Việc xác định yêu cầu đối với SharePoint và OneDrive cần phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại của công ty. Đồng thời mỗi doanh nghiệp cần biết rõ các trường hợp sử dụng hai nền tảng này để nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
Việc xác định yêu cầu kinh doanh đối với SharePoint và OneDrive sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa lợi ích của 2 nền tảng này. Điều này cũng còn góp phần giúp các công ty biết nắm rõ được trường hợp nào nên sử dụng 2 nền tảng này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số thông tin về cách thu thập yêu cầu cũng như một số trường hợp sử dụng SharePoint và OneDrive để làm việc hiệu quả hơn.
Mục lục
Trước khi xây dựng chiến lược sử dụng SharePoint và OneDrive hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định được những công việc cần dùng đến 2 nền tảng này và một số yếu tố khác. Tham khảo 4 phương pháp thu thập yêu cầu kinh doanh với SharePoint OneDrive dưới đây để làm việc thông minh và chất lượng hơn:
Doanh nghiệp cần xác định một số vấn đề như nơi lưu trữ các tập tin, cách để người dùng nội bộ có thể chia sẻ thông tin và dữ liệu với nhau, đặc biệt là cách doanh nghiệp đang thực hiện các công việc hàng ngày. Sau đó hãy thử thực hiện những yêu cầu đó trên SharePoint và OneDrive để đánh giá năng suất và đưa ra chiến lược phù hợp.
Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có các tệp và nội dung cần di chuyển sang Microsoft 365. Trong số đó sẽ có những dữ liệu mà người trong tổ chức phải sử dụng hàng ngày. Do đó, việc di chuyển tất cả tệp và nội dung sẽ mất nhiều thời gian cũng như ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các nhiệm vụ của công ty.
Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp chỉ nên di chuyển những dữ liệu thực sự cần thiết. Đồng thời cần đảm bảo rằng quá trình này sẽ không ảnh hưởng đến công việc của những người khác trong tổ chức.
Mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều có các quy tắc pháp lý riêng khi xử lý nhiều tệp dữ liệu khác nhau. Microsoft 365 cung cấp nhiều tùy chọn nhằm giúp người dùng có thể duy trì những điều lệ này trong tổ chức.
Khi tiến hành xác định các yêu cầu kinh doanh đối với SharePoint và OneDrive, mỗi doanh nghiệp cần thảo luận với đội ngũ pháp lý của mình để có thể lên được kế hoạch sử dụng phù hợp với nhu cầu mà vẫn đảm bảo được các quy tắc riêng.
Khi xây dựng các yêu cầu kinh doanh đối với SharePoint và OneDrive, doanh nghiệp cần trao đổi thỏa thuận với các bên liên quan bao gồm nhà cung ứng, nhà thầu… Điều đó sẽ góp phần tạo nên thành công cho chiến dịch sử dụng kết hợp này.
Doanh nghiệp cần xác định chính sách truy nhập với từng người dùng để đảm bảo sự an toàn cho các thông tin mật. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên áp dụng tính năng xác thực đa yếu tố nhằm đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào những dữ liệu quan trọng.
SharePoint và OneDrive thường được sử dụng trong 4 trường hợp cốt lõi đó là lưu trữ tệp, cộng tác tập tin, site để cộng tác nhóm và thiết lập trang mạng nội bộ.
Trong Microsoft 365, sẽ có 2 tùy chọn lưu trữ là SharePoint và OneDrive:
Người dùng có thể sử dụng ứng dụng Microsoft 365 trong SharePoint và OneDrive để chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu mà những người trong và ngoài nhóm đã tải lên đó. Cụ thể như sau:
Các site trong SharePoint cho phép nhiều người dùng có thể truy cập vào cùng một lúc và chỉnh sửa tài liệu. Điều này góp phần nâng cao năng suất và tạo nên một môi trường làm việc mang tính hiện đại hóa cao.
SharePoint có rất nhiều tùy chọn và công cụ giúp người dùng tạo ra các site mạng nội bộ cho tổ chức. Mạng nội bộ đó có thể bao gồm trang đích chính, các trang web riêng cho từng phòng ban, các cổng thông tin liên lạc cho doanh nghiệp…
Việc di chuyển mạng nội bộ sẵn có sang SharePoint trong Microsoft sẽ mất khá nhiều thời gian, nhất là đối với những trang có cấu trúc phức tạp. Do vậy, người dùng chỉ nên thiết lập trang mạng nội bộ trên nền tảng này sau khi đã triển khai xong SharePoint và OneDrive.
Thông qua bài viết trên, FPT Smart Cloud đã cung cấp một số thông tin về việc xác định yêu cầu kinh doanh đối với SharePoint và OneDrive. Nếu còn thắc mắc gì về chủ đề này hay có nhu cầu tư vấn các dịch vụ Microsoft 365 Business thì có thể liên hệ với FPT Smart Cloud qua những thông tin sau:
