Khung quản trị cộng tác trên Microsoft 365 giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tất cả mọi người trong hệ thống khi họ truy cập vào tài nguyên, từ đó sẽ tạo ra sự thống nhất và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Khung quản trị cộng tác cần được doanh nghiệp lên kế hoạch và xác định phương hướng rõ ràng để lựa chọn các tính năng hợp lý. Khi đó, doanh nghiệp sẽ nâng cao được khả năng quản lý đối với khung quản trị cộng tác trên Microsoft 365.
Mục lục
Quản trị cộng tác là phương pháp mà các doanh nghiệp áp dụng để quản lý quyền hạn truy cập vào hệ thống tài nguyên của các thành viên.
Khi kế hoạch được triển khai, các doanh nghiệp cần đảm bảo những quy định phải được tuân thủ bởi người dùng. Đồng thời, các yếu tố quản trị cũng cần đáp ứng được những tiêu chuẩn kinh doanh và bảo mật của hệ thống.
Nhiều tổ chức hiện nay đang áp dụng các phương pháp quản trị cộng tác với một bộ công cụ hỗ trợ đa dạng như:
Ngoài ra, một số loại công cụ cộng tác độc lập cũng đang được sử dụng rộng rãi, chủ yếu phục vụ cho những mục đích và nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Do đó, dựa vào tính chất của công việc sẽ có những yêu cầu về chức năng của các công cụ tương ứng. Có nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng email trong khi có những tổ chức lại chỉ dùng các tính năng trò chuyện là chủ yếu.
Một khi người dùng nhận thấy các công cụ hiện tại không cung cấp đủ các tính năng phù hợp, họ sẽ tải xuống những ứng dụng khác sao cho phù hợp với nhu cầu hơn.
Có thể thấy, việc này giúp người dùng giải quyết được nhiều vấn đề kịp thời. Mặc dù vậy thì người dùng cũng đã có trải nghiệm không được tốt khi họ phải đăng nhập nhiều lần, gây khó khăn trong việc chia sẻ nội dung. Những điều này có thể gây ra các rủi ro đáng kể cho doanh nghiệp.
Quản trị cộng tác sẽ là giải pháp đối với vấn đề này thông qua việc kiểm soát quyền truy cập của người dùng, điển hình như quyền hạn truy cập, an ninh, mức độ tuân thủ quy định dịch vụ của người dùng.
Khi đó, các dịch vụ như Microsoft 365 Group, Teams và Yammer sẽ được trao quyền cho người dùng, giảm được các rủi ro cho doanh nghiệp.
Một số gợi ý về các thiết lập cộng tác an toàn cho doanh nghiệp với bộ công cụ từ Microsoft 365.
Có nhiều tùy chọn để doanh nghiệp triển khai quản trị cộng tác một cách an toàn, điển hình trong đó là sử dụng các nhóm công cụ từ Microsoft 365 trong tổ chức. Doanh nghiệp có thể tham khảo một vài yếu tố về quản trị khi thiết lập cộng tác và chia sẻ tệp an toàn với Microsoft Teams.
Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có những yêu cầu về nơi lưu trữ dữ liệu cho khu vực địa lý khác nhau, hãy đưa Microsoft 365 Multi-Geo vào kế hoạch quản trị công tác để đảm bảo an toàn.
Các nhóm công cụ của Microsoft cho phép tổ chức lựa chọn nhóm người theo yêu cầu trong kế hoạch quản trị cộng tác. Khi đó, người dùng có thể thiết lập tập hợp các tài nguyên để những người tham gia cùng chia sẻ nội dung.
Khi các quản trị viên thêm thành viên vào nhóm, hệ thống sẽ tự động cấp quyền cơ bản để họ có thể nhận được các thông tin cần thiết. Công cụ Teams và Yammer đều sử dụng các nhóm từ Microsoft 365 để quản lý vai trò của thành viên.
Trong nhóm Microsoft 365 sẽ bao gồm các công cụ mà người dùng có thể sử dụng để liên kết các tài nguyên và liên lạc trong quản trị cộng tác. Trong nhóm đó sẽ bao gồm SharePoint, Planner, Power BI, email…
Tùy vào nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, quản trị viên có thể tạo ra các nhóm tùy ý hoặc thêm những dịch vụ khác như Teams, Yammer và Project.
Để lựa chọn chính xác theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, những mô tả sau sẽ thể hiện rõ hơn về mục đích sử dụng của các công cụ.
Tên tính năng | Mục đích sử dụng |
Calendar | Dùng cho việc lên lịch các sự kiện liên quan đến nhóm |
Inbox | Sử dụng đối với các cuộc trò chuyện thông qua email giữa các thành viên trong nhóm. Trong hộp thư đến có địa chỉ email và có thể cài đặt để nhận thư từ những người ngoài nhóm hoặc ngoài tổ chức. |
OneNote noteBook | Dùng cho việc ghi chú, thu thập ý tưởng, thông tin. |
Planner | Dùng để phân công và quản lý các nhiệm vụ trong dự án của từng thành viên . |
Power BI Workspace | Dùng để tạo một không gian để liên kết các dữ liệu với bảng điều khiển và báo cáo. |
Project and Roadmap | Công cụ quản lý dự án trên website. |
SharePoint team site | Kho lưu trữ thông tin, liên kết các nội dung trong nhóm. |
Stream | Dùng để phát video trực tiếp. |
Teams | Dùng cho việc trò chuyện của các thành viên trong nhóm. |
Yammer group | Dùng cho việc trò chuyện và chia sẻ dữ liệu trong nhóm. |
Các tính năng hay công cụ của Microsoft 365 nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp quản trị cộng tác một cách tốt hơn. Ngoài ra, Microsoft cũng cung cấp các chính sách về thời gian sử dụng, quy ước về cách đặt tên, chính sách bị chặn… để giúp các doanh nghiệp quản lý các nhóm trong tổ chức.
Đa số các doanh nghiệp thường quản trị theo tư cách của từng thành viên và quyền truy cập vào tài nguyên hệ thống, vì vậy việc quản lý nhóm sẽ rất quan trọng trong Microsoft 365.
Những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình khác nhau sẽ có các lựa chọn công cụ tương ứng. Trong đó phải kể đến một số công cụ được ưu tiên lựa chọn bởi các tổ chức bao gồm Teams, Outlook và Yammer.
Quản trị cộng tác sẽ được lên kế hoạch sao cho phù hợp với hiệu quả kinh tế và sự tối ưu trong vận hành.
Điển hình như việc trò chuyện trong Microsoft 365, doanh nghiệp phải hiểu được nơi mà người dùng bắt đầu sử dụng. Khi đó, kế hoạch cần xác định những chiến lược tiếp theo trong giao tiếp.
Để tối ưu cho vấn đề này, Microsoft 365 đã cung cấp 3 lựa chọn:
Mỗi công cụ từ Microsoft cung cấp những ưu điểm cụ thể nhằm mang lại sự tối ưu cho các doanh nghiệp trong quản trị cộng tác.
Microsoft Teams giúp quản trị viên có thể tạo ra không gian làm việc dựa trên những cuộc trò chuyện. Những ưu điểm chính của công cụ này phải kể đến như:
Yammer cũng là một công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kết nối với các tổ chức bên ngoài nhóm nhờ một số ưu điểm sau:
Đây là 2 công cụ mà doanh nghiệp thường dùng trong quản trị cộng tác dựa trên email vì sở hữu các ưu điểm:
Sau khi các doanh nghiệp xác định được nhu cầu cụ thể, công việc lựa chọn các công cụ, tính năng từ Microsoft 365 sẽ chính xác và tối ưu hơn. Đồng thời doanh nghiệp nên xem xét các phương pháp cộng tác nào mà người dùng có khả năng sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau để lựa chọn sao cho phù hợp.
Những yếu tố kiểm tra giúp doanh nghiệp ghi nhớ được nhu cầu thực tiễn của người dùng:
Trong hệ thống cộng tác, các nhóm có thể được tạo ra theo nhiều cách khác nhau từ người dùng. Lời khuyên dành cho các doanh nghiệp là nên đào tạo người dùng theo một tiêu chuẩn nhất định sao cho phù hợp với phương pháp quản trị của tổ chức, cụ thể:
Thông qua cách quản lý trên sẽ giúp người dùng mới tránh được sự nhầm lẫn với các nhóm khác.
Các tính năng dùng trong quản trị cộng tác từ Microsoft 365 sẽ có những mục đích làm việc và yêu cầu cấp phép cụ thể cho từng loại.
Tính năng/ khả năng | Mô tả | Cấp phép |
Chia sẻ nhóm và trang web | Kiểm soát các nhóm và trang có thể được chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức hay không. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 |
Cho phép chặn tên miền | Hạn chế chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức hoặc từ những tên miền cụ thể. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 |
Tạo trang web tự vận hành | Cho phép hoặc ngăn chặn người dùng tạo trang trên SharePoint của riêng họ. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 |
Trang web bị hạn chế và chia sẻ các tập tin | Hạn chế chia sẻ trang web, tệp và thư mục cho các thành viên trong một nhóm cụ thể nhằm mục đích bảo mật. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 |
Hạn chế tạo nhóm | Hạn chế tạo nhóm đối với các thành viên cụ thể trong một nhóm cần được bảo mật. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 với giấy phép được cấp bởi Azure AD Premium hoặc Azure AD Basic EDU |
Chính sách đặt tên nhóm | Tạo ra các chính sách về việc đặt tên nhóm cần có các tiền tố và hậu tố cụ thể. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 với giấy phép được cấp bởi Azure AD Premium hoặc Azure AD Basic EDU |
Chính sách hết hạn nhóm | Đưa ra chính sách về các nhóm không hoạt động sẽ hết hạn trong một khoảng thời gian nhất định. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 với giấy phép được cấp bởi Azure AD Premium |
Quyền truy cập của khách theo dõi | Cho phép hoặc ngăn chặn khách chia sẻ nhóm với những người bên ngoài tổ chức. | Microsoft 365 E5 hoặc E3 |
Với mỗi doanh nghiệp, kế hoạch quản trị cộng tác cần phải được lập một cách phù hợp theo mô hình hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, một quy trình lập kế hoạch quản trị cộng tác cũng cần có các yếu tố chung.
Dưới đây sẽ là quy trình mà doanh nghiệp có thể tham khảo để lập kế hoạch quản trị cộng tác:
Những mô đun đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp có một chương trình hướng dẫn đối với các quản trị viên trong việc tìm hiểu những tính năng từ Microsoft 365.
Chương trình quản lý bảo vệ và quản trị thông tin được thiết kế nhằm mục đích cung cấp giải pháp cho các quản trị viên trong doanh nghiệp có thêm kiến thức trong việc bảo vệ dữ liệu của nhóm.
Lượng thông tin được tạo ra ngày càng nhiều và sẽ tiếp tục tăng nhanh trong tương lai nên việc quản trị thông tin sẽ giúp cho các nhân viên tiếp nhận được nội dung tốt nhất. Đối với hình thức làm việc từ xa, mọi nhân viên đều muốn làm việc tốt ngay cả khi các doanh nghiệp có sự điều chỉnh về các quy định mới.
Doanh nghiệp thường đối mặt với các vấn đề về bảo mật, vì vậy chương trình hướng dẫn cách bảo vệ thông tin doanh nghiệp sẽ giúp quản trị viên quản lý được tình trạng người dùng chia sẻ thông tin sai mục đích.
Đồng thời, thông qua chương trình đào tạo này, quản trị viên cũng biết được cách sắp xếp, phân loại dữ liệu, khám phá thông tin và cách giám sát những thông tin nhạy cảm.
Chương trình đào tạo về bảo mật và tuân thủ sẽ cung cấp cho doanh nghiệp kiến thức về khả năng của Microsoft 365 trong vấn đề lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây. Ngoài ra, chương trình sẽ cung cấp thêm những thông tin để quản trị viên có thể tìm hiểu về các giải pháp khác tối ưu và phù hợp với doanh nghiệp hơn từ Microsoft 365.
Hiện nay, Microsoft 365 đã có hàng loạt các chức năng về tuân thủ và bảo vệ thông tin cho doanh nghiệp. Ngoài ra, các công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất của Microsoft 365 cũng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản trị cộng tác hiệu quả theo thời gian thực.
Bản mô tả các chức năng bảo vệ thông tin đã được áp dụng từ nhiều lĩnh vực, doanh nghiệp có thể xem qua để tham khảo cách ứng dụng những giải pháp vào các vấn đề. Tuy nhiên, quản trị viên cần phải xem xét điều chỉnh các chức năng sao cho phù hợp với doanh nghiệp.
Việc tạo lập một khung quản trị cộng tác cho Microsoft 365 đối với doanh nghiệp sẽ mang lại sự tối ưu không chỉ về mặt trải nghiệm của người dùng mà còn giúp gia tăng tính bảo mật đáng kể.
Liên hệ ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
