để trao đổi thông tin, văn bản tài liệu, thiết lập wiki, blog hay website… Từ đó, các công việc sẽ được hoàn thành với hiệu suất cao nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật.
Tính năng này cho phép người dùng quản lý và cấp quyền truy cập cho các tài liệu và thông tin của tổ chức với những người dùng ngoài tổ chức như đối tác, khách hàng… Bao gồm việc tạo tài khoản khách, quản lý quyền truy cập và giám sát hoạt động của người dùng bên ngoài.
Người quản trị có thể tạo tài khoản “Khách” để cấp quyền truy cập cho những người dùng ngoài tổ chức, giới hạn quyền truy cập, phân quyền và đồng thời giữ cho dữ liệu của tổ chức an toàn và bảo mật. Từ đó, quản trị viên có thể giám sát hoạt động của người dùng bên ngoài, bao gồm thời gian truy cập, số lần truy cập, những tài liệu người đó đã truy cập…
Trong trường hợp phát hiện bất thường, người quản trị cũng có thể xóa tài khoản Khách, thu hồi quyền truy cập của người dùng bên ngoài vào bất kỳ thời điểm nào.
Để bảo vệ thông tin dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp tối ưu nhất, hãy kết hợp các tính năng của Teams và SharePoint:
Tóm lại, SharePoint và Teams sẽ giúp doanh nghiệp quản lý người dùng bên ngoài hệ thống Microsoft 365 nhằm đảm bảo tính bảo mật tốt hơn. Tính năng này giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể yên tâm hơn khi chia sẻ thông tin với đối tác và khách hàng bên ngoài, dễ dàng kiểm soát quyền truy cập của họ.
Chỉ cần mua Microsoft 365 Business thì bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng của cả 2 ứng dụng này. Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn ngay.
