Sử dụng email là nhu cầu thiết yếu và cơ bản nhất của các doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều giải pháp từ các hệ thống email hosting của các đơn vị doanh nghiệp trong nước, cũng như các giải pháp email từ các nhà cung cấp quốc tế. Trong đó Microsoft 365 được đánh giá là một trong những bộ công cụ văn phòng tốt nhất hiện nay bởi sự đa dạng, linh hoạt và bảo mật vượt trội.
Sử dụng email là nhu cầu thiết yếu và cơ bản nhất của các doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều giải pháp từ các hệ thống email hosting của các đơn vị doanh nghiệp trong nước, cũng như các giải pháp email từ các nhà cung cấp quốc tế. Trong đó Microsoft 365 được đánh giá là một trong những bộ công cụ văn phòng tốt nhất hiện nay bởi sự đa dạng, linh hoạt và bảo mật vượt trội.
Để chuyển đổi hệ thống email doanh nghiệp lên Microsoft 365, có rất nhiều cách để doanh nghiệp có thể lựa chọn. Mỗi cách chuyển đổi sẽ phụ thuộc vào hiện trạng và nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Bài viết giới thiệu các cách thức dịch chuyển chuyển phổ biến hiện nay mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn.
Mục lục
Với cách thức dịch chuyển này, bạn sẽ di chuyển toàn bộ hòm thư, danh bạ, nhóm từ hệ thống Microsoft Exchange hiện tại sang Microsoft 365. Kiểu di chuyển này sẽ thực hiện di chuyển 1 đợt toàn bộ các mục liên quan đến email của người dùng. Sẽ không có tùy chọn để lựa chọn hòm thư nào không di chuyển tới hệ thống mới. Sau khi di chuyển hoàn tất, người dùng sẽ có email trên hệ thống Exchange Server và được tạo email trên Microsoft 365.
Khi nào nên chọn di chuyển Cutover
Bạn nên chọn hình thức di chuyển Cutover khi hệ thống doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau:
Với Staged Migration, bạn sẽ di chuyển theo lô toàn bộ người dùng và các tài nguyên hòm thư từ Exchange Server sang Microsoft 365 để có mức độ tồn tại chung cao và đơn giản. Thời gian di chuyển theo phương pháp này sẽ mất trong một vài tuần hoặc vài tháng. Khi quá trình di chuyển hoàn tất, tất cả hòm thư sẽ được lưu trữ trên Microsoft 365.
Người dùng có hòm thư trên Microsoft 365 cũng có thể gửi và nhận email từ người dùng trên on-premise. Họ có thể thấy người dùng khác trên Global Address List (GAL) nhưng không thể chia sẻ thông tin về tình trạng sẵn có của lịch hoặc truy cập người đại diện.
Khi nào nên chọn Staged Migration
>>> Xem thêm: Business insider là gì? 4 vai trò của business insider đối với doanh nghiệp
Với kiểu dịch chuyển kết hợp, bạn có thể tích hợp Microsoft 365 với hệ thống Exchange Server tại chỗ, cũng như với dịch vụ AD hiện tại. Chức năng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ hóa và quản lý tài khoản người dùng trên cả hai môi trường.
Hybrid Migration đóng vai trò như một bước trung gian để chuyển hoàn toàn sang Microsoft 365. Với triển khai kết hợp, các hộp thư có thể được di chuyển tự nhiên vào và ra khỏi Exchange Online. Cũng có thể giữ một số hộp thư tại chỗ và một số hộp thư trên Microsoft 365. Bạn cũng có thể thêm đồng bộ hóa mật khẩu hoặc đăng nhập một lần (SSO) để người dùng có thể đăng nhập vào cả hai môi trường bằng thông tin đăng nhập tại chỗ của họ.
Khi nào chọn triển khai kết hợp
Phương pháp Internet Message Access Protocol (IMAP) sẽ trích xuất thông tin từ hộp thư nguồn của bạn và sau đó đẩy nó vào Microsoft 365; bao gồm việc di chuyển hộp thư của bạn từ các dịch vụ email được lưu trữ khác như Gmail hoặc Yahoo Mail. Tuy nhiên, việc di chuyển IMAP vẫn còn bị hạn chế. Ví dụ: trong khi quá trình di chuyển các mục thư, nó không di chuyển lịch, danh bạ, ghi chú hoặc các loại mục khác. Ngoài ra còn có giới hạn 5.000.000 mục và tổng số 50.000 hộp thư.
Khi nào nên chọn IMAP Migration
Các kiểu di chuyển email Staged, Cutover, Hybrid sử dụng Outlook Anywhere hoặc Exchange Web Services (EWS) để kết nối tới Microsoft 365. Với khách hàng không sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn nên chọn IMAP Migration.
>>> Xem thêm: FPT Smart Cloud miễn phí gói “Đánh giá an ninh mạng toàn diện” trị giá $2,000 cho doanh nghiệp Việt
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều file PST lớn, bạn có thể sử dụng dịch vụ import để dịch chuyển dữ liệu email lên Microsoft 365 hoặc Office 365. Dịch vụ import hỗ trợ tải file PST qua mạng hoặc để gửi tệp PST qua mail nằm trong ổ cứng.
Khi nào nên chọn PST Migration
Trong trường hợp người dùng sử dụng POP3 để rút email về thì PST import của Microsoft sẽ là phương thức hỗ trợ hữu ích.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà Microsoft 365 mang lại trong việc giúp tối ưu vận hành và nâng cao năng suất công việc thông qua các công cụ của Microsoft 365. Tuy nhiên, việc chuyển đổi hệ thống này sang hệ thống khác thường phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, cấu trúc vận hành càng phức tạp thì việc chuyển đổi càng khó khăn hơn.
Bên cạnh đó, sau khi chuyển đổi xong, doanh nghiệp cũng sẽ cần thêm một khoảng thời gian để làm quen và cấu trúc lại vận hành; cũng như cần đào tạo, hướng dẫn và phổ biến cho các thành viên trong công ty để định hình lại hoạt động của tổ chức.
Theo anh Trần Tấn Đạt – Chuyên gia tư vấn giải pháp FPT Smart Cloud, với những doanh nghiệp nhỏ có ít hơn 30 user thì có thể tự mình chuyển đổi dựa vào các nguồn tài nguyên sẵn có của hãng. Tuy nhiên, với doanh nghiệp vừa và lớn, khối lượng công việc nhiều hơn nên liên hệ với các đối tác uy tín được Microsoft ủy quyền như FPT Smart Cloud để được tư vấn và đưa ra được lộ trình chuyển đổi phù hợp, đảm bảo việc chuyển đổi an toàn, hiệu quả.
Là đối tác vàng của Microsoft, FPT Smart Cloud hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hệ thống email từ mọi hệ thống sang Microsoft 365. Tùy vào tình trạng hiện tại, các chuyên gia của FPT Smart Cloud sẽ khảo sát, đánh giá và đề xuất phương án chuyển đổi phù hợp, dễ dàng, an toàn và nhanh chóng nhất cho doanh nghiệp.
Những bài viết liên quan:
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
Fanpage: https://www.facebook.com/microsoft.fptsmartcloud
Email: [email protected]
Hotline: 1900 638 399
FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.
