Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – tăng cường khả năng hợp tác trong doanh nghiệp

Bài viết Mô hình trưởng thành cho Microsoft 365 – Năng lực hợp tác đã cung cấp khái niệm và chi tiết từng cấp độ trong mô hình. Nội dung hôm nay sẽ đi vào nội dung chi tiết hơn về cách để đạt các mức độ trưởng thành cao hơn trong mô hình. 

Cách chuyển từ mức độ 100 – Ban đầu sang mức độ 200 – Quản lý

Các tổ chức ở cấp độ 100 đa số đều đã hoàn thành công đoạn chuyển giao đầu tiên vào Microsoft 365. Nó đơn giản là việc người dùng chuyển các tệp tài liệu từ máy tính cá nhân lên Sharepoint online. 

• Hầu hết sự cộng tác diễn ra một cách không có cấu trúc và không được hỗ trợ bởi các công nghệ cụ thể. 
• Nhiệm vụ chủ yếu được trao đổi trong các cuộc hội thoại, qua email, điện thoại, hoặc gặp mặt trực tiếp trong các cuộc họp. 
• Người giám sát rất khó để theo dõi tiến độ công việc.
• Sự cộng tác chỉ diễn ra giữa các nhân viên làm việc trực tiếp, cùng thời gian và cùng địa điểm.

Dưới đây là một số cách tiềm năng để doanh nghiệp chuyển từ cấp độ 100 lên 200 trong mô hình trưởng thành.

Quản trị và an ninh 100 – 200

• Lựa chọn các công cụ khác nhau cho các nhu cầu khác nhau: Tổ chức có thể đặt ra những quy tắc nhất quán trong việc lựa chọn công cụ để sử dụng. Đồng thời, hãy cho nhân sự biết, đâu là công cụ không được sử dụng trong tổ chức. 
• Xác định các bên liên quan chính: Họ là những cá nhân, tập thể có quyền đưa ra các quyết định chiến lược về phong cách cộng tác trong công ty. Đây có thể là một ủy ban chỉ đạo bao gồm đại diện từ bộ phận IT, nhân sự và các chức vụ lãnh đạo quan trọng trong doanh nghiệp.
• Xây dựng phương pháp có thể mở rộng để xử lý yêu cầu trang cộng tác mới: Một yêu cầu hoặc biểu mẫu email (bao gồm tên, bộ phận, tiêu đề, cách sử dụng nội bộ và bên ngoài, mô tả…). 
• Xem xét các trang web, công cụ hiện có: Điều này nhằm xác định trang web, công cụ nào không được sử dụng hoặc tạo ra các rủi ro trong kinh doanh. Chúng nên được loại bỏ để đảm bảo an toàn và hiệu quả của các công cụ cộng tác đang được sử dụng.
• Phản hồi cho nhân viên: Lãnh đạo có thể cung cấp phản hồi cho nhân viên dưới dạng câu chuyện, lời kể và ví dụ về tình hình sử dụng các công cụ để hoàn thành dự án mới. 

Kiến trúc thông tin 100 – 200

Trong quá trình xây dựng trang web, hãy đánh giá cấu trúc nội dung để xác định liệu có nên có nhiều trang web hoặc thư viện tài liệu không. Trong chia sẻ tệp, các tài liệu thường xuất phát từ một bộ phận hoặc dự án nhất định. Trong SharePoint online, có thể tồn tại nhiều thư viện tài liệu trong cùng một site cộng tác nhóm. 

• Ví dụ: Khi xem xét một trang web chung của bộ phận nhân sự trong tổ chức, có thể thấy các nhóm khác nhau đang làm việc về phúc lợi, tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng… Người dùng có thể tích hợp chúng thành 1 trang web hoặc không tùy thuộc và nhu cầu và phạm vi công việc đó. 

Trong quá trình xây dựng các thư viện tài liệu, hãy xem xét việc sử dụng các cột trang web để tạo siêu dữ liệu thay vì thư mục. 

• Ví dụ: Trong trang “phúc lợi nhân sự”, người dùng có thể sử dụng cột “Năm” để nhóm các tài liệu phúc lợi khi chúng thay đổi hàng năm. Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo cột “phúc lợi y tế” hoặc “bảo hiểm y tế” để so sánh kế hoạch từng năm cũng như theo dõi các siêu dữ liệu khác trong tương lai. 

Tạo các chế độ xem khác nhau trong danh sách và thư viện để hướng dẫn cho nhân viên cách sắp xếp và tổ chức lại thông tin.

• Ví dụ: Kiểm soát viên có thể tạo các nhãn (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đang chờ xét duyệt, Đã hoàn thành…) để theo dõi tiến trình hoàn thành dự án. 

Nội dung 100 – 200

• Nâng cao nhận thức của quản lý và nhân viên về việc gửi tệp đính kèm trong email. 
• Doanh nghiệp nên khuyến khích họ sử dụng các công cụ chia sẻ tệp trong hệ sinh thái Microsoft 365 như OneDrive, Teams hoặc SharePoint online. 
• Hãy giới thiệu tới nhân viên cách lưu trữ tệp đính kèm trong một không gian và chia sẻ liên kết đó để tránh gửi tệp đính kèm trong email.
• Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn về khả năng chia sẻ liên kết tài liệu thay vì gửi tệp đính kèm qua email. Việc này nhằm hỗ trợ nhân sự cộng tác và quản lý tài liệu phiên bản tự động một cách tốt nhất. 

Quản lý nhiệm vụ công việc

Khi xây dựng thư viện tài liệu, tổ chức hãy tìm hiểu quy trình vòng đời của chúng. Người dùng có thể tạo cột “Trạng thái công việc” và thêm vào đó các giá trị lựa chọn (Mới, Đang tiến hành, Đã nhận xét, Đã hoàn thành…). 

Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo cột “Người phụ trách” để phân công nhiệm vụ cho một cá nhân cụ thể. Điều này giúp tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và quản lý quy trình cộng tác liên tục. 

Thay vì sử dụng tệp Excel truyền thống, doanh nghiệp nên đổi sang các công cụ Microsoft 365 như SharePoint lists, Planner, To Do… Điều này giúp đảm bảo cho các hoạt động luôn được theo dõi một cách hiệu quả, đồng thời giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Kết luận

• Doanh nghiệp cần giải thích rõ ràng lợi ích và tính cấp thiết của việc sử dụng Microsoft 365 để giải quyết công việc hàng ngày. 
• Quản lý nên nói đến những khó khăn thường gặp và lý do cần phát triển lên các cấp độ cao hơn trong mô hình trưởng thành. 
• Nhân viên nên được khuyến khích sử dụng các công cụ phổ biến trong Microsoft 365. Quá trình này có thể mất một thời gian nhưng giúp đặt nền móng cho sự tiến bộ trong tương lai.

Cách chuyển từ mức độ 200 – Quản lý sang mức độ 300 – Xác định

Tổ chức ở cấp độ 200 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau: 

• Tập trung làm nổi bật vai trò của các chức năng như Microsoft Teams, SharePoint…
• Quá trình cộng tác và lưu trữ tài liệu đã có tính nhất quán hơn, có cấu trúc và tổ chức rõ ràng.
• Tuy nhiên, tình trạng chung trong nhiều tổ chức là các phòng ban đều tự cộng tác theo cách riêng của mình. 

Quản trị và an ninh 200 – 300

• Ủy ban chỉ đạo được thành lập ở cấp 100 bắt đầu họp để xác định nhu cầu kiểm toán trang web. Điều này bao gồm sự giám sát đối với quyền truy cập bên ngoài và vòng đời trang web. 

Kiến trúc thông tin 200 – 300

• Nếu doanh nghiệp đã có quy ước đặt tên tệp trước đó thì hãy xem xét chúng dưới góc nhìn của Microsoft 365. Khi sử dụng Microsoft 365, người dùng có thêm nhiều cách để quản lý tài liệu. Các tính năng này gồm: lịch sử phiên bản tự động, quản lý quyền truy cập và siêu dữ liệu. Vì vậy, khi xem xét các quy ước đặt tên tệp, người dùng cần dựa vào các tính năng và khả năng của nền tảng Microsoft 365 này. 
• Tổ chức cần nhanh chóng xác định siêu dữ liệu chung nhằm tạo sự nhất quán và động bộ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn các tài liệu về quy ước đặt tên tệp, có thể sử dụng chúng để giúp xác định nhu cầu chung về siêu dữ liệu trong toàn tổ chức.

• Có nhiều phương pháp để các trang web có thể truy cập vào siêu dữ liệu chung trong toàn tổ chức. 

Ví dụ: Nếu người dùng muốn tạo và quản lý các loại nội dung ở một nơi duy nhất, sau đó phân phát chúng đến các trang và thư mục khác trong toàn bộ hệ thống SharePoint thì có thể sử dụng Content Type Hub. Còn nếu muốn thêm siêu dữ liệu vào các trang web riêng thì sử dụng Term Store hoặc Site Designs. 

• Các nhóm có thể cộng tác cùng nhau bằng cách sử dụng  Hub Sites trong SharePoint online hoặc Channel trong Teams.

Nội dung 200 – 300

• Xem xét trang web cộng tác hiện có để xác định mẫu về nhu cầu kiến trúc trang web. Đây là một chiến lược hợp lý để cải thiện tính đồng nhất giữa các trang web và giảm thời gian triển khai.
• Tổ chức nên phát triển và sử dụng ngôn ngữ và thuật ngữ chung cho các hoạt động, công cụ và địa điểm cộng tác. Quá trình này giúp xây dựng một môi trường cộng tác chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 
• Lãnh đạo có thể bắt đầu xác định phương pháp và hành vi mà tổ chức muốn khuyến khích trong các cuộc thảo luận cộng tác. Để tăng tính nhất quán, lãnh đạo có thể đưa ra các quy tắc sử dụng công cụ phù hợp với mục đích và nội dung của từng cuộc trò chuyện. Theo đó, nhân sự có thể sử dụng Email, Microsoft Teams, nhắn tin, gọi điện hay họp trực tuyến. 

• Đa số quá trình hợp tác nhóm bên ngoài doanh nghiệp chủ yếu là cộng tác tài liệu. Doanh nghiệp có thể giới hạn phạm vi hoạt động đối với cá nhân, tổ chức bên ngoài. 
• Doanh nghiệp hãy đảm bảo nhân viên biết và sử dụng thành thạo tính năng “đồng tác giả” trong MS Office kết hợp với SharePoint và OneDrive.
• Ngoài ra, nhân sự cần biết đến các tính năng khác trên MS Office và Microsoft 365 gồm: @mention, tạo nhiệm vụ, mở cuộc trò chuyện trực tiếp…
• Giám sát viên có thể tạo các thư mục dùng chung trong OneDrive để thành viên trong nhóm lưu trữ tài liệu khi làm việc với đồng nghiệp trong và ngoài tổ chức. 

Quản lý nhiệm vụ công việc 200 – 300

• Để tìm ra giải pháp tốt nhất cho việc theo dõi thông tin trong Microsoft 365, tổ chức cần xem xét các tài liệu được sử dụng và quy trình kinh doanh hiện tại. Theo đó, các chức năng trong Microsoft 365 như Microsoft Lists, Planner, Project và To Do là giải pháp tốt nhất để đáp ứng nhu cầu thông tin. 
• Nên thiết lập các Buckets và Tags trong Planner để đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức. Nhân viên có thể dễ dàng sử dụng, phân loại và tìm kiếm thông tin khi phải đồng thời làm việc với nhiều tài liệu khác nhau. 

Cách chuyển từ mức độ 300 – Xác định sang mức độ 400 – Quản lý theo số liệu

Tổ chức ở cấp độ 300 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau: 

• Bắt đầu phát triển phương pháp tiêu chuẩn hóa hơn để thiết lập không gian làm việc. Thay vì sử dụng mẫu sẵn có, doanh nghiệp thường tạo trang web dựa trên loại công việc sẽ được thực hiện. Điều này giúp cho các nhóm có thể cộng tác và làm việc hiệu quả hơn.
• Quá trình cộng tác đã được định nghĩa rõ ràng là một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn. Tuy đã có nhiều tiến bộ nhưng vẫn cần tiếp tục đổi mới và phát triển trong thời gian tới. 
• Tổ chức tiếp tục đánh giá, cải thiện quy trình ứng dụng công cụ Microsoft 365 để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu của các nhóm và đẩy mạnh hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp. 

Quản trị và an ninh 300 – 400

• Để tiến lên cấp độ 400, doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách quy định về cách cộng tác, công cụ nào nên được sử dụng, quy trình ứng dụng công nghệ… rõ ràng và minh bạch. 
• Tổ chức đào tạo lại những nhân sự chưa nắm rõ cách thức sử dụng bộ công cụ Microsoft 365. Mục đích của các buổi thực hành nhằm đảm bảo nhân viên hiểu, áp dụng được tính năng chia sẻ, đồng tác giả và quyền truy cập bên ngoài…
• Quản lý doanh nghiệp có vai trò và nghĩa vụ giám sát, điều phối và thúc đẩy nhân sự áp dụng tích cực chức năng Microsoft 365 vào giải quyết dự án. 

• Đảm bảo rằng sự cộng tác trong tổ chức không bị hạn chế bởi thời gian, địa điểm hoặc thiết bị. 
• Người dùng bắt đầu xem xét các tùy chọn kiểm tra để đo lường và theo dõi đảm bảo yếu tố bảo mật khi cộng tác trong và ngoài tổ chức. 

Kiến trúc thông tin 300 – 400

• Tổ chức cuộc họp với các chủ sở hữu hệ thống doanh nghiệp khác để xác định và điều chỉnh các siêu dữ liệu chung trên toàn hệ thống. 
• Doanh nghiệp nên bắt đầu nghiên cứu cơ hội tích hợp để đồng bộ tự động siêu dữ liệu trên các hệ thống với nhau. 

Nội dung 300 – 400

• Áp dụng các giải pháp kiểm toán là một phần quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin của tổ chức trong quá trình chia sẻ nội dung. Nó cũng giúp đảm bảo rằng các quy định về quy trình quản trị và bảo mật luôn được tuân thủ khi chia sẻ thông tin với các bên liên quan ngoài tổ chức. 
• Doanh nghiệp hãy đảm bảo nhân viên biết và sử dụng thành thạo tính năng “đồng tác giả” trong MS Office kết hợp với SharePoint và OneDrive.
• Ngoài ra, nhân sự cần biết đến các tính năng khác trên MS Office và Microsoft 365 gồm: @mention, tạo nhiệm vụ, nhận xét và mở cuộc trò chuyện trực tiếp.

Quản lý nhiệm vụ công việc 300 – 400

• Người quản lý nên tổ chức các buổi đào tạo nhân viên về phương pháp cộng tác với Microsoft 365. Đảm bảo nhân sự hiểu rõ cách sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm tăng cường hiệu suất công việc. 

Cách chuyển từ mức độ 400 – Quản lý theo số liệu sang mức độ 500 – Tối ưu hóa

Tổ chức ở cấp độ 400 trong mô hình trưởng thành thường có các đặc điểm như sau: 

• Tổ chức đã có cái nhìn chiến lược hơn về các ứng dụng và dịch vụ trong nền tảng Microsoft 365. 
• Việc sử dụng công nghệ sẽ góp phần cải thiện hiệu suất công việc vì các nhóm có chức năng cao thường tạo ra các cách sử dụng nền tảng tốt hơn.

Quản trị và an ninh 400 – 500

• Tạo các nhóm cộng tác hiệu quả hơn dựa theo nhu cầu và thói quen làm việc của từng bộ phận nhân sự khác nhau. 
• Bắt đầu khám phá và ứng dụng công cụ tự động hóa vào quy trình kiểm tra, giám sát và bảo mật dữ liệu. 

Kiến trúc thông tin 400 – 500

• Ban chỉ đạo doanh nghiệp có thể liên tục xem xét các phương pháp hiện có để hỗ trợ quá trình cộng tác trong tổ chức.
• Sử dụng siêu dữ liệu để trình bày nội dung dựa trên tìm kiếm giúp đơn giản hóa quá trình tiếp cận thông tin. Điều này giúp giảm thời gian và công sức khi quản lý nội dung thủ công.

Nội dung 400 – 500

• Khai thác triệt để lợi thế của các trợ lý ảo hiện có như Cortana Scheduler, My Analytics và Work Analytics.
• Sử dụng Power Automate để thực hiện tùy chọn thông báo, nhắc nhở và khám phá nội dung.
• Khám phá tính năng tự động hóa trên Microsoft để mở rộng siêu dữ liệu. 

Ví dụ: Một tài liệu có trạng thái là “Cuối cùng” sẽ kích hoạt quy trình Power Automate và gửi email cho quản lý dự án để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các tác vụ trong Planner tự động được đánh dấu là hoàn thành.

Quản lý nhiệm vụ công việc 400 – 500

• Thực hiện đào tạo nhân sự sử dụng địa điểm tập trung để quản lý nhiệm vụ trên toàn hệ thống. 
• Xác định kỳ vọng của tổ chức đối với cách hiển thị và quản lý nhiệm vụ cụ thể trong các dự án khác nhau. 

Kết luận 

Ngày nay, nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn cộng tác tại doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Lấy mục tiêu hợp tác là trung tâm, Microsoft 365 là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho doanh nghiệp. 

Để đạt được hiệu quả như kỳ vọng, tổ chức phải tiếp tục học hỏi, phát triển và luôn luôn cố gắng để cải thiện hợp tác thông qua bộ công cụ Microsoft 365.

Nếu doanh nghiệp không đủ nguồn lực để đào tạo, hãy để FPT Smart Cloud hỗ trợ. FPT Smart Cloud cung cấp các buổi đào tạo chất lượng và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm về Microsoft 365. 

Liên hệ ngay FPT Smart Cloud để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong việc đào tạo và nâng cao kỹ năng sử dụng Microsoft 365 cho nhân sự của doanh nghiệp. 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected] 
• Hotline: 1900 638 399