Tự động gắn nhãn lưu giữ trong Office 365 bằng Content Types và Metadata là một giải pháp hiệu quả giúp tổ chức quản lý thông tin một cách thông minh và chuyên nghiệp. Bằng cách sử dụng kiến trúc thông tin và các điều kiện tự động áp dụng, việc đặt nhãn lưu giữ trở nên tự động hơn, giảm sự phụ thuộc vào công việc thủ công.
Tự động gắn nhãn lưu giữ trong Office 365 bằng Content Types và Metadata là một phương pháp quan trọng, có tác dụng giảm sự phụ thuộc vào công việc thủ công, đồng thời tận dụng kiến trúc thông tin đã được xác định, giúp tự động hóa quá trình đặt nhãn lưu giữ Purview. Microsoft không ngừng phát triển các công cụ phân loại mới, được đào tạo bằng máy học, giúp xử lý “dữ liệu tối” ngày càng gia tăng. Các bộ phân loại tùy chỉnh đóng vai trò thông minh trong việc áp dụng tỷ lệ gắn nhãn lưu giữ dựa trên ý nghĩa và ngữ cảnh của nội dung.
Mục lục
Để tự động áp dụng nhãn lưu giữ trên một trang web, cần có giấy phép cho người dùng để có quyền chỉnh sửa nội dung. Tuy nhiên, nếu người dùng chỉ cần quyền truy cập để đọc nội dung mà không cần thay đổi, thì không cần phải có giấy phép:
Office 365 dựa trên 4 điều kiện để dán nhãn lưu giữ hiện có thể được tự động áp dụng trên hệ thống gồm:
Nếu người dùng đã thêm một loại tài liệu mới vào thư viện tài liệu với tên gọi là “Tài liệu hợp đồng”. Hệ thống Office 365 sẽ sử dụng nhãn lưu giữ được gọi là “Hợp đồng” cho loại tài liệu này. Dãn nhãn này được tạo ra dựa trên một điều kiện ngôn ngữ truy vấn từ khóa (KQL) như sau: ContentType:’Tài liệu hợp đồng’.
Kết quả là, trong vòng một tuần, nhãn lưu giữ “Hợp đồng” sẽ được áp dụng cho tất cả các tài liệu có loại nội dung là “Tài liệu hợp đồng” trên tất cả các site SharePoint mà nhãn lưu giữ đã được phát hành.
Một cột siêu dữ liệu lựa chọn “Loại hợp đồng” đã được thêm vào thư viện. Để đặt nhãn lưu giữ dựa trên giá trị lựa chọn trong cột này, cần ánh xạ thuộc tính thủ công từ cột “Loại hợp đồng” tới thuộc tính “RefinableString” trong khoảng từ 00 đến 99.
Ví dụ, ánh xạ “Loại hợp đồng” tới “RefinableString00”. Nhãn lưu giữ “Phần cứng” đã được tạo và tự động áp dụng dựa trên điều kiện: RefinableString00: Phần cứng.
Kết quả là, trong vòng một tuần, nhãn lưu giữ “Phần cứng” sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu có giá trị lựa chọn là “Phần cứng” trong cột “Loại hợp đồng” trên tất cả các site SharePoint mà nhãn lưu giữ đã được xuất bản.
Thử nghiệm này kết hợp tên loại nội dung “Tài liệu hợp đồng” với giá trị lựa chọn “Phần mềm”. Nhãn lưu giữ “Phần mềm” sẽ được tạo và tự động áp dụng dựa trên điều kiện sau: ContentType: “Tài liệu hợp đồng” Và RefinableString00: “Phần mềm”
Kết quả là trong vòng một tuần, nhãn lưu giữ “Phần mềm” sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu có loại nội dung là “Tài liệu hợp đồng” và giá trị lựa chọn là “Phần mềm” trên cột “Loại hợp đồng” trên tất cả các site SharePoint mà nhãn lưu giữ đã được phát hành.
Thêm cột “DateExpired” làm ngày tùy chọn vào thư viện và muốn áp dụng nhãn lưu giữ sau khi có ngày đã được nhập và là ngày hôm nay hoặc trong quá khứ. Để lọc theo cột ngày, cần ánh xạ thuộc tính thu thập dữ liệu của cột này vào cột “RefinableDate” (có thể truy vấn). Trong trường hợp này, người dùng có thể ánh xạ nó vào “RefinableDate01”. Tạo nhãn lưu giữ “Hợp đồng đã hết hạn” và tự động áp dụng dựa trên điều kiện sau:
RefinableDate01 <= HÔM NAY
Kết quả là, trong vòng một tuần, nhãn lưu giữ “Hợp đồng đã hết hạn” sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu khi ngày nhập vào cột “DateExpired” là ngày hôm nay hoặc trong quá khứ trên tất cả các site SharePoint mà nhãn lưu giữ đã được xuất bản.
Lưu ý: Nếu không có ngày nhập vào cột hoặc có ngày trong tương lai, nhãn lưu giữ sẽ không được áp dụng.
Dưới đây là một số điều quan trọng mà người dùng cần nắm trước khi sử dụng tự động gắn nhãn lưu giữ trong Office 365 để đạt hiệu quả:
Tóm lại, người dùng có thể dựa trên 4 điều kiện và thuộc tính được xác định trước để dán nhãn lưu giữ tài liệu của mình trên hệ thống Office 365, từ đó giúp quá trình thao tác của người dùng trở nên nhanh chóng hơn khi tìm kiếm thông tin, dữ liệu, tiết kiệm tối đa thời gian nhưng đem lại hiệu suất cao.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn chuyên sâu về Microsoft 365 for Business. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra những chia sẻ và phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
