10 quan điểm sai lầm về Email tên miền thường gặp nhất
14 December, 2023

10 quan điểm sai lầm về Email tên miền thường gặp nhất

Địa chỉ email là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp, khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý và sử dụng, không ít người dùng mắc phải những quan điểm sai lầm về email tên miền, từ việc coi đó là tốn kém đến nghĩ rằng việc thiết lập quá phức tạp... Những quan điểm này đôi khi có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Tìm hiểu sâu hơn các quan điểm sai lầm về email tên miền giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách với người dùng, cải thiện mức độ tin cậy từ phía khách hàng. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật, mà còn là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể. Vì thế hãy xem tiếp nội dung sau đây và tránh xa các quan niệm không đúng về email tên miền. 

Email tên miền là gì?

Email tên miền là địa chỉ email có phần đuôi chứa tên miền của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên, phòng ban, hay thậm chí là dự án trong công ty sẽ có một địa chỉ email riêng, nó có dạng như: [email protected]

Thông qua việc này, quản trị viên có khả năng quản lý hiệu quả các tài nguyên nhân sự và định lượng công việc cần thực hiện trong dự án.

Người dùng có hai lựa chọn chính để thiết lập email tên miền trong doanh nghiệp:

  • Email miễn phí: Đây là hình thức email tên miền thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp Hosting. Tuy nhiên, sự hạn chế về số lượng người dùng và nguy cơ bị phân loại vào hộp thư spam là điều không thể tránh khỏi.
  • Email trả phí: Được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ email uy tín như Google, Outlook và có sự tương tác với một hoặc nhiều máy chủ email. Điểm nổi bật là tính bảo mật cao và sự đa dạng của các tính năng đặc biệt.

 

Tìm hiểu email tên miền 
Tìm hiểu email tên miền

Những quan điểm sai lầm về email tên miền

Sau đây là những suy nghĩ chưa đúng về email tên miền mà doanh nghiệp không nên mắc phải: 

Email tên miền quá khó dùng 

Có thể nói, email tên miền mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn tồn tại một quan niệm phổ biến rằng việc thiết lập, quản lý và sử dụng các dịch vụ email này khá phức tạp. Nhiều người thậm chí còn tin rằng chỉ có đội ngũ IT chuyên nghiệp mới có khả năng khai thác hết các tiện ích của loại email này. Thực tế, đây chính là một sự hiểu lầm.

Khi doanh nghiệp mua email tên miền thông qua các đối tác ủy quyền, họ không chỉ cung cấp dịch vụ mà còn hỗ trợ kỹ thuật. Đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp sẽ dành thời gian để hướng dẫn chi tiết từ việc đăng nhập tới quản lý để người dùng có thể tự sử dụng một cách chắc chắn. 

Bên cạnh đó, email tên miền thực ra được thiết kế để có giao diện và tính năng thân thiện với người dùng. Tất cả các thao tác và cài đặt đều rất rõ ràng, đơn giản để người dùng có thể tự tùy chỉnh và quản lý. Từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nhất các tính năng mà dịch vụ email này cung cấp.

Tốn kém chi phí 

Một số người cho rằng việc có một email tên miền riêng biệt cho doanh nghiệp là quyết định tốn kém. Họ nghĩ rằng việc phải mua các gói dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc các bên ủy quyền là bỏ ra một khoản đầu tư lớn. 

Tuy nhiên, điều này chưa chắc đã đúng. Thực tế là chi phí thường không cao khi so sánh với những lợi ích mà email tên miền mang lại. Thêm vào đó, chi phí thường được tính dựa trên số lượng người dùng, đồng nghĩa là doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí dựa trên số lượng email. 

Vì vậy, nếu mới chỉ bắt đầu thì doanh nghiệp nên chọn sử dụng số lượng email nhỏ để sau đó dần dần nâng cao khi thấy có nhu cầu.

 

Quan điểm sai lầm về Email tên miền là tốn kém 
Quan điểm sai lầm về Email tên miền là tốn kém

Không tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp 

Một quan điểm sai lầm khác là cho rằng email tên miền không tạo ra lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Điều này hoàn toàn không chính xác. Việc có một địa chỉ email với tên miền của công ty sẽ tạo ấn tượng trong mắt của người nhận, xây dựng lòng tin từ phía khách hàng. 

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Verisign vào năm 2015, có tới 71% các doanh nghiệp khẳng định rằng việc sử dụng email tên miền riêng đã giúp tăng cường niềm tin từ phía khách hàng. Điều này là một trong những lý do chính khiến doanh nghiệp luôn ưu tiên việc tạo loại này.

Chọn email tên miễn phí để tiết kiệm

Một số doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm chi phí người dùng bằng cách sử dụng dịch vụ email miễn phí. Tuy nhiên, đây là quan điểm sai lầm về email tên miền. Việc tiết kiệm chi phí này có thể phản tác dụng, đặc biệt đúng khi nói đến vấn đề bảo mật. 

Rất nhiều dịch vụ email miễn phí không có các tính năng bảo mật cao, đặt doanh nghiệp trước nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng. Thêm vào đó, email từ các tài khoản miễn phí thường bị xếp vào thư mục spam, đồng nghĩa là thông điệp quan trọng có thể không bao giờ đến tay khách hàng.

 

Dễ bị cho vào mục spam
Dễ bị cho vào mục spam

Bỏ qua bí danh trên email

Bí danh email (hoặc “alias”) là một cách hiệu quả để phân biệt vị trí, phòng ban, hay loại dịch vụ mà nhân viên đó đang cung cấp. Nói cách khác, khi có bí danh, việc thống kê thông tin nội bộ sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Đây là một yếu tố thường bị bỏ sót nhưng lại rất quan trọng. Khi nhân viên sử dụng email tên miền riêng, họ sẽ tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Đồng thời nó còn hỗ trợ việc quản lý và phân loại thông tin. 

Dùng email tên miền cho mục đích cá nhân

Đây có thể xem là một trong những quan điểm sai lầm về email tên miễn nghiêm trọng nhất. Một email doanh nghiệp không chỉ là công cụ giao tiếp, mà còn là “bộ mặt”, sự uy tín doanh nghiệp. Việc sử dụng nó cho mục đích cá nhân như đăng ký tài khoản mạng xã hội, tham gia chương trình ưu đãi, có thể đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro, khủng hoảng truyền thông.

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về dung lượng Microsoft 365 của doanh nghiệp

Liên tục thay đổi tên miền cho email

Một thương hiệu mạnh mẽ phải có tính nhất quán và điều này cũng áp dụng cho địa chỉ email. Việc thay đổi tên miền email thường xuyên có thể khiến khách hàng và đối tác cảm thấy rối, không nhận diện được thương hiệu. 

Điều này sẽ khiến mọi người mất cơ hội kết nối cũng như mua hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

 

Tránh thay đổi tên miền email
Tránh thay đổi tên miền email

Không cần thêm thông tin vào hồ sơ email 

Tiếp tục là một quan điểm sai lầm về Email tên miền mà nhiều người mắc phải, đó chính là có rất nhiều doanh nghiệp thờ ơ với việc thiết lập thông tin hồ sơ trong email. 

Hãy tưởng tượng khách hàng nhận được email từ địa chỉ không rõ ràng. Điều này ngay lập tức tạo nên một ấn tượng không tốt và có thể làm mất niềm tin của khách hàng. 

Vì thế, thông tin trên hồ sơ email không chỉ giúp mọi người xác minh uy tín mà còn là cơ hội thể hiện/quảng bá doanh nghiệp. Đơn giản là, thông tin này phải được công khai minh bạch, đầy đủ, tránh để lại đánh giá xấu.

Tên miền càng chi tiết càng tốt 

Nhiều người nghĩ tên email phải ghi đầy đủ các thông tin thì mới rõ ràng và uy tín. Tuy nhiên, đây lại là một quan điểm sai lầm về email tên miền khá thú vị và thường được coi là không quan trọng. 

Thực tế, tên địa chỉ email của người dùng cũng là một phần của thương hiệu. Một địa chỉ email quá dài sẽ không chỉ khó nhớ mà còn có thể gây nhầm lẫn, từ đó ảnh hưởng đến việc giao tiếp và kết nối với khách hàng. 

Đồng thời, tên email dài cũng có thể không được hiển thị đầy đủ trên các thiết bị di động hoặc ứng dụng email. Vì vậy, việc lựa chọn một địa chỉ email ngắn gọn, dễ nhớ và thể hiện rõ ràng về doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng.

Cách tạo email tên miền riêng cho công ty

Để thiết lập email tên miền cá nhân thông qua Outlook, người dùng có thể tuân thủ các bước sau đây một cách dễ dàng:

  • Bước 1: Đăng ký một tài khoản chính thức từ Microsoft.
  • Bước 2: Hoàn thành các chi tiết yêu cầu, sau đó nhấp vào lựa chọn Đăng ký tư vấn và nhận biểu đồ so sánh.
  • Bước 3: Nhận hướng dẫn mua email tên miền từ đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi.
  • Bước 4: Xác nhận việc thiết lập email tên miền cá nhân qua gói dịch vụ thích hợp và ký kết hợp đồng cộng tác.

Cách đăng nhập email tên miền riêng trên Outlook

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể dễ dàng đăng nhập vào email tên miền doanh nghiệp thông qua Outlook qua hai cách: 

Hướng dẫn đăng nhập email tên miền trên điện thoại

Để đăng nhập email Outlook trên điện thoại, người dùng thao tác theo 3 bước: 

  • Bước 1: Cài đặt ứng dụng Outlook từ App Store hoặc CH Play, phụ thuộc vào hệ điều hành của thiết bị là iOS hoặc Android.
  • Bước 2: Khởi động ứng dụng và điền địa chỉ email Outlook đã đăng ký. Tiếp tục người dùng việc chọn Thêm tài khoản.

 

Nhập email và bấm Thêm tài khoản
Nhập email và bấm Thêm tài khoản
  • Bước 3: Gõ mật khẩu cho tài khoản email đã đăng ký. Hoàn tất người dùng việc nhấn vào Đăng nhập.

Hướng dẫn đăng nhập email tên miền trên máy tính

Nếu người dùng không mong muốn sử dụng email tên miền Outlook trên điện thoại di động, việc đăng nhập trên máy tính cũng vô cùng đơn giản:

  • Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ https://login.microsoftonline.com/ để vào trang đăng nhập của Outlook.
  • Bước 2: Điền thông tin email, số điện thoại hoặc tên Skype đã đăng ký, rồi chọn Tiếp theo.
  • Bước 3: Sau cùng, nhập mật khẩu đã đăng ký và hoàn thành việc đăng nhập người dùng cách nhấn vào Đăng nhập.

Lời kết 

Để xây dựng một thương hiệu vững chắc và tăng cường kết nối với khách hàng, doanh nghiệp cần phải hiểu và tránh xa những quan điểm sai lầm về email tên miền. 

Ngoài ra, nếu người dùng cảm thấy mất phương hướng trong việc quản lý và sử dụng email tên miền hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ Microsoft 365 Business, đừng ngần ngại liên hệ với FPT Smart Cloud ngay: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image