3 tính năng cài đặt mật khẩu người dùng của admin Microsoft 365
7 December, 2023

3 tính năng cài đặt mật khẩu người dùng của admin Microsoft 365

Quản trị viên cần cài đặt mật khẩu người dùng Microsoft 365 để quản lý và bảo mật thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Đó cũng là giải pháp giúp người dùng ứng dụng Microsoft 365 một cách hiệu quả để tăng năng suất làm việc.

Cài đặt mật khẩu người dùng trong Microsoft 365 không chỉ đơn giản là quản lý tài khoản mà còn là việc bảo vệ thông tin và tăng cường bảo mật cho doanh nghiệp. Dưới đây là 3 tính năng cài đặt quan trọng giúp admin thiết lập mật khẩu người dùng, tạo ra một môi trường đáng tin cậy khi sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365.

Vì sao cần cài đặt mật khẩu khi dùng Microsoft 365?

Mật khẩu là lớp bảo vệ đầu tiên trước khi truy cập vào các tài khoản và dữ liệu quan trọng trong Microsoft 365. Do đó, cần cài đặt mật khẩu để đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

Nếu không có mật khẩu hoặc mật khẩu không đủ mạnh, tài khoản của người dùng và admin sẽ dễ bị tấn công, nguy cơ mất dữ liệu mật của doanh nghiệp là rất lớn.

 

Cài đặt mật khẩu người dùng Microsoft 365 để bảo vệ dữ liệu
Cài đặt mật khẩu người dùng Microsoft 365 để bảo vệ dữ liệu

Ngoài ra, khi biết cách cài đặt mật khẩu người dùng của admin thì việc xử lý phục hồi mật khẩu trong trường hợp quên mật khẩu hoặc tài khoản bị khóa cũng dễ dàng hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các bước đổi mật khẩu Office 365 đơn giản, nhanh chóng

Các tính năng cài đặt mật khẩu người dùng của admin Microsoft 365

Quản trị viên Microsoft 365 có quyền kiểm soát và bảo vệ tài khoản của người dùng thông qua việc thiết lập và quản lý các chính sách cài đặt mật khẩu người dùng. Các tính năng này là những yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin trong doanh nghiệp.

Thiết lập thời gian hết hạn mật khẩu

Chính sách hết hạn mật khẩu trong Microsoft 365 bao gồm các cài đặt sau:

  • Mật khẩu của người dùng Microsoft 365 không được cài đặt hết hạn.
  • Trước khi mật khẩu hết hạn 14 ngày, Microsoft sẽ gửi thông báo đến cho người dùng.

Tuy nhiên, quản trị viên có quyền thay đổi cả 2 cài đặt nêu trên sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để thay đổi chính sách hết hạn mật khẩu, quản trị viên cần thực hiện các bước sau:

 

Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 để cài đặt
Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 để cài đặt
  • Bước 2: Tại hộp thoại Security & Privacy, admin cần chọn Password expiration policy (Chính sách hết hạn mật khẩu)
  • Bước 3: Tích vào mục Set user passwords to expire after a number of days để cài đặt mật khẩu người dùng hết hạn sau một số ngày và chỉ định số ngày từ 14 đến 730 để mật khẩu hết hạn.
  • Bước 4: Chỉ định số ngày từ 1 đến 30 cho phần thông báo cảnh báo về việc hết hạn mật khẩu.
  • Bước 5: Lưu lại cài đặt.

Cài đặt lại password người dùng

Trong trường hợp quản trị viên cần đặt lại mật khẩu cho người dùng, Microsoft 365 cung cấp quyền cài đặt mật khẩu của admin như sau:

  • Chỉ định một mật khẩu mới, được tạo ngẫu nhiên hoặc một mật khẩu admin chọn.
  • Quyết định xem người dùng cần thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo hay không.

Cài đặt lại mật khẩu cho quản trị viên

Trong trường hợp quản trị viên quên mật khẩu đăng nhập của chính mình thì có thể tự cài đặt lại mật khẩu bằng một trong hai cách sau:

Yêu cầu một admin khác cài đặt lại mật khẩu

Trong trường hợp này, quản trị viên khác phải có vai trò Global admin, User Management admin hoặc Password admin để đặt lại mật khẩu cho quản trị viên bị quên mật khẩu. 

Tuy nhiên, nếu quản trị viên quên mật khẩu cũng có vai trò như một Global admin, thì một Global admin khác sẽ phải đặt lại mật khẩu cho admin còn lại.

Tự đặt lại mật khẩu

Trên trang đăng nhập của Microsoft 365 có một liên kết Can’t access your account? Admin có thể sử dụng liên kết này để tự đặt lại mật khẩu cho mình. Sau khi thực hiện theo hướng dẫn trong liên kết, một email sẽ được gửi với một liên kết cho phép quản trị viên đặt lại mật khẩu. 

Trong trường hợp này, trước khi tự đặt lại mật khẩu, quản trị viên phải cung cấp một địa chỉ email thay thế (không được là địa chỉ email Microsoft 365). Nếu doanh nghiệp sử dụng tên miền tùy chỉnh hoặc đồng bộ hóa danh bạ, người dùng cần cung cấp số điện thoại để nhận tin nhắn thông báo về mã xác minh.

 

Cài đặt lại mật khẩu cho quản trị viên
Cài đặt lại mật khẩu cho quản trị viên

Các lưu ý quan trọng cho Admin khi cài đặt mật khẩu người dùng

Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng cho quản trị viên khi cài đặt mật khẩu người dùng Microsoft 365:

  • Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi chính sách hết hạn mật khẩu lên 60 ngày, nếu người dùng không thay đổi mật khẩu trong thời hạn đó thì quản trị viên có thể reset mật khẩu và thông báo để người dùng tiếp tục sử dụng mật khẩu mới.
  • Việc tắt tính năng hết hạn mật khẩu cho tất cả người dùng không được khuyến khích vì có thể gây rủi ro về bảo mật dữ liệu.
  • Để vô hiệu hóa việc hết hạn mật khẩu cho một người dùng, quản trị viên có thể sử dụng PowerShell. Bằng cách sử dụng lệnh ngắn gọn Set-MsolUser với tham số  PasswordNeverExpires để đảm bảo rằng mật khẩu của người dùng sẽ không bao giờ hết hạn.
  • Mật khẩu cũng có thể được đặt lại cho một hoặc nhiều người dùng trên trang Active users.
  • Quá trình cài đặt lại mật khẩu quản trị viên phải được hoàn thành trong vòng 10 phút. Nếu không thì hệ thống sẽ yêu cầu thao tác lại từ đầu.

 

Mật khẩu cũng có thể được đặt lại trên trang Active users
Mật khẩu cũng có thể được đặt lại trên trang Active users

Lời kết

Bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Các tính năng cài đặt mật khẩu của Microsoft 365 là một phần quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tài khoản email cho người dùng. Chính vì thế, quản trị viên cần có quyền linh hoạt để tùy chỉnh cài đặt mật khẩu người dùng và kiểm soát an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

Để tận dụng những lợi ích đáng kể mà Microsoft 365 mang lại cho doanh nghiệp, hãy xem xét mua gói Microsoft 365 Business. Đây không chỉ là giải pháp tăng cường bảo mật thông tin mà còn mang đến nhiều công cụ hữu ích khác để cải thiện hiệu suất làm việc và gia tăng tính kết nối trong doanh nghiệp. 

Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud bất cứ khi nào doanh nghiệp cần tư vấn về các dịch vụ chất lượng nhé!

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image