Microsoft 365 và Zoho Workplace là hai bộ ứng dụng đám mây cung cấp một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Các gói dịch vụ từ Zoho và Microsoft không chỉ đáp ứng toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp như email, công cụ cộng tác và lưu trữ mà còn đảm bảo mức độ bảo mật cao.
Để bắt kịp xu hướng làm việc từ xa, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tìm kiếm các giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Hiện nay, Zoho Workplace và Microsoft 365 là hai nền tảng được sử dụng nhiều nhất hiện nay nhờ cung cấp nhiều tính năng hữu ích. Vậy, doanh nghiệp nên sử dụng Zoho Workplace hay Microsoft 365? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud để đưa ra lựa chọn phù hợp.
Mục lục
Không gian làm việc trực tuyến, còn được gọi là không gian làm việc ảo hoặc không gian làm việc từ xa, là một mô hình cho phép người làm việc hoặc nhóm làm việc từ xa thông qua internet và các công nghệ trực tuyến. Thay vì cần phải có mặt tại văn phòng truyền thống, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
Không gian làm việc trực tuyến sử dụng các công cụ như email, phần mềm giao tiếp… để giúp người làm việc thực hiện công việc mà không cần có mặt tại văn phòng. Đây là xu hướng phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại nhờ sự linh hoạt cho tổ chức và cá nhân.
Microsoft 365 cung cấp văn phòng trực tuyến linh hoạt với các giải pháp làm việc từ xa và lưu trữ đám mây an toàn. Tất cả các ứng dụng trong Office được tối ưu hóa để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Microsoft 365 cung cấp nhiều gói dịch vụ đa dạng, phù hợp với cá nhân, gia đình và doanh nghiệp.
Gói dịch vụ Microsoft 365 được chia thành ba cấp độ là Basic, Standard và Premium. Các gói này đều bao gồm Word, Excel và PowerPoint, cung cấp tên miền riêng với dung lượng lưu trữ khác nhau.
Bên cạnh đó, người sử dụng có khả năng chia sẻ, quản lý tệp tin và nhiều tính năng khác. Đặc biệt, Microsoft 365 còn cho phép sử dụng các ứng dụng Office 365 mà không cần kết nối internet.
Zoho Workplace là sản phẩm của Zoho Corporation, một công ty phần mềm có trụ sở tại Ấn Độ. Công cụ này hỗ trợ người dùng giao tiếp và cộng tác nhanh chóng trong văn phòng. Ngoài ra, Zoho cũng bao gồm các ứng dụng hữu ích như Writer, Sheet và Show cũng như dịch vụ tùy chỉnh tên miền email và lưu trữ đám mây.
Hiện tại, Zoho đang cung cấp 3 biên bản khác nhau nhằm đáp ứng với nhu cầu của người dùng, đó là Zoho doanh nghiệp, Zoho Standard và Zoho Professional.
Để nắm rõ và so sánh chi tiết hai giải pháp này, bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây.
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều là hệ sinh thái công nghệ lớn tích hợp nhiều công cụ tiên tiến.
Microsoft cung cấp một loạt sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ cho nhiều khía cạnh của cuộc sống và doanh nghiệp. Từ hệ điều hành máy tính, ứng dụng văn phòng, dịch vụ đám mây, đến công nghệ trí tuệ nhân tạo và giải trí, Microsoft đã xây dựng một hệ sinh thái công nghệ rộng lớn và đa dạng.
Hệ sinh thái của Microsoft có thể kể tới:
Mặc dù Zoho Workplace ra mắt sau Microsoft nhưng cũng sở hữu nhiều tính năng cao cấp. Đặc biệt, gói Workplace Professional mang tới nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cộng tác, họp trực tuyến với độ bảo mật cao. Zoho đang phát triển nhanh chóng và liên tục ra mắt các công cụ phục vụ kinh doanh và tiếp thị. Một số phát triển nổi bật của Zoho được người dùng đánh giá cao là:
Cả Zoho và Microsoft đều cho phép tích hợp các ứng dụng bên ngoài như Gmail, Google Drive, Trello và Evernote.
Zoho Workplace cung cấp các ứng dụng như Writer để viết văn bản, Sheet để tạo bảng tính và Show để tạo bài trình bày. Ứng dụng văn phòng của Zoho mang đến cảm giác mới lạ khi sử dụng. Tuy nhiên, sau thời gian ngắn, người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng thành thạo.
Trong khi đó, Microsoft Word, Excel và PowerPoint đã trở nên quen thuộc với người dùng trong môi trường doanh nghiệp. Được xây dựng trên nền tảng Office 365, các ứng dụng văn phòng trực tuyến ngày càng được nhiều người sử dụng và đánh giá cao.
Microsoft cung cấp phần mềm Teams hỗ trợ người dùng giao tiếp và trao đổi công việc. Teams cho phép tổ chức cuộc họp trực tuyến với tính năng video và âm thanh chất lượng cao. Điều này rất hữu ích cho các cuộc họp nội bộ, cuộc trò chuyện với đồng nghiệp cũng như cuộc họp với đối tác và khách hàng.
Ngoài ra, Teams tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như SharePoint, OneDrive, Outlook… Điều này giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và tạo ra môi trường làm chuyên nghiệp. Đặc biệt, Teams cung cấp các tính năng quản lý và bảo mật mạnh mẽ, bao gồm quản lý quyền truy cập, mã hoá và kiểm soát dữ liệu.
Xem thêm: Cách sử dụng Microsoft Teams trên web dễ dàng và hiệu quả nhất
Zoho Stream là một phần của Zoho Workplace – nền tảng đám mây tích hợp dành cho công việc và hợp tác trong đội nhóm. Đây là tính năng độc đáo được tạo ra để cải thiện khả năng tương tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong đội nhóm. Thay vì gửi hàng loạt email, Zoho Stream cho phép bình luận, thích (like), và chia sẻ các bài đăng, thông điệp, hoặc tài liệu.
Về email doanh nghiệp, Zoho được đánh giá nổi bật hơn. Zoho Mail được cung cấp như một gói riêng, trong khi Outlook và Exchange của Microsoft 365 thường đi kèm với các gói khác. Điều này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu email lớn hơn so với các ứng dụng liên quan khác. Hơn nữa, Zoho Mail còn cung cấp gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp dưới 5 người dùng.
Về dung lượng, Outlook và Exchange sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp lớn. Do Zoho Mail có giới hạn dung lượng lưu trữ, tùy thuộc vào từng gói đăng ký. Bản cao cấp nhất của Zoho là Professional với dung lượng lưu trữ tới 100GB.
Về khả năng sử dụng, Outlook và Exchange có thể dễ sử dụng hơn, do người dùng đã quen thuộc với giao diện của Microsoft từ lâu.
Để cải thiện trải nghiệm người dùng, cả Zoho và Microsoft đều cung cấp nhiều tiện ích cho email của bạn. Cả hai cho phép người dùng lọc và phân loại email dễ dàng, giúp tìm kiếm thông tin cần thiết trong email bằng nội dung, dung lượng hoặc ngày nhận.
Ngoài ra, Zoho Workplace và Microsoft 365 cũng cho phép thiết lập thông báo tự động cho email gửi đến khi có việc bận. Đặc biệt, với Microsoft 365, người sử dụng có thể truy cập hàng loạt đến các ứng dụng khác dễ dàng.
Microsoft chiếm gần 40% thị trường công nghệ cho doanh nghiệp và có 80% trong số 500 doanh nghiệp thuộc danh sách Fortune sử dụng Microsoft 365. Ở Việt Nam, Microsoft 365 là lựa chọn phổ biến thứ hai, chỉ sau Google Workspace với dịch vụ Gmail. Đặc biệt, Microsoft Teams đã trở thành công cụ cộng tác hàng đầu trong giai đoạn khó khăn của đại dịch COVID-19 và thay thế Skype for Business.
Zoho mặc dù còn khá mới mẻ nhưng được Forbe đánh giá là công ty công nghệ có tốc độ tăng trưởng cao nhất hiện nay. Họ đang nỗ lực để thu hút sự tin tưởng và sử dụng từ khách hàng Việt Nam.
Cả Microsoft 365 và Zoho Workplace đều cung cấp dịch vụ đám mây dưới dạng SaaS linh hoạt, dễ dàng mở rộng và nâng cấp mà không ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Nếu cần thêm dung lượng lưu trữ, hai đơn vị này cũng cung cấp các gói riêng biệt, giúp người dùng chỉ cần trả tiền cho dung lượng bổ sung mà không phải đăng ký mới.
Ở Việt Nam, người dùng có thể thanh toán theo năm ở cả dịch vụ của Microsoft và Zoho. Điều này giúp tiết kiệm chi phí so với việc thanh toán hàng tháng, giảm áp lực tài chính và kế toán.
Hiện nay, Microsoft 365 và Zoho Workplace đều có mức giá ngang nhau (chỉ từ 3 USD/người dùng/tháng). Ngoài ra, Zoho Workplace cũng hỗ trợ người dùng chỉ sử dụng email với mức giá 1 USD/người dùng/tháng. Tuy nhiên, gói dịch vụ này sẽ hạn chế nhiều tính năng hữu ích nếu sử dụng trong môi trường doanh nghiệp.
Trong khi đó, nếu muốn sử dụng dịch vụ cho hơn 300 nhân sự thì tổ chức nên đăng ký gói cao cấp của Microsoft. Đặc biệt, Microsoft cũng thường xuyên đưa ra các ưu đãi hoặc giảm giá sâu cho khách hàng.
Dưới đây là chi phí dịch vụ của Microsoft 365 và Zoho Workplace dành cho doanh nghiệp hiện nay.
Cả Zoho và Microsoft 365 đều đầu tư mạnh vào bảo mật. Dưới góc độ người dùng, cả hai nền tảng đều cung cấp tính năng email không có quảng cáo, bộ lọc chống thư rác và các giải pháp bảo vệ khác. Điều này đảm bảo email sẽ được giữ an toàn và không bị quấy rối.
Hai nền tảng này cho phép quản trị viên toàn quyền kiểm soát tài khoản của nhân viên. Điều này giúp đảm bảo chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập và sử dụng dữ liệu quan trọng.
Dưới góc độ pháp lý, các gói cao cấp của Zoho và Microsoft cung cấp các tính năng như eDiscovery. Các gói dịch vụ sao lưu dữ liệu để xử lý các vấn đề pháp lý và cung cấp bằng chứng trước tòa trong trường hợp tranh chấp. Tất cả dữ liệu của tổ chức được sao lưu an toàn trên đám mây và dễ dàng khôi phục khi cần thiết.
Cả Microsoft và Zoho đều cam kết sẵn sàng hỗ trợ khách hàng ngay khi có thể. Tuy nhiên, việc hỗ trợ đôi khi có thể chậm hơn đối với các khách hàng nhỏ. Do đó, việc đăng ký thông qua đối tác trực tiếp của hãng có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.
Về chính sách dùng thử, Zoho Workplace cung cấp gói dùng thử trong 15 ngày. Trong khi đó, Microsoft hỗ trợ gói dùng thử lên tới 30 ngày.
Microsoft 365 phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức có từ vài trăm người trở lên. Tuy nhiên, để tận dụng hoàn toàn Microsoft 365, tổ chức cần có nhân viên IT để hỗ trợ sử dụng, tùy chỉnh chính sách người dùng và quản lý tốt hơn.
Trong trường hợp này, thường chỉ các doanh nghiệp lớn mới có khả năng đầu tư vào một đội ngũ IT. Ngoài các công cụ quen thuộc như Outlook, OneDrive, các doanh nghiệp cũng cần đào tạo về Teams, SharePoint hay Planner để nhân sự ứng dụng hiệu quả.
Hiện nay, FPT Smart Cloud là đơn vị chuyên cung cấp gói giải pháp Microsoft cho doanh nghiệp theo nhu cầu sử dụng. Chỉ từ 67,500 VNĐ/người dùng/tháng, doanh nghiệp đã sở hữu ngay giải pháp văn phòng tiện lợi.
Với các doanh nghiệp quy mô lớn, chúng tôi cũng cung cấp các gói Microsoft for Enterprise nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. Liên hệ với FPT Smart Cloud qua 1900 638 399 để biết thêm chi tiết.
Zoho Workplace là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn tài chính hạn chế. Đặc biệt, Zoho cung cấp giải pháp Zoho Mail dành riêng cho cá nhân và tổ chức chỉ cần sử dụng email. Ngoài ra, Zoho cũng thích hợp cho các startup và các tổ chức có ít kinh nghiệm về công nghệ.
Bài viết trên đây đã giúp người dùng cá nhân và các tổ chức so sánh Zoho Workplace và Microsoft 365. Nếu các doanh nghiệp đang trên đà phát triển cũng như muốn mở rộng kinh doanh thì Microsoft chính là sự lựa chọn phù hợp nhất.
Hiện nay, FPT Smart Cloud chính là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ trả phí chính thức của Microsoft. Để sở hữu các công cụ làm việc như Outlook hay SharePoint bản quyền, doanh nghiệp có thể tham khảo gói Microsoft 365 for Business. Với nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn cụ thể với từng tổ chức và đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Tham khảo thêm các gói dịch vụ Microsoft cho doanh nghiệp tại các kênh:
