Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – Năng lực quy trình kinh doanh

Microsoft 365 là một trong những nền tảng công nghệ hàng đầu trên thị trường. Tuy nhiên, để tối đa hóa hiệu quả sử dụng, các tổ chức cần có năng lực quy trình kinh doanh mạnh mẽ. Bài viết này giới thiệu về mô hình trưởng thành cho Microsoft 365 và cách nó giúp tăng cường năng lực nghiệp vụ của các doanh nghiệp.

Tìm hiểu về năng lực quy trình kinh doanh

Cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu đôi nét về năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức ngay dưới đây. 

Năng lực quy trình kinh doanh là gì? 

Năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bởi cách thực hiện công việc sao cho có tính hệ thống, tính cấu trúc dưới sự hỗ trợ của các quy tắc nghiệp vụ. Nhân sự có năng lực quy trình kinh doanh tốt sẽ thực hiện các nhiệm vụ, dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Khi nhắc đến quy trình kinh doanh, những thuộc tính không thể bỏ qua bao gồm: tính lặp lại, tốc độ, tiêu chuẩn hóa, tuân thủ, độ tin cậy, khả năng đo lường và hiệu quả. Ngoài ra, sự linh hoạt, khả năng kiểm tra, trải nghiệm, giao diện người dùng… cũng là những yếu tố rất quan trọng.

Để xây dựng một quy trình kinh doanh hiệu quả, cần đảm bảo có sự đồng nhất giữa các hệ thống trong cùng một tổ chức. Điều này sẽ đảm bảo cho quy trình hoạt động mượt mà và mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất. 

Lợi ích và chi phí khi xây dựng quy trình kinh doanh

Doanh nghiệp có thể đo lường và kiểm tra tính hiệu quả khi cải tiến quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy trình kinh doanh:

• Quy kình kinh doanh tốt giúp tổ chức giảm thời gian và tăng năng suất làm việc. 
• Người dùng có thể xem trạng thái của quy trình một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
• Tối ưu hóa quy trình và chi phí mua sắm trong doanh nghiệp. 
• Cải thiện quá trình ra quyết định: chính xác, đầy đủ và hiệu quả hơn. 
• Doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ các quy định của luật pháp. 

5 cấp độ trưởng thành của năng lực quy trình kinh doanh trong tổ chức 

Để nắm rõ 5 cấp độ trường thành trong tổ chức, hãy tham khảo phần 1 Mô hình trưởng thành cho Microsoft 365 – Năng lực cộng tác. 

Cấp 100: Ban đầu

Tổ chức ở cấp độ 100 thường vận hành các quy trình kinh doanh của mình một cách thủ công, phi cấu trúc và đa phần “chỉ làm những gì cần để hoàn thành công việc”. Nguyên nhân là do chưa có sự đầu tư vào công nghệ và tự động hóa dẫn đến hiệu quả kinh doanh còn kém. 

Với quy trình làm việc như vậy, nhân sự trong tổ chức bắt đầu chán nản và thất vọng với suy nghĩ “chúng ta có thể tốt hơn như thế”. Tuy nhiên, thường thì sẽ không có bất cứ cá nhân/ đội nhóm nào đứng ra kêu gọi cải tiến hệ thống. 

Tổng quan về doanh nghiệp cấp 100

• Nghiệp vụ trong doanh nghiệp không được xác định rõ ràng, còn chung chung thông qua kinh nghiệm của nhân sự.
• Tổ chức chưa áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc. Đa số người dùng sử dụng tài liệu giấy và công nghệ cũ như email để thông báo, chuyển giao và phê duyệt công việc.
• Người dùng thường dựa vào các kiến thức cơ sở để hoàn thành công việc thay vì tuân thủ các quy tắc, quy trình kinh doanh được thống nhất. 
• Các trường hợp ngoại lệ sẽ gây ra sự chậm trễ trong quy trình kinh doanh vì không có các quy tắc để giải quyết các tình huống đặc biệt này.

Quy trình kinh doanh

• Doanh nghiệp thường không kiểm tra hoặc chỉ xem xét trên hình thức đối với sự thay đổi trong quy trình nghiệp vụ. 
• Tổ chức không có quy trình/ cơ chế để xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc thất bại trong kinh doanh. 
• Quy trình kinh doanh không được phát triển hoặc cải tiến có hệ thống và cấu trúc gây nhiều khó khăn trong việc quản lý và nâng cấp.

Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật

• Quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp cấp độ 100 thường không hoặc ít được tài liệu hóa. Cụ thể, quy trình này không được quy định rõ ràng trên hồ sơ, giấy tờ dẫn đến khó theo dõi, quản lý. 
• Tổ chức không có thông tin đầy đủ và chính xác về tình trạng của quy trình kinh doanh. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả và tìm kiếm giải pháp cải thiện quy trình kinh doanh. 

Những điều mà doanh nghiệp cấp 100 cần lưu ý

• Do không có thông báo, không cập nhật trạng thái công việc nên rất khó để theo dõi tiến độ hoàn thành dự án. 
• Quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh mất nhiều thời gian và chưa mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
• Nhân viên (và khách hàng) ít có niềm tin vào chất lượng, thời gian và kết quả của quy trình kinh doanh.
• Các trường hợp ngoại lệ, ưu tiên, khắc phục sự cố và can thiệp… trở thành một gánh nặng cho tài nguyên và kết quả kinh doanh.
• Nhân sự dễ bị căng thẳng do thiếu khả năng lập kế hoạch và ước tính thời gian để hoàn thành quy trình kinh doanh.
• Thời hạn hoàn thành công việc có thể bị bỏ qua do thiếu tính thống nhất trong hệ thống doanh nghiệp.
• Quy trình kinh doanh không tuân thủ quy tắc đã được thiết lập, tổ chức có nguy cơ mất uy tín và có thể vi phạm pháp luật. 
• Không một ai trong doanh nghiệp có thể xem được trạng thái công việc. Điều này có thể hiểu là các hoạt động có thể bị trì hoãn, thậm chí sẽ không bao giờ được hoàn thành.

Cấp 200 – Quản lý

Tổ chức ở cấp độ 200 bắt đầu đánh giá tiềm năng và ứng dụng công nghệ vào quy trình kinh doanh. Điều này dẫn đến sự tiến bộ trong quá trình theo dõi, quản lý và vận hành tổ chức. 

Ở cấp độ này, nhân sự đã hiểu được lợi ích vượt trội của tự động hóa. Tổ chức sẽ có nhiều bước tiến trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh thông qua sử dụng công nghệ và sự sẻ chia kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau.

Để hiểu rõ hơn về cấp 200 – Quản lý, trước tiên cần phải nắm rõ thực trạng cụ thể tại doanh nghiệp ngay dưới đây. 

Quy trình kinh doanh

• Quy trình kinh doanh đã được tài liệu hóa và xác định rõ ràng trong từng bộ phận. Tuy nhiên, các giải pháp công nghệ vẫn chưa được sử dụng phổ biến. 
• Chưa ứng dụng hiệu quả công cụ SharePoint online trong tổ chức để phê duyệt, thu thập các phản hồi…
• Thư viện hoặc danh sách tài liệu có thể được xem là một trung tâm hoạt động để quản lý và tổ chức thông tin.
• Người dùng đã có nhận thức chủ động sử dụng các tính năng sẵn có trong Microsoft 365 (như Power Automate) để tự động hóa quy trình kinh doanh. 
• Nhân sự có thể triển khai một số luồng công việc không cần đến mã lập trình để xử lý các quy tắc kinh doanh đơn giản ở cấp phòng ban.
• Một số nhân sự trong tổ chức vẫn giữ cách truyền thống để giải quyết công việc. Do đó, có thể có sự không nhất quán giữa tài liệu và quy trình triển khai thực tế.  

• Trong doanh nghiệp, quy trình được tạo ra nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể, nhưng chúng không được phát triển theo cách có cấu trúc và tài liệu hóa.
• Không có quá trình quản trị, giám sát, kiểm thử đối với các quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Bên cạnh đó, các thay đổi, cải tiến thường được thực hiện không có kế hoạch. 
• Tổ chức đã tiến hành thu thập các phản hồi từ nhân viên nhằm cải thiện quy trình kinh doanh. 
• Không có sự nhất quán nào đối với các quy trình hoạt động trong tổ chức. Ngoài ra, các thay đổi trong nhu cầu kinh doanh có thể không được tính đến đầy đủ trong quy trình trên. 
• Quy trình nghiệp vụ thường được thiết kế và triển khai để giải quyết các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc chúng không được tích hợp hoặc đồng bộ hóa với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. 
• Quá trình báo cáo và theo dõi hoạt động công việc được thực hiện, nhưng thường không chính xác, chưa phản ánh đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
• Quá trình phát triển không kết hợp hiệu quả với việc tái cơ cấu quy trình. Điều này dẫn đến việc hoàn thành quy trình nhanh thay vì tạo ra các quy trình mới tốt hơn.
• Doanh nghiệp không có chiến lược nào về tự động hóa, bao gồm việc chuẩn hóa nền tảng công nghệ và phương pháp. Các nhiệm vụ tự động hóa được tiếp cận theo các cách khác nhau. 
• Quy trình đã đề ra và thực tế triển khai trong doanh nghiệp thường xuyên không nhất quán với nhau.

Những điều mà doanh nghiệp cấp 200 cần lưu ý?

• Các phòng ban trong doanh nghiệp có thể chưa đồng bộ trong việc áp dụng tự động hóa. Do đó, khách hàng của tổ chức có những trải nghiệm khác nhau khi làm việc với từng phòng ban.
• Một quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa tại một địa điểm nhưng lại không được áp dụng ở các nơi khác, thậm chí trong cùng một lĩnh vực hoạt động.
• Công nghệ và sự chuyên môn để duy trì hoặc cải thiện nó có thể gặp rủi ro do sự phụ thuộc vào các điểm đơn lẻ.
• Có thể xảy ra sự bất đồng hoặc xung đột giữa phương pháp áp dụng trên toàn công ty và khả năng tích hợp trong các hệ thống của các đơn vị kinh doanh.
• Nếu các điểm riêng lẻ gặp sự cố thì toàn bộ hệ thống có thể bị ảnh hưởng, gây ra rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp.
• Thường xuyên xảy ra sự bất đồng hoặc xung đột giữa phương pháp áp dụng chung toàn công ty so với khả năng tích hợp trong các hệ thống của các đơn vị kinh doanh riêng lẻ. 

Cấp 300 – Xác định

Tại cấp độ 300, các tổ chức đã sử dụng Microsoft 365 để quản lý các quy trình kinh doanh trên nhiều lĩnh vực và đảm bảo sự đồng nhất giữa các địa điểm khác nhau.

Dưới đây là thực trạng doanh nghiệp tại cấp 300 – Xác định. 

Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 300

• Nhân sự đã có bước phát triển hơn trong việc tiếp cận quy trình kinh doanh. Cụ thể, họ đã chuyển đổi từ cách làm thủ công sang điều phối quy trình kinh doanh tự động hóa.
• Doanh nghiệp bước đầu sử dụng một nền tảng công nghệ để hỗ trợ cho các hoạt động trong quy trình kinh doanh mới, mặc dù vẫn còn sử dụng giải pháp cũ. Để hỗ trợ cho việc quản lý quy trình nghiệp vụ phức tạp, các công cụ Microsoft được ứng dụng và tùy chỉnh sao cho phù hợp.
• Tổ chức bắt đầu phát triển năng lực quy trình kinh doanh bằng cách xây dựng một nhóm tập trung gồm các chuyên gia tái thiết kế quy trình và nền tảng kỹ thuật. Ngoài ra, họ còn cung cấp các khóa đào tạo cho chuyên gia và cả những người không chuyên. 
• Tổ chức đã nhận thức được lợi ích và rủi ro khi cho phép những người không phải là chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển và triển khai các ứng dụng này. Do vậy, doanh nghiệp nỗ lực cho phép và quản lý thiết lập các quy trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo an toàn cho các ứng dụng. 
• Chưa có sự thống nhất hoàn toàn giữa quy trình trên tài liệu và những điều được đưa vào ứng dụng thực tế. 

Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật

• Tổ chức đã nhận thức được rằng các giải pháp khác nhau có thể dẫn đến rủi ro khác nhau. Từ đó, tổ chức sẽ thiết kế và quản lý các giải pháp một cách phù hợp nhất.
• Hệ thống chất lượng của tổ chức bao gồm các giải pháp quy trình kinh doanh chính. Giải pháp này thường được kiểm tra nghiêm ngặt, đảm bảo tuân thủ các quy trình kinh doanh của tổ chức.
• Các giải pháp mới được thiết kế với tính năng đo lường hiệu suất, theo dõi và thông báo khi vượt quá giới hạn thiết lập. Việc này giúp tổ chức có thể sớm phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn.

Quy trình kinh doanh

• Tổ chức đang nhìn nhận quy trình là một tổng thể, chứ không đơn thuần là hàng loạt các tác vụ riêng lẻ. Các bản đồ quy trình và các tài liệu liên quan đến giải pháp đều được phát triển để xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả.
• Doanh nghiệp xem xét, tài liệu hóa và cố gắng đưa các giải pháp tự động hóa quy trình hiện tại vào quản lý. Trong một số trường hợp, tổ chức lại lựa chọn phát triển các giải pháp trên một nền tảng mới.
• Tổ chức đã thiết lập một phương pháp để xử lý các trường hợp ngoại lệ trong quá trình tự động hóa nghiệp vụ doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp đã thiết lập các quy trình để tìm kiếm, áp dụng phương pháp tự động hoá mới, cũng như sửa đổi các giải pháp hiện có. Tuy nhiên, trong quá trình này, vẫn có những trường hợp đặc biệt và các dự án phát triển ẩn danh.
• Đồng thời, tổ chức đã tập trung vào tiếp cận toàn bộ hệ thống và thiết lập các bộ dữ liệu chung. Điều này nhằm đảm bảo sự đồng nhất và tối đa hóa hiệu quả cho các giải pháp tự động hoá đang được triển khai.

Những điều mà doanh nghiệp cấp 300 cần lưu ý?

• Nhân sự đã bắt đầu cảm thấy tự tin rằng họ đang tuân thủ đúng các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức.
• Quản lý, người giám sát có thể quan sát thấy được sự gia tăng năng suất trong công việc nếu chưa thể đo lường hoàn toàn.
• Sự minh bạch trong công việc và quản lý ngày càng cao giúp tăng năng suất và giảm stress cho người sử dụng.
• Nhân viên ngày càng tự tin hơn khi tuân thủ các quy trình vì chúng mang lại kết quả tốt hơn so với các cách làm thủ công trước đây.
• Uy tín của nhóm được cải thiện, giúp người dùng dễ dàng chấp nhận các quy trình mới hơn.

Cấp 400 – Quản lý 

Ở cấp độ 400, tổ chức đã thiết lập các mục tiêu cho quy trình gồm: giảm thời gian chết giữa các bước, giảm chi phí, giảm lỗi, tăng sự hài lòng của khách hàng… và tiến hành đo lường hiệu quả dựa trên những tiêu chí đó. 

Nhằm đảm bảo tính đồng nhất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào một cá nhân bất kỳ, tổ chức đã sử dụng hệ thống tự động hóa để thúc đẩy quy trình kinh doanh. Kết quả là người dùng đã trở nên phụ thuộc vào hệ thống và không còn cảm thấy cần thiết hoặc mong muốn làm việc xung quanh nó.

Cụ thể như thế nào, hãy cùng tìm hiểu thực trạng doanh nghiệp ở cấp độ 400 – Quản lý ngay sau đây.  

Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 400

• Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình làm việc kết nối với các hệ thống LOB, bao gồm: ERP, CRM, SCM và HRIS.
• Người dùng có quyền truy cập vào phân tích và lịch sử quy trình.
• Quy trình có tính minh bạch cao: người dùng có thể xem trạng thái dữ liệu, công việc và dự án bất kỳ lúc nào. 
• Quá trình công tác được xem là một phần của quy trình kinh doanh phi tuyến động. 
• Tổ chức có một danh sách các giải pháp để quản lý quy trình kinh doanh mà họ đang sử dụng. Danh sách này cung cấp thông tin về: người sở hữu, công nghệ, tính tương tác với các quy trình và hệ thống khác, các rủi ro liên quan…

• Tổ chức thiết lập các chỉ số/ tiêu chí đo lường để theo dõi và đánh giá hiệu suất của các bước trong quy trình kinh doanh.
• APIs, nguồn thông tin đã được thiết lập và sử dụng để phát triển quy trình kinh doanh.
• Tổ chức đã thiết lập các tiêu chuẩn công nghệ để đảm bảo tính đồng nhất và khả năng tương thích giữa hệ thống và ứng dụng.
• Tổ chức đã thiết lập các chuẩn phát triển: UI, UX, API, báo cáo, bắt lỗi và theo dõi ngoại lệ… để đảm bảo tính đồng nhất và chất lượng của ứng dụng và hệ thống.
• Nhân viên được yêu cầu tham gia các chương trình đào tạo tiêu chuẩn về công nghệ và cách phát triển quy trình kinh doanh.
• Trước khi giới thiệu quy trình/hệ thống mới cho các dòng sản phẩm kinh doanh, tổ chức sẽ xem xét để đảm bảo rằng chúng tương thích với chiến lược và chuẩn mực đã được thiết lập trước đó.
• Quá trình phát triển giải pháp về quy trình kinh doanh được thực hiện bởi “whole system thinking”. Phương pháp này giúp đảm bảo rằng quy trình kinh doanh được phát triển dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về toàn bộ hệ thống.
• Bắt đầu kiểm soát quy trình thống kê SPC.
• Dữ liệu đầu ra, chỉ số quy trình được thu thập và sử dụng cho báo cáo kinh doanh.
• Tất cả các quy trình kinh doanh đều có chủ sở hữu rõ ràng. Những thay đổi trong nhân sự và chuyên môn được xem xét kỹ lưỡng.

Những điều mà doanh nghiệp cấp 400 cần lưu ý?

• Quy trình kinh doanh trong tổ chức đã được triển khai tốt trong một khoảng thời gian dài, đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy.
• Tổ chức đang xem xét các quy trình khác nhằm tối ưu hóa và tăng cường tính hiệu quả trong kinh doanh.
• Các thông tin mới thu thập được giúp cải thiện liên tục quy trình kinh doanh, phát hiện sớm các vấn đề và cung cấp dữ liệu để hỗ trợ tuyển dụng thêm nhân lực.

Cấp 500 – Tối ưu hóa

Các tổ chức ở cấp độ 500 đang sử dụng nền tảng Microsoft 365 một cách tối ưu để tự động hóa quy trình của họ. Để hiểu hơn về cấp độ cao nhất trong mô trưởng thành này, hãy cùng tìm hiểu qua thực trạng doanh nghiệp ngay sau đây. 

Tổng quan chung về doanh nghiệp cấp 500

• Người dùng có thể chỉnh sửa quy trình làm việc hiện có để thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi một cách linh hoạt như hiện nay.
• Các quy trình chuẩn như nguồn dữ liệu, kết nối, giao diện người dùng… đều được đồng bộ hóa.
• Người dùng tận dụng dữ liệu từ nền tảng quản lý để tối ưu hóa quy trình, mô phỏng trên dữ liệu thực tế, xử lý các vấn đề trong công việc.
• Các quy trình kinh doanh được mở rộng ra ngoài tổ chức để tương tác hiệu quả với bên thứ ba gồm: nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…
• Tổ chức hoàn toàn có khả năng cập nhật và quản lý nền tảng công nghệ hiện có.
• Nhân viên có kỹ năng cao tham gia tích cực vào các quy trình, cung cấp phản hồi, đảm bảo tuân thủ và thích ứng với các trường hợp ngoại lệ khi cần thiết.
• Tất cả các quy trình đều rõ ràng, minh bạch, được quản lý và áp dụng hiệu quả.

Quản trị, rủi ro, an ninh và bảo mật

• Doanh nghiệp xây dựng quy trình đánh giá khả năng nghiệp vụ liên tục và thường xuyên dưới sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại. 
• Các quy trình kinh doanh không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ của tổ chức, mà còn tối ưu hóa hoạt động để tăng cường hiệu suất và năng suất.

Quy trình kinh doanh

• Mọi nhân sự đều có thể quan sát và cung cấp phản hồi để cải tiến quy trình.
• Chỉ số đầu ra cung cấp thông tin để cải thiện hoạt động kinh doanh và thúc đẩy cải tiến quy trình ở mọi cấp độ.
• Quy trình kinh doanh được đo lường và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi.
• Các công cụ tiên tiến nhất được sử dụng để thúc đẩy quá trình tối ưu hóa, bao gồm: trí tuệ nhân tạo, điều khiển quy trình thống kê và đánh giá so sánh với các chuẩn ngành.

Những điều mà doanh nghiệp cấp 500 cần lưu ý?

• Tổ chức có thể thích ứng với các quy trình kinh doanh mới một cách dễ dàng và linh hoạt hơn để phản ứng với các điều kiện kinh doanh thay đổi (sáp nhập, thâu tóm, dòng sản phẩm mới…).
• Ứng dụng tự động hóa vào quy trình kinh doanh giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc rõ rệt. 
• Có sự tăng cường đáng kể nhu cầu cộng tác giữa các nhân sự trong và ngoài tổ chức với nhau.

Lời kết

Để cải thiện cấp bậc theo mô hình trưởng thành, tổ chức cần hiểu rõ các chức năng và cách Microsoft 365 có thể hỗ trợ các nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng đủ nguồn lực để làm được điều này. 

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, FPT Smart Cloud mang đến bộ công cụ Microsoft 365 Business với mức giá cực tốt. Ngoài ra, khi hợp tác cùng FPT Smart Cloud, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đào tạo nhận sự cách ứng dụng bộ công cụ Microsoft 365 đầy đủ và chuyên sâu nhất. 

Nếu doanh nghiệp quan tâm và muốn tìm hiểu nhiều hơn về nội dung này, hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ.  

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected] 
• Hotline: 1900 638 399