Khi xây dựng kế hoạch cho một mạng nội bộ toàn cầu, doanh nghiệp cần quan tâm đến những lưu ý cơ bản để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn. Việc thiết lập hệ thống mạng nội bộ toàn cầu hiệu quả giữa các văn phòng và chi nhánh trên toàn thế giới vừa tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên chia sẻ thông tin, vừa đảm bảo sự kết nối liên tục và đáng tin cậy.
Các tập đoàn đa quốc gia thường có các thành viên ở nhiều nước khác nhau. Vì vậy việc lập kế hoạch mạng nội bộ thông minh SharePoint buộc phải có những yếu tố và lựa chọn đặc biệt. Nội dung sau đây là những lưu ý mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lập kế hoạch mạng nội bộ toàn cầu nhằm đảm bảo mang đến những trải nghiệm tốt nhất.
Mục lục
Một trong những ưu điểm quan trọng của việc sử dụng các site trung tâm trong việc triển khai mạng nội bộ toàn cầu là khả năng cung cấp một kiến trúc phẳng, linh hoạt, mang tính thương hiệu cao. Các site trung tâm cho phép tổ chức xây dựng một cấu trúc mạng nội bộ mạnh mẽ, trong đó các trang được liên kết với nhau một cách logic và rõ ràng.
Nếu doanh nghiệp có nhiều công ty con ở các khu vực khác nhau thì việc áp dụng một thương hiệu chung cho các site trung tâm sẽ xây dựng bộ nhận diện và tăng cường uy tín của tổ chức.
Khi lập kế hoạch mạng nội bộ toàn cầu hoặc khu vực, có một yếu tố quan trọng mà tổ chức cần xem xét là thiết lập các site hỗ trợ đa ngôn ngữ. Nếu ứng dụng tính năng đa ngôn ngữ, người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc đọc và làm việc bằng ngôn ngữ ưa thích của họ.
Điều này có thể được thực hiện bằng cách hiển thị các phần tử giao diện người dùng, chẳng hạn như thanh điều hướng, tiêu đề và mô tả trang web… bằng ngôn ngữ mà người dùng đã chọn. Bên cạnh đó, tổ chức cũng có thể cung cấp các trang và bài đăng tin tức được dịch sang nhiều ngôn ngữ khác nhau để người dùng lựa chọn.
Ví dụ: Ngôn ngữ mặc định của trang web hiện tại là tiếng Anh nhưng người dùng vẫn có thể tùy chọn tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp…
Các thành phần và trang giao diện người dùng sẽ không được dịch tự động mà mỗi trang được tạo bằng ngôn ngữ mặc định sẽ có một phiên bản tương ứng bằng ngôn ngữ mục tiêu đã chọn. Việc ngôn ngữ được thay đổi có thể được thực hiện bởi chính người dùng hoặc bởi một người được chỉ định.
Khi dịch và xuất bản một trang web như vậy, hệ thống sẽ tự động hiển thị cho những người đã thiết lập ngôn ngữ ưa thích trong hồ sơ cá nhân Office của họ. Điều này cho phép người dùng dễ dàng truy cập nội dung theo ngôn ngữ yêu thích, tạo ra trải nghiệm mang tính cá nhân hóa và thuận tiện hơn.
Để thiết lập mạng nội bộ của doanh nghiệp bước vào thế giới đa ngôn ngữ, hãy thực hiện các cài đặt và tùy chỉnh chi tiết như sau:
Người sở hữu trang web có khả năng điều chỉnh cài đặt vùng địa lý cho trang, nhằm quy định về cách thức hiển thị số, ngày và giờ dành cho tất cả người dùng truy cập trang. Người dùng cá nhân cũng có thể lựa chọn những cài đặt cá nhân riêng cho mình.
Mục đích của việc thiết lập cài đặt khu vực cho các trang web là đảm bảo rằng các thông tin về số, ngày, giờ được hiển thị đúng theo múi giờ địa phương và định dạng ngày tháng theo từng quốc gia hoặc khu vực. Tính năng này không chỉ đem đến trải nghiệm sử dụng trang web thuận tiện hơn cho người dùng trên toàn thế giới mà còn giúp hệ thống có tính cá nhân hóa cao, phù hợp với sở thích và yêu cầu của mọi đối tượng.
Để cá nhân hóa nội dung trên SharePoint, doanh nghiệp phải nhắm mục tiêu theo đối tượng để người dùng có thể tiếp cận với những nội dung phù hợp. Bằng cách kích hoạt tính năng nhắm mục tiêu theo người xem, các phần web SharePoint, thư viện trang và liên kết điều hướng có thể ưu tiên hiển thị nội dung cụ thể cho từng nhóm người xem.
Ví dụ: Tin tức về cuộc họp bán hàng ở Châu Á nên tiếp cận đến những người dùng đang ở khu vực này vì thông tin này liên quan trực tiếp đến lợi ích của họ.
Để nhắm mục tiêu theo đối tượng người dùng chính xác, tổ chức cần nắm rõ cách thiết lập chiến lược nhắm mục tiêu theo đối tượng và tìm hiểu thêm về cách tạo nhóm để đạt hiệu quả tối ưu.
Nhằm tuân thủ các luật yêu cầu lưu trữ dữ liệu người dùng trong một số quốc gia, tổ chức có thể sử dụng tính năng Microsoft 365 Multi-Geo. Với Multi-Geo, doanh nghiệp có thể thiết lập doanh nghiệp ở một quốc gia nhất định, còn dữ liệu người dùng cho SharePoint, OneDrive và Exchange có thể được lưu trữ ở các quốc gia khác.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu của 5.000 nhân viên ở Châu Âu và dữ liệu của 8.000 nhân viên ở Bắc Mỹ trong khi mọi nhân viên vẫn làm việc trong cùng một doanh nghiệp. Điều này giúp mọi thành viên của tổ chức có thể cộng tác cùng nhau một cách liền mạch mà vẫn tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu tại từng quốc gia.
Để triển khai Microsoft 365 Multi-Geo cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần thực hiện 2 bước, bao gồm lập kế hoạch và thiết lập Multi-Geo, sau đó thiết lập Multi-Geo trong trung tâm quản trị SharePoint để bật các tính năng Multi-Geo trên trải nghiệm người dùng.
Trên đây là một số thông tin lưu ý mà doanh nghiệp cần quan tâm khi thiết lập kế hoạch mạng nội bộ toàn cầu bao gồm đảm bảo hiểu rõ yêu cầu pháp lý và luật lệ của từng quốc gia liên quan đến lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin, đồng thời cũng phải đảm bảo kết nối ổn định, cá nhân hóa với từng cá nhân ở từng khu vực trên toàn cầu.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn về Microsoft 365 for Business. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra những chia sẻ và tư vấn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
