Lập kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps cho doanh nghiệp là một khâu quan trọng nhằm đảm bảo hiệu suất và hiệu quả ứng dụng những giải pháp này. Nắm rõ các bước chi tiết cũng như những lưu ý quan trọng trong kế hoạch triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm mọi nguồn lực.
Với những lợi ích vượt trội mà Microsoft 365 mang lại cho doanh nghiệp, việc lập kế hoạch triển khai ứng dụng này đã trở thành một nhiệm vụ rất quan trọng. Doanh nghiệp và người thực hiện cần hiểu rõ từng bước chi tiết trong kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps nhằm đạt hiệu quả tối đa trong việc ứng dụng bộ công cụ văn phòng toàn diện này.
Mục lục
Trước khi triển khai ứng dụng Microsoft 365, doanh nghiệp cần thực hiện quá trình đánh giá môi trường và cơ sở hạ tầng. Đây là bước quan trọng để lập kế hoạch triển khai thành công và phù hợp. Dưới đây là các hạng mục doanh nghiệp cần đánh giá:
Với 6 bước cơ bản, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps hoàn chỉnh.
Microsoft khuyến nghị triển khai Microsoft 365 Apps từ Cloud, sử dụng cổng thông tin hoặc Microsoft Intune.
Doanh nghiệp cũng có thể quản lý việc triển khai từ cổng thông tin Microsoft 365 và cho phép người dùng cài đặt Microsoft 365 Apps trực tiếp trên các thiết bị khách từ cổng thông tin. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Quản lý tùy chọn cài đặt Microsoft 365 trong trung tâm quản trị Microsoft 365.
Nếu tùy chọn này không khả thi do số lượng thiết bị hoặc do người dùng không có quyền quản trị trên thiết bị, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng Microsoft Intune để triển khai Microsoft 365 Apps.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Configuration Manager để triển khai từ các điểm phân phối cục bộ. Lựa chọn này giảm tải mạng trên các liên kết internet nên khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng phiên bản hiện tại của nhánh hiện hành.
Đối với doanh nghiệp không có Configuration Manager nhưng vẫn muốn quản lý việc triển khai của mình thì nên sử dụng Office Deployment Tool (ODT). Doanh nghiệp có thể sử dụng ODT như một công cụ độc lập hoặc tải các tệp cài đặt xuống để có thể triển khai bằng các công cụ phần mềm của bên thứ ba.
Nếu doanh nghiệp sử dụng ODT và có khả năng đáp ứng các yêu cầu về mạng thì nên triển khai Microsoft 365 Apps từ Cloud nhằm giảm thiểu công việc quản trị cho doanh nghiệp.
Ở bước này, doanh nghiệp cũng có thể chọn kết hợp các cách triển khai nêu trên cho những người dùng khác nhau.
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ có các lựa chọn cách quản lý cập nhật phổ biến dưới đây:
Tương tự như việc triển khai ban đầu, ở bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp các lựa chọn nêu trên cho từng nhân sự.
Để kiểm soát tần suất người dùng nhận các bản cập nhật tính năng cho Microsoft 365 Apps, doanh nghiệp cần lựa chọn kênh cập nhật cho nhân sự. Microsoft 365 Apps cung cấp ba kênh cập nhật dưới đây:
Bằng cách sử dụng hồ sơ dịch vụ, các bản cập nhật hàng tháng của Microsoft 365 Apps cho người dùng hoặc một nhóm người dùng sẽ tự động triển khai theo từng giai đoạn.
Tất cả các kênh đều nhận bản cập nhật về bảo mật và các vấn đề khác khi cần thiết, thường sẽ vào ngày thứ hai, thứ ba hàng tháng.
Để xem trước hoặc kiểm tra cập nhật mới trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp, người dùng có thể triển khai theo từng giai đoạn hoặc kết hợp sử dụng các kênh cập nhật khác nhau.
Để xác định gói cài đặt phù hợp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
Sau khi triển khai Office với các ngôn ngữ cần thiết, doanh nghiệp có thể cài đặt thêm các gói ngôn ngữ phụ trợ bất kỳ lúc nào, bằng cách chọn một trong các phương pháp sau:
Nếu doanh nghiệp sử dụng phiên bản được cấp phép theo khối lượng của Project và Visio thì cần nâng cấp lên phiên bản đăng ký.
Bước này cho phép cài đặt Microsoft 365 Apps tự động gỡ bỏ bất kỳ phiên bản Office, Visio và Project nào dựa trên công nghệ cài đặt Windows Installer (MSI). Doanh nghiệp không nên chạy Microsoft 365 Apps song song với Office dựa trên MSI trên cùng một thiết bị.
Để gỡ bỏ các phiên bản trước đó của Office sử dụng Windows Installer (MSI) là công nghệ cài đặt, doanh nghiệp có thể sử dụng Office Deployment Tool và Remove MSI để tự động gỡ bỏ trong gói triển khai Microsoft 365 Apps.
Nếu doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng máy tính ảo (VDI) hoặc có người dùng chia sẻ các máy trạm (ví dụ như nhân viên làm ca), doanh nghiệp cần kích hoạt tính năng hoạt động trên máy tính được chia sẻ cho những thiết bị đó khi triển khai Microsoft 365 Apps.
Khi tính năng hoạt động trên máy tính được chia sẻ kích hoạt, bất kỳ người dùng nào được cấp phép Microsoft 365 Apps có thể đăng nhập vào thiết bị và sử dụng các ứng dụng như Word hay Excel.
Microsoft 365 Apps được liên tục cập nhật với các phiên bản mới nhất và tính năng nâng cao. Bởi vậy, khi ứng dụng bộ công cụ này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người dùng luôn có truy cập đến các công cụ và tính năng mới nhất từ Microsoft.
Quy trình triển khai ứng dụng Microsoft 365 không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp có phiên bản mới nhất và tối ưu nhất của các ứng dụng Office, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như cải thiện bảo mật, tăng cường tính năng và tương tác đa nền tảng.
Sử dụng ngay gói dịch vụ Microsoft 365 Enterprise để trải nghiệm các tính năng mới nhất. Với chi phí rất phải chăng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu hiệu quả vận hành, bắt kịp xu hướng hiện đại hóa văn phòng hiện nay.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
