Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – Năng lực quy trình kinh doanh
Microsoft 365 cung cấp công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao Năng lực quản trị quy trình kinh doanh (Business Process Competence), giảm chi phí và tăng tính hiệu quả. Bên cạnh đó, Microsoft 365 còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, báo cáo, giúp doanh nghiệp theo dõi/ đánh giá hiệu quả quy trình kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa chúng.
By Nicole Herskowitz, Microsoft Teams General Manager
Microsoft 365 là một trong những nền tảng công nghệ hàng đầu trên thị trường. Tuy nhiên, để tối đa hóa hiệu quả sử dụng, các tổ chức cần có năng lực quy trình kinh doanh mạnh mẽ. Bài viết này giới thiệu về mô hình trưởng thành cho Microsoft 365 và cách nó giúp tăng cường năng lực nghiệp vụ của các doanh nghiệp.
Mục lục
Tìm hiểu về năng lực quy trình kinh doanh
Cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu đôi nét về năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức ngay dưới đây.
Năng lực quy trình kinh doanh là gì?
Năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bởi cách thực hiện công việc sao cho có tính hệ thống, tính cấu trúc dưới sự hỗ trợ của các quy tắc nghiệp vụ. Nhân sự có năng lực quy trình kinh doanh tốt sẽ thực hiện các nhiệm vụ, dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Khi nhắc đến quy trình kinh doanh, những thuộc tính không thể bỏ qua bao gồm: tính lặp lại, tốc độ, tiêu chuẩn hóa, tuân thủ, độ tin cậy, khả năng đo lường và hiệu quả. Ngoài ra, sự linh hoạt, khả năng kiểm tra, trải nghiệm, giao diện người dùng… cũng là những yếu tố rất quan trọng.
Để xây dựng một quy trình kinh doanh hiệu quả, cần đảm bảo có sự đồng nhất giữa các hệ thống trong cùng một tổ chức. Điều này sẽ đảm bảo cho quy trình hoạt động mượt mà và mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất.
Quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp Việt
Lợi ích và chi phí khi xây dựng quy trình kinh doanh
Doanh nghiệp có thể đo lường và kiểm tra tính hiệu quả khi cải tiến quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy trình kinh doanh:
Quy kình kinh doanh tốt giúp tổ chức giảm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Người dùng có thể xem trạng thái của quy trình một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa quy trình và chi phí mua sắm trong doanh nghiệp.
Cải thiện quá trình ra quyết định: chính xác, đầy đủ và hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ các quy định của luật pháp.
Áp dụng quy trình kinh doanh cải thiện quá trình ra quyết định
5 cấp độ trưởng thành của năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức
Tổ chức ở cấp độ 100 thường vận hành các quy trình kinh doanh của mình một cách thủ công, phi cấu trúc và đa phần “chỉ làm những gì cần để hoàn thành công việc”. Nguyên nhân là do chưa có sự đầu tư vào công nghệ và tự động hóa dẫn đến hiệu quả kinh doanh còn kém.
Với quy trình làm việc như vậy, nhân sự trong tổ chức bắt đầu chán nản và thất vọng với suy nghĩ “chúng ta có thể tốt hơn như thế”. Tuy nhiên, thường thì sẽ không có bất cứ cá nhân/ đội nhóm nào đứng ra kêu gọi cải tiến hệ thống.
Nhân sự trong tổ chức chán nản và thất vọng
Tổng quan về doanh nghiệp cấp 100
Nghiệp vụ trong doanh nghiệp không được xác định rõ ràng, còn chung chung thông qua kinh nghiệm của nhân sự.
Tổ chức chưa áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc. Đa số người dùng sử dụng tài liệu giấy và công nghệ cũ như email để thông báo, chuyển giao và phê duyệt công việc.
Người dùng thường dựa vào các kiến thức cơ sở để hoàn thành công việc thay vì tuân thủ các quy tắc, quy trình kinh doanh được thống nhất.
Các trường hợp ngoại lệ sẽ gây ra sự chậm trễ trong quy trình kinh doanh vì không có các quy tắc để giải quyết các tình huống đặc biệt này.
Nhân sự vẫn còn dùng email để trao đổi và phê duyệt công việc
Quy trình kinh doanh
Doanh nghiệp thường không kiểm tra hoặc chỉ xem xét trên hình thức đối với sự thay đổi trong quy trình nghiệp vụ.
Tổ chức không có quy trình/ cơ chế để xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc thất bại trong kinh doanh.
Quy trình kinh doanh không được phát triển hoặc cải tiến có hệ thống và cấu trúc gây nhiều khó khăn trong việc quản lý và nâng cấp.
Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật
Quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp cấp độ 100 thường không hoặc ít được tài liệu hóa. Cụ thể, quy trình này không được quy định rõ ràng trên hồ sơ, giấy tờ dẫn đến khó theo dõi, quản lý.
Tổ chức không có thông tin đầy đủ và chính xác về tình trạng của quy trình kinh doanh. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả và tìm kiếm giải pháp cải thiện quy trình kinh doanh.
Nguy cơ rò rỉ thông tin trong tổ chức cấp 100
Những điều mà doanh nghiệp cấp 100 cần lưu ý
Do không có thông báo, không cập nhật trạng thái công việc nên rất khó để theo dõi tiến độ hoàn thành dự án.
Quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh mất nhiều thời gian và chưa mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Nhân viên (và khách hàng) ít có niềm tin vào chất lượng, thời gian và kết quả của quy trình kinh doanh.
Các trường hợp ngoại lệ, ưu tiên, khắc phục sự cố và can thiệp… trở thành một gánh nặng cho tài nguyên và kết quả kinh doanh.
Nhân sự dễ bị căng thẳng do thiếu khả năng lập kế hoạch và ước tính thời gian để hoàn thành quy trình kinh doanh.
Thời hạn hoàn thành công việc có thể bị bỏ qua do thiếu tính thống nhất trong hệ thống doanh nghiệp.
Quy trình kinh doanh không tuân thủ quy tắc đã được thiết lập, tổ chức có nguy cơ mất uy tín và có thể vi phạm pháp luật.
Không một ai trong doanh nghiệp có thể xem được trạng thái công việc. Điều này có thể hiểu là các hoạt động có thể bị trì hoãn, thậm chí sẽ không bao giờ được hoàn thành.
Khách hàng chưa có niềm tin vào quy trình kinh doanh của tổ chức
Cấp 200 – Quản lý
Tổ chức ở cấp độ 200 bắt đầu đánh giá tiềm năng và ứng dụng công nghệ vào quy trình kinh doanh. Điều này dẫn đến sự tiến bộ trong quá trình theo dõi, quản lý và vận hành tổ chức.
Ở cấp độ này, nhân sự đã hiểu được lợi ích vượt trội của tự động hóa. Tổ chức sẽ có nhiều bước tiến trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh thông qua sử dụng công nghệ và sự sẻ chia kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau.
Doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của tự động hóa
Để hiểu rõ hơn về cấp 200 – Quản lý, trước tiên cần phải nắm rõ thực trạng cụ thể tại doanh nghiệp ngay dưới đây.
Quy trình kinh doanh
Quy trình kinh doanh đã được tài liệu hóa và xác định rõ ràng trong từng bộ phận. Tuy nhiên, các giải pháp công nghệ vẫn chưa được sử dụng phổ biến.
Chưa ứng dụng hiệu quả công cụ SharePoint online trong tổ chức để phê duyệt, thu thập các phản hồi…
Thư viện hoặc danh sách tài liệu có thể được xem là một trung tâm hoạt động để quản lý và tổ chức thông tin.
Người dùng đã có nhận thức chủ động sử dụng các tính năng sẵn có trong Microsoft 365 (như Power Automate) để tự động hóa quy trình kinh doanh.
Nhân sự có thể triển khai một số luồng công việc không cần đến mã lập trình để xử lý các quy tắc kinh doanh đơn giản ở cấp phòng ban.
Một số nhân sự trong tổ chức vẫn giữ cách truyền thống để giải quyết công việc. Do đó, có thể có sự không nhất quán giữa tài liệu và quy trình triển khai thực tế.
Doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng Power Automate vào quy trình kinh doanh chung
Trong doanh nghiệp, quy trình được tạo ra nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể, nhưng chúng không được phát triển theo cách có cấu trúc và tài liệu hóa.
Không có quá trình quản trị, giám sát, kiểm thử đối với các quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Bên cạnh đó, các thay đổi, cải tiến thường được thực hiện không có kế hoạch.
Tổ chức đã tiến hành thu thập các phản hồi từ nhân viên nhằm cải thiện quy trình kinh doanh.
Không có sự nhất quán nào đối với các quy trình hoạt động trong tổ chức. Ngoài ra, các thay đổi trong nhu cầu kinh doanh có thể không được tính đến đầy đủ trong quy trình trên.
Quy trình nghiệp vụ thường được thiết kế và triển khai để giải quyết các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc chúng không được tích hợp hoặc đồng bộ hóa với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Quá trình báo cáo và theo dõi hoạt động công việc được thực hiện, nhưng thường không chính xác, chưa phản ánh đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
Quá trình phát triển không kết hợp hiệu quả với việc tái cơ cấu quy trình. Điều này dẫn đến việc hoàn thành quy trình nhanh thay vì tạo ra các quy trình mới tốt hơn.
Doanh nghiệp không có chiến lược nào về tự động hóa, bao gồm việc chuẩn hóa nền tảng công nghệ và phương pháp. Các nhiệm vụ tự động hóa được tiếp cận theo các cách khác nhau.
Quy trình đã đề ra và thực tế triển khai trong doanh nghiệp thường xuyên không nhất quán với nhau.
Những điều mà doanh nghiệp cấp 200 cần lưu ý?
Các phòng ban trong doanh nghiệp có thể chưa đồng bộ trong việc áp dụng tự động hóa. Do đó, khách hàng của tổ chức có những trải nghiệm khác nhau khi làm việc với từng phòng ban.
Một quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa tại một địa điểm nhưng lại không được áp dụng ở các nơi khác, thậm chí trong cùng một lĩnh vực hoạt động.
Công nghệ và sự chuyên môn để duy trì hoặc cải thiện nó có thể gặp rủi ro do sự phụ thuộc vào các điểm đơn lẻ.
Có thể xảy ra sự bất đồng hoặc xung đột giữa phương pháp áp dụng trên toàn công ty và khả năng tích hợp trong các hệ thống của các đơn vị kinh doanh.
Nếu các điểm riêng lẻ gặp sự cố thì toàn bộ hệ thống có thể bị ảnh hưởng, gây ra rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp.
Thường xuyên xảy ra sự bất đồng hoặc xung đột giữa phương pháp áp dụng chung toàn công ty so với khả năng tích hợp trong các hệ thống của các đơn vị kinh doanh riêng lẻ.
Cấp 300 – Xác định
Tại cấp độ 300, các tổ chức đã sử dụng Microsoft 365 để quản lý các quy trình kinh doanh trên nhiều lĩnh vực và đảm bảo sự đồng nhất giữa các địa điểm khác nhau.
Dưới đây là thực trạng doanh nghiệp tại cấp 300 – Xác định.
Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 300
Nhân sự đã có bước phát triển hơn trong việc tiếp cận quy trình kinh doanh. Cụ thể, họ đã chuyển đổi từ cách làm thủ công sang điều phối quy trình kinh doanh tự động hóa.
Doanh nghiệp bước đầu sử dụng một nền tảng công nghệ để hỗ trợ cho các hoạt động trong quy trình kinh doanh mới, mặc dù vẫn còn sử dụng giải pháp cũ. Để hỗ trợ cho việc quản lý quy trình nghiệp vụ phức tạp, các công cụ Microsoft được ứng dụng và tùy chỉnh sao cho phù hợp.
Tổ chức bắt đầu phát triển năng lực quy trình kinh doanh bằng cách xây dựng một nhóm tập trung gồm các chuyên gia tái thiết kế quy trình và nền tảng kỹ thuật. Ngoài ra, họ còn cung cấp các khóa đào tạo cho chuyên gia và cả những người không chuyên.
Tổ chức đã nhận thức được lợi ích và rủi ro khi cho phép những người không phải là chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển và triển khai các ứng dụng này. Do vậy, doanh nghiệp nỗ lực cho phép và quản lý thiết lập các quy trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo an toàn cho các ứng dụng.
Chưa có sự thống nhất hoàn toàn giữa quy trình trên tài liệu và những điều được đưa vào ứng dụng thực tế.
Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật
Tổ chức đã nhận thức được rằng các giải pháp khác nhau có thể dẫn đến rủi ro khác nhau. Từ đó, tổ chức sẽ thiết kế và quản lý các giải pháp một cách phù hợp nhất.
Hệ thống chất lượng của tổ chức bao gồm các giải pháp quy trình kinh doanh chính. Giải pháp này thường được kiểm tra nghiêm ngặt, đảm bảo tuân thủ các quy trình kinh doanh của tổ chức.
Các giải pháp mới được thiết kế với tính năng đo lường hiệu suất, theo dõi và thông báo khi vượt quá giới hạn thiết lập. Việc này giúp tổ chức có thể sớm phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn.
Dữ liệu chung được bảo vệ và kiểm soát tốt
Quy trình kinh doanh
Tổ chức đang nhìn nhận quy trình là một tổng thể, chứ không đơn thuần là hàng loạt các tác vụ riêng lẻ. Các bản đồ quy trình và các tài liệu liên quan đến giải pháp đều được phát triển để xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả.
Doanh nghiệp xem xét, tài liệu hóa và cố gắng đưa các giải pháp tự động hóa quy trình hiện tại vào quản lý. Trong một số trường hợp, tổ chức lại lựa chọn phát triển các giải pháp trên một nền tảng mới.
Tổ chức đã thiết lập một phương pháp để xử lý các trường hợp ngoại lệ trong quá trình tự động hóa nghiệp vụ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đã thiết lập các quy trình để tìm kiếm, áp dụng phương pháp tự động hoá mới, cũng như sửa đổi các giải pháp hiện có. Tuy nhiên, trong quá trình này, vẫn có những trường hợp đặc biệt và các dự án phát triển ẩn danh.
Đồng thời, tổ chức đã tập trung vào tiếp cận toàn bộ hệ thống và thiết lập các bộ dữ liệu chung. Điều này nhằm đảm bảo sự đồng nhất và tối đa hóa hiệu quả cho các giải pháp tự động hoá đang được triển khai.
Những điều mà doanh nghiệp cấp 300 cần lưu ý?
Nhân sự đã bắt đầu cảm thấy tự tin rằng họ đang tuân thủ đúng các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức.
Quản lý, người giám sát có thể quan sát thấy được sự gia tăng năng suất trong công việc nếu chưa thể đo lường hoàn toàn.
Sự minh bạch trong công việc và quản lý ngày càng cao giúp tăng năng suất và giảm stress cho người sử dụng.
Nhân viên ngày càng tự tin hơn khi tuân thủ các quy trình vì chúng mang lại kết quả tốt hơn so với các cách làm thủ công trước đây.
Uy tín của nhóm được cải thiện, giúp người dùng dễ dàng chấp nhận các quy trình mới hơn.
Cấp 400 – Quản lý
Ở cấp độ 400, tổ chức đã thiết lập các mục tiêu cho quy trình gồm: giảm thời gian chết giữa các bước, giảm chi phí, giảm lỗi, tăng sự hài lòng của khách hàng… và tiến hành đo lường hiệu quả dựa trên những tiêu chí đó.
Nhằm đảm bảo tính đồng nhất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào một cá nhân bất kỳ, tổ chức đã sử dụng hệ thống tự động hóa để thúc đẩy quy trình kinh doanh. Kết quả là người dùng đã trở nên phụ thuộc vào hệ thống và không còn cảm thấy cần thiết hoặc mong muốn làm việc xung quanh nó.
Cụ thể như thế nào, hãy cùng tìm hiểu thực trạng doanh nghiệp ở cấp độ 400 – Quản lý ngay sau đây.
Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 400
Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình làm việc kết nối với các hệ thống LOB, bao gồm: ERP, CRM, SCM và HRIS.
Người dùng có quyền truy cập vào phân tích và lịch sử quy trình.
Quy trình có tính minh bạch cao: người dùng có thể xem trạng thái dữ liệu, công việc và dự án bất kỳ lúc nào.
Quá trình công tác được xem là một phần của quy trình kinh doanh phi tuyến động.
Tổ chức có một danh sách các giải pháp để quản lý quy trình kinh doanh mà họ đang sử dụng. Danh sách này cung cấp thông tin về: người sở hữu, công nghệ, tính tương tác với các quy trình và hệ thống khác, các rủi ro liên quan…
Doanh nghiệp ứng dụng CRM để xây dựng quy trình làm việc
Tổ chức thiết lập các chỉ số/ tiêu chí đo lường để theo dõi và đánh giá hiệu suất của các bước trong quy trình kinh doanh.
APIs, nguồn thông tin đã được thiết lập và sử dụng để phát triển quy trình kinh doanh.
Tổ chức đã thiết lập các tiêu chuẩn công nghệ để đảm bảo tính đồng nhất và khả năng tương thích giữa hệ thống và ứng dụng.
Tổ chức đã thiết lập các chuẩn phát triển: UI, UX, API, báo cáo, bắt lỗi và theo dõi ngoại lệ… để đảm bảo tính đồng nhất và chất lượng của ứng dụng và hệ thống.
Nhân viên được yêu cầu tham gia các chương trình đào tạo tiêu chuẩn về công nghệ và cách phát triển quy trình kinh doanh.
Trước khi giới thiệu quy trình/hệ thống mới cho các dòng sản phẩm kinh doanh, tổ chức sẽ xem xét để đảm bảo rằng chúng tương thích với chiến lược và chuẩn mực đã được thiết lập trước đó.
Quá trình phát triển giải pháp về quy trình kinh doanh được thực hiện bởi “whole system thinking”. Phương pháp này giúp đảm bảo rằng quy trình kinh doanh được phát triển dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về toàn bộ hệ thống.
Bắt đầu kiểm soát quy trình thống kê SPC.
Dữ liệu đầu ra, chỉ số quy trình được thu thập và sử dụng cho báo cáo kinh doanh.
Tất cả các quy trình kinh doanh đều có chủ sở hữu rõ ràng. Những thay đổi trong nhân sự và chuyên môn được xem xét kỹ lưỡng.
Những điều mà doanh nghiệp cấp 400 cần lưu ý?
Quy trình kinh doanh trong tổ chức đã được triển khai tốt trong một khoảng thời gian dài, đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy.
Tổ chức đang xem xét các quy trình khác nhằm tối ưu hóa và tăng cường tính hiệu quả trong kinh doanh.
Các thông tin mới thu thập được giúp cải thiện liên tục quy trình kinh doanh, phát hiện sớm các vấn đề và cung cấp dữ liệu để hỗ trợ tuyển dụng thêm nhân lực.
Cấp 500 – Tối ưu hóa
Các tổ chức ở cấp độ 500 đang sử dụng nền tảng Microsoft 365 một cách tối ưu để tự động hóa quy trình của họ. Để hiểu hơn về cấp độ cao nhất trong mô trưởng thành này, hãy cùng tìm hiểu qua thực trạng doanh nghiệp ngay sau đây.
Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 500
Người dùng có thể chỉnh sửa quy trình làm việc hiện có để thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi một cách linh hoạt như hiện nay.
Các quy trình chuẩn như nguồn dữ liệu, kết nối, giao diện người dùng… đều được đồng bộ hóa.
Người dùng tận dụng dữ liệu từ nền tảng quản lý để tối ưu hóa quy trình, mô phỏng trên dữ liệu thực tế, xử lý các vấn đề trong công việc.
Các quy trình kinh doanh được mở rộng ra ngoài tổ chức để tương tác hiệu quả với bên thứ ba gồm: nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…
Tổ chức hoàn toàn có khả năng cập nhật và quản lý nền tảng công nghệ hiện có.
Nhân viên có kỹ năng cao tham gia tích cực vào các quy trình, cung cấp phản hồi, đảm bảo tuân thủ và thích ứng với các trường hợp ngoại lệ khi cần thiết.
Tất cả các quy trình đều rõ ràng, minh bạch, được quản lý và áp dụng hiệu quả.
Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật
Doanh nghiệp xây dựng quy trình đánh giá khả năng nghiệp vụ liên tục và thường xuyên dưới sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại.
Các quy trình kinh doanh không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ của tổ chức, mà còn tối ưu hóa hoạt động để tăng cường hiệu suất và năng suất.
Quy trình kinh doanh
Mọi nhân sự đều có thể quan sát và cung cấp phản hồi để cải tiến quy trình.
Chỉ số đầu ra cung cấp thông tin để cải thiện hoạt động kinh doanh và thúc đẩy cải tiến quy trình ở mọi cấp độ.
Quy trình kinh doanh được đo lường và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi.
Các công cụ tiên tiến nhất được sử dụng để thúc đẩy quá trình tối ưu hóa, bao gồm: trí tuệ nhân tạo, điều khiển quy trình thống kê và đánh giá so sánh với các chuẩn ngành.
Những điều mà doanh nghiệp cấp 500 cần lưu ý?
Tổ chức có thể thích ứng với các quy trình kinh doanh mới một cách dễ dàng và linh hoạt hơn để phản ứng với các điều kiện kinh doanh thay đổi (sáp nhập, thâu tóm, dòng sản phẩm mới…).
Ứng dụng tự động hóa vào quy trình kinh doanh giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc rõ rệt.
Có sự tăng cường đáng kể nhu cầu cộng tác giữa các nhân sự trong và ngoài tổ chức với nhau.
Lời kết
Để cải thiện cấp bậc theo mô hình trưởng thành, tổ chức cần hiểu rõ các chức năng và cách Microsoft 365 có thể hỗ trợ các nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng đủ nguồn lực để làm được điều này.
Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, FPT Smart Cloud mang đến bộ công cụ Microsoft 365 Business với mức giá cực tốt. Ngoài ra, khi hợp tác cùng FPT Smart Cloud, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đào tạo nhận sự cách ứng dụng bộ công cụ Microsoft 365 đầy đủ và chuyên sâu nhất.
Nếu doanh nghiệp quan tâm và muốn tìm hiểu nhiều hơn về nội dung này, hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ.
Với nhiều tính năng tiện ích, Microsoft Syntex giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình quản lý hợp đồng, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng độ tin cậy trong việc thực hiện các giao dịch thương mại.
Khi gói dịch vụ Microsoft 365 Business kết thúc, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những thách thức trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu của mình. Bài viết này sẽ giúp tổ chức có được một cái nhìn tổng quan về những gì có thể xảy ra với dữ liệu và quyền truy cập của doanh nghiệp khi gói dịch vụ này kết thúc.
Với sự gia tăng về số lượng dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên các ứng dụng của Microsoft, việc áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ là vô cùng cần thiết. Từ việc xác định và quản lý quyền truy cập, áp dụng các biện pháp xác thực mạnh mẽ, cho đến việc tăng cường mã hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình trên nền tảng Microsoft 365.
Với Microsoft 365 Copilot, người dùng có thể thao tác nhanh hơn trên Word, phân tích số liệu chuyên nghiệp hơn trong Excel, truyền tải thông tin trực quan hơn trên PowerPoint và làm việc một cách linh hoạt trong Outlook. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc của nhân sự, từ đó tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
Với phiên bản dành cho thiết bị di động, Microsoft 365 Admin là một công cụ quản lý hiệu quả và tiện lợi cho các doanh nghiệp. Ứng dụng này hỗ trợ quản trị viên truy cập và quản lý các dịch vụ mọi lúc mọi nơi, từ đó có thể tăng năng suất và hiệu quả làm việc một cách đáng kể.
Từ những tháng cuối năm 2022 cho tới nay, trung tâm quản trị Microsoft 365 liên tục bổ sung các tính năng mới nhằm khắc phục các sự cố từ phản hồi của khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm của người dùng khi sử dụng các ứng dụng Microsoft 365.
Để tối ưu bộ máy vận hành cho doanh nghiệp, việc tích hợp AI vào cơ sở dữ liệu sẽ mang đến nhiều lợi ích. Quan trọng hơn hết, nếu chúng được đào tạo để kết nối đa môi trường làm việc thì sẽ giúp cho những doanh nghiệp tối ưu hơn về chi phí vận hành.
Dữ liệu có một vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức. Do đó, việc bảo vệ dữ liệu luôn cần được đặt lên hàng đầu. Hãy cùng tìm hiểu các phương pháp tối ưu để bảo vệ dữ liệu lưu trữ trên Windows Server.
Azure VMware Solution được kết hợp bởi công nghệ đám mây của VMware với hạ tầng Azure của Microsoft. Nó cung cấp tính năng quản lý như tự động hóa và tự động cân bằng tải, giúp doanh nghiệp quản lý các ứng dụng và công việc trên môi trường đám mây của mình một cách đơn giản và có hiệu quả.
Nhằm giúp hành trình chuyển đổi lên Microsoft 365 của doanh nghiệp trở nên đơn giản, hiệu quả và an toàn, FPT Smart Cloud hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi email lên hệ thống Microsoft 365 nhanh chóng với chi phí chỉ từ 0đ.
Việc điều chỉnh chính sách trên Microsoft 365 Business Premium là một hoạt động quan trọng để đảm bảo an toàn, bảo mật cho các tài khoản và dữ liệu trên nền tảng này. Để thực hiện điều chỉnh, người dùng cần phải sử dụng các công cụ quản lý bảo mật như Microsoft 365 Defender và Microsoft Intune.
Microsoft 365 là một giải pháp đa chức năng, cung cấp cho doanh nghiệp các ứng dụng văn phòng, lưu trữ đám mây, hội nghị trực tuyến... Tuy nhiên, việc thiết lập và sử dụng Microsoft 365 đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT và đặc biệt, phải truyền tải, đào tạo cho nhân sự trong tổ chức một cách cụ thể và hiệu quả.
Microsoft Stream là một dịch vụ video trực tuyến chuyên dành cho doanh nghiệp, cung cấp khả năng tạo, chia sẻ và quản lý nội dung video nội bộ một cách dễ dàng. Với khả năng tích hợp hoàn hảo vào hệ sinh thái Office 365 của Microsoft, Microsoft Stream là một giải pháp hiệu quả cho những người dùng trong một tổ chức giao tiếp, chia sẻ thông tin và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên.
Hiện nay, vấn đề về tính bền vững của các hệ thống công nghệ đang ngày càng được quan tâm hơn trong cộng đồng công nghệ toàn cầu. Microsoft đã đưa ra giải pháp cho nền tảng lưu trữ đám mây Azure nhằm cải thiện hiệu quả của việc sử dụng năng lượng đồng thời hạn chế carbon.
Với sự hỗ trợ của các công cụ điện toán đám mây, doanh nghiệp ngày càng trở nên linh hoạt hơn trong công cuộc chuyển đổi số. Trong tương lai, di chuyển và hiện đại hóa khối lượng công việc là điều tất yếu nếu tổ chức muốn phát triển hơn nữa.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với nguy cơ tấn công dữ liệu trực tuyến. Hội tụ các tính năng bảo mật mạnh mẽ, Microsoft 365 Business Premium là một giải pháp toàn diện được các doanh nghiệp ứng dụng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả khi vận hành.
Bảo vệ tài khoản quản trị viên trong Microsoft 365 Business Premium là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Bởi đây là tài khoản chứa đựng nhiều dữ liệu và đặc quyền quan trọng, nếu bị xâm nhập thì nguy cơ mất dữ liệu là rất cao.
Microsoft Azure Security là một trong những giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực bảo mật đám mây. Mới đây, Azure Security đã mở rộng khả năng tìm kiếm biến thể của mình trên Cloud, giúp tăng cường bảo mật cho các ứng dụng và dữ liệu của khách hàng.
AWS cung cấp cho các tổ chức và cá nhân khả năng lưu trữ, tính toán, cơ sở dữ liệu, khả năng phân tích, truyền thông và nhiều dịch vụ khác trên một nền tảng điện toán đám mây (Cloud). Tuy nhiên, sự rò rỉ thông tin hay các cuộc tấn công mạng vào AWS vẫn khiến cho nhiều người lo lắng về dữ liệu của mình. Trước tình hình đó, Azure sẽ là giải pháp để các doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về vấn đề lưu trữ một cách an toàn.
Azure Application Gateway là một dịch vụ quản lý mạng được cung cấp bởi Microsoft Azure, cho phép điều phối lưu lượng truy cập vào các ứng dụng web, đồng thời cải thiện hiệu suất, độ tin cậy và bảo mật của hệ thống. Có thể nói, Azure Application Gateway là một giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức muốn tối ưu hóa bảo mật hệ thống ứng dụng web của mình.
Lưu trữ đám mây là một dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ được quản lý từ xa, nhằm tránh được tình trạng hết bộ nhớ trên thiết bị cá nhân và dễ dàng chia sẻ dữ liệu với người khác.
Việc thiết lập Microsoft 365 được thực hiện để đảm bảo tính bảo mật, tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Nắm vững các bước thiết lập Microsoft 365 cũng sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng và dịch vụ của ứng dụng này.
Skype for Business Online sẽ ngừng hoạt động vào ngày 1 tháng 10 năm 2023. Nếu người dùng chưa nâng cấp Skype for Business Online thì tài khoản sẽ tự động lên lịch để hỗ trợ nâng cấp. Trong trường hợp muốn chuyển đổi sang Microsoft Teams, người dùng hãy chủ động thực hiện ngay hôm nay.
Bảo mật tài khoản Email đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức. Nếu tài khoản Email bị hacker tấn công, nguy cơ rò rỉ thông tin trong doanh nghiệp là rất lớn. Do đó, nhân sự cần trang bị cách nhận biết cũng như cách xử lý kịp thời khi phát hiện Email bị xâm nhập.
Với Yammer, nhân sự có thể chia sẻ thông tin, tài liệu, công việc… và kết nối với những đồng nghiệp khác trong tổ chức. Trước khi đưa vào sử dụng, quản trị viên cần định dạng lại hệ thống Yammer để tạo sự nhất quán, hỗ trợ cho quá trình trò chuyện và làm việc thêm phần hiệu quả hơn.
Azure Synapse Link for Dataverse là một tính năng mới của dịch vụ điện toán đám mây Microsoft Azure. Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp phát triển dữ liệu kinh doanh hiệu quả nhờ quá trình loại bỏ các rào cản không cần thiết.
Microsoft 365 trở thành nền tảng phổ biến để tối ưu khả năng giao tiếp và cộng tác. Nổi bật nhất là 2 công cụ SharePoint và Teams. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn bảo mật trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc quản lý việc chia sẻ ra bên ngoài tổ chức.
Vấn đề bảo mật đang ngày càng được quan tâm hơn trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Lựa chọn các giải pháp bảo mật của Microsoft 365, doanh nghiệp có thể bảo vệ tối đa các thông tin, dữ liệu của mình khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài.
Bài viết dưới đây cung cấp một số mẹo và thủ thuật cơ bản để tổ chức sử dụng Outlook một cách chuyên nghiệp. Các mẹo này bao gồm tắt thông báo, sử dụng lịch không làm phiền, sử dụng Cortana và các tính năng khác để quản lý email và lịch làm việc một cách thông minh và hiệu quả.
Tính năng tạo chữ ký trong Outlook không chỉ giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian khi gửi email, mà còn giúp đồng bộ hóa thông tin liên lạc giữa các thành viên trong tổ chức. Bên cạnh đó, tính năng chữ ký email còn là một cách tuyệt vời để quảng cáo thương hiệu cũng như cung cấp thông tin liên của người gửi email.
Azure Key Vault là một dịch vụ quản lý khóa và bảo mật của Microsoft Azure. Với tính năng quản lý quyền truy cập cũng như các chuỗi kết nối, Azure Key Vault giúp cho các ứng dụng và dịch vụ trong môi trường Azure truy cập các thông tin bảo mật một cách đáng tin cậy và dễ dàng nhất.
Muốn update lên Windows 11 thì máy tính của người dùng cần đáp ứng một số yêu cầu về hệ thống, cũng như độ tương thích đặc biệt. Bởi vậy, tùy vào nhu cầu sử dụng và hiện trạng thiết bị mà người dùng đưa ra quyết định có nên update lên Win 11 hay không.
SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Muốn nâng cao trải nghiệm người dùng trong SharePoint, cần phải hiểu rõ về ứng dụng này, đặc biệt là sự khác nhau giữa trải nghiệm hiện đại và trải nghiệm cổ điển.
Sao lưu thư mục OneDrive PC là tính năng hữu ích cho mọi người dùng, giúp việc bảo mật dữ liệu, đồng bộ hóa và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Với OneDrive PC, người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với thao tác sao lưu dữ liệu thủ công như trước kia.
Trong doanh nghiệp, truyền thông luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng để kết nối đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, truyền thông qua kênh email nhiều khi chưa linh hoạt và kịp thời. Khi ứng dụng Microsoft 365, doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều kênh truyền thông linh hoạt và hiệu quả hơn như Teams, Yammer, SharePoint.
PowerShell cho phép người dùng sử dụng các lệnh và tập lệnh tiêu chuẩn để thực hiện các tác vụ quản lý và triển khai SharePoint. Sử dụng PowerShell sẽ giúp việc quản trị SharePoint đạt được hiệu quả cao trong thời gian ngắn nhất.
Trong thời đại công nghệ số 4.0, bảo vệ thông tin và dữ liệu cá nhân đã trở thành một vấn đề cực kỳ quan trọng. Để giải quyết mối lo này, DLP (Data Loss Prevention) đã được ra đời với khả năng giám sát, xử lý và ngăn chặn sự rò rỉ thông tin.
Tính năng "Kênh dùng chung" của Teams được phát hành vào năm 2022 được thiết kế nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin và làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Hãy cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu chi tiết hơn về tính năng này.
Bài viết này sẽ cung cấp cho người đọc các kỹ năng sử dụng bộ công cụ Microsoft 365 và các công nghệ liên quan để có thể đạt được mức độ trưởng thành cao hơn trong mô hình kinh doanh.
"Mô hình trưởng thành" là tiêu chuẩn đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp khi sử dụng giải pháp Microsoft 365. Với tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định vị trí hiện tại của tổ chức, từ đó thiết lập kế hoạch phát triển phù hợp để tiến tới một tầm cao mới.
Đa số doanh nghiệp đã và đang sử dụng Microsoft 365 để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, rất nhiều tổ chức vẫn chưa biết hết các tính năng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Tham khảo ngay các thủ thuật trong Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất trong công việc.
Xã hội đang ngày càng thay đổi theo hướng hiện đại hoá, kéo theo đó mô hình làm việc từ xa ngày càng phát triển. Để mô hình làm việc này đạt hiệu quả, không thể thiếu sự góp sức của hệ thống mạng nội bộ thông minh. Công cụ này vừa giúp doanh nghiệp gắn kết nhân sự, vừa đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin hiệu quả trong doanh nghiệp.
Thiết bị liên quan mật thiết đến dữ liệu quan trọng trong doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý, kiểm soát chúng luôn là vấn đề được các tổ chức quan tâm. Dưới đây là cách sử dụng Microsoft Endpoint Manager để quản lý thiết bị đầu cuối giúp bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp.
Dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, nhất là trong thời đại 4.0. Do đó, cần tăng cường bảo mật thông tin và các thiết bị trong nội bộ tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu về các tính năng bảo mật dữ liệu và thiết bị trong Microsoft ngay dưới đây.
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin, việc bảo mật dữ liệu trở thành yếu tố quan trọng của các doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng công cụ bảo mật đa yếu tố MFA đang được ưa chuộng. Với công cụ này, thông tin sẽ được bảo mật tối đa, chống lại sự tấn công từ bên ngoài hiệu quả hơn.
Có nhiều cách để tạo lập mạng nội bộ doanh nghiệp. Trong đó, SharePoint online là nền tảng được nhiều người dùng ưa chuộng nhất. Tham khảo ngay hướng dẫn sử dụng SharePoint để thiết lập mạng nội bộ thông minh cơ bản.
Thích nghi nhanh chóng với thời đại số, các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng mạng nội bộ thông minh. Với nhiều ưu điểm nổi bật, mạng nội bộ thông minh được lựa chọn để tối ưu hoá hiệu suất làm việc và kết nối nhân sự dễ dàng hơn.
Có rất nhiều cách tạo nhóm trong Teams, với những thao tác vô cùng đơn giản. Nắm rõ từng cách lập nhóm sẽ giúp người dùng chủ động ứng dụng công cụ hữu ích này trong công việc, để trao đổi thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Biết cách sao lưu và tìm khóa khôi phục Bitlocker sẽ giúp người dùng chủ động truy cập, cũng như tăng cơ chế bảo mật cho dữ liệu. Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng sẽ đảm bảo tính an toàn hơn cho dữ liệu, đồng thời có thể mở khóa trong trường hợp hệ thống từ chối xác thực bằng mật khẩu.
Word và PowerPoint là 2 ứng dụng Microsoft được dân văn phòng sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chuyển đổi nội dung từ Word sang PowerPoint. Thủ thuật này giúp tiết kiệm thời gian nhằm cải thiện năng suất làm việc.
Khởi động một năm làm việc hiệu quả với bộ máy vận hành tối ưu cùng bộ ứng dụng thông minh Microsoft 365 là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá doanh số đầu năm mới.
Cuối năm là thời điểm chạy nước rút để doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kinh doanh và chạm đích thành công. Việc nhanh chóng áp dụng những giải pháp thông minh từ Microsoft chính là chìa khóa cho doanh nghiệp trước bài toán tối ưu công tác vận hành và kinh doanh.
Nhờ ứng dụng thành công giải pháp Microsoft 365, Ecoba Việt Nam đã sớm bứt phá thành một trong những doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu ngành xây dựng.
Với sứ mệnh biến mọi doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp công nghệ bằng đột phá sáng tạo trong công nghệ và sản phẩm, FPT Smart Cloud cung cấp các giải pháp Microsoft 365 bản quyền tại website microsoft.fptcloud.com, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và triển khai các giải pháp vượt trội từ Microsoft.
Chỉ với 64K/người dùng/tháng – chi phí tương đương 1 ly cafe, doanh nghiệp có thể nắm trọn trong tay bộ công cụ “Nâng tầm quản lý, tối ưu vận hành” từ FPT Smart Cloud.
Hybrid Work đã trở thành một trong những xu hướng tất yếu của thời đại số. Tuy nhiên, những “nghịch lý” của xu hướng này đã tạo ra thách thức lớn cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong quản lý và vận hành.
Chương trình áp dụng từ nay đến 31/10/2022 dành cho khách hàng doanh nghiệp mua dịch vụ Microsoft tại FPT Smart Cloud. Đăng ký ngay để nhận những ưu đãi hấp dẫn từ FPT Smart Cloud.
Nhằm mang tới trải nghiệm “môi trường làm việc kiểu mới” cho các doanh nghiệp, FPT Smart Cloud triển khai chương trình ưu đãi "Miễn phí 1 tháng sử dụng Windows 365 Enterprise" từ nay đến hết 30/09/2022
Là một trong những ứng dụng hữu ích nhất mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng, Microsoft Teams 2022 tiếp tục cập nhật thêm nhiều tính năng để trở thành trợ thủ đắc lực cho nhân viên văn phòng.
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ, thông tin hay dữ liệu trở thành tài sản sống còn của các doanh nghiệp dù có quy mô nhỏ, vừa hay lớn. Do đó, doanh nghiệp cần có những biện pháp bảo mật dữ liệu hợp nhất để chống lại các cuộc tấn công mạng hiệu quả hơn.
Microsoft 365 là nền tảng toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu cho doanh nghiệp. Với khả năng phát triển ứng dụng nhanh và tính năng bảo mật cao, Microsoft 365 là sự lựa chọn hoàn hảo của rất nhiều doanh nghiệp.
FPT Smart Cloud hiện đang cung cấp chương trình ưu đãi tiết kiệm đến 50% chi phí khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số từ hệ thống khác sang Microsoft 365.
Microsoft 365 ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn để phục vụ cho quá trình phát triển. Nhiều thống kê chỉ ra rằng, Microsoft 365 có mức độ sử dụng lớn gấp đôi hoặc gấp ba lần so với các nền tảng khác.
Đa số người dùng đang sử dụng Microsoft 365 hàng ngày để phục vụ cho công việc nhưng liệu họ đã tận dụng hết mọi tính năng trong các ứng dụng? Tham khảo 7 thủ thuật công nghệ giúp doanh nghiệp làm việc thông minh và chất lượng hơn.
Tại chương trình Microsoft Lunch Talks số đầu tiên, chuyên gia công nghệ của FPT Smart Cloud đã thảo luận về giải pháp cho bài toán quản lý nhân sự tại doanh nghiệp Việt trong giai đoạn chuyển đổi số.
28/2/2022 là thời điểm cuối cùng để doanh nghiệp có thể trang bị bộ giải pháp Microsoft 365 Business với mức giá ưu đãi $2,5/tháng, tiết kiệm đến 60% ngân sách IT của doanh nghiệp.
