Nếu hộp thư chứa quá nhiều dữ liệu thì archive mail Outlook là thao tác cần thiết để khắc phục tình trạng đầy bộ nhớ. Đặc biệt, tính năng archive được tích hợp sẵn trong tất cả các phiên bản Outlook 365, Outlook 2019 hoặc các bản 2013, 2010 nhằm hỗ trợ tối đa cho người sử dụng.
Archive mail Outlook là giải pháp tốt nhất nếu hòm thư điện tử của người dùng luôn đầy và gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin. Vậy archive email trong Outlook là gì và cách archive như thế nào? Cùng FPT Smart Cloud khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Archive là một tính năng trong Microsoft Outlook cho phép người dùng lưu trữ các email gửi đến hoặc gửi đi trong một khoảng thời gian cụ thể. Thay vì giữ email trong hộp thư chính, chúng sẽ được chuyển đến một vị trí khác trên ổ cứng máy tính.
Có thể thể hiểu đơn giản đây là sự chuyển đổi các tệp dữ liệu cũ dưới định dạng .pst thành tệp archive.pst. Nhờ đó, người dùng dễ dàng truy cập các email đã lưu trữ bất kỳ lúc nào khi cần đồng thời vẫn giảm bớt dung lượng tổng của hộp thư Outlook.
Dưới đây là 4 lưu ý mà người dùng cần nắm rõ trước khi archive mail Outlook:
Dưới đây là 3 cài đặt cho tính năng archive mà người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu:
Tiếp theo, có 6 tùy chọn khi cài đặt tính năng trong Outlook:
Để biết cách sử dụng tính năng này, hãy tham khảo hướng dẫn archive email Outlook chi tiết dưới đây.
Dưới đây là các bước để mở tệp lưu trữ email trong Outlook:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào ứng dụng Outlook trên máy tính, sau đó nhấp vào tùy chọn File.
Bước 2: Tiếp theo, chọn Open & Export, sau đó nhấp chuột vào Open Outlook Data File.
Bước 3: Nhấp vào Archive và chọn tiếp Open để hoàn tất mở tính năng lưu trữ.
Dưới đây là các bước để cài đặt lưu trữ tự động trong một thư mục trong Outlook:
Bước 1: Trước hết, hãy chọn thư mục muốn lưu trữ.
Bước 2: Tiếp theo, nhấp chuột phải vào thư mục đó và chọn Properties.
Bước 3: Trong cửa sổ mới, điều hướng đến tab AutoArchive và chọn Default Archive Settings trong mục Archive item in this folder using the default settings.
Bước 4: Lựa chọn các cài đặt tùy chỉnh theo hình ảnh được hiển thị. Khi đã hoàn thành, nhấp OK.
Bước 5: Cuối cùng, nhấp Apply để hoàn tất quá trình cài đặt lưu trữ tự động cho thư mục đã chọn.
Người dùng có thể tham khảo cách lưu trữ toàn bộ email trong Outlook 365 theo những bước sau:
Bước 1: Bắt đầu bằng cách mở ứng dụng Outlook 365, sau đó nhấp vào tùy chọn File.
Bước 2: Tiếp theo, chọn Info. Trong mục Mailbox Settings, nhấp chuột vào Clean up old items…
Bước 3: Chọn Archive this folder and all subfolders và mở thư mục muốn lưu trữ. Nhập mốc thời gian lưu trữ và đảm bảo đã chọn Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked. Cuối cùng, nhấp OK để lưu toàn bộ quá trình thực hiện.
Với toàn bộ thông tin trên đây, FPT Smart Cloud tin rằng người dùng đã nắm rõ archive là gì cũng như biết cách archive mail Outlook. Với khả năng hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả, Outlook được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong thời đại số.
FPT Smart Cloud tự hào là đơn vị cung cấp gói Microsoft 365 Business chất lượng với giá ưu đãi. Đây là gói Microsoft dành riêng cho doanh nghiệp tích hợp Outlook cũng như các phần mềm khác. Với gói dịch vụ này, quý doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm các tính năng hữu ích với mức giá rẻ hơn, đồng thời dễ dàng gia hạn theo nhu cầu.
Để tham khảo gói dịch vụ trên, quý khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh:
