WebMail là gì? Đặc điểm và lợi ích của WebMail đối với doanh nghiệp
24 November, 2023

WebMail là gì? Đặc điểm và lợi ích của WebMail đối với doanh nghiệp

WebMail một dịch vụ mail chạy trên các trình duyệt web với giao diện dễ dùng, không gian lưu trữ lớn, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Tham khảo thông tin WebMail là gì và cách dùng trong bài viết dưới đây để làm việc hiệu quả hơn.

WebMail là ứng dụng quản lý email được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Với dịch vụ mail này, người dùng có thể xử lý các thư điện tư trên nhiều loại thiết bị? Vậy WebMail là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud để biết thêm thông tin. 

WebMail là gì?

WebMail là một ứng dụng quản lý các thư điện tử, chỉ chạy trên nền tảng website. Người dùng có thể sử dụng công cụ này trên mọi trình duyệt với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại, máy tính, tablet… nhưng không thể cài đặt app về máy. 

 

WebMail là một ứng dụng quản lý các thư điện tử, chỉ chạy trên nền tảng website
WebMail là một ứng dụng quản lý các thư điện tử, chỉ chạy trên nền tảng website

Tính năng nổi bật của WebMail là gì?

Cũng như nhiều ứng dụng mail khác, WebMail cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng quản lý thư điện tử cơ bản. Bên cạnh đó, dịch vụ này được bổ sung thêm một số tiện ích khác để mang đến cho người dùng những trải nghiệm sử dụng toàn diện nhất, cụ thể như sau: 

  • Soạn thư: Hỗ trợ soạn thư văn bản thông thường và đính thêm hình ảnh, tệp hoặc email khác.
  • Hộp thư nhận mail: Nơi quản lý tất cả các thư điện tử được gửi đến địa chỉ email của người dùng, ngoài trừ những thư bị cho là spam. 
  • Hộp thư đi: Nơi chứa tất cả những email đã được người dùng gửi đi. 
  • Thư nháp: Nơi lưu trữ những lá thư mà người dùng chưa hoàn thiện do các sự cố như mất kết nối mạng, thiết bị sập nguồn. Với các thư điện tử này, nếu người dùng không ấn lưu thì chúng sẽ tự động được chuyển sang mục thư nháp. 
  • Hộp thư riêng: Cho phép người dùng lưu trữ những thư điện tử quan trọng hoặc sắp xếp các email theo từng chủ đề. Tính năng giúp cho người dùng quản lý thư một cách dễ dàng và khoa học hơn. 
  • Spam: Nơi lưu trữ những thư được đánh giá là tiềm ẩn mối nguy hại. Hộp thư spam thường sẽ được xóa định kỳ. Do đó, để tránh bỏ mất những email quan trọng, người dùng nên thường xuyên truy cập vào mục này để kiểm tra. 

 

Webmail có nhiều tính năng nổi bật
Webmail có nhiều tính năng nổi bật

Ưu điểm của Webmail là gì?

WebMail được coi như một trong những giải pháp quản lý email tốt nhất hiện nay. Do đó, ứng dụng này được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Cụ thể, ưu điểm của WebMail là:

  • Dễ sử dụng: Giao diện chính của WebMail có thiết kế trực quan, tương tự như nhiều ứng dụng mail khác nên người dùng có thể dễ dàng sử dụng ngay trong lần đầu tiên.
  • Backup: Tính năng này giúp bảo vệ dữ liệu của các doanh nghiệp một cách tối ưu nhất, giảm thiểu rủi ro và sự cố mất thông tin. 
  • Không cần dùng đến máy tính: WebMail cho phép người dùng sử dụng trên đa thiết bị, miễn là có kết nối mạng. 
  • Khả năng tìm kiếm: WebMail giúp người dùng tìm kiếm thư điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng từ khóa, rất tiện ích khi số lượng email sẽ ngày một gia tăng. 
  • Dung lượng lưu trữ: So với các dịch vụ mail khác, WebMail cung cấp cho người dùng không gian lưu trữ dữ liệu miễn phí khá lớn. 

Nhược điểm của WebMail là gì?

Bên cạnh những ưu điểm trên, WebMail vẫn còn tồn tại một số nhược điểm nhất định, cụ thể như sau:

Dịch vụ không được bảo đảm

Khi sử dụng WebMail, người dùng có thể gặp phải các sự cố khiến cho các hoạt động email bị gián đoạn. Tuy nhiên, tỷ lệ xảy ra các biến cố là khá thấp, trong phạm vị chấp nhận được. 

Doanh nghiệp có thể mất hết email

Một nhược điểm khác của WebMail đó là khả năng bảo vệ dữ liệu. Để tránh gặp phải rủi ro này, các công ty nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ mail uy tín. 

Quảng cáo

Vì WebMail là một ứng dụng sử dụng trên các trình duyệt web nên thường xuất hiện rất nhiều quảng cáo, gây khó chịu cho người dùng. Tuy nhiên, những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích làm việc hay ảnh hưởng đến các thao tác của người dùng. 

 

Webmail có nhiều quảng cáo
Webmail có nhiều quảng cáo

Thư spam

Thực tế, số lượng thư trong hộp thư spam sẽ ngày một gia tăng theo thời gian gây ra những sự cố nhất định. Do vậy, người dùng cần thường xuyên truy cập vào mục spam và xóa thư. 

Quyền riêng tư

Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ WebMail đều có thể truy cập vào tất cả các thư điện tử của người dùng. Để bảo vệ tối đa quyền riêng tư của mình, người dùng hãy tham khảo chính sách bảo mật của các đơn vị để biết thêm thông tin. 

Địa chỉ Webmail không có tính chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp và tổ chức, địa chỉ mail là công cụ để họ thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu. Tuy vậy, WebMail không cung cấp tiện ích trên. Nếu các doanh nghiệp vẫn chọn dịch vụ này thì có thể khắc phục hạn chế bằng cách dùng email theo tiền miền riêng.

Một vài dịch vụ email được WebMail hỗ trợ

Dưới đây là 3 dịch vụ email có sự hỗ trợ của WebMail mà người dùng nên biết để tận dụng một cách tối đa: 

Outlook của Microsoft

Outlook là một công cụ mail được Microsoft 365 phát triển nhằm hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp quản lý thư điện tử. Ngoài tính năng cơ bản gửi và nhận email, ứng dụng này mang đến cho người dùng nhiều tiện ích như lên lịch hẹn, tạo cuộc họp, ghi chú công việc, lưu trữ tài liệu… Hiện tại, Outlook đã có cả phiên bản WebMail lẫn app mail. 

 

Outlook có sự hỗ trợ của Webmail, WebMail là gì
Outlook có sự hỗ trợ của Webmail

Gmail của Google

Gmail của Google là một trong những WebMail được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Với ứng dụng này, người dùng có thể quản lý email như bình thường đồng thời lên lịch làm việc hoặc tạo nhóm trao đổi. Không những vậy, Gmail còn được tích hợp thêm một số tiện ích khác như Google Forms, Google Slides, Google Docs… 

Zoho mail

Zoho mail cũng là một trong những dịch vụ hỗ trợ WebMail phổ biến. Ứng dụng này có cước phí hàng tháng khá rẻ. Khi sử dụng Zoho mail, người dùng có thể tích hợp với một số công cụ khác như Zoho Docs và Zoho Storage. 

Cách dùng WebMail cơ bản

Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail vô cùng đơn giản. Tuy nhiên, trước tiên, người dùng cần liên hệ với đơn vị đã thuê hosting để lấy thông tin về tài khoản và mật khẩu. Sau đó, người dùng có thể tham khảo các bước gửi và nhận mail dưới đây.

Nhận email

Trong lần đầu đăng nhập vào WebMail, người dùng sẽ được chuyển hướng đến trang chính của ứng dụng. Tại đây, người dùng hãy chọn Set as Default, sau đó nhấn vào roundcube để truy cập vào giao diện chính của WebMail để xem các thư đã được gửi đến. 

Gửi email

Để gửi email bằng WebMail thì người dùng hãy thực hiện các thao tác dưới đây:

  • Bước 1: Vào tài khoản WebMail.
  • Bước 2: Chọn Compose tại giao diện chính. 
  • Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, người gửi, nội dung mail. Sau khi đã hoàn thành, người dùng nhấn Send. 

Lời kết

Hy vọng rằng qua những thông tin trong bài viết trên, người dùng đã hiểu WebMail là gì và các vấn đề liên quan. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng ứng dụng mail này thì có thể tham khảo gói Microsoft 365 Business để sở hữu WebMail Outlook. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud qua phần thông tin sau. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image