Sáng tạo nội dung với trợ lý ảo (Accessibility Assistant) trong Microsoft 365
10 July, 2023

Sáng tạo nội dung với trợ lý ảo (Accessibility Assistant) trong Microsoft 365

Accessibility Assistant là một tính năng mới trong Microsoft 365 được thiết kế để hỗ trợ người dùng tạo nội dung dễ truy cập hơn. Với Accessibility Assistant, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra và sửa các vấn đề về truy cập trong nội dung của mình.

Accessibility Assistant (trợ lý ảo riêng) là một bộ công cụ mạnh mẽ của Microsoft giúp doanh nghiệp sản xuất ra những nội dung dễ dàng truy cập. Nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc sáng tạo nội dung mặc dù bỏ ít công sức hơn. 

Vấn đề nội dung mà doanh nghiệp đang đối mặt

Hiện nay, trong thế giới kỹ thuật số có rất nhiều nội dung không thể truy cập được cho tất cả mọi người. Ví dụ như một số trang web không có mô tả hình ảnh, video không có phụ đề hoặc văn bản có màu sắc khó đọc… khiến cho nhiều người gặp phải một số khó khăn khi truy cập nội dung.

Các tổ chức thường tạo ra các tài liệu như email, bản trình bày, tài liệu và bảng tính mắc các lỗi nêu trên. Điều này thường gây khó khăn cho nhân viên trong khi thực hiện công việc của họ.

Mỗi doanh nghiệp, mỗi cá nhân đều đang cố gắng phá bỏ những rào cản này bằng cách làm cho nội dung của họ có thể truy cập được. Tuy nhiên, việc đảm bảo tính truy cập cho nội dung vẫn còn khó khăn đối với nhiều người.

Sáng tạo nội dung hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực với Accessibility Assistant

Accessibility Assistant là một công cụ giúp người dùng tạo ra nội dung có thể truy cập tốt hơn, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. Mục tiêu của nó là đưa việc kiểm tra và sửa chữa các vấn đề về tính truy cập trở nên tự nhiên và đơn giản, không ảnh hưởng đến công việc của người dùng. 

Accessibility Assistant bao gồm 3 đổi mới quan trọng: 

  • Cung cấp chức năng mặc định tốt hơn giúp người dùng tránh các vấn đề về tính truy cập trước khi chúng xảy ra.
  • Cho phép người dùng sửa chữa các vấn đề về tính truy cập trong thời gian thực, giúp họ sản xuất nội dung truy cập tốt hơn.
  • Các hướng được tích hợp vào quy trình công việc của người dùng, giúp họ sử dụng dễ dàng hơn.

Người dùng có thể tự động lựa chọn tùy chọn dễ truy cập hơn

Khi nghiên cứu và phát triển Accessibility Assistant, Microsoft luôn áp dụng triết lý mà họ đã theo đuổi “cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là ngăn chặn nó xảy ra ngay từ đầu”. 

 

Cải tiến trải nghiệm bảng chọn màu mới trong Microsoft Word
Cải tiến trải nghiệm bảng chọn màu mới trong Microsoft Word

Để giải quyết vấn đề về màu sắc của tài liệu ảnh hưởng đến khả năng truy cập, Accessibility Assistant giới thiệu một công cụ chọn màu mới trong Microsoft 365. Công cụ này cung cấp cho người dùng 2 chế độ trải nghiệm: 

  • Một chế độ trông giống như trước đây nhưng có thêm các chú giải hướng dẫn về màu sắc và độ tương phản.
  • Một chế độ có độ tương phản cao giúp giới hạn tùy chọn màu và đáp ứng yêu cầu về tính tương phản.

Triết lý của Accessibility Assistant là ngăn chặn các vấn đề truy cập ngay từ đầu bằng cách cung cấp các lựa chọn dễ tiếp cận hơn theo mặc định.

Hỗ trợ người dùng tạo nội dung truy cập bằng cách học và sửa chữa trong quá trình làm việc

Khách hàng của Microsoft cho biết họ rất quan tâm đến việc làm cho nội dung của mình có thể truy cập được bởi tất cả mọi người. Tuy nhiên những công cụ của họ không làm cho điều này trở nên dễ dàng như nó có thể. Nhiều khách hàng đã yêu cầu Microsoft tạo ra các công cụ giúp gợi ý các vấn đề khi chúng xảy ra và cung cấp cách sửa chữa đơn giản ngay lập tức. 

Microsoft đã đáp ứng yêu cầu này bằng cách phát triển Accessibility Assistant. Công cụ này giúp người dùng học hỏi và sửa chữa các vấn đề liên quan tới tính truy cập trong quá trình làm việc, giúp họ tạo ra nội dung truy cập tốt hơn cho mọi người.

 

Các chỉ dẫn ngữ cảnh về các vấn đề tương phản văn bản trong Microsoft Word
Các chỉ dẫn ngữ cảnh về các vấn đề tương phản văn bản trong Microsoft Word

Tính năng này giúp giải quyết vấn đề tương phản thấp giữa văn bản và nền. Đây là vấn đề truy cập thường gặp nhất trong Microsoft Word. Khi người dùng chọn một màu văn bản không đáp ứng độ tương phản tiêu chuẩn, một biểu tượng truy cập nhỏ sẽ xuất hiện ở lề. Nó giống như đường gạch chân đỏ của công cụ kiểm tra chính tả. Khi nhấp vào biểu tượng đó, giao diện hiển thị thông tin xuất hiện giúp người dùng sửa lỗi nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới công việc.

Giúp người dùng khắc phục các vấn đề truy cập 

Trong một nghiên cứu nội bộ về người tạo nội dung, Microsoft đã phát hiện ra một số thông tin thú vị như sau:

  • 28% nhà sáng tạo nội dung thích kiểm tra chính tả và lỗi ngữ pháp trong quá trình làm việc.
  • 19% người thích rà soát lại nội dung và tìm lỗi sau khi đã viết xong.
  • 31% người thích kiểm tra lỗi trong và sau khi hoàn thành nội dung.

 

Khi chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp được kiểm tra dựa trên nghiên cứu nội bộ
Khi chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp được kiểm tra dựa trên nghiên cứu nội bộ

Để hỗ trợ cho 50% những nhà sáng tạo thích kiểm tra lỗi ở cuối, Microsoft dự tính sẽ tung ra một bảng điều khiển Accessibility Assistant pane vào cuối năm 2023. Nó cung cấp một giao diện sạch sẽ và hiệu quả giống như Microsoft Editor, với các giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản giúp người dùng dễ dàng giải quyết các loại vấn đề về truy cập.

 

Bảng điều khiển Accessibility Assistant pane trong Microsoft Word
Bảng điều khiển Accessibility Assistant pane trong Microsoft Word

Lời kết

Với những tính năng có hiệu quả rõ rệt, Accessibility Assistant là công cụ đắc lực dành cho các nhà sáng tạo nội dung hiện nay. Doanh nghiệp có thể khai thác công cụ này nhằm hỗ trợ nhân viên trong tổ chức làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn với thời gian và công sức ít hơn. 

Hiện nay, Accessibility Assistant đã có sẵn trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Để tận hưởng công cụ tuyệt vời này, doanh nghiệp nên trang bị Microsoft 365 Business ngay hôm nay.

Để biết chi tiết về dịch vụ cung cấp Microsoft 365 business và các công cụ khác tại FPT Smart Cloud, doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo các kênh dưới đây:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image