Lập kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps cho doanh nghiệp
28 August, 2023

Lập kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps cho doanh nghiệp là một khâu quan trọng nhằm đảm bảo hiệu suất và hiệu quả ứng dụng những giải pháp này. Nắm rõ các bước chi tiết cũng như những lưu ý quan trọng trong kế hoạch triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm mọi nguồn lực.

Với những lợi ích vượt trội mà Microsoft 365 mang lại cho doanh nghiệp, việc lập kế hoạch triển khai ứng dụng này đã trở thành một nhiệm vụ rất quan trọng. Doanh nghiệp và người thực hiện cần hiểu rõ từng bước chi tiết trong kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps nhằm đạt hiệu quả tối đa trong việc ứng dụng bộ công cụ văn phòng toàn diện này.

Đánh giá môi trường, cơ sở hạ tầng doanh nghiệp

Trước khi triển khai ứng dụng Microsoft 365, doanh nghiệp cần thực hiện quá trình đánh giá môi trường và cơ sở hạ tầng. Đây là bước quan trọng để lập kế hoạch triển khai thành công và phù hợp. Dưới đây là các hạng mục doanh nghiệp cần đánh giá:

  • Xem xét cơ sở hạ tầng và các yêu cầu, bao gồm số lượng và chi tiết thiết bị, hệ điều hành, ngôn ngữ và phiên bản Office hiện có. Đồng thời, xác minh các yêu cầu cho máy chủ của doanh nghiệp.
  • Đánh giá giấy phép và tài khoản: Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả người dùng đều có tài khoản và giấy phép Microsoft 365, bao gồm cả ứng dụng Microsoft 365, cùng với việc xác định giấy phép cần thiết cho Visio và Project.
  • Đánh giá tình trạng mạng, bao gồm băng thông, các yêu cầu kết nối internet để kích hoạt, xác minh các cổng và giao thức cần mở.
  • Xem xét tính tương thích ứng dụng: Doanh nghiệp nên xác định nhóm người dùng đại diện để thử nghiệm tính tương thích trước khi triển khai cho toàn bộ nhân sự.

 

Đánh giá môi trường và cơ sở hạ tầng trước khi triển khai Microsoft 365 Apps
Đánh giá môi trường và cơ sở hạ tầng trước khi triển khai Microsoft 365 Apps

Các bước lập kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps cho doanh nghiệp

Với 6 bước cơ bản, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch triển khai Microsoft 365 Apps hoàn chỉnh.

Bước 1: Lựa chọn cách triển khai

Microsoft khuyến nghị triển khai Microsoft 365 Apps từ Cloud, sử dụng cổng thông tin hoặc Microsoft Intune.

Doanh nghiệp cũng có thể quản lý việc triển khai từ cổng thông tin Microsoft 365 và cho phép người dùng cài đặt Microsoft 365 Apps trực tiếp trên các thiết bị khách từ cổng thông tin. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Quản lý tùy chọn cài đặt Microsoft 365 trong trung tâm quản trị Microsoft 365.

Nếu tùy chọn này không khả thi do số lượng thiết bị hoặc do người dùng không có quyền quản trị trên thiết bị, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng Microsoft Intune để triển khai Microsoft 365 Apps. 

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Configuration Manager để triển khai từ các điểm phân phối cục bộ. Lựa chọn này giảm tải mạng trên các liên kết internet nên khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng phiên bản hiện tại của nhánh hiện hành.

Đối với doanh nghiệp không có Configuration Manager nhưng vẫn muốn quản lý việc triển khai của mình thì nên sử dụng Office Deployment Tool (ODT). Doanh nghiệp có thể sử dụng ODT như một công cụ độc lập hoặc tải các tệp cài đặt xuống để có thể triển khai bằng các công cụ phần mềm của bên thứ ba. 

Nếu doanh nghiệp sử dụng ODT và có khả năng đáp ứng các yêu cầu về mạng thì nên triển khai Microsoft 365 Apps từ Cloud nhằm giảm thiểu công việc quản trị cho doanh nghiệp. 

Ở bước này, doanh nghiệp cũng có thể chọn kết hợp các cách triển khai nêu trên cho những người dùng khác nhau. 

 

Doanh nghiệp có thể sử dụng Microsoft Intune để triển khai Microsoft 365 Apps
Doanh nghiệp có thể sử dụng Microsoft Intune để triển khai Microsoft 365 Apps

Bước 2: Lựa chọn cách quản lý cập nhật

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ có các lựa chọn cách quản lý cập nhật phổ biến dưới đây:

  • Cập nhật tự động: Các thiết bị khách sẽ được cập nhật một cách tự động trực tiếp từ Office CDN dựa trên kênh cập nhật mà doanh nghiệp đã xác định trong quá trình triển khai. Nghĩa là các ứng dụng sẽ tự động cập nhật lên phiên bản mới nhất mà không yêu cầu sự can thiệp quản trị. 
  • Quản lý cập nhật bằng Intune: Bằng cách sử dụng Intune, doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách trên các thiết bị để kiểm soát cách thức và thời gian cập nhật từ Cloud.
  • Quản lý cập nhật bằng hồ sơ dịch vụ: Đối với các thiết bị sử dụng Kênh Doanh nghiệp hàng tháng, người dùng có thể tận dụng hồ sơ dịch vụ để quản lý cập nhật. Đây là một giải pháp quản lý cập nhật dựa trên đám mây.
  • Quản lý cập nhật bằng Configuration Manager: Nếu doanh nghiệp sử dụng Configuration Manager thì có thể tải xuống và triển khai bản cập nhật trên các thiết bị khách. Công cụ này giúp quản lý quá trình cập nhật và cung cấp sự linh hoạt trong việc triển khai. Để có trải nghiệm tốt nhất, doanh nghiệp nên nâng cấp lên phiên bản mới nhất của Configuration Manager.
  • Quản lý cập nhật bằng Office Deployment Tool: Doanh nghiệp có thể sử dụng Office Deployment Tool (ODT) để tải các bản cập nhật từ nguồn cục bộ. Sau đó, hãy cài đặt ứng dụng này trên các thiết bị khách. Tuy nhiên, lựa chọn này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý các gói cập nhật cho các kênh khác nhau, với kiến trúc và nền tảng khác nhau. 

Tương tự như việc triển khai ban đầu, ở bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp các lựa chọn nêu trên cho từng nhân sự.

 

Quản lý cập nhật bằng Configuration Manager
Quản lý cập nhật bằng Configuration Manager

Bước 3: Lựa chọn kênh cập nhật 

Để kiểm soát tần suất người dùng nhận các bản cập nhật tính năng cho Microsoft 365 Apps, doanh nghiệp cần lựa chọn kênh cập nhật cho nhân sự.  Microsoft 365 Apps cung cấp ba kênh cập nhật dưới đây:

  • Kênh hiện tại: Cung cấp tính năng mới cho người dùng ngay khi có sẵn nhưng không theo lịch trình cụ thể.
  • Kênh doanh nghiệp hàng tháng: Cung cấp cho người dùng tính năng mới mỗi tháng vào ngày định kỳ hàng tháng, đảm bảo tính ổn định và chu kỳ.
  • Kênh doanh nghiệp nửa năm: Cung cấp tính năng mới hai lần mỗi năm cho người dùng, vào tháng 1 và tháng 7, phù hợp với việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cập nhật.

Bằng cách sử dụng hồ sơ dịch vụ, các bản cập nhật hàng tháng của Microsoft 365 Apps cho người dùng hoặc một nhóm người dùng sẽ tự động triển khai theo từng giai đoạn. 

Tất cả các kênh đều nhận bản cập nhật về bảo mật và các vấn đề khác khi cần thiết, thường sẽ vào ngày thứ hai, thứ ba hàng tháng.

Để xem trước hoặc kiểm tra cập nhật mới trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp, người dùng có thể triển khai theo từng giai đoạn hoặc kết hợp sử dụng các kênh cập nhật khác nhau.

 

Lựa chọn kênh cập nhật phù hợp cho nhân sự
Lựa chọn kênh cập nhật phù hợp cho nhân sự

Bước 4: Xác định gói cài đặt 

Để xác định gói cài đặt phù hợp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

  • Xây dựng ít gói cài đặt có thể giảm công việc quản lý. Nếu doanh nghiệp cần các kênh cập nhật khác nhau, hãy sử dụng một gói duy nhất và sau đó chuyển đổi kênh cập nhật bằng một trong các tùy chọn có sẵn.
  • Nếu doanh nghiệp cần cài đặt thêm các sản phẩm khác trong quá trình nâng cấp, như Visio hoặc Project, hãy sử dụng MSICondition kết hợp với RemoveMSI để tự động thêm các sản phẩm dựa trên các sản phẩm đã được cài đặt trước đó.
  • Nếu doanh nghiệp cần các sản phẩm bổ sung (như Visio, Project) hoặc gói ngôn ngữ khác, hãy xây dựng các gói cài đặt nhẹ nhàng và linh hoạt để thêm các bản cài đặt sau này.

Sau khi triển khai Office với các ngôn ngữ cần thiết, doanh nghiệp có thể cài đặt thêm các gói ngôn ngữ phụ trợ bất kỳ lúc nào, bằng cách chọn một trong các phương pháp sau:

  • Cho phép người dùng tải xuống và cài đặt các gói phụ trợ ngôn ngữ từ trang web Microsoft 365.
  • Thiết lập và gán chính sách “Cho phép người dùng không phải là quản trị viên cài đặt các gói phụ trợ ngôn ngữ” cho người dùng. Điều này cho phép người dùng tự cài đặt các gói ngôn ngữ thông qua giao diện của ứng dụng.
  • Sử dụng Intune, Configuration Manager hoặc Office Deployment Tool để triển khai các gói ngôn ngữ phụ trợ phù hợp cho người dùng.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phiên bản được cấp phép theo khối lượng của Project và Visio thì cần nâng cấp lên phiên bản đăng ký. 

Bước 5: Lập kế hoạch nâng cấp từ các phiên bản Office hiện có

Bước này cho phép cài đặt Microsoft 365 Apps tự động gỡ bỏ bất kỳ phiên bản Office, Visio và Project nào dựa trên công nghệ cài đặt Windows Installer (MSI). Doanh nghiệp không nên chạy Microsoft 365 Apps song song với Office dựa trên MSI trên cùng một thiết bị.

Để gỡ bỏ các phiên bản trước đó của Office sử dụng Windows Installer (MSI) là công nghệ cài đặt, doanh nghiệp có thể sử dụng  Office Deployment Tool và Remove MSI để tự động gỡ bỏ trong gói triển khai Microsoft 365 Apps.

Bước 6: Lập kế hoạch cho máy tính được chia sẻ (tùy chọn)

Nếu doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng máy tính ảo (VDI) hoặc có người dùng chia sẻ các máy trạm (ví dụ như nhân viên làm ca), doanh nghiệp cần kích hoạt tính năng hoạt động trên máy tính được chia sẻ cho những thiết bị đó khi triển khai Microsoft 365 Apps.

Khi tính năng hoạt động trên máy tính được chia sẻ kích hoạt, bất kỳ người dùng nào được cấp phép Microsoft 365 Apps có thể đăng nhập vào thiết bị và sử dụng các ứng dụng như Word hay Excel.

 

Chia sẻ kích hoạt trên máy tính
Chia sẻ kích hoạt trên máy tính

Lời kết

Microsoft 365 Apps được liên tục cập nhật với các phiên bản mới nhất và tính năng nâng cao. Bởi vậy, khi ứng dụng bộ công cụ này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người dùng luôn có truy cập đến các công cụ và tính năng mới nhất từ Microsoft. 

Quy trình triển khai ứng dụng Microsoft 365 không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp có phiên bản mới nhất và tối ưu nhất của các ứng dụng Office, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như cải thiện bảo mật, tăng cường tính năng và tương tác đa nền tảng.

Sử dụng ngay gói dịch vụ Microsoft 365 Enterprise để trải nghiệm các tính năng mới nhất. Với chi phí rất phải chăng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu hiệu quả vận hành, bắt kịp xu hướng hiện đại hóa văn phòng hiện nay.

Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
DMCA compliant image