Địa chỉ email là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp, khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý và sử dụng, không ít người dùng mắc phải những quan điểm sai lầm về email tên miền, từ việc coi đó là tốn kém đến nghĩ rằng việc thiết lập quá phức tạp... Những quan điểm này đôi khi có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Tìm hiểu sâu hơn các quan điểm sai lầm về email tên miền giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách với người dùng, cải thiện mức độ tin cậy từ phía khách hàng. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật, mà còn là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể. Vì thế hãy xem tiếp nội dung sau đây và tránh xa các quan niệm không đúng về email tên miền.
Mục lục
Email tên miền là địa chỉ email có phần đuôi chứa tên miền của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên, phòng ban, hay thậm chí là dự án trong công ty sẽ có một địa chỉ email riêng, nó có dạng như: [email protected].
Thông qua việc này, quản trị viên có khả năng quản lý hiệu quả các tài nguyên nhân sự và định lượng công việc cần thực hiện trong dự án.
Người dùng có hai lựa chọn chính để thiết lập email tên miền trong doanh nghiệp:
Sau đây là những suy nghĩ chưa đúng về email tên miền mà doanh nghiệp không nên mắc phải:
Có thể nói, email tên miền mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn tồn tại một quan niệm phổ biến rằng việc thiết lập, quản lý và sử dụng các dịch vụ email này khá phức tạp. Nhiều người thậm chí còn tin rằng chỉ có đội ngũ IT chuyên nghiệp mới có khả năng khai thác hết các tiện ích của loại email này. Thực tế, đây chính là một sự hiểu lầm.
Khi doanh nghiệp mua email tên miền thông qua các đối tác ủy quyền, họ không chỉ cung cấp dịch vụ mà còn hỗ trợ kỹ thuật. Đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp sẽ dành thời gian để hướng dẫn chi tiết từ việc đăng nhập tới quản lý để người dùng có thể tự sử dụng một cách chắc chắn.
Bên cạnh đó, email tên miền thực ra được thiết kế để có giao diện và tính năng thân thiện với người dùng. Tất cả các thao tác và cài đặt đều rất rõ ràng, đơn giản để người dùng có thể tự tùy chỉnh và quản lý. Từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nhất các tính năng mà dịch vụ email này cung cấp.
Một số người cho rằng việc có một email tên miền riêng biệt cho doanh nghiệp là quyết định tốn kém. Họ nghĩ rằng việc phải mua các gói dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc các bên ủy quyền là bỏ ra một khoản đầu tư lớn.
Tuy nhiên, điều này chưa chắc đã đúng. Thực tế là chi phí thường không cao khi so sánh với những lợi ích mà email tên miền mang lại. Thêm vào đó, chi phí thường được tính dựa trên số lượng người dùng, đồng nghĩa là doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí dựa trên số lượng email.
Vì vậy, nếu mới chỉ bắt đầu thì doanh nghiệp nên chọn sử dụng số lượng email nhỏ để sau đó dần dần nâng cao khi thấy có nhu cầu.
Một quan điểm sai lầm khác là cho rằng email tên miền không tạo ra lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Điều này hoàn toàn không chính xác. Việc có một địa chỉ email với tên miền của công ty sẽ tạo ấn tượng trong mắt của người nhận, xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Verisign vào năm 2015, có tới 71% các doanh nghiệp khẳng định rằng việc sử dụng email tên miền riêng đã giúp tăng cường niềm tin từ phía khách hàng. Điều này là một trong những lý do chính khiến doanh nghiệp luôn ưu tiên việc tạo loại này.
Một số doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm chi phí người dùng bằng cách sử dụng dịch vụ email miễn phí. Tuy nhiên, đây là quan điểm sai lầm về email tên miền. Việc tiết kiệm chi phí này có thể phản tác dụng, đặc biệt đúng khi nói đến vấn đề bảo mật.
Rất nhiều dịch vụ email miễn phí không có các tính năng bảo mật cao, đặt doanh nghiệp trước nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng. Thêm vào đó, email từ các tài khoản miễn phí thường bị xếp vào thư mục spam, đồng nghĩa là thông điệp quan trọng có thể không bao giờ đến tay khách hàng.
Bí danh email (hoặc “alias”) là một cách hiệu quả để phân biệt vị trí, phòng ban, hay loại dịch vụ mà nhân viên đó đang cung cấp. Nói cách khác, khi có bí danh, việc thống kê thông tin nội bộ sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Đây là một yếu tố thường bị bỏ sót nhưng lại rất quan trọng. Khi nhân viên sử dụng email tên miền riêng, họ sẽ tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Đồng thời nó còn hỗ trợ việc quản lý và phân loại thông tin.
Đây có thể xem là một trong những quan điểm sai lầm về email tên miễn nghiêm trọng nhất. Một email doanh nghiệp không chỉ là công cụ giao tiếp, mà còn là “bộ mặt”, sự uy tín doanh nghiệp. Việc sử dụng nó cho mục đích cá nhân như đăng ký tài khoản mạng xã hội, tham gia chương trình ưu đãi, có thể đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro, khủng hoảng truyền thông.
Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về dung lượng Microsoft 365 của doanh nghiệp
Một thương hiệu mạnh mẽ phải có tính nhất quán và điều này cũng áp dụng cho địa chỉ email. Việc thay đổi tên miền email thường xuyên có thể khiến khách hàng và đối tác cảm thấy rối, không nhận diện được thương hiệu.
Điều này sẽ khiến mọi người mất cơ hội kết nối cũng như mua hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tiếp tục là một quan điểm sai lầm về Email tên miền mà nhiều người mắc phải, đó chính là có rất nhiều doanh nghiệp thờ ơ với việc thiết lập thông tin hồ sơ trong email.
Hãy tưởng tượng khách hàng nhận được email từ địa chỉ không rõ ràng. Điều này ngay lập tức tạo nên một ấn tượng không tốt và có thể làm mất niềm tin của khách hàng.
Vì thế, thông tin trên hồ sơ email không chỉ giúp mọi người xác minh uy tín mà còn là cơ hội thể hiện/quảng bá doanh nghiệp. Đơn giản là, thông tin này phải được công khai minh bạch, đầy đủ, tránh để lại đánh giá xấu.
Nhiều người nghĩ tên email phải ghi đầy đủ các thông tin thì mới rõ ràng và uy tín. Tuy nhiên, đây lại là một quan điểm sai lầm về email tên miền khá thú vị và thường được coi là không quan trọng.
Thực tế, tên địa chỉ email của người dùng cũng là một phần của thương hiệu. Một địa chỉ email quá dài sẽ không chỉ khó nhớ mà còn có thể gây nhầm lẫn, từ đó ảnh hưởng đến việc giao tiếp và kết nối với khách hàng.
Đồng thời, tên email dài cũng có thể không được hiển thị đầy đủ trên các thiết bị di động hoặc ứng dụng email. Vì vậy, việc lựa chọn một địa chỉ email ngắn gọn, dễ nhớ và thể hiện rõ ràng về doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng.
Để thiết lập email tên miền cá nhân thông qua Outlook, người dùng có thể tuân thủ các bước sau đây một cách dễ dàng:
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể dễ dàng đăng nhập vào email tên miền doanh nghiệp thông qua Outlook qua hai cách:
Để đăng nhập email Outlook trên điện thoại, người dùng thao tác theo 3 bước:
Nếu người dùng không mong muốn sử dụng email tên miền Outlook trên điện thoại di động, việc đăng nhập trên máy tính cũng vô cùng đơn giản:
Để xây dựng một thương hiệu vững chắc và tăng cường kết nối với khách hàng, doanh nghiệp cần phải hiểu và tránh xa những quan điểm sai lầm về email tên miền.
Ngoài ra, nếu người dùng cảm thấy mất phương hướng trong việc quản lý và sử dụng email tên miền hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ Microsoft 365 Business, đừng ngần ngại liên hệ với FPT Smart Cloud ngay:
