Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – tăng cường khả năng hợp tác trong doanh nghiệp
Bài viết này sẽ cung cấp cho người đọc các kỹ năng sử dụng bộ công cụ Microsoft 365 và các công nghệ liên quan để có thể đạt được mức độ trưởng thành cao hơn trong mô hình kinh doanh.
By Nicole Herskowitz, Microsoft Teams General Manager
Bài viết Mô hình trưởng thành cho Microsoft 365 – Năng lực hợp tác đã cung cấp khái niệm và chi tiết từng cấp độ trong mô hình. Nội dung hôm nay sẽ đi vào nội dung chi tiết hơn về cách để đạt các mức độ trưởng thành cao hơn trong mô hình.
Mục lục
Cách chuyển từ mức độ 100 – Ban đầu sang mức độ 200 – Quản lý
Các tổ chức ở cấp độ 100 đa số đều đã hoàn thành công đoạn chuyển giao đầu tiên vào Microsoft 365. Nó đơn giản là việc người dùng chuyển các tệp tài liệu từ máy tính cá nhân lên Sharepoint online.
Hầu hết sự cộng tác diễn ra một cách không có cấu trúc và không được hỗ trợ bởi các công nghệ cụ thể.
Nhiệm vụ chủ yếu được trao đổi trong các cuộc hội thoại, qua email, điện thoại, hoặc gặp mặt trực tiếp trong các cuộc họp.
Người giám sát rất khó để theo dõi tiến độ công việc.
Sự cộng tác chỉ diễn ra giữa các nhân viên làm việc trực tiếp, cùng thời gian và cùng địa điểm.
Chia sẻ công việc thông qua các cuộc họp trực tiếp
Dưới đây là một số cách tiềm năng để doanh nghiệp chuyển từ cấp độ 100 lên 200 trong mô hình trưởng thành.
Quản trị và an ninh 100 – 200
Lựa chọn các công cụ khác nhau cho các nhu cầu khác nhau: Tổ chức có thể đặt ra những quy tắc nhất quán trong việc lựa chọn công cụ để sử dụng. Đồng thời, hãy cho nhân sự biết, đâu là công cụ không được sử dụng trong tổ chức.
Xác định các bên liên quan chính: Họ là những cá nhân, tập thể có quyền đưa ra các quyết định chiến lược về phong cách cộng tác trong công ty. Đây có thể là một ủy ban chỉ đạo bao gồm đại diện từ bộ phận IT, nhân sự và các chức vụ lãnh đạo quan trọng trong doanh nghiệp.
Xây dựng phương pháp có thể mở rộng để xử lý yêu cầu trang cộng tác mới: Một yêu cầu hoặc biểu mẫu email (bao gồm tên, bộ phận, tiêu đề, cách sử dụng nội bộ và bên ngoài, mô tả…).
Xem xét các trang web, công cụ hiện có: Điều này nhằm xác định trang web, công cụ nào không được sử dụng hoặc tạo ra các rủi ro trong kinh doanh. Chúng nên được loại bỏ để đảm bảo an toàn và hiệu quả của các công cụ cộng tác đang được sử dụng.
Phản hồi cho nhân viên: Lãnh đạo có thể cung cấp phản hồi cho nhân viên dưới dạng câu chuyện, lời kể và ví dụ về tình hình sử dụng các công cụ để hoàn thành dự án mới.
Loại bỏ công cụ có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp
Kiến trúc thông tin 100 – 200
Trong quá trình xây dựng trang web, hãy đánh giá cấu trúc nội dung để xác định liệu có nên có nhiều trang web hoặc thư viện tài liệu không. Trong chia sẻ tệp, các tài liệu thường xuất phát từ một bộ phận hoặc dự án nhất định. Trong SharePoint online, có thể tồn tại nhiều thư viện tài liệu trong cùng một site cộng tác nhóm.
Ví dụ: Khi xem xét một trang web chung của bộ phận nhân sự trong tổ chức, có thể thấy các nhóm khác nhau đang làm việc về phúc lợi, tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng… Người dùng có thể tích hợp chúng thành 1 trang web hoặc không tùy thuộc và nhu cầu và phạm vi công việc đó.
Trong quá trình xây dựng các thư viện tài liệu, hãy xem xét việc sử dụng các cột trang web để tạo siêu dữ liệu thay vì thư mục.
Ví dụ: Trong trang “phúc lợi nhân sự”, người dùng có thể sử dụng cột “Năm” để nhóm các tài liệu phúc lợi khi chúng thay đổi hàng năm. Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo cột “phúc lợi y tế” hoặc “bảo hiểm y tế” để so sánh kế hoạch từng năm cũng như theo dõi các siêu dữ liệu khác trong tương lai.
Tạo các chế độ xem khác nhau trong danh sách và thư viện để hướng dẫn cho nhân viên cách sắp xếp và tổ chức lại thông tin.
Ví dụ: Kiểm soát viên có thể tạo các nhãn (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đang chờ xét duyệt, Đã hoàn thành…) để theo dõi tiến trình hoàn thành dự án.
Nội dung 100 – 200
Nâng cao nhận thức của quản lý và nhân viên về việc gửi tệp đính kèm trong email.
Doanh nghiệp nên khuyến khích họ sử dụng các công cụ chia sẻ tệp trong hệ sinh thái Microsoft 365 như OneDrive, Teams hoặc SharePoint online.
Hãy giới thiệu tới nhân viên cách lưu trữ tệp đính kèm trong một không gian và chia sẻ liên kết đó để tránh gửi tệp đính kèm trong email.
Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn về khả năng chia sẻ liên kết tài liệu thay vì gửi tệp đính kèm qua email. Việc này nhằm hỗ trợ nhân sự cộng tác và quản lý tài liệu phiên bản tự động một cách tốt nhất.
Tổ chức khuyến khích nhân viên ứng dụng hệ sinh thái Microsoft 365
Quản lý nhiệm vụ công việc
Khi xây dựng thư viện tài liệu, tổ chức hãy tìm hiểu quy trình vòng đời của chúng. Người dùng có thể tạo cột “Trạng thái công việc” và thêm vào đó các giá trị lựa chọn (Mới, Đang tiến hành, Đã nhận xét, Đã hoàn thành…).
Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo cột “Người phụ trách” để phân công nhiệm vụ cho một cá nhân cụ thể. Điều này giúp tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và quản lý quy trình cộng tác liên tục.
Thay vì sử dụng tệp Excel truyền thống, doanh nghiệp nên đổi sang các công cụ Microsoft 365 như SharePoint lists, Planner, To Do… Điều này giúp đảm bảo cho các hoạt động luôn được theo dõi một cách hiệu quả, đồng thời giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Doanh nghiệp nên đổi sang các công cụ SharePoint lists, Planner, To Do
Kết luận
Doanh nghiệp cần giải thích rõ ràng lợi ích và tính cấp thiết của việc sử dụng Microsoft 365 để giải quyết công việc hàng ngày.
Quản lý nên nói đến những khó khăn thường gặp và lý do cần phát triển lên các cấp độ cao hơn trong mô hình trưởng thành.
Nhân viên nên được khuyến khích sử dụng các công cụ phổ biến trong Microsoft 365. Quá trình này có thể mất một thời gian nhưng giúp đặt nền móng cho sự tiến bộ trong tương lai.
Cách chuyển từ mức độ 200 – Quản lý sang mức độ 300 – Xác định
Tổ chức ở cấp độ 200 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau:
Tập trung làm nổi bật vai trò của các chức năng như Microsoft Teams, SharePoint…
Quá trình cộng tác và lưu trữ tài liệu đã có tính nhất quán hơn, có cấu trúc và tổ chức rõ ràng.
Tuy nhiên, tình trạng chung trong nhiều tổ chức là các phòng ban đều tự cộng tác theo cách riêng của mình.
Việc lưu trữ dữ liệu đã có cấu trúc rõ ràng
Quản trị và an ninh 200 – 300
Ủy ban chỉ đạo được thành lập ở cấp 100 bắt đầu họp để xác định nhu cầu kiểm toán trang web. Điều này bao gồm sự giám sát đối với quyền truy cập bên ngoài và vòng đời trang web.
Kiến trúc thông tin 200 – 300
Nếu doanh nghiệp đã có quy ước đặt tên tệp trước đó thì hãy xem xét chúng dưới góc nhìn của Microsoft 365. Khi sử dụng Microsoft 365, người dùng có thêm nhiều cách để quản lý tài liệu. Các tính năng này gồm: lịch sử phiên bản tự động, quản lý quyền truy cập và siêu dữ liệu. Vì vậy, khi xem xét các quy ước đặt tên tệp, người dùng cần dựa vào các tính năng và khả năng của nền tảng Microsoft 365 này.
Tổ chức cần nhanh chóng xác định siêu dữ liệu chung nhằm tạo sự nhất quán và động bộ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn các tài liệu về quy ước đặt tên tệp, có thể sử dụng chúng để giúp xác định nhu cầu chung về siêu dữ liệu trong toàn tổ chức.
Ứng dụng siêu dữ liệu để quản lý doanh nghiệp
Có nhiều phương pháp để các trang web có thể truy cập vào siêu dữ liệu chung trong toàn tổ chức.
Ví dụ: Nếu người dùng muốn tạo và quản lý các loại nội dung ở một nơi duy nhất, sau đó phân phát chúng đến các trang và thư mục khác trong toàn bộ hệ thống SharePoint thì có thể sử dụng Content Type Hub. Còn nếu muốn thêm siêu dữ liệu vào các trang web riêng thì sử dụng Term Store hoặc Site Designs.
Các nhóm có thể cộng tác cùng nhau bằng cách sử dụng Hub Sites trong SharePoint online hoặc Channel trong Teams.
Nội dung 200 – 300
Xem xét trang web cộng tác hiện có để xác định mẫu về nhu cầu kiến trúc trang web. Đây là một chiến lược hợp lý để cải thiện tính đồng nhất giữa các trang web và giảm thời gian triển khai.
Tổ chức nên phát triển và sử dụng ngôn ngữ và thuật ngữ chung cho các hoạt động, công cụ và địa điểm cộng tác. Quá trình này giúp xây dựng một môi trường cộng tác chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Lãnh đạo có thể bắt đầu xác định phương pháp và hành vi mà tổ chức muốn khuyến khích trong các cuộc thảo luận cộng tác. Để tăng tính nhất quán, lãnh đạo có thể đưa ra các quy tắc sử dụng công cụ phù hợp với mục đích và nội dung của từng cuộc trò chuyện. Theo đó, nhân sự có thể sử dụng Email, Microsoft Teams, nhắn tin, gọi điện hay họp trực tuyến.
Doanh nghiệp xây dựng môi trường cộng tác chuyên nghiệp và hiệu quả
Đa số quá trình hợp tác nhóm bên ngoài doanh nghiệp chủ yếu là cộng tác tài liệu. Doanh nghiệp có thể giới hạn phạm vi hoạt động đối với cá nhân, tổ chức bên ngoài.
Doanh nghiệp hãy đảm bảo nhân viên biết và sử dụng thành thạo tính năng “đồng tác giả” trong MS Office kết hợp với SharePoint và OneDrive.
Ngoài ra, nhân sự cần biết đến các tính năng khác trên MS Office và Microsoft 365 gồm: @mention, tạo nhiệm vụ, mở cuộc trò chuyện trực tiếp…
Giám sát viên có thể tạo các thư mục dùng chung trong OneDrive để thành viên trong nhóm lưu trữ tài liệu khi làm việc với đồng nghiệp trong và ngoài tổ chức.
Quản lý nhiệm vụ công việc 200 – 300
Để tìm ra giải pháp tốt nhất cho việc theo dõi thông tin trong Microsoft 365, tổ chức cần xem xét các tài liệu được sử dụng và quy trình kinh doanh hiện tại. Theo đó, các chức năng trong Microsoft 365 như Microsoft Lists, Planner, Project và To Do là giải pháp tốt nhất để đáp ứng nhu cầu thông tin.
Nên thiết lập các Buckets và Tags trong Planner để đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức. Nhân viên có thể dễ dàng sử dụng, phân loại và tìm kiếm thông tin khi phải đồng thời làm việc với nhiều tài liệu khác nhau.
Cách chuyển từ mức độ 300 – Xác định sang mức độ 400 – Quản lý theo số liệu
Tổ chức ở cấp độ 300 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau:
Bắt đầu phát triển phương pháp tiêu chuẩn hóa hơn để thiết lập không gian làm việc. Thay vì sử dụng mẫu sẵn có, doanh nghiệp thường tạo trang web dựa trên loại công việc sẽ được thực hiện. Điều này giúp cho các nhóm có thể cộng tác và làm việc hiệu quả hơn.
Quá trình cộng tác đã được định nghĩa rõ ràng là một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn. Tuy đã có nhiều tiến bộ nhưng vẫn cần tiếp tục đổi mới và phát triển trong thời gian tới.
Tổ chức tiếp tục đánh giá, cải thiện quy trình ứng dụng công cụ Microsoft 365 để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu của các nhóm và đẩy mạnh hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tiếp tục cải thiện quy trình ứng dụng Microsoft 365
Quản trị và an ninh 300 – 400
Để tiến lên cấp độ 400, doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách quy định về cách cộng tác, công cụ nào nên được sử dụng, quy trình ứng dụng công nghệ… rõ ràng và minh bạch.
Tổ chức đào tạo lại những nhân sự chưa nắm rõ cách thức sử dụng bộ công cụ Microsoft 365. Mục đích của các buổi thực hành nhằm đảm bảo nhân viên hiểu, áp dụng được tính năng chia sẻ, đồng tác giả và quyền truy cập bên ngoài…
Quản lý doanh nghiệp có vai trò và nghĩa vụ giám sát, điều phối và thúc đẩy nhân sự áp dụng tích cực chức năng Microsoft 365 vào giải quyết dự án.
Doanh nghiệp tiến hành đào tạo cách sử dụng Microsoft 365 cho nhân sự
Đảm bảo rằng sự cộng tác trong tổ chức không bị hạn chế bởi thời gian, địa điểm hoặc thiết bị.
Người dùng bắt đầu xem xét các tùy chọn kiểm tra để đo lường và theo dõi đảm bảo yếu tố bảo mật khi cộng tác trong và ngoài tổ chức.
Kiến trúc thông tin 300 – 400
Tổ chức cuộc họp với các chủ sở hữu hệ thống doanh nghiệp khác để xác định và điều chỉnh các siêu dữ liệu chung trên toàn hệ thống.
Doanh nghiệp nên bắt đầu nghiên cứu cơ hội tích hợp để đồng bộ tự động siêu dữ liệu trên các hệ thống với nhau.
Nội dung 300 – 400
Áp dụng các giải pháp kiểm toán là một phần quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin của tổ chức trong quá trình chia sẻ nội dung. Nó cũng giúp đảm bảo rằng các quy định về quy trình quản trị và bảo mật luôn được tuân thủ khi chia sẻ thông tin với các bên liên quan ngoài tổ chức.
Doanh nghiệp hãy đảm bảo nhân viên biết và sử dụng thành thạo tính năng “đồng tác giả” trong MS Office kết hợp với SharePoint và OneDrive.
Ngoài ra, nhân sự cần biết đến các tính năng khác trên MS Office và Microsoft 365 gồm: @mention, tạo nhiệm vụ, nhận xét và mở cuộc trò chuyện trực tiếp.
Quản lý nhiệm vụ công việc 300 – 400
Người quản lý nên tổ chức các buổi đào tạo nhân viên về phương pháp cộng tác với Microsoft 365. Đảm bảo nhân sự hiểu rõ cách sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm tăng cường hiệu suất công việc.
Cách chuyển từ mức độ 400 – Quản lý theo số liệu sang mức độ 500 – Tối ưu hóa
Tổ chức ở cấp độ 400 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau:
Tổ chức đã có cái nhìn chiến lược hơn về các ứng dụng và dịch vụ trong nền tảng Microsoft 365.
Việc sử dụng công nghệ sẽ góp phần cải thiện hiệu suất công việc vì các nhóm có chức năng cao thường tạo ra các cách sử dụng nền tảng tốt hơn.
Quản trị và an ninh 400 – 500
Tạo các nhóm cộng tác hiệu quả hơn dựa theo nhu cầu và thói quen làm việc của từng bộ phận nhân sự khác nhau.
Bắt đầu khám phá và ứng dụng công cụ tự động hóa vào quy trình kiểm tra, giám sát và bảo mật dữ liệu.
Doanh nghiệp nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa
Kiến trúc thông tin 400 – 500
Ban chỉ đạo doanh nghiệp có thể liên tục xem xét các phương pháp hiện có để hỗ trợ quá trình cộng tác trong tổ chức.
Sử dụng siêu dữ liệu để trình bày nội dung dựa trên tìm kiếm giúp đơn giản hóa quá trình tiếp cận thông tin. Điều này giúp giảm thời gian và công sức khi quản lý nội dung thủ công.
Nội dung 400 – 500
Khai thác triệt để lợi thế của các trợ lý ảo hiện có như Cortana Scheduler, My Analytics và Work Analytics.
Sử dụng Power Automate để thực hiện tùy chọn thông báo, nhắc nhở và khám phá nội dung.
Khám phá tính năng tự động hóa trên Microsoft để mở rộng siêu dữ liệu.
Ví dụ: Một tài liệu có trạng thái là “Cuối cùng” sẽ kích hoạt quy trình Power Automate và gửi email cho quản lý dự án để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các tác vụ trong Planner tự động được đánh dấu là hoàn thành.
Ứng dụng Power Automate để mở rộng siêu dữ liệu
Quản lý nhiệm vụ công việc 400 – 500
Thực hiện đào tạo nhân sự sử dụng địa điểm tập trung để quản lý nhiệm vụ trên toàn hệ thống.
Xác định kỳ vọng của tổ chức đối với cách hiển thị và quản lý nhiệm vụ cụ thể trong các dự án khác nhau.
Kết luận
Ngày nay, nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn cộng tác tại doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Lấy mục tiêu hợp tác là trung tâm, Microsoft 365 là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho doanh nghiệp.
Để đạt được hiệu quả như kỳ vọng, tổ chức phải tiếp tục học hỏi, phát triển và luôn luôn cố gắng để cải thiện hợp tác thông qua bộ công cụ Microsoft 365.
Nếu doanh nghiệp không đủ nguồn lực để đào tạo, hãy để FPT Smart Cloud hỗ trợ. FPT Smart Cloud cung cấp các buổi đào tạo chất lượng và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm về Microsoft 365.
Liên hệ ngay FPT Smart Cloud để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong việc đào tạo và nâng cao kỹ năng sử dụng Microsoft 365 cho nhân sự của doanh nghiệp.
Với nhiều tính năng tiện ích, Microsoft Syntex giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình quản lý hợp đồng, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng độ tin cậy trong việc thực hiện các giao dịch thương mại.
Khi gói dịch vụ Microsoft 365 Business kết thúc, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những thách thức trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu của mình. Bài viết này sẽ giúp tổ chức có được một cái nhìn tổng quan về những gì có thể xảy ra với dữ liệu và quyền truy cập của doanh nghiệp khi gói dịch vụ này kết thúc.
Với sự gia tăng về số lượng dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên các ứng dụng của Microsoft, việc áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ là vô cùng cần thiết. Từ việc xác định và quản lý quyền truy cập, áp dụng các biện pháp xác thực mạnh mẽ, cho đến việc tăng cường mã hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình trên nền tảng Microsoft 365.
Với Microsoft 365 Copilot, người dùng có thể thao tác nhanh hơn trên Word, phân tích số liệu chuyên nghiệp hơn trong Excel, truyền tải thông tin trực quan hơn trên PowerPoint và làm việc một cách linh hoạt trong Outlook. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc của nhân sự, từ đó tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
Với phiên bản dành cho thiết bị di động, Microsoft 365 Admin là một công cụ quản lý hiệu quả và tiện lợi cho các doanh nghiệp. Ứng dụng này hỗ trợ quản trị viên truy cập và quản lý các dịch vụ mọi lúc mọi nơi, từ đó có thể tăng năng suất và hiệu quả làm việc một cách đáng kể.
Từ những tháng cuối năm 2022 cho tới nay, trung tâm quản trị Microsoft 365 liên tục bổ sung các tính năng mới nhằm khắc phục các sự cố từ phản hồi của khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm của người dùng khi sử dụng các ứng dụng Microsoft 365.
Để tối ưu bộ máy vận hành cho doanh nghiệp, việc tích hợp AI vào cơ sở dữ liệu sẽ mang đến nhiều lợi ích. Quan trọng hơn hết, nếu chúng được đào tạo để kết nối đa môi trường làm việc thì sẽ giúp cho những doanh nghiệp tối ưu hơn về chi phí vận hành.
Dữ liệu có một vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức. Do đó, việc bảo vệ dữ liệu luôn cần được đặt lên hàng đầu. Hãy cùng tìm hiểu các phương pháp tối ưu để bảo vệ dữ liệu lưu trữ trên Windows Server.
Azure VMware Solution được kết hợp bởi công nghệ đám mây của VMware với hạ tầng Azure của Microsoft. Nó cung cấp tính năng quản lý như tự động hóa và tự động cân bằng tải, giúp doanh nghiệp quản lý các ứng dụng và công việc trên môi trường đám mây của mình một cách đơn giản và có hiệu quả.
Nhằm giúp hành trình chuyển đổi lên Microsoft 365 của doanh nghiệp trở nên đơn giản, hiệu quả và an toàn, FPT Smart Cloud hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi email lên hệ thống Microsoft 365 nhanh chóng với chi phí chỉ từ 0đ.
Việc điều chỉnh chính sách trên Microsoft 365 Business Premium là một hoạt động quan trọng để đảm bảo an toàn, bảo mật cho các tài khoản và dữ liệu trên nền tảng này. Để thực hiện điều chỉnh, người dùng cần phải sử dụng các công cụ quản lý bảo mật như Microsoft 365 Defender và Microsoft Intune.
Microsoft 365 là một giải pháp đa chức năng, cung cấp cho doanh nghiệp các ứng dụng văn phòng, lưu trữ đám mây, hội nghị trực tuyến... Tuy nhiên, việc thiết lập và sử dụng Microsoft 365 đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT và đặc biệt, phải truyền tải, đào tạo cho nhân sự trong tổ chức một cách cụ thể và hiệu quả.
Microsoft Stream là một dịch vụ video trực tuyến chuyên dành cho doanh nghiệp, cung cấp khả năng tạo, chia sẻ và quản lý nội dung video nội bộ một cách dễ dàng. Với khả năng tích hợp hoàn hảo vào hệ sinh thái Office 365 của Microsoft, Microsoft Stream là một giải pháp hiệu quả cho những người dùng trong một tổ chức giao tiếp, chia sẻ thông tin và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên.
Hiện nay, vấn đề về tính bền vững của các hệ thống công nghệ đang ngày càng được quan tâm hơn trong cộng đồng công nghệ toàn cầu. Microsoft đã đưa ra giải pháp cho nền tảng lưu trữ đám mây Azure nhằm cải thiện hiệu quả của việc sử dụng năng lượng đồng thời hạn chế carbon.
Với sự hỗ trợ của các công cụ điện toán đám mây, doanh nghiệp ngày càng trở nên linh hoạt hơn trong công cuộc chuyển đổi số. Trong tương lai, di chuyển và hiện đại hóa khối lượng công việc là điều tất yếu nếu tổ chức muốn phát triển hơn nữa.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với nguy cơ tấn công dữ liệu trực tuyến. Hội tụ các tính năng bảo mật mạnh mẽ, Microsoft 365 Business Premium là một giải pháp toàn diện được các doanh nghiệp ứng dụng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả khi vận hành.
Bảo vệ tài khoản quản trị viên trong Microsoft 365 Business Premium là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Bởi đây là tài khoản chứa đựng nhiều dữ liệu và đặc quyền quan trọng, nếu bị xâm nhập thì nguy cơ mất dữ liệu là rất cao.
Microsoft Azure Security là một trong những giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực bảo mật đám mây. Mới đây, Azure Security đã mở rộng khả năng tìm kiếm biến thể của mình trên Cloud, giúp tăng cường bảo mật cho các ứng dụng và dữ liệu của khách hàng.
AWS cung cấp cho các tổ chức và cá nhân khả năng lưu trữ, tính toán, cơ sở dữ liệu, khả năng phân tích, truyền thông và nhiều dịch vụ khác trên một nền tảng điện toán đám mây (Cloud). Tuy nhiên, sự rò rỉ thông tin hay các cuộc tấn công mạng vào AWS vẫn khiến cho nhiều người lo lắng về dữ liệu của mình. Trước tình hình đó, Azure sẽ là giải pháp để các doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về vấn đề lưu trữ một cách an toàn.
Azure Application Gateway là một dịch vụ quản lý mạng được cung cấp bởi Microsoft Azure, cho phép điều phối lưu lượng truy cập vào các ứng dụng web, đồng thời cải thiện hiệu suất, độ tin cậy và bảo mật của hệ thống. Có thể nói, Azure Application Gateway là một giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức muốn tối ưu hóa bảo mật hệ thống ứng dụng web của mình.
Lưu trữ đám mây là một dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ được quản lý từ xa, nhằm tránh được tình trạng hết bộ nhớ trên thiết bị cá nhân và dễ dàng chia sẻ dữ liệu với người khác.
Việc thiết lập Microsoft 365 được thực hiện để đảm bảo tính bảo mật, tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Nắm vững các bước thiết lập Microsoft 365 cũng sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng và dịch vụ của ứng dụng này.
Skype for Business Online sẽ ngừng hoạt động vào ngày 1 tháng 10 năm 2023. Nếu người dùng chưa nâng cấp Skype for Business Online thì tài khoản sẽ tự động lên lịch để hỗ trợ nâng cấp. Trong trường hợp muốn chuyển đổi sang Microsoft Teams, người dùng hãy chủ động thực hiện ngay hôm nay.
Bảo mật tài khoản Email đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức. Nếu tài khoản Email bị hacker tấn công, nguy cơ rò rỉ thông tin trong doanh nghiệp là rất lớn. Do đó, nhân sự cần trang bị cách nhận biết cũng như cách xử lý kịp thời khi phát hiện Email bị xâm nhập.
Với Yammer, nhân sự có thể chia sẻ thông tin, tài liệu, công việc… và kết nối với những đồng nghiệp khác trong tổ chức. Trước khi đưa vào sử dụng, quản trị viên cần định dạng lại hệ thống Yammer để tạo sự nhất quán, hỗ trợ cho quá trình trò chuyện và làm việc thêm phần hiệu quả hơn.
Azure Synapse Link for Dataverse là một tính năng mới của dịch vụ điện toán đám mây Microsoft Azure. Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp phát triển dữ liệu kinh doanh hiệu quả nhờ quá trình loại bỏ các rào cản không cần thiết.
Microsoft 365 trở thành nền tảng phổ biến để tối ưu khả năng giao tiếp và cộng tác. Nổi bật nhất là 2 công cụ SharePoint và Teams. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn bảo mật trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc quản lý việc chia sẻ ra bên ngoài tổ chức.
Vấn đề bảo mật đang ngày càng được quan tâm hơn trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Lựa chọn các giải pháp bảo mật của Microsoft 365, doanh nghiệp có thể bảo vệ tối đa các thông tin, dữ liệu của mình khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài.
Microsoft 365 cung cấp công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao Năng lực quản trị quy trình kinh doanh (Business Process Competence), giảm chi phí và tăng tính hiệu quả. Bên cạnh đó, Microsoft 365 còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, báo cáo, giúp doanh nghiệp theo dõi/ đánh giá hiệu quả quy trình kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa chúng.
Bài viết dưới đây cung cấp một số mẹo và thủ thuật cơ bản để tổ chức sử dụng Outlook một cách chuyên nghiệp. Các mẹo này bao gồm tắt thông báo, sử dụng lịch không làm phiền, sử dụng Cortana và các tính năng khác để quản lý email và lịch làm việc một cách thông minh và hiệu quả.
Tính năng tạo chữ ký trong Outlook không chỉ giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian khi gửi email, mà còn giúp đồng bộ hóa thông tin liên lạc giữa các thành viên trong tổ chức. Bên cạnh đó, tính năng chữ ký email còn là một cách tuyệt vời để quảng cáo thương hiệu cũng như cung cấp thông tin liên của người gửi email.
Azure Key Vault là một dịch vụ quản lý khóa và bảo mật của Microsoft Azure. Với tính năng quản lý quyền truy cập cũng như các chuỗi kết nối, Azure Key Vault giúp cho các ứng dụng và dịch vụ trong môi trường Azure truy cập các thông tin bảo mật một cách đáng tin cậy và dễ dàng nhất.
Muốn update lên Windows 11 thì máy tính của người dùng cần đáp ứng một số yêu cầu về hệ thống, cũng như độ tương thích đặc biệt. Bởi vậy, tùy vào nhu cầu sử dụng và hiện trạng thiết bị mà người dùng đưa ra quyết định có nên update lên Win 11 hay không.
SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Muốn nâng cao trải nghiệm người dùng trong SharePoint, cần phải hiểu rõ về ứng dụng này, đặc biệt là sự khác nhau giữa trải nghiệm hiện đại và trải nghiệm cổ điển.
Sao lưu thư mục OneDrive PC là tính năng hữu ích cho mọi người dùng, giúp việc bảo mật dữ liệu, đồng bộ hóa và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Với OneDrive PC, người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với thao tác sao lưu dữ liệu thủ công như trước kia.
Trong doanh nghiệp, truyền thông luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng để kết nối đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, truyền thông qua kênh email nhiều khi chưa linh hoạt và kịp thời. Khi ứng dụng Microsoft 365, doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều kênh truyền thông linh hoạt và hiệu quả hơn như Teams, Yammer, SharePoint.
PowerShell cho phép người dùng sử dụng các lệnh và tập lệnh tiêu chuẩn để thực hiện các tác vụ quản lý và triển khai SharePoint. Sử dụng PowerShell sẽ giúp việc quản trị SharePoint đạt được hiệu quả cao trong thời gian ngắn nhất.
Trong thời đại công nghệ số 4.0, bảo vệ thông tin và dữ liệu cá nhân đã trở thành một vấn đề cực kỳ quan trọng. Để giải quyết mối lo này, DLP (Data Loss Prevention) đã được ra đời với khả năng giám sát, xử lý và ngăn chặn sự rò rỉ thông tin.
Tính năng "Kênh dùng chung" của Teams được phát hành vào năm 2022 được thiết kế nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin và làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Hãy cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu chi tiết hơn về tính năng này.
"Mô hình trưởng thành" là tiêu chuẩn đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp khi sử dụng giải pháp Microsoft 365. Với tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định vị trí hiện tại của tổ chức, từ đó thiết lập kế hoạch phát triển phù hợp để tiến tới một tầm cao mới.
Đa số doanh nghiệp đã và đang sử dụng Microsoft 365 để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, rất nhiều tổ chức vẫn chưa biết hết các tính năng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Tham khảo ngay các thủ thuật trong Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất trong công việc.
Xã hội đang ngày càng thay đổi theo hướng hiện đại hoá, kéo theo đó mô hình làm việc từ xa ngày càng phát triển. Để mô hình làm việc này đạt hiệu quả, không thể thiếu sự góp sức của hệ thống mạng nội bộ thông minh. Công cụ này vừa giúp doanh nghiệp gắn kết nhân sự, vừa đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin hiệu quả trong doanh nghiệp.
Thiết bị liên quan mật thiết đến dữ liệu quan trọng trong doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý, kiểm soát chúng luôn là vấn đề được các tổ chức quan tâm. Dưới đây là cách sử dụng Microsoft Endpoint Manager để quản lý thiết bị đầu cuối giúp bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp.
Dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, nhất là trong thời đại 4.0. Do đó, cần tăng cường bảo mật thông tin và các thiết bị trong nội bộ tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu về các tính năng bảo mật dữ liệu và thiết bị trong Microsoft ngay dưới đây.
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin, việc bảo mật dữ liệu trở thành yếu tố quan trọng của các doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng công cụ bảo mật đa yếu tố MFA đang được ưa chuộng. Với công cụ này, thông tin sẽ được bảo mật tối đa, chống lại sự tấn công từ bên ngoài hiệu quả hơn.
Có nhiều cách để tạo lập mạng nội bộ doanh nghiệp. Trong đó, SharePoint online là nền tảng được nhiều người dùng ưa chuộng nhất. Tham khảo ngay hướng dẫn sử dụng SharePoint để thiết lập mạng nội bộ thông minh cơ bản.
Thích nghi nhanh chóng với thời đại số, các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng mạng nội bộ thông minh. Với nhiều ưu điểm nổi bật, mạng nội bộ thông minh được lựa chọn để tối ưu hoá hiệu suất làm việc và kết nối nhân sự dễ dàng hơn.
Có rất nhiều cách tạo nhóm trong Teams, với những thao tác vô cùng đơn giản. Nắm rõ từng cách lập nhóm sẽ giúp người dùng chủ động ứng dụng công cụ hữu ích này trong công việc, để trao đổi thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Biết cách sao lưu và tìm khóa khôi phục Bitlocker sẽ giúp người dùng chủ động truy cập, cũng như tăng cơ chế bảo mật cho dữ liệu. Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng sẽ đảm bảo tính an toàn hơn cho dữ liệu, đồng thời có thể mở khóa trong trường hợp hệ thống từ chối xác thực bằng mật khẩu.
Word và PowerPoint là 2 ứng dụng Microsoft được dân văn phòng sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chuyển đổi nội dung từ Word sang PowerPoint. Thủ thuật này giúp tiết kiệm thời gian nhằm cải thiện năng suất làm việc.
Khởi động một năm làm việc hiệu quả với bộ máy vận hành tối ưu cùng bộ ứng dụng thông minh Microsoft 365 là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá doanh số đầu năm mới.
Cuối năm là thời điểm chạy nước rút để doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kinh doanh và chạm đích thành công. Việc nhanh chóng áp dụng những giải pháp thông minh từ Microsoft chính là chìa khóa cho doanh nghiệp trước bài toán tối ưu công tác vận hành và kinh doanh.
Nhờ ứng dụng thành công giải pháp Microsoft 365, Ecoba Việt Nam đã sớm bứt phá thành một trong những doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu ngành xây dựng.
Với sứ mệnh biến mọi doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp công nghệ bằng đột phá sáng tạo trong công nghệ và sản phẩm, FPT Smart Cloud cung cấp các giải pháp Microsoft 365 bản quyền tại website microsoft.fptcloud.com, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và triển khai các giải pháp vượt trội từ Microsoft.
Chỉ với 64K/người dùng/tháng – chi phí tương đương 1 ly cafe, doanh nghiệp có thể nắm trọn trong tay bộ công cụ “Nâng tầm quản lý, tối ưu vận hành” từ FPT Smart Cloud.
Hybrid Work đã trở thành một trong những xu hướng tất yếu của thời đại số. Tuy nhiên, những “nghịch lý” của xu hướng này đã tạo ra thách thức lớn cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong quản lý và vận hành.
Chương trình áp dụng từ nay đến 31/10/2022 dành cho khách hàng doanh nghiệp mua dịch vụ Microsoft tại FPT Smart Cloud. Đăng ký ngay để nhận những ưu đãi hấp dẫn từ FPT Smart Cloud.
Nhằm mang tới trải nghiệm “môi trường làm việc kiểu mới” cho các doanh nghiệp, FPT Smart Cloud triển khai chương trình ưu đãi "Miễn phí 1 tháng sử dụng Windows 365 Enterprise" từ nay đến hết 30/09/2022
Là một trong những ứng dụng hữu ích nhất mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng, Microsoft Teams 2022 tiếp tục cập nhật thêm nhiều tính năng để trở thành trợ thủ đắc lực cho nhân viên văn phòng.
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ, thông tin hay dữ liệu trở thành tài sản sống còn của các doanh nghiệp dù có quy mô nhỏ, vừa hay lớn. Do đó, doanh nghiệp cần có những biện pháp bảo mật dữ liệu hợp nhất để chống lại các cuộc tấn công mạng hiệu quả hơn.
Microsoft 365 là nền tảng toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu cho doanh nghiệp. Với khả năng phát triển ứng dụng nhanh và tính năng bảo mật cao, Microsoft 365 là sự lựa chọn hoàn hảo của rất nhiều doanh nghiệp.
FPT Smart Cloud hiện đang cung cấp chương trình ưu đãi tiết kiệm đến 50% chi phí khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số từ hệ thống khác sang Microsoft 365.
Microsoft 365 ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn để phục vụ cho quá trình phát triển. Nhiều thống kê chỉ ra rằng, Microsoft 365 có mức độ sử dụng lớn gấp đôi hoặc gấp ba lần so với các nền tảng khác.
Đa số người dùng đang sử dụng Microsoft 365 hàng ngày để phục vụ cho công việc nhưng liệu họ đã tận dụng hết mọi tính năng trong các ứng dụng? Tham khảo 7 thủ thuật công nghệ giúp doanh nghiệp làm việc thông minh và chất lượng hơn.
Tại chương trình Microsoft Lunch Talks số đầu tiên, chuyên gia công nghệ của FPT Smart Cloud đã thảo luận về giải pháp cho bài toán quản lý nhân sự tại doanh nghiệp Việt trong giai đoạn chuyển đổi số.
28/2/2022 là thời điểm cuối cùng để doanh nghiệp có thể trang bị bộ giải pháp Microsoft 365 Business với mức giá ưu đãi $2,5/tháng, tiết kiệm đến 60% ngân sách IT của doanh nghiệp.