5 lý do nên hợp nhất các ứng dụng đám mây khi làm việc
14 December, 2023

5 lý do nên hợp nhất các ứng dụng đám mây khi làm việc

Trong thời đại số hóa, không ít doanh nghiệp cảm thấy bị áp đặt bởi việc phải quản lý dữ liệu nhiều ứng dụng đám mây cùng lúc. Đôi khi, việc này dễ khiến người dùng cảm thấy bất tiện, khó khăn khi tìm kiếm thông tin. Vì thế tìm cách hợp nhất các ứng dụng đám mây là giải pháp hiệu quả trong trường hợp này.

Bảo mật và hiệu quả là hai yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều muốn đạt được. Đặc biệt, trong môi trường làm việc dựa trên ứng dụng đám mây, cách để tối ưu cả hai yếu tố này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Tuy nhiên, việc hợp nhất các ứng dụng đám mây đã mở ra một lối đi mới, giúp tăng cường bảo mật dữ liệu và nâng cao hiệu suất công việc.

Tối ưu chi phí

Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng ứng dụng đám mây đồng nhất là tiết kiệm chi phí. Dù phí đăng ký thường thấp hơn so với ứng dụng được lưu trữ trực tiếp trên máy chủ, nhưng dùng đám mây vẫn tiềm ẩn một số chi phí khác. 

Thông thường, phần lớn các ứng dụng sẽ tính phí hàng tháng dựa trên số lượng người dùng hoặc dung lượng tiêu thụ. Đây sẽ là vấn đề lớn khi doanh nghiệp đang chi trả cho hàng loạt ứng dụng có chức năng tương đồng.

 

Hợp nhất các ứng dụng đám mây để tiết kiệm chi phí
Hợp nhất các ứng dụng đám mây để tiết kiệm chi phí

Quá trình theo dõi và quản lý đa dạng các khoản đăng ký có thể tạo ra khó khăn cho người dùng. Việc kiểm soát và thanh toán dịch vụ trở nên phức tạp khi mỗi phòng ban sử dụng ứng dụng khác nhau. Vì thế, hợp nhất các ứng dụng đám mây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thu chi và thuận tiện trong việc đồng bộ dữ liệu. 

Xem thêm: Cách đồng bộ tệp với OneDrive trên Windows đơn giản nhất

Tập trung vào việc có nhiều giá trị 

Các chi phí không chỉ xuất hiện từ việc đăng ký, mà việc sử dụng quá nhiều ứng dụng cũng có thể ảnh hưởng tới năng suất của nhân viên. Liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng mang lại trải nghiệm không mấy thuận tiện, tạo ra sự gián đoạn trong quy trình và làm giảm hiệu quả. 

Những khoảnh khắc này sẽ cộng dồn và làm phung phí thời gian mà nhân viên có thể đã dành cho công việc quan trọng, mang lại giá trị lớn hơn.

Dưới đây là một minh hoạ về lợi ích của việc tập trung ứng dụng vào một nền tảng:

  • Sở hữu một ứng dụng tổng hợp cho chức năng trò chuyện, gọi điện và tổ chức họp giúp nhân viên linh hoạt trong việc lựa chọn phương thức liên lạc. Chẳng hạn, khi nhận ra việc trò chuyện không đưa ra được giải pháp, các thành viên nhóm có thể tổ chức một cuộc họp trực tiếp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
  • Làm việc trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng liên lạc với đồng đội, cộng tác trên tài liệu và xác định lịch trình nhanh chóng. Các công việc này trở nên dễ dàng hơn khi tất cả các tiện ích đều được tích hợp vào một nền tảng chung, giống như OneDrive.
  • Bằng việc lưu trữ mọi thông tin trên một nền tảng duy nhất, người dùng sẽ không tốn kém thời gian mở nhiều ứng dụng khi cần tìm thông tin mình cần.

Hợp nhất các ứng dụng đám mây giúp đơn giản hóa công nghệ 

Việc lưu dữ liệu ở các ứng dụng đám mây đơn giản hơn so với “viết giấy” truyền thống. Tuy nhiên, không có nghĩa đám mây sẽ luôn hoàn hảo. Để quản lý chúng một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần có một đội ngũ công nghệ thông tin. 

Các nhiệm vụ duy trì bao gồm:

  • Thay đổi quyền truy cập theo vai trò
  • Tích hợp các ứng dụng với hệ thống
  • Quản lý truyền thông
  • Giải quyết các vấn đề người dùng gặp phải

Bằng cách giảm thiểu số lượng ứng dụng đám mây, doanh nghiệp sẽ có cơ hội khai thác nguồn lực bộ phận công nghệ thông tin vào các dự án lớn hơn.

 

Đơn giản hóa công nghệ khi hợp nhất đám mây
Đơn giản hóa công nghệ khi hợp nhất đám mây

Tăng khả năng truy cập dữ liệu 

Dữ liệu đóng vai trò là yếu tố chủ chốt trong việc định hình sự phát triển của một doanh nghiệp. Từ việc xác định khách hàng tiềm năng, phát hiện xu hướng thị trường, đến việc đối mặt và giải quyết các khó khăn, tất cả đều cần dữ liệu. 

Tuy nhiên, nếu dữ liệu về khách hàng, thông tin tài chính và dự án được lưu giữ trên nhiều ứng dụng khác nhau, người dùng có thể mất cơ hội nhận biết những thông tin quan trọng.

Khi hợp nhất các ứng dụng đám mây, người dùng sẽ dễ dàng tiếp cận và phân tích dữ liệu trên toàn công ty. Điều này, giúp bạn đưa ra những quyết định thông minh và chính xác hơn.

Xét cho cùng, nếu nhân viên có khả năng truy cập vào thông tin khách hàng tại mọi điểm, họ sẽ nắm được nhu cầu và mang đến dịch vụ tốt hơn. Khi kết hợp dữ liệu về doanh số và “mức độ khai thác dữ liệu” của nhân viên, bạn sẽ hiểu rõ về cách mọi người tận dụng nguồn lực trong doanh nghiệp. 

Đồng thời, khi sử dụng nền tảng như Microsoft 365 sẽ làm rõ các số liệu quan trọng, cho phép người dùng đánh giá và đưa ra quyết định một cách linh hoạt.

Tăng tính bảo mật cho dữ liệu 

Trong thời đại 4.0, mỗi thiết bị, tài khoản người dùng và ứng dụng đều trở thành mục tiêu của những đối tượng muốn đánh cắp thông tin. Sử dụng các ứng dụng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau có thể đẩy người dùng vào tình trạng không an toàn (chẳng hạn như việc nhiều người sử dụng chung một mật khẩu). 

Trong trường hợp tài khoản bị xâm nhập, người xấu có thể lợi dụng thông tin đó để tiếp tục vào các tài khoản khác.

 

Tăng bảo mật khi dùng một đám mây
Tăng bảo mật khi dùng một đám mây

Khi hạn chế số lượng ứng dụng mà đội ngũ doanh nghiệp sử dụng, việc bảo vệ thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi mỗi nhân viên chỉ cần sử dụng một tài khoản duy nhất để truy cập các ứng dụng, việc kiểm soát và bảo mật trở nên thống nhất, hiệu quả. 

Hợp nhất các ứng dụng đám mây giúp đội ngũ làm việc mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, một lượng lớn các ứng dụng có thể trở nên gánh nặng và ảnh hưởng đến năng suất. Để tối ưu hóa bảo mật, tăng cường hiệu suất và quản lý tài chính hiệu quả, hãy xem xét việc áp dụng giải pháp toàn diện. Điều này giúp người dùng đánh giá liệu việc giảm số lượng ứng dụng mà đội ngũ sử dụng hàng ngày có là một lựa chọn tốt. 

Hãy tiến xa hơn trong việc phân tích lợi ích về mặt chi phí khi hợp nhất các ứng dụng và xác định liệu việc tối giản hệ sinh thái ứng dụng có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Lời kết

Với những gì đã trình bày, chắc chắn bạn đã nhận ra tầm quan trọng của việc hợp nhất các ứng dụng đám mây trong bối cảnh hiện nay. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường bảo mật, việc này còn giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tập trung vào những hoạt động có giá trị nhất. 

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thông tin về gói Microsoft 365 Business bao gồm ứng dụng OneDrive – đây là dịch vụ đám mây all-in-one hàng đầu hiện nay. Nó cho phép doanh nghiệp lưu trữ tất cả dữ liệu trên cùng một không gian, mang đến hiệu quả bảo mật cao và thuận tiện trong suốt quá trình làm việc. Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn chi tiết nhất: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image