Outlook không chỉ giới hạn ở việc gửi/nhận email mà còn là công cụ hỗ trợ người dùng rất nhiều dịch vụ khác, như lịch, ghi chú, lên cuộc hẹn... Do đó khi người dùng muốn sao lưu dữ liệu thì việc chỉ sao lưu chỉ tệp .pst là không đủ. Hãy theo dõi nội dung dưới đây của chúng tôi để được hướng dẫn cách sao lưu mọi thứ trong Outlook, từ email đến lịch và cài đặt…
Chắc hẳn bạn đã từng trải qua cảm giác lo lắng khi nghĩ về việc mất toàn bộ email quan trọng trong tài khoản Outlook của mình? Đừng lo, bài viết này sẽ đào sâu vào vấn đề backup Outlook emails – một thao tác không thể thiếu để bảo quản thông tin cá nhân và công việc của bạn. Cùng FPT Smart Cloud khám phá ngay cách bảo vệ hòm thư Outlook của người dùng với việc sao lưu email một cách dễ dàng và an toàn.
Mục lục
Hiểu một cách đơn giản, backup Outlook emails là việc sao lưu dữ liệu email, bao gồm cả các thư đến, thư đi, thư nháp và các mục liên quan khác, từ tài khoản email trong ứng dụng Microsoft Outlook.
Quá trình này đảm bảo rằng người dùng có một bản sao an toàn của tất cả thông tin và dữ liệu email quan trọng trong trường hợp có sự cố, hỏng hóc hoặc mất dữ liệu trên máy tính; Hoặc trong trường hợp người dùng muốn chuyển tất cả dữ liệu sang máy tính mới.
Tóm lại, việc backup Outlook emails là thao tác cần thiết, giúp mọi người bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi cần thiết.
Sau đây là một số trường hợp cụ thể người dùng cần backup Outlook emails:
Tùy vào từng ứng dụng Outlook đang sử dụng mà các thao tác backup Outlook emails cũng sẽ có sự thay đổi khác nhau. Theo dõi nội dung dưới đây để được hướng dẫn chi tiết nhất cách sao lưu với các phiên bản Outlook.
Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào giao diện ứng dụng Outlook rồi nhấn vào mục File, click chọn Open & Export ở bên trái màn hình, nhấn chọn Import/Export như hướng dẫn ở hình dưới đây.
Bước 2: Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị giao diện Import and Export Wizard như hình dưới, hãy nhấn vào Export to a file rồi ấn Next để đến bước tiếp theo.
Sau đó, giao diện trên màn hình lại thay đổi như hình dưới, bạn nhấn vào Outlook Data File (.pst) rồi nhấn Next để tiếp tục chuyển sang bước 3.
Bước 3: Lúc này trên màn hình, người dùng sẽ nhìn thấy tất cả địa chỉ email đã từng đăng nhập và sử dụng trên Outlook. Để backup Outlook emails, người dùng hãy nhấn vào địa chỉ email mà mình muốn tiến hành sao lưu dữ liệu.
Đừng quên click để chọn vào Include subfolders để yêu cầu hệ thống xuất tất cả nội dung trong tài khoản Outlook. Cuối cùng nhấn Next để tiếp tục.
Bước 4: Sau khi đã chọn được địa chỉ email muốn sao lưu dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị vị trí sao lưu tệp .pst. Lúc này, vị trí mặc định đang là ở ổ C, để có thể thay đổi sang vị trí khác, hãy nhấn nút Browse để chọn, cuối cùng nhấn Finish.
Cuối cùng, Outlook sẽ yêu cầu người dùng thiết lập cài đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu vừa sao lưu. Sau khi đã nhập xong mật khẩu là thao tác backup Outlook emails đã hoàn thành.
Nếu ứng dụng người dùng đang sử dụng là Outlook 2010 thì các thao tác thực hiện cũng tương tự. Cụ thể, người dùng cần truy cập để mở giao diện Outlook, sau đó nhấn vào File, click chọn Options. Sau đó, nhấn tiếp vào Advanced trong danh sách hiển thị bên trái màn hình, nhấn vào Export ở bên phải như hình dưới.
Sau khi thực hiện các thao tác như hướng dẫn ở trên, màn hình sẽ hiển thị giao diện hộp thoại Import and Export và lúc này, người dùng có thể thực hiện các thao tác tương tự như với bản Outlook 2013 trở lên để Backup Outlook emails.
Để tiến hành sao lưu tất cả những dữ liệu có trong Outlook 2007, trên giao diện hệ thống, người dùng hãy nhấn vào File, click chuột vào Import and Export trong danh sách hiển thị như hình dưới đây:
Sau khi thực hiện các thao tác như hướng dẫn ở trên, màn hình sẽ hiển thị giao diện hộp thoại Import and Export và lúc này người dùng có thể thực hiện các thao tác tương tự như với bản Outlook 2013 trở lên để backup Outlook emails.
Ngoài những thao tác mà FPT Smart Cloud đã hướng dẫn ở trên, bạn cũng có thể thực hiện sao lưu dữ liệu trên Outlook bằng các thao tác thủ công như hướng dẫn dưới đây.
Nếu thiết bị của người dùng sử dụng Windows 8 và Windows 10 thì hãy truy cập vào 1 trong 2 đường dẫn thư mục dưới đây:
Nếu thiết bị hiện đang sử dụng Windows 7 thì hãy truy cập vào đường dẫn: C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files
Nếu thiết bị của người dùng hiện đang sử dụng Outlook 2010 thì tất cả các tệp dữ liệu sau khi sao lưu sẽ được lưu trữ tại đường dẫn: C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files.
Nếu thiết bị đang sử dụng phiên bản Outlook 2007 trở về trước thì tệp sau khi được sao lưu sẽ lưu trữ tại vị trí có đường dẫn sau: C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
Ngoài backup Outlook emails, nếu người dùng muốn sao lưu các mục và cài đặt khác như chữ ký, mẫu, hình thức tùy chỉnh và cài đặt Outlook… Thì hãy theo dõi nội dung dưới đây để có thể tìm thấy danh sách nơi Outlook 2013 và Outlook 2016 lưu trữ chúng.
Lưu ý quan trọng: Trước khi tiến hành sao chép các tệp trên, người dùng cần phải tắt Outlook.
Các tài khoản Exchange có nhiệm vụ như một nơi lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các máy chủ và máy tính cá nhân của người dùng. Chúng giữ một bản sao đồng bộ của tài khoản Exchange trên ứng dụng của người dùng trong tệp dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost). Tệp .ost này được lưu trữ ở một trong những địa điểm khác nhau, phụ thuộc vào phiên bản Outlook mà người dùng đang sử dụng và loại tài khoản đang dùng.
Theo quy luật, tài khoản Exchange của quản trị viên sẽ thực hiện lưu trữ dữ liệu tự động và sao lưu email. Tuy nhiên, nếu người dùng muốn sao lưu email Outlook Exchange cục bộ thì hãy thực hiện tự động bằng tính năng Tự động lưu trữ theo các thao tác sau:
Truy cập vào File, nhấn chọn Options, click vào Advanced trong các mục hiển thị, tiếp tục tìm và chọn AutoArchive, cuối cùng nhấn AutoArchive Settings là đã hoàn thành các thao tác sao lưu hộp thư Outlook Exchange.
Bên cạnh các công cụ tích hợp xuất/nhập tệp, người dùng còn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba để tiến hành backup Outlook emails nhanh hơn, giữ lại nhiều dữ liệu, cài đặt và tùy chỉnh dễ dàng hơn…
Hầu hết các công cụ sao lưu trên thị trường hiện nay đều là các sản phẩm thương mại, phải tốn phí mới có thể sử dụng. Khác biệt với trào lưu thương mại, các dịch vụ được FPT Smart Cloud giới thiệu sau đây là hoàn toàn miễn phí nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ tính năng mà bạn cần.
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của FPT Smart Cloud giúp người dùng có thể backup Outlook emails. Hi vọng qua nội dung trên, người dùng sẽ biết cách thực hiện các thao tác để sao lưu dữ liệu quan trọng.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào khác trong quá trình sử dụng các ứng dụng của Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được chúng tôi giải đáp và tư vấn chuyên sâu nhất.
