Lập kế hoạch hệ thống mạng nội bộ thông minh trên SharePoint đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc của nhân viên. Điều này giúp tổ chức quản lý, chia sẻ thông tin cũng như tài liệu một cách có hệ thống, nhờ đó có thể tiết kiệm thời gian, tăng tính đồng nhất trong quy trình làm việc. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp đảm bảo mức độ an toàn thông tin cao, giảm thiểu rủi ro liên quan đến an ninh mạng.
Lập kế hoạch mạng nội bộ SharePoint thông minh là giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và đảm bảo an ninh tối đa cho hệ thống của mình. Với việc xác định cấu trúc và quyền truy cập chính xác, tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và an toàn cho đội ngũ. Bên cạnh đó, tối ưu hóa tài nguyên máy chủ và triển khai các biện pháp bảo mật tiên tiến giúp doanh nghiệp đảm bảo tất cả thông tin, dữ liệu quan trọng được bảo vệ một cách toàn diện.
Mục lục
Cùng FPT Smart Cloud khám phá những cách lập kế hoạch mạng nội bộ SharePoint phổ biến nhằm tăng cường hiệu suất và bảo mật cho doanh nghiệp:
Với SharePoint, bất kỳ người dùng nào cũng có thể nhanh chóng tạo các trang mạng nội bộ có chức năng cao mà không cần viết code hoặc các tùy chỉnh phức tạp khác. Các trang web này có thể sử dụng trên mọi thiết bị mà vẫn đảm bảo cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời.
Khi chuyển từ SharePoint Server sang SharePoint trong Microsoft 365, người dùng sẽ nhận thấy quy trình làm việc trên nền tảng này dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi người đều có khả năng tạo ra các trang động, thích nghi và đáp ứng các yêu cầu CNTT một cách dễ dàng hơn nhằm xây dựng và duy trì các giải pháp tùy chỉnh. Điều này giúp tăng cường sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho người dùng, đồng thời đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.
Trên thực tế, việc lập kế hoạch mạng nội bộ không chỉ khiến hệ thống trông đẹp mắt hơn mà còn tập trung vào việc giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc trong thời gian nhanh chóng và đạt kết quả tốt nhất. Bằng cách hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của tổ chức và tìm hiểu chức năng quan trọng của mạng nội bộ SharePoint đối với người dùng và tổ chức, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mạng nội bộ mới sẽ phù hợp và đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Sự thật là tất cả các tổ chức đều có những mục tiêu chiến lược quan trọng thúc đẩy đầu tư. Để chắc chắn rằng mạng nội bộ SharePoint phù hợp với tổ chức, hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với các mục tiêu chiến lược:
Ngoài ra, việc xem xét các dữ liệu khảo sát cũng giúp mạng nội bộ của doanh nghiệp đem đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Cụ thể, các dữ liệu bao gồm mức độ hài lòng cũng như phân tích các điểm yếu để có thể cải thiện, đáp ứng những nhu cầu của đội ngũ nhân viên.
Người dùng chính là đối tượng hướng đến khi xây dựng kế hoạch mạng nội bộ SharePoint cho doanh nghiệp. Trước khi bắt đầu xây dựng một mạng nội bộ mới, hãy tìm hiểu nhu cầu của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp bằng cách đặt ra các câu hỏi để tự giải đáp.
Chẳng hạn như “nhân viên sẽ đạt được gì khi sử dụng mạng nội bộ mới?”, “ý kiến của mọi người về mạng nội bộ mới?”… Từ đó, tổ chức có thể hình dung được “câu chuyện” mà mình muốn kể qua mạng nội bộ SharePoint, bao gồm đặt các tiêu đề chính, thanh bên và trích dẫn… Tóm lại, việc này sẽ giúp xây dựng mục tiêu tổng thể cho mạng nội bộ mới.
Cuối cùng, việc tạo ra các persona (mô tả tưởng tượng về người dùng chính của hệ thống) sẽ đem lại nhiều lợi ích đáng kể. Những persona này mang tính thực tế và đại diện cho người dùng mạng nội bộ điển hình. Ví dụ đó có thể là một người mới tham gia, nhân viên mới, nhân viên trực tiếp, đại diện bán hàng, nhân viên quản lý nhân sự…
Việc tạo ra các persona giúp tổ chức có thể thực hiện các nghiên cứu về quá trình tương tác giữa những người đại diện cho những nhân vật khác nhau này, từ đó hiểu được nhu cầu thực tế của người dùng.
Trước khi lên kế hoạch triển khai dự án mạng nội bộ mới, doanh nghiệp cần thiết lập một phương án quản lý kiến trúc và nội dung trên SharePoint cẩn thận. Nếu không có kế hoạch quản trị mạng nội bộ hợp lý, phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì người dùng có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin họ cần. Bởi vì họ có thể sẽ phải đối mặt với một lượng lớn nội dung không liên quan.
Do đó, việc xây dựng một sơ đồ quản trị chi tiết trong quá trình triển khai dự án mạng nội bộ sẽ mang đến những trải nghiệm sử dụng tốt nhất, giúp toàn bộ nhân viên của tổ chức tiết kiệm thời gian.
Sau đây là một số câu hỏi mà quản trị viên có thể tự đặt ra để lên kế hoạch quản trị cho mạng nội bộ mới của doanh nghiệp:
Trước khi lên kế hoạch chi tiết cho mạng nội bộ SharePoint mới của tổ chức, quản trị viên hãy thực hiện các bước sau để hệ thống mạng nội bộ mới có thể đảm bảo tính chuyên nghiệp và dễ hiểu:
Đưa ra các sáng kiến phù hợp với mục tiêu kinh doanh nhằm mục đích đảm bảo hệ thống mạng nội bộ hỗ trợ và đóng góp tích cực vào việc đạt được các mục tiêu và thành công kinh doanh của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các nỗ lực trong triển khai mạng nội bộ SharePoint là có ý nghĩa và mang lại giá trị cho tổ chức.
Hãy sử dụng các thông tin thu thập được từ những bước đã nghiên cứu trước đó và tiến hành làm việc với các bên liên quan chính trong mạng nội bộ của tổ chức. Các bộ phận của doanh nghiệp sẽ cùng nhau xác định các sáng kiến phù hợp với mục tiêu kinh doanh ưu tiên hiện tại và khắc phục các rào cản tiềm năng trong quá trình triển khai.
Việc xác định giải pháp nào là ưu tiên thực hiện sẽ giúp tổ chức sớm đạt được thành công và thu hút người dùng hiệu quả nhất. Cụ thể, hãy xem xét dựa trên các tiêu chí khác nhau, như hiệu quả giải quyết vấn đề, số lượng người sử dụng, khả năng triển khai, lợi tức đầu tư…
Ngoài ra, hãy triển khai ý tưởng xây dựng mạng nội bộ SharePoint thành sơ đồ và tham khảo ý kiến từ bộ phận CNTT cũng như các bên liên quan nhằm chọn ra giải pháp tốt nhất để bắt đầu. Doanh nghiệp có thể tham khảo sơ đồ sáng kiến dưới đây:
Như đã chia sẻ ở trên, để có thể đưa ra quyết định nên giải quyết sáng kiến nào trước tiên, hãy làm việc với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong lĩnh vực đó với chỉ số đo lường cụ thể. Trên thực tế, việc lập kế hoạch mạng nội bộ SharePoint thành công không chỉ nên tập trung vào các số liệu hệ thống mà còn cần suy nghĩ về tác động kinh doanh thực tế.
Tham khảo ví dụ dưới đây:
Sáng kiến | Nội dung chính | Quản trị | Chỉ số thành công của hệ thống | Chỉ số thành công trong kinh doanh |
Giáo dục nhân viên về lợi ích (trang web Lợi ích) | – Thông báo – Video đào tạo | HR | – Lượt xem bài đăng tin tức – Lượt xem video đào tạo | Yêu cầu trợ giúp được giảm x% |
Bài đăng tin tức hàng tuần của một nhà lãnh đạo cấp cao | – Truyền phát sự kiện – Đào tạo bài bản | Kỹ thuật | – Nội dung đào tạo được sản xuất cho tất cả các khía cạnh của sự xuất sắc về viết mã – Các sự kiện phát trực tuyến hàng tháng | Đào tạo hoàn thành thành công bởi x% đội ngũ nhân viên kỹ thuật |
Thúc đẩy sự đồng thuận tích cực của nhân viên về chiến lược công ty (Cộng đồng Yammer Lãnh đạo Điều hành) | – Bài đăng tin tức – Sự kiện truyền trực tuyến – Hội thoại Yammer | HR | Bài đăng hoạt động hàng tháng liên tục của lãnh đạo và nhận xét của nhân viên | – Các cuộc hội thoại Yammer thể hiện tình cảm tích cực – Nhận xét được giải quyết trong vòng 24 giờ – “không để lại câu hỏi/nhận xét nào” – Tăng x% điểm hài lòng của nhân viên đối với thông tin liên lạc của cấp điều hành |
Cải thiện tính nhất quán kịp thời trong phát triển đề xuất (Trang web tiếp thị) | – Slide giá trị kinh doanh của công ty – Mẫu đề xuất | Marketing | – Tải xuống slide – Căn chỉnh nhóm bán hàng | Tạo x% thời gian tạo đề xuất |
Đây là bước vô cùng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch mạng nội bộ SharePoint thông minh. Việc xây dựng các kịch bản sử dụng càng chi tiết sẽ giúp hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp càng được tối ưu về trải nghiệm, đem đến hiệu quả cao nhất.
Đầu tiên phải làm việc với chủ sở hữu để có thể xác định và giải đáp được các vấn đề có thể xảy ra bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Hãy tham khảo bảng liệt kê các tình huống kinh doanh và sử dụng các site mạng nội bộ trong tổ chức dưới đây để lập kịch bản giải quyết các tình huống phát sinh đó:
Người truy cập là … | Nhu cầu | Mục đích | Giải pháp thành công khi |
Người lao động | Hiểu và có thể cập nhật các lợi ích của tôi | Tôi có thể khai thác những lợi ích của vòng đời chính một cách tối đa. | Yêu cầu trợ giúp được giảm |
Người lao động | Tìm hiểu về cách sử dụng cổng thông tin lợi ích tự phục vụ | Tự cập nhật | Yêu cầu trợ giúp được giảm |
Nhân viên nhân sự | Thúc đẩy việc sử dụng cổng thông tin lợi ích tự phục vụ | Tôi có thể dành nhiều thời gian hơn để làm việc với nhân viên về các câu hỏi và các tình huống. | Tất cả các tương tác với nhân viên của tôi là về các tình huống quan trọng của cá nhân |
Sau khi đã xây dựng được kịch bản ở trên và đã tổng hợp được các thông tin cần thiết, hãy thiết kế một bản tóm tắt giúp vạch ra hành trình của người dùng cũng như cách chủ sở hữu muốn trang web hoạt động.
Tham khảo ví dụ sau đây:
Thành phần hành trình của người dùng | Mô tả |
Kịch bản | Trang web dành cho lãnh đạo: Một nền tảng tương tác cho nhân viên, nơi họ có thể nhận được ý kiến từ lãnh đạo, hiểu rõ mục tiêu của công ty và cập nhật thông tin mới nhất về cuộc họp khách hàng và sự kiện trong ngành. |
Người dùng | Tất cả nhân viên công ty. |
Giá trị | Tăng cường nhận thức, tạo sự kết nối sâu sắc giữa nhân viên và chiến lược cũng như các sáng kiến kinh doanh của công ty. |
Hành trình người dùng | – Tin tức về cuộc họp Hỏi & Đáp của lãnh đạo được đăng và thông báo đến công ty. – Một nhân viên tên Allan đến cổng lãnh đạo để tham gia trực tiếp sự kiện. – Allan sử dụng mạng xã hội nội bộ Yammer để đặt câu hỏi trong cuộc họp. – Allan chia sẻ liên kết bài đăng với đồng nghiệp của mình. |
Số liệu | – Lượt xem sự kiện trực tiếp – Lượt xem sự kiện được ghi lại – Lượt tương tác trên mạng xã hội nội bộ Yammer |
Mục tiêu kéo dài | – Tiếp tục tương tác với Yammer – Cải thiện tình cảm của nhân viên (khảo sát) |
SharePoint mang đến nhiều tùy chọn để xây dựng một mạng nội bộ hoàn chỉnh, có thể kể đến như:
Dựa vào những yếu tố đã được đề cập ở trên, hãy lựa chọn các thành phần phù hợp để xây dựng kịch bản mạng nội bộ SharePoint đáp ứng mục tiêu kinh doanh của trang web. Các chuyên gia dành lời khuyên nên tạo một nguyên mẫu nhanh và cấp quyền truy cập cho các bên liên quan chính để tạo ra một khung cơ bản cho các cuộc thảo luận và sửa đổi thêm về thiết kế (nếu có).
Đồng thời, hãy liên hệ với bộ phận trợ giúp để có sự chuẩn bị trước và sẵn sàng trả lời các câu hỏi sau khi trang web được triển khai cho nhiều đối tượng mở rộng hơn. Để biết thêm chi tiết về cách bắt đầu với mạng nội bộ SharePoint, hãy tham khảo tài liệu Tạo và triển khai một cổng SharePoint mạnh mẽ.
Sau khi mạng nội bộ SharePoint đã hoàn thiện và đạt được nguyên mẫu phát triển, doanh nghiệp có thể chia sẻ, triển khai nó một cách rộng rãi cho một nhóm thử nghiệm hoặc thậm chí cho toàn bộ tổ chức.
Để đảm bảo việc triển khai đến tổ chức của mình một cách thành công, nhận được sự chấp nhận của người dùng, hãy áp dụng các bước như sau:
Ngoài ra, tổ chức còn có thể áp dụng các biện pháp khác nhằm tăng cường sự thành công của mạng nội bộ SharePoint mới, bao gồm:
Khi trang web có nhiều người dùng tương tác hơn, hãy xem xét các chỉ số và thực hiện các điều chỉnh (nếu cần) để tăng thêm mức độ hài lòng của người dùng.
Tóm lại, để tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên, tổ chức cần lập kế hoạch mạng nội bộ SharePoint thông minh. Để tận dụng toàn bộ tiềm năng của SharePoint trong quá trình sử dụng, đảm bảo sự thành công và tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết, từ việc xác định mục tiêu kinh doanh, tạo sơ đồ quản trị chi tiết, xây dựng các thành phần phù hợp, xây dựng các persona đại diện,…
Trong việc thúc đẩy sự chấp nhận và sử dụng mạng nội bộ SharePoint mới, mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức, FPT Smart Cloud sẽ là đối tác đáng tin cậy. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và tư vấn chi tiết về Microsoft 365 for Business, đảm bảo tận dụng hết tiềm năng của Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất và tăng trưởng kinh doanh, đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường thành công.
