Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – Năng lực cộng tác

“Mô hình trưởng thành” chính là thang đo quy chiếu mức độ phát triển của doanh nghiệp khi ứng dụng giải pháp Microsoft 365. Dựa trên thước đo chuẩn này, doanh nghiệp biết mình đang ở đâu, từ đó xác định định hướng và thiết lập lộ trình phát triển phù hợp nhất cho tổ chức. Để hiểu nội dung này, hãy đồng hành cùng các chuyên gia FPT Smart Cloud đi vào phần đầu tiên – Năng lực cộng tác. 

Hiểu đúng về mô hình trưởng thành 

Trước khi đi sâu vào nội dung, hãy tìm hiểu về mô hình trưởng thành. 

Khái niệm

Mô hình trưởng thành là một công cụ mà doanh nghiệp và các nhóm phát triển phần mềm sử dụng để đo lường, đánh giá mức độ hoạt động trong tổ chức hoặc tiến độ dự án đang triển khai.

Mục đích Microsoft phát triển mô hình trưởng thành

Có nhiều doanh nghiệp chưa thực sự khai thác hết các tiềm năng của Microsoft 365. Một số chức năng chưa mang lại hiệu quả như họ mong muốn. Để giải quyết vấn đề này, Microsoft đã xây dựng và phát triển mô hình trưởng thành dành riêng cho Microsoft 365. 

Thông qua việc sử dụng mô hình trưởng thành với Microsoft 365, doanh nghiệp có thể:

• Có cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của tổ chức và tìm ra các vấn đề cần giải quyết. 
• Tập trung tài chính, nhân lực và thời gian để ưu tiên giải quyết những vấn đề cấp thiết và cốt lõi. 
• Thiết lập lộ trình, kế hoạch cụ thể để phát triển doanh nghiệp. 
• Cải thiện sự linh hoạt và khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục. 

Tầm quan trọng của năng lực cộng tác trong tổ chức

Cùng tìm hiểu về vai trò của việc cộng tác trong doanh nghiệp ngay dưới đây. 

Cộng tác trong tổ chức

Cộng tác là việc tất cả mọi người cùng nhau chung sức để đạt được một mục tiêu nào đó. Trong Microsoft 365, điều này có nghĩa là nhân sự trong doanh nghiệp cùng sử dụng các chức năng trên nền tảng để hoàn thành công việc được giao. 

Microsoft đã nghiên cứu và tạo ra một hệ sinh thái gồm nhiều chức năng khác nhau. Các công cụ, tiện ích này đều hướng tới xây dựng một nền tảng cộng tác quy mô và hiệu quả. 

Lợi ích của cộng tác trong tổ chức

Cộng tác mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp:

• Khi cộng tác, nhân viên trong doanh nghiệp có thể đóng góp ý tưởng, kiến thức và kinh nghiệm của mình vào giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Nâng cao hiệu suất công việc hơn so với các phương pháp cũ. 
• Các cá nhân có cơ hội thảo luận, phát triển ý tưởng mới và đưa ra các giải pháp sáng tạo khi cùng nhau làm việc. 
• Cộng tác tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng suất. Chính sự hợp tác trao đổi trong công việc giúp tăng cường kết nối giữa các cá nhân và tổ chức.
• Khi cùng nhau chung sức giải quyết công việc, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm hơn với chính bản thân, đồng nghiệp và kết quả cuối cùng của dự án. 
• Cộng tác là giải pháp hữu hiệu giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Mô hình trưởng thành về năng lực cộng tác

Mô hình trưởng thành gồm 5 cấp độ của năng lực cộng tác. Mỗi cấp độ mô tả cách thức và quy trình cộng tác trong doanh nghiệp. Tổ chức ở các cấp độ cao hơn sẽ đạt được hiệu quả cộng tác rõ rệt và đáp ứng được các yêu cầu như mong đợi. 

Cấp 100: Khởi đầu

Cấp 100 là cấp độ bắt đầu trong mô hình trưởng thành. Đối với Microsoft 365, cấp độ 100 chính là khi doanh nghiệp bắt đầu chia sẻ các tệp tài liệu từ máy chủ lên SharePoint online. 

Ở cấp độ này, việc cộng tác diễn ra không có cấu trúc và không được hỗ trợ bởi công nghệ cụ thể. Đa số nhân sự trong tổ chức chỉ chia sẻ tài liệu thông qua email, điện thoại và gặp gỡ trực tiếp. 

Mặc dù chia sẻ tài liệu qua email, điện thoại có thể giúp nhân sự trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, nhưng nó cũng dễ dẫn đến sai sót và mất mát dữ liệu. 

Do đó, khi tiến đến cấp độ 100, doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng các chức năng cộng tác như Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint online để tăng cường hiệu quả công việc và quản lý tài liệu một cách tốt hơn. 

Quản trị, rủi ro, tuân thủ và bảo mật

Ở cấp độ 100, tổ chức thường gặp những vấn đề xoay quanh yếu tố rủi ro và bảo mật dữ liệu. Cụ thể là: 

• Các site cộng tác được tạo ra theo mặc định mà không có cấu trúc và tổ chức. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, trùng lặp công việc và khó khăn trong quá trình tìm kiếm, truy cập thông tin.
• Không có quy trình chính thức để tạo website hay nhóm cộng tác. Điều này rất có thể dẫn đến các rủi ro về bảo mật. 
• Không có quy tắc rõ ràng về đặt tên và cấu trúc thông tin. Bởi vậy, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tổ chức, giám sát và quản lý công việc. 
• Nhân sự không được đào tạo bài bản về cách sử dụng chức năng trong Microsoft 365. Điều này có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không khai thác hết tính năng Microsoft 365 và bỏ lỡ cơ hội cộng tác trong tổ chức. 
• Nguy cơ rò rỉ thông tin ra bên ngoài do nhân viên không nắm rõ quy trình lưu trữ và bảo mật dữ liệu. 

Kiến trúc thông tin không được tổ chức hợp lý

• Các site cộng tác được tạo ra theo mặc định khi cần mà không có cấu trúc và tổ chức.  
• Nhân sự thường lưu trữ tài liệu trên ổ đĩa của laptop, PC… dựa trên sở thích cá nhân. Điều này thường dẫn đến thiếu sự nhất quán trong tổ chức và gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin. 
• Các tài liệu được nhân viên lưu trữ phi cấu trúc và không được tổ chức một cách hợp lý.

Nội dung phân tán, khó theo dõi và kiểm soát

• Nhân viên thường chọn gửi các liên kết thay vì tài liệu trực tiếp. Mặc dù liên kết này có thể được gửi qua email thay vì tài liệu trực tiếp, tuy nhiên vẫn có những bản sao của tài liệu được đính kèm trong đó.
• Tài liệu dễ bị trùng lặp khi các thành viên trong nhóm lưu với tên mới khi thực hiện thay đổi. Điều này dẫn đến sự phân tán thông tin và gây khó khăn trong việc theo dõi phiên bản mới nhất của tài liệu.

Quản lý nhiệm vụ công việc thiếu minh bạch

• Thông thường, quản lý thường phân công nhiệm vụ thông qua danh sách cá nhân hoặc giấy dán. Cách làm này dẫn đến khó khăn trong việc giám sát tiến độ của hoạt động và nhiệm vụ được giao.
• Tổ chức thường thiếu sự minh bạch về trạng thái và hoạt động của các dự án được giao. Bình thường, quản lý chỉ có thể kiểm tra và theo dõi tiến độ thông qua báo cáo hàng tuần.
• Không có sự hợp tác bên ngoài( khách hàng, đối tác…) làm giảm hiệu quả của quá trình quản lý công việc trong tổ chức. 

Kết luận 

Ở cấp độ đầu tiên này, nhân sự thường thắc mắc liệu có nên sử dụng Microsoft 365 hay không. Họ luôn cảm thấy bản thân có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà không cần sử dụng bất kỳ chức năng Microsoft 365 nào. 

Để giải quyết, lãnh đạo cần:

• Đánh giá lại chiến lược và kế hoạch để đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu của tổ chức. 
• Đánh giá lại quy trình làm việc hiện tại và tìm giải pháp cải thiện để đạt hiệu quả cao hơn. 
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên hiểu và sử dụng thành thạo các công cụ và quy trình mới một cách hiệu quả.

Cấp 200: Quản lý

Ở cấp độ này, doanh nghiệp bắt đầu tập trung làm nổi bật vai trò của các chức năng như Microsoft Teams, SharePoint… đối với tổ chức. Việc quản lý cộng tác trong doanh nghiệp đã có cấu trúc và quy tắc riêng. 

Để tiếp tục phát triển ở mức độ này, tổ chức có thể tăng cường kết nối và cộng tác giữa các nhóm khác nhau. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng biết cách xác định mình ở đâu trong mô hình trưởng thành này. 

Dưới đây là thực trạng cụ thể ở doanh nghiệp có mức độ cộng tác ở cấp 200. 

Quá trình quản lý chưa đồng nhất giữa các bộ phận 

• Đã có các thỏa thuận (không bắt buộc) trong tổ chức yêu cầu nhân sự không gửi các tệp đính kèm qua email cá nhân.
• Nhân sự đã được đào tạo về cách sử dụng các công cụ trong Microsoft 365 để giải quyết công việc. Tuy nhiên, quy trình và lượng kiến thức được cung cấp không đồng nhất giữa các phòng ban.

Quản trị, rủi ro, tuân thủ và bảo mật

Ở cấp độ 200, doanh nghiệp đã có những quy tắc, quy định riêng về bảo mật thông tin nhưng chưa đạt được hiệu quả như kỳ vọng. 

• Tổ chức đã có các quy tắc, yêu cầu riêng khi tạo lập các trang web mới.
• Người dùng không thể kiểm soát các truy cập từ bên ngoài. Do đó, doanh nghiệp vẫn thường xuyên đối mặt với nỗi lo an ninh và bảo mật dữ liệu.
• Đa số nhân sự vẫn chưa nắm rõ cách sử dụng các công cụ trong hệ sinh thái Microsoft 365. Vì thế, họ chưa thể ứng dụng tốt các chức năng này trong giải quyết công việc hằng ngày. 
• Hầu hết các doanh nghiệp vẫn thiếu các buổi đào tạo nhân sự thực hành trực tiếp. 

Kiến trúc thông tin đã được tổ chức

• Doanh nghiệp đã tạo một thư viện thông tin cho phép nhân sự truy cập và sử dụng. Điều này giúp đảm bảo tính tổ chức và dễ dàng quản lý các tài liệu liên quan đến một dự án hoặc mục tiêu cụ thể.
• Cung cấp các chế độ xem chuyên biệt cho phép người dùng có thể đưa ra các quyết định tốt nhất. Chế độ này cho phép người dùng tập trung vào các thông tin, tài liệu quan trọng liên quan đến một mục tiêu cụ thể.
• Doanh nghiệp đã sử dụng siêu dữ liệu để sắp xếp và phân loại tài liệu (trạng thái, thời gian lưu trữ…). Tính năng này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, lọc và sắp xếp tài liệu. 

Nội dung được quy định rõ ràng

• Tổ chức đã có quy định sử dụng liên kết để chia sẻ thông tin hoặc gửi qua email hay gửi tệp đính kèm. 
• Tổ chức ban hành quy tắc đặt tên cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ. Áp dụng quy tắc này đảm bảo tài liệu đều được đặt tên có tổ chức và dễ dàng tìm kiếm khi cần. 
• Nhân sự trong các bộ phận có thể cộng tác dựa trên tài liệu bằng cách sử dụng tính năng đồng tác giả và tạo các biên bản tự động.
• Tuy nhiên, ở cấp độ 200, doanh nghiệp vẫn chưa kiểm soát được các quyền truy cập từ bên ngoài. 

Quản lý nhiệm vụ công việc chưa hiệu quả

• Nhân sự đã có thể sử dụng các tag hiển thị trạng thái để cập nhật và theo dõi tiến trình hoàn thành công việc. 
• Các tài liệu được chia sẻ cho phép hiển thị hoạt động và trạng thái nhiệm vụ. Tuy nhiên, quản lý vẫn chưa nắm rõ được tiến độ hoặc báo cáo trong từng đầu việc. 

Văn hóa doanh nghiệp bước đầu thay đổi

• Lúc này, đa số nhân sự đều phải công nhận rằng, cần có sự hợp tác với nhau để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. 

Kết luận

Ở cấp độ quản lý, nhân viên trong tổ chức đã bắt đầu công nhận tính ưu việt của hệ sinh thái Microsoft 365. Tuy nhiên, tổ chức vẫn chưa có sự đồng nhất, mỗi phòng ban đều chia sẻ tài liệu theo cách của riêng mình.

Cấp 300: Xác định 

Cấp độ 300 cho thấy doanh nghiệp đã bắt đầu thiết lập không gian làm việc dựa trên nhu cầu thay vì sử dụng mẫu có sẵn. Quá trình hợp tác trong tổ chức đã được xác định rõ ràng và thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất định. 

Cấp độ này được xem như bước phát triển vượt bậc trong quá trình nhận thức và ứng dụng chức năng Microsoft vào tổ chức. Điều này đồng nghĩa với việc nhân viên đã biết và sử dụng nhiều công cụ hơn để xử lý công việc hằng ngày. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục phát triển và cải tiến quy trình để đạt các cấp độ cao hơn trong mô hình trưởng thành này. 

Cùng tìm hiểu thực trạng công tác ở cấp độ 300 ngay sau đây.  

Quy trình xác định cách thức cộng tác  

• Các phòng ban trong doanh nghiệp có thể tự xác định cách thức cộng tác của riêng họ dựa vào chính sách và quy định của tổ chức. 
• Doanh nghiệp đưa ra một quy trình chung để quản lý trang, nội dung, quyền truy cập, trạng thái tài liệu, quyền sở hữu, phân bổ nhiệm vụ…

Các rủi ro về bảo mật đã được giảm thiểu

• Lúc này, quyền truy cập bên ngoài đã được giám sát viên kiểm tra và quản lý. Sau khi hoàn tất nhiệm vụ, quản lý có thể xóa quyền truy cập này. 
• Hồ sơ nhân sự đã được hoàn tất nhằm xác định vị trí, vai trò và trách nhiệm mỗi cá nhân đối với dự án được giao. 
• Doanh nghiệp khuyến khích sự đồng nhất trong việc sử dụng các công cụ trong Microsoft 365. Phương pháp này  giúp giảm thiểu các rủi ro bảo mật và tuân thủ các quy định của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp khuyến khích cộng tác

• Lúc này, doanh nghiệp thường xuyên có các cuộc thảo luận, cuộc họp liên quan đến cộng tác. 
• Cộng tác giữa nhân sự với nhau được khuyến khích trong các dự án, nhiệm vụ… của công ty. Tổ chức cung cấp các công cụ và nền tảng hỗ trợ cộng tác, giúp nhân viên làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. 

Kiến trúc thông tin chung toàn hệ thống

• Kiến trúc thông tin được doanh nghiệp xem xét và quản lý tập trung trên toàn hệ thống.
• Nội bộ doanh nghiệp đã có được sự nhất quán trong thuật ngữ, quy ước đặt tên và định dạng các tệp dữ liệu. 
• Siêu dữ liệu của mỗi công ty đều được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ an toàn.

Nội dung công việc được phân chia rõ ràng

• Công ty đã phát triển các trang web mẫu với tính năng vượt trội nhằm đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận.
• Nhân sự có thể sử dụng nhiều ứng dụng và tính năng hơn để cộng tác với nhau.
• Người dùng đã có thể phân biệt công việc đang tiến hành và đã hoàn tất trên hệ thống. 

Quy trình kiểm soát công việc tiến bộ

• Ở cấp độ này, quản lý đã có thể kiểm soát được tiến trình công việc. 
• Nhân viên có thể chia sẻ trạng thái công việc với người giám sát bằng các báo cáo tự động. 

Kết luận

Nhân sự dễ dàng thấy được tính an toàn và nhất quán khi làm việc trên Microsoft 365. Lúc này, doanh nghiệp đã xây dựng được những tiêu chuẩn, quy tắc riêng trong tổ chức, mặc dù vẫn chưa mang lại hiệu quả như kỳ vọng. 

Cấp 400: Quản lý theo số liệu

Ở cấp độ 400, doanh nghiệp đã có cái nhìn chiến lược hơn trong việc sử dụng các chức năng của Microsoft 365. Người dùng đã có thể kết hợp nhiều công cụ để hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả nhất. 

Tổ chức đã thiết lập các hướng dẫn rõ ràng trong việc triển khai giải pháp và đảm bảo rằng chúng được tuân thủ một cách nhất quán. 

Để thấy sự vượt trội trong năng lực cộng tác ở cấp độ 400, cùng điểm qua thực trạng tại doanh nghiệp ngay sau đây. 

Văn hoá doanh nghiệp: hợp tác, tin tưởng

• Văn hóa doanh nghiệp lúc này là sự hợp tác, trao quyền, tin tưởng giữa nhân sự trong tổ chức với nhau. 
• Kiến thức về Microsoft 365 được truyền tải mạnh mẽ hơn. 
• Tăng cường kết nối nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tiên tiến hơn. 

Quá trình cộng tác được khuyến khích

• Quá trình cộng tác diễn ra dưới sự cho phép và quản lý của công ty. 
• Việc hợp tác hỗ trợ hệ thống kinh doanh trong tổ chức diễn ra phổ biến hơn. 
• Nhân sự có thể sử dụng tính năng @mention để thông báo cho đồng nghiệp về nội dung công việc được giao. 
• Giám sát viên có thể theo dõi tiến độ hoàn thành dự án thông quan các chỉ số hiệu quả công việc và cộng tác. 
• Những cuộc trò chuyện không chính thức (không liên quan tới công việc) được khuyến khích. Điều này góp phần tăng cường sự kết nối và gắn bó nhân viên trong tổ chức. 

Quản trị rủi ro và bảo mật dữ liệu hiệu quả

• Ở cấp độ này, doanh nghiệp đã có cái nhìn cụ thể hơn về giá trị và cả rủi ro của quá trình cộng tác. Từ đó, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều phương pháp tiếp cận và bảo mật thông tin nhằm hạn chế rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài.  
• Doanh nghiệp đưa ra các giới hạn về thời gian, địa điểm, thiết bị và đối tượng có quyền truy cập vào dữ liệu của tổ chức. 
• Các tài liệu mật được bảo vệ nhằm hạn chế sự thay đổi và có thể khôi phục trong nhiều tình huống. 
• Doanh nghiệp áp dụng các quy trình để giảm thiểu nguy cơ nhân viên sử dụng các thông tin đã lỗi thời trong quá trình cộng tác. 
• Doanh nghiệp đã biết cách mở rộng cộng tác bằng cách sử dụng nhiều hơn các tính năng sẵn có trên nền tảng Microsoft 356. 

Thông tin đồng nhất trên nhiều nền tảng quản lý

• Doanh nghiệp có thể tích hợp sử dụng với các phần mềm quản lý tổ chức khác như ERP hay CRM. Tới cấp độ này, lượng dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp đã đạt tính nhất quán tốt trên các nền tảng khác nhau. 

Xây dựng chiến lược nội dung hiệu quả trong tổ chức

• Doanh nghiệp xây dựng nhiều kênh giao tiếp nội bộ khác nhau. Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các phòng ban, đảm bảo hiệu suất làm việc của từng bộ phận.
• Người dùng có thể sử dụng tag Phiên bản cuối/ Đã phê duyệt để phân biệt các công việc đang tiến hành. Ngoài ra, nhân sự còn có thể bảo vệ các tài liệu đã hoàn thành khỏi sự thay đổi không mong muốn. 
• Doanh nghiệp có thể chia sẻ tài liệu và cộng tác hiệu quả cả trong và ngoài tổ chức. Quản trị viên có thể làm việc với đối tác, khách hàng… mà không bị mất quyền kiểm soát tài liệu. 
• Tổ chức đã có các chiến lược hiệu quả để nhân viên làm việc từ xa và ngoại tiến có thể cộng tác hoàn thành dự án. 

Quản lý tiến trình hoàn thành công việc hiệu quả

• Doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ quản lý công việc để theo dõi và giám sát hoạt động của nhóm, bộ phận và cả tổ chức.
• Quản lý sẽ nhanh chóng nhận được thông báo về tình trạng và tiến độ dự án mỗi khi cần. 
• Microsoft 365 cung cấp nhiều chế độ khác nhau phục vụ cho quá trình cộng tác: làm việc theo thời gian thực, động chỉnh sửa, quyền kiểm soát… Trong đó, đa số các hoạt động đều không bị giới hạn bởi múi giờ hay cách biệt địa lý. 
• Microsoft 365 hỗ trợ tốt cho nhân viên làm việc tại chỗ, từ xa và di động. 
• Cộng tác không đồng bộ được hỗ trợ với tính năng @mention để thông báo cho đồng nghiệp công việc được giao.
• Các số liệu đo lường về hiệu quả cộng tác và năng suất làm việc được cập nhật liên tục. 

Kết luận

Ở cấp độ 4, phần lớn người dùng đều đánh giá cao việc sử dụng nền tảng của Microsoft. Người dùng hiểu và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp về cách sử dụng, lưu trữ và bảo mật thông tin. Theo đó, quá trình cộng tác trong công việc diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả như kỳ vọng. 

Cấp 500 – Tối ưu hóa

Đây là cấp độ cao nhất trong mô hình tăng trưởng cho Microsoft 365. Theo đó, nhiều hoạt động giao dịch đều được tự động hóa nhằm đảm bảo tính nhất quán. Mọi nhân sự trong tổ chức được khuyến khích và tạo không gian cộng tác làm việc hiệu quả. 

Để làm rõ cấp độ tối ưu hóa, doanh nghiệp cần nắm qua các đặc điểm cơ bản sau.  

Văn hoá doanh nghiệp: hợp tác cùng phát triển

• Nhân sự được khuyến khích hợp tác dựa trên văn hóa của tổ chức. 
• Nhân viên được kỳ vọng kết nối với nhau nhiều hơn thay vì chỉ hợp tác để hoàn thành công việc. 
• Doanh nghiệp tăng cường sự hợp tác giữa cá nhân – cá nhân, phòng ban – phòng ban…

Quá trình tối ưu hóa nhanh, hiệu quả và năng suất

• Quá trình tự động hóa giúp giải quyết công việc nhanh và hiệu quả hơn. 
• Nhân viên phải chịu trách nhiệm với công việc và các cam kết với doanh nghiệp trước đó. 
• Mở rộng việc hợp tác ra bên ngoài tổ chức. 

Dữ liệu bảo mật tuyệt đối

• Quy trình tự động hủy cấp phép và lưu trữ trang web sau khi cộng tác kết thúc. 
• Các chính sách kiểm tra gắt gao nhằm đảm bảo bảo mật dữ liệu trong tổ chức. 
• Doanh nghiệp có thể dựa trên số liệu để đo lường và đánh giá hiệu quả cộng tác trong quá trình xử lý công việc.

Thông tin siêu dữ liệu

• Toàn bộ lượng dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp được quản lý và lưu trữ có trật tự nhằm đảm bảo có thể tìm kiếm nhanh chóng khi cần. 
• Nhân sự có thể sử dụng tính năng gắn thẻ tự động, nhãn tiến trình… trong quá trình cộng tác.

Nội dung được tự động hóa

• Người dùng có thể sử dụng các trang web mẫu để phản ánh tiến trình hoàn thành dự án. 
• Quá trình giám sát diễn ra liên tục nhằm kiểm soát những nội dung được chia sẻ ra bên ngoài tổ chức. 
• Quy trình tự động hóa: vòng đời, chỉnh sửa, quyền truy cập, kích hoạt…

Cộng tác trong và ngoài tổ chức được khuyến khích

• Nền tảng cộng tác tích hợp đa dạng công cụ hơn và cho phép tổ chức có thể thực hiện nhiều phương thức cộng tác cùng lúc. 
• Hợp tác được cho là yếu tố chiến lược trong văn hóa của một tổ chức. 
• Các đối tác, khách hàng đều được hỗ trợ cộng tác để đảm bảo tiến độ dự án. 

Kết luận

Ở cấp độ cao nhất này, nhân viên có thể tự hào về nền tảng cộng tác trên Microsoft 365 này. Bởi nó có nhiều tiện ích và mang lại hiệu suất công việc cao trong thời gian ngắn hơn. 

Lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhìn nhận tình hình tổ chức và đưa ra các cải tiến liên tục dựa trên trải nghiệm và phản hồi của nhân sự. 

Lời kết

Với cốt lõi là cộng tác, bộ công cụ Microsoft 365 Business chính là giải pháp tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.  

Đặc biệt, khi hợp tác với FPT Smart Cloud, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đào tạo nhân sự về Microsoft 365. Dưới sự hỗ trợ của các chuyên gia hàng đầu FPT Smart Cloud trong lĩnh vực công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ được nhanh chóng áp dụng kỹ năng, công cụ mới nhất để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.

Nếu doanh nghiệp quan tâm và muốn tìm hiểu nhiều hơn về vấn đề này, hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ. 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected] 
• Hotline: 1900 638 399