Trong một hội thảo của Microsoft 365 - Giải pháp công nghệ hàng đầu cho doanh nghiệp, các chuyên gia đã chia sẻ cách doanh nghiệp có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của Mô hình trưởng thành Microsoft 365 để xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiện đại hơn. Dựa vào những thông tin liên quan đến mô hình này, doanh nghiệp có thể chia sẻ tài liệu, hợp tác trực tuyến và đồng bộ các tài nguyên trong tổ chức... Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, đạt được thành công bền vững.
Triển khai hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365 là quá trình sử dụng các nguồn tài nguyên và ứng dụng trong Microsoft 365 để tổ chức và thực hiện các cuộc họp hoặc sự kiện trực tuyến một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa sự tương tác với người tham dự từ xa.
Mục lục
Mô hình trưởng thành cho hội thảo Microsoft 365 (M365) là một phương pháp tiếp cận toàn diện để tối ưu hóa việc sử dụng các ứng dụng và dịch vụ trong hệ thống Microsoft 365. Được xây dựng dựa trên nhiều năm nghiên cứu và phát triển, Mô hình này nhằm mục tiêu cải thiện hiệu suất làm việc, bảo mật thông tin, và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn cho tổ chức.
Mô hình đã giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của các ứng dụng, tạo sự liên kết mạnh mẽ giữa các ứng dụng như Word, Excel, Teams, SharePoint… Từ đó giúp người dùng tận dụng toàn bộ tính năng có sẵn, quá trình làm việc trở nên mượt mà hơn.
Đặc biệt, Mô hình còn đặt sự chú trọng vào bảo mật dữ liệu. Nó cung cấp các công cụ và khả năng kiểm soát tiên tiến để đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp sẽ không bị rò rỉ. Thông qua Mô hình trưởng thành M365, tổ chức còn được chia sẻ những nội dung chi tiết về cách tối ưu hóa sử dụng các ứng dụng và dịch vụ để đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất.
Tóm lại, Mô hình trưởng thành M365 giúp người dùng tận dụng toàn bộ tiềm năng của Microsoft 365 thông qua sự kết hợp giữa hiệu suất làm việc và bảo mật thông tin.
Sau đây là những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình chuẩn bị hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365:
Để có thể dễ dàng tiếp cận được với mô hình này, Microsoft 365 đề xuất cách tiếp cận như sau:
Để hình dung chi tiết hơn về cách tiếp cận vừa được giới thiệu ở trên, hãy tham khảo sơ đồ sau đây:
Tùy thuộc vào mục tiêu, nguồn lực và tài nguyên của tổ chức mà doanh nghiệp chọn phương pháp triển khai phù hợp. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng quá trình triển khai được thực hiện một cách có hệ thống và đảm bảo tính bảo mật, đem đến hiệu quả cao.
Dưới đây là một số cách phổ biến để triển khai hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365:
Microsoft Teams cung cấp nền tảng mạnh mẽ để tổ chức hội thảo trực tuyến, chia sẻ tài liệu, và tương tác với người tham dự. Còn SharePoint lại có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu và thông tin liên quan đến hội thảo.
Tổ chức tự quản lý việc triển khai M365 bằng cách sử dụng tài nguyên và nhân lực nội bộ. Điều này đòi hỏi có đội ngũ IT có kiến thức và kỹ năng cần thiết để cài đặt, cấu hình, và quản lý M365.
Triển khai tự quản lý thường phù hợp cho các tổ chức có nguồn tài chính và nguồn nhân lực đủ lớn và sẵn sàng đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả của hệ thống.
Microsoft cung cấp dịch vụ triển khai M365 để tổ chức dựa vào đó và áp dụng. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể tìm các đối tác chuyên về triển khai hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành của Microsoft 365 như FPT Smart Cloud để thực hiện công việc này.
Các dịch vụ triển khai này thường đi kèm với sự hỗ trợ từ các chuyên gia có kinh nghiệm, giúp đảm bảo rằng triển khai được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Các dịch vụ as-a-Service cho phép doanh nghiệp sử dụng M365 như một dịch vụ được quản lý bởi một nhà cung cấp bên ngoài. Với cách này, tổ chức không cần quản lý cơ sở hạ tầng, bảo trì hay nâng cấp phần mềm.
Điều này có thể giảm tải khối lượng công việc quản lý và tiết kiệm nguồn tài nguyên cần thiết nhưng đòi hỏi doanh nghiệp nên có sự tin tưởng vào nhà cung cấp dịch vụ.
Một phương pháp khác là triển khai từng phần của M365 dần dần. Bắt đầu bằng việc triển khai một số tính năng hoặc ứng dụng cụ thể của M365 cho hội thảo trước, sau đó mở rộng dần ra toàn bộ tổ chức. Ví dụ, bắt đầu với cuộc họp trực tuyến đơn giản trước khi thêm các tính năng phức tạp hơn như tạo biểu thăm dò ý kiến.
Phương pháp này giúp giảm áp lực tài chính và tạo cơ hội để thích nghi và điều chỉnh theo từng giai đoạn.
Một số tổ chức có thể kết hợp các phương pháp triển khai. Ví dụ, triển khai cơ sở hạ tầng tự quản lý cho một số phần, nhưng sử dụng dịch vụ as-a-Service cho các ứng dụng hoặc tính năng khác.
Sổ làm việc – Công cụ hội thảo MM4M365 (Đánh giá nhanh) là một công cụ Excel giúp thu thập dữ liệu điểm đồng thuận cho từng năng lực và tổ chức hội thảo với các nhóm khác nhau. Nó cung cấp biểu đồ “ra-đa” để nhìn rõ những người thực hiện tốt hoặc kém, và giúp tìm ra cải tiến cần thiết để đạt mức trưởng thành theo từng giai đoạn. Công cụ này cũng đi kèm với hướng dẫn sử dụng một cách chi tiết.
Để có thể triển khai các Hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365 cho toàn doanh nghiệp, hãy tham khảo các hướng dẫn như sau:
Để hội thảo diễn ra thành công, đạt được hiệu quả tốt nhất, hãy lưu ý một số vấn đề như sau:
Để có thể triển khai hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365, doanh nghiệp phải có kế hoạch cụ thể trong từng giai đoạn sao cho phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của mình. Kết quả cuối cùng của việc triển khai hội thảo dựa trên Mô hình trưởng thành Microsoft 365 là việc đạt được sự phát triển đồng bộ và tối ưu hóa các khía cạnh trong tổ chức.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn chuyên sâu về Microsoft 365 for Business. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra những chia sẻ và phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
