Không thể phủ nhận được PowerPoint là một trong những ứng dụng tin học văn phòng được phổ biến rộng rãi ngày nay. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực trong nhu cầu học tập và công việc, cho phép người dùng tạo ra những trang slides ấn tượng và thu hút cho các buổi thuyết trình, giảng thuyết. Do vậy, việc học cách sử dụng PowerPoint cơ bản là hết sức cần thiết để tối ưu hoá mọi ưu điểm của ứng dụng này.
Không chỉ là công cụ hỗ trợ trình chiếu cho các bạn học sinh và người đi làm. Mà hơn hết, PowerPoint còn là phương tiện để truyền đạt kiến thức và thông tin đến mọi người. Vì vậy, việc nắm kĩ cách sử dụng PowerPoint trên máy tính là vô cùng hữu ích giúp tiết kiệm được thời gian và công sức cho người sử dụng.
Mục lục
PowerPoint được sử dụng nhiều trong học tập và làm việc, cho phép người sử dụng tạo các slide trình chiếu phục vụ cho các bài thuyết trình. Tùy nhu cầu của mỗi cá nhân mà PowerPoint có thể sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến như:
Hiểu đơn giản rằng PowerPoint là phần mềm để trình chiếu trong bộ Microsoft Office. Công dụng cơ bản của PowerPoint là giúp người dùng tạo ra các bài trình chiếu chuyên nghiệp thông qua việc kết hợp nhiều slides khác nhau.
Bằng hiệu ứng ngôn ngữ và hình ảnh đặc sắc, ứng dụng này giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận các thông tin quan trọng, đặc biệt là trong các buổi thuyết trình, họp hành hay hội thảo.
Cách 1: Sử dụng các hình nền cho sẵn của Microsoft Office.
Cách 2: Sử dụng ảnh đã lưu trên máy tính để tạo ảnh nền cho trang slide.
Để thêm một slide mới, hãy vào tab Home, đến New slide rồi chọn các mẫu định dạng cần thêm. Trường hợp người dùng muốn chọn cùng kiểu định dạng với slide trước, người dùng nhấn vào slide đó và chọn Duplicate slide.
Một slide thuyết trình sẽ không thể nào thiếu nội dung. Tuỳ theo yêu cầu trình bày của slide mà nội dung trên slide sẽ bao gồm chữ, ảnh, video, đồ thị, audio…
Cách sử dụng PowerPoint để chèn nội dung vào slide: Người dùng vào Menu, đến tab Insert chọn mục Textbox. Sau đó click chuột đến vị trí cần thêm nội dung rồi gõ nội dung cần chèn.
Cách định dạng văn bản trên slide PowerPoint như cỡ chữ, màu sắc, hiệu ứng, font chữ… vô cùng đơn giản:
Hiệu ứng trong PowerPoint sẽ giúp slide thêm thu hút và bắt mắt hơn. Các hiệu ứng cơ bản thường ứng dụng như: Hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng chuyển slide…
Cách thực hiện như sau:
Lưu ý: Nếu muốn chèn hiệu ứng chuyển slide, người dùng bấm vào slide muốn chuyển, rồi chọn Tab Transitions.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo bảng chấm công trong Excel cho doanh nghiệp
Để slide thêm sinh động và chuyên nghiệp, ngoài việc minh hoạ bằng chữ thì hình ảnh cũng là yếu tố quan trọng để chuyển tải nội dung đến người đọc.
Để chèn hình ảnh vào slide PowerPoint, hãy thao tác như sau:
Có 2 kiểu chèn ảnh như sau:
Slide Master trong PowerPoint là tính năng tiện ích giúp bạn kiểm soát được toàn bộ định dạng thông tin của bài thuyết trình như: Bố cục, chủ đề, font chữ, kích cỡ chữ… Từ đó tiết kiệm được đáng kể thời gian.
Các bước tạo Slide Master trong PowerPoint cụ thể như sau:
Khi đã hoàn thành xong bài Powerpoint của mình, bước trình chiếu đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì thông qua cách trình chiếu, người dùng sẽ truyền tải đầy đủ thông tin một cách cụ thể nhất đến với người nghe.
Có 2 cách để trình chiếu slide:
Người dùng có thể di chuyển giữa các trang slide bằng cách:
Đến bước cuối cùng, đừng quên việc lưu lại file PowerPoint của mình để tránh mất dữ liệu:
Các tính năng trong PowerPoint không chỉ cho phép tạo hiệu ứng giữa các trang mà còn hỗ trợ các hiệu ứng cho từng thành phần như văn bản, biểu tượng, hình ảnh trong từng slide. Nhờ đó, bài trình chiếu cũng thu hút hơn.
Người dùng có thể thêm hiệu ứng cho từng yếu tố trên slide bằng cách:
Có thể hiểu layout là “phần xương sống” của slide trong PowerPoint. Đó là sự sắp xếp các đối tượng như: Tiêu đề, nội dung trình bày, bảng, biểu mẫu, video, hình ảnh…
Để sắp xếp bố cục cho bài slide:
Việc đính kèm thêm video sẽ giúp cho nội dung bài thuyết trình thêm rõ ràng và cụ thể. Đặc biệt là nó sẽ thu hút nhiều sự chú ý bởi hiệu ứng âm thanh sinh động. Để chèn video vào slide, bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thêm cơ sở dữ liệu Azure SQL vào nhóm tự động chuyển đổi dự phòng
Một số mẹo giúp người dùng thiết kế slide chuyên nghiệp hơn:
Chỉ nên đưa ra những nội dung có tính chọn lọc, tinh giản để người xem nắm bắt thông tin chính, tránh rơi vào “bẫy rườm rà”. Quá nhiều nội dung trên một slide rất dễ bị rối và phân tâm. Việc giữ lại điều cốt lõi giúp tạo điểm nhấn cho bài thuyết trình của bạn.
Hình ảnh sẽ khiến bài trình chiếu trở nên thu hút hơn. Nên chọn những hình ảnh đẹp, có sự liên kết chặt chẽ với nội dung truyền tải và sắp xếp nó một cách hợp lý.
Khi xem thuyết trình, người đọc sẽ ưu tiên chú ý vào các từ khóa và nghe diễn thuyết là chủ yếu. Vì vậy, thay vì đem hết từ ngữ bỏ vào slides, hãy biến chúng thành ngôn ngữ nói, như thế sẽ gây chú ý với người xem hơn.
Font chữ sẽ quyết định rất nhiều đến tính hình thức và tính thẩm mỹ của bài trình chiếu. Do đó, nên ưu tiên font chữ không chân để nội dung được trở nên rõ ràng cụ thể thay vì dùng font chữ Time New Roman như trong Word.
Các lỗi chính tả và ngữ pháp nên được kiểm tra một cách kỹ lưỡng trước khi lưu và trình chiếu. Bởi nó sẽ thể hiện quyết định đến hình thức và độ chuyên nghiệp của bạn.
Những bài viết liên quan:
Hy vọng thông qua bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm PowerPoint này, người dùng sẽ hiểu hơn về cách sử dụng PowerPoint và tối ưu hoá các lợi ích của nó phục vụ cho công việc và học tập.
Ngoài ra, hiện FPT Cloud đang cung cấp gói Microsoft 365 Business, được tích hợp PowerPoint, Word, Excel… và nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích khác, doanh nghiệp nên cân nhắc mua để tối ưu quá trình làm việc của nhân viên, từ đó mang lại hiệu suất cao nhất. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua các kênh sau để nhận tư vấn:
