Ứng dụng di động Power Automate cho iOS giúp người dùng tăng cường hiệu suất và tự động hóa quy trình làm việc trên thiết bị di động. Với giao diện chuyên nghiệp và dễ sử dụng, Power Automate cho phép tổ chức tối ưu quy trình làm việc, giảm công việc lặp lại và tăng sự linh hoạt. Người dùng có thể tạo và quản lý các luồng công việc tự động trên điện thoại, kết nối với các dịch vụ như SharePoint, Outlook, OneDrive và thực hiện nhiều tác vụ thông qua vài thao tác đơn giản.
Power Automate trên iOS cung cấp một loạt các kết nối và tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng phổ biến, từ đó người dùng có thể tạo các luồng công việc để tự động gửi email, tải lên tệp tin, đồng bộ hóa dữ liệu và thực hiện nhiều tác vụ khác chỉ với vài thao tác đơn giản. Bằng cách tận dụng sức mạnh của Power Automate trên thiết bị di động, người dùng có thể tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.
Mục lục
Trong quá trình làm việc, sẽ có những công việc cần thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại (ví dụ như gửi email đến tất cả thành viên nhóm để nhắc nhở họ tham gia đồng bộ hóa hàng ngày). Để có thể thực hiện được những tác vụ lặp lại đó trong thời gian nhanh chóng, việc sử dụng luồng tức thì chính là giải pháp tối ưu. Cụ thể, chỉ cần một cú nhấp vào nút trên màn hình thiết bị di động, người dùng có thể thực hiện những tác vụ lặp lại mà không mất nhiều thời gian.
Sau khi đã tạo các nút trên thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng chạy các tác vụ lặp đi lặp lại từ mọi nơi, mọi lúc (chỉ cần thiết bị di động có kết nối mạng). Không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà việc thực hiện các tác vụ một cách tự động hóa giúp thao tác có ít lỗi hơn so với khi được thực hiện theo cách thủ công.
Trước khi tìm hiểu cách sử dụng Power Automate iOS để tạo một luồng công việc, người dùng phải đảm bảo các điều kiện tiên quyết như sau:
Bước 1: Đầu tiên, hãy đăng nhập tài khoản vào Power Automate.
Bước 2: Nhấp chọn Create (Tạo) nằm ở vị trí phía bên trái của màn hình.
Bước 3: Trên giao diện mới xuất hiện, chọn Instant flow (Luồng tức thì).
Bước 4: Tại Flow name (Tên luồng), hãy đặt tên cho luồng công việc sắp tạo rồi nhấn chọn Manually trigger a flow (Kích hoạt luồng theo cách thủ công) > Create.
Bước 5: Chọn Trigger a new build in VSO (Kích hoạt bản dựng mới trong VSO) như hình dưới.
Bước 6: Trên trang giao diện, hãy chọn nút Use this template (Sử dụng mẫu này).
Bước 7: Hãy đăng nhập tài khoản rồi click vào Sign up để đến bước tiếp theo.
Bước 8: Sau khi đăng nhập vào Flow, bước tiếp theo hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập vào các trình kết nối được sử dụng trong mẫu đã chọn ở bước 6. Ở bước trên, người dùng đã chọn mẫu Trigger a new build in VSO nên hãy đăng nhập vào VSO.
Bước 9: Chọn nút Accept (Chấp nhận) để cho phép Power Automate truy cập tài khoản VSO của mình.
Lưu ý: Nếu hệ thống liên kết với nhiều trình kết nối khác nhau thì người dùng sẽ phải làm thao tác cấp quyền tương tự cho từng trình kết nối. Sau đó chọn nút Continue như hình dưới để tiếp tục.
Bước 10: Bây giờ hãy tiến hành định cấu hình các thuộc tính cho bản dựng của luồng công việc tức thì.
Cụ thể, hãy nhập đầy đủ các thông tin gồm Account name (Tên tài khoản), Project name (Tên dự án), Build definition Id (ID định nghĩa bản dựng), Source branch (Nhánh nguồn) và tùy chọn Parameters (Tham số)…
Bước 11: Tiếp theo, hãy định cấu hình các thuộc tính trên thẻ Send a push notification (Gửi thông báo đẩy). Thông báo đẩy mặc định này được cấu hình để gửi một liên kết HTML đến một trang web hiển thị trạng thái của bản dựng.
Bước 12: Chọn nút Create flow để lưu quy trình.
Lúc này hệ thống sẽ gửi thông báo thành công.
Giờ đây, chỉ cần nhấn Buttons, người dùng đã có thể chạy luồng tức thì trên ứng dụng di động Power Automate mọi lúc mọi nơi, không chỉ trên iOS mà còn trên Android hoặc Windows Phone.
Bước 1: Chọn tab Browse (Duyệt) như hình dưới và cuộn trang đến danh mục Button.
Bước 2: Trên màn hình giao diện mới, click chọn See all để hệ thống hiển thị tất cả các mẫu nút sẵn sàng hoạt động.
Bước 3: Chọn Send an email to remind your team to join a meeting (Gửi email để nhắc nhóm của bạn tham gia mẫu cuộc họp).
Bước 4: Click chọn USE THIS TEMPLATE ở cuối trang.
Sau đó hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập vào tất cả các dịch vụ mà mẫu này sử dụng:
Bước 5: Chọn Next ở vị trí góc trên bên phải màn hình.
Bước 6: Tại giao diện màn hình hiển thị, người dùng có thể xem lại quy trình đã tạo và thực hiện các thay đổi nếu muốn cá nhân hóa. Sau đó nhấn chọn Create.
Bước 7: Chỉ cần chờ một thời gian ngắn, luồng tức thì sẽ được tạo và người dùng chỉ cần chọn SEE MY FLOW (xem quy trình của tôi):
Vậy là một luồng tức thì đã được tạo thành công để người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi chỉ với thao tác nhấn “nút” đơn giản.
Sau khi đã thành công tạo một quy trình tức thời, hãy tiến hành khởi chạy ứng dụng trên thiết bị di động của mình. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng thiết bị di động iOS đã được cài đặt Flow.
Bước 1: Click vào tab Buttons nằm ở cuối trang và chọn nút đại diện cho quy trình tức thời mà người dùng muốn kích hoạt. Ví dụ người dùng muốn kích hoạt Trigger a new build in VSO.
Hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng thể hiện tiến độ trong khi luồng chạy, ví dụ như hình dưới.
Bước 2: Sau khi hệ thống đã cập nhật, biểu tượng sẽ xuất hiện như hình dưới cho người dùng biết các thao tác đã hoàn tất:
Khi sử dụng ứng dụng di động Power Automate trên iOS, người dùng có toàn quyền kiểm soát luồng tức thời. Cụ thể, họ có thể bật/tắt, chỉnh sửa hoặc xóa một nút bất cứ lúc nào hoặc bất cứ nơi đâu… Nhưng trước tiên, hãy thực hiện theo các thao tác sau để bắt đầu quản lý quy trình của mình.
Bước 1: Trên tab My flows của ứng dụng, hãy chọn luồng muốn quản lý:
Bước 2: Sau khi đã chọn được luồng phù hợp, tại giao diện Flow details, hãy nhấn chọn vào bất kỳ tùy chọn nào như hình dưới:
Mã thông báo kích hoạt là các dữ liệu đã biết và sẵn có cho thiết bị mà quy trình đang chạy trên đó. Các mã này thay đổi dựa trên những yếu tố như thời gian hiện tại, vị trí địa lý của thiết bị tại một thời điểm cụ thể.
Ví dụ, khi chạy một luồng quy trình trên điện thoại thông minh, điện thoại có thể biết thời gian, ngày tháng và địa chỉ hiện tại của người dùng. Các thông tin này được xác định tại thời điểm quy trình đang hoạt động và chúng tự động có sẵn để sử dụng trong bất kỳ quy trình nào được thực thi trên thiết bị. Người dùng có thể sử dụng các mã thông báo kích hoạt này để xây dựng các quy trình hữu ích giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như cung cấp vị trí hiện tại cho người khác hoặc theo dõi thời gian thực hiện một cuộc gọi dịch vụ/công việc cụ thể.
Dưới đây là danh sách một số mã thông báo kích hoạt có sẵn để người dùng có thể sử dụng khi tạo quy trình của mình.
Tham số | Mô tả |
Thành phố | Thành phố nơi đặt thiết bị đang chạy luồng. |
Quốc gia/khu vực | Quốc gia/khu vực đặt thiết bị đang chạy quy trình. |
Địa chỉ đầy đủ | Địa chỉ đầy đủ nơi đặt thiết bị đang chạy quy trình. |
Vĩ độ | Vĩ độ đặt thiết bị đang chạy luồng. |
Kinh độ | Kinh độ đặt thiết bị đang chạy luồng. |
Mã bưu điện | Mã bưu chính nơi đặt thiết bị đang chạy luồng. |
Tình trạng | Trạng thái đặt thiết bị đang chạy quy trình. |
Đường phố | Đường phố nơi đặt thiết bị chạy luồng. |
Dấu thời gian | Thời gian ở khu vực đặt thiết bị đang chạy luồng. |
Ngày | Ngày ở khu vực đặt thiết bị đang chạy quy trình. |
Tên tài khoản | Tên người dùng của tài khoản đã đăng nhập vào thiết bị đang chạy quy trình. |
Email người dùng | Địa chỉ email của tài khoản đã đăng nhập vào thiết bị đang chạy quy trình. |
Khi tạo một luồng quy trình công việc, người dùng có thể sử dụng mã thông báo kích hoạt để bổ sung các chức năng phong phú vào hệ thống của mình.
Khi tạo một quy trình nút trên thiết bị iOS, hệ thống sẽ sử dụng mã thông báo kích hoạt để tự động gửi ngày và địa chỉ của người dùng trong email “Working from home” cho cấp trên.
Lưu ý: Hình ảnh trong hướng dẫn dưới đây của FPT Smart Cloud là ảnh chụp màn hình từ thiết bị Android nhưng các thao tác trên iOS cũng được thực hiện tương tự.
Trước khi tiến hành tạo quy trình, hãy đảm bảo đáp ứng các điều kiện như sau:
Bước 1: Khởi chạy Flow và chọn Browse.
Bước 2: Chọn Send a ‘Working from home today’ email to your manager service under the Button trong danh mục Button.
Bước 3: Chọn Use this template để sử dụng mẫu có sẵn từ hệ thống.
Bước 4: Tại mục Send an email, click để chọn Edit.
Bước 5: Nhấn Done để hoàn tất các quy trình và tạo luồng nút.
Trước khi khởi chạy quy trình, hãy lưu ý rằng Luồng kích hoạt này sẽ gửi vị trí hiện tại của người dùng qua email.
Bước 1: Nhấn vào danh mục Button ở cuối màn hình, sau đó tại danh sách các nút có quyền sử dụng, hãy nhấn chọn vào nút đại diện cho luồng quy trình vừa tạo:
Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo như hình dưới, người dùng nhấn vào ALLOW để cho phép luồng nút có thể truy cập vào thông tin vị trí của thiết bị hiện tại.
Bước 3: Chỉ trong một thời gian ngắn, email đã được gửi tới cấp trên và thông báo gửi thành công sẽ xuất hiện trên màn hình như hình dưới.
Vậy là một luồng quy trình sử dụng mã thông báo kích hoạt ngày và địa chỉ đầy đủ đã được khởi chạy thành công.
Luồng nút với đầu vào từ người dùng là một tính năng trong Power Automate cho phép mọi người có thể tạo các quy trình tự động với khả năng tương tác với người dùng thông qua nút. Có nghĩa là, thay vì chỉ chạy tự động, quy trình này sẽ yêu cầu người dùng cung cấp các thông tin hoặc các lựa chọn như nhấn vào nút, nhập dữ liệu… được hiển thị trên nút để kích hoạt quy trình tiếp theo. Từ đó các quy trình được tạo ra sẽ linh hoạt hơn, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng hơn.
Bước 1: Đăng nhập vào trang web Power Automate, nhập từ khóa Visual Studio vào hộp tìm kiếm như hình dưới rồi nhấp chọn vào biểu tượng tìm kiếm để tìm tất cả các mẫu liên quan đến Visual Studio:
Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như hình dưới, click chọn mẫu Open a Priority 2 Bug in Visual Studio:
Bước 3: Chọn Use this Template để sử dụng mẫu đã chọn.
Lưu ý: hệ thống sẽ yêu cầu người dùng phải đăng nhập vào các dịch vụ liên kết với mẫu template Open a Priority 2 Bug in Visual Studio.
Bước 4: Sau khi đã đăng nhập vào tất cả các dịch vụ được yêu cầu, hãy chọn Continue để tiếp tục.
Bước 5: Người dùng có thể thay đổi tên của quy trình ở mục Flow name:
Bước 1: Trong thẻ kích hoạt, chọn Edit.
Bước 2: Chọn biểu tượng “+” để mở rộng các hộp văn bản trên trang và thêm các trường nhập tùy chỉnh như hình dưới:
Bước 3: Nhập tiêu đề và mô tả cho từng trường tùy chỉnh mà người dùng muốn cung cấp khi ai đó chạy quy trình của mình.
Trong ví dụ dưới đây, người dùng sẽ tạo hai trường nhập tùy chỉnh: Các bước xử lý lại lỗi và Mức độ nghiêm trọng của lỗi. Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp bất kỳ ai sử dụng quy trình đều có thể biết chi tiết cụ thể các bước cần thực hiện để khắc phục lỗi, đánh giá mức độ nghiêm trọng của lỗi từ thấp đến cao.
Bước 1: Nhấn vào thanh tiêu đề của thẻ mục công việc mới như hình dưới.
Bước 2: Thực hiện đặt tên tại các trường Account name và Project name, sau đó chọn Edit:
Bước 3: Click chọn Show advanced options (Hiển thị tùy chọn nâng cao) để hệ thống hiển thị thêm các trường khác cho thẻ này:
Bước 1: Nhấn vào thanh tiêu đề trên thẻ Send a push notification để mở rộng các hộp văn bản.
Bước 2: Tiếp tục chọn See more, sau đó thêm mã thông báo URL vào vị trí Link.
Bước 3: Tại vị trí hiển thị Link label, tiến hành thêm mã thông báo Id:
Bước 4: Nhấn vào Create flow để tạo quy trình.
Để chạy quy trình vừa tạo trên thiết bị di động dành cho Power Automate, hãy cung cấp tất cả thông tin đầu vào của người dùng cần thiết như tiêu đề, mô tả, các bước xử lý và mức độ nghiêm trọng…
Bước 1: Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động Power Automate iOS, hãy click vào tab Button, chọn Create bug report with steps (Tạo báo cáo lỗi bằng các bước).
Bước 2: Nhập tiêu đề cho lỗi rồi chọn Next để đến bước tiếp theo.
Bước 3: Nhập mô tả về lỗi rồi tiếp tục chọn Next để đến bước tiếp theo.
Bước 4: Nhập các bước cụ thể để tạo lại lỗi mà người dùng đang báo cáo, sau đó nhấn Next.
Bước 5: Nhập mức độ nghiêm trọng của lỗi rồi nhấn Done.
Bước 6: Các bước tiếp theo không bắt buộc nên người dùng có thể thực hiện hoặc không. Cụ thể như sau:
Button flow cũng có thể chấp nhận và có khả năng xử lý các loại dữ liệu đa dạng, phong phú như:
Để sử dụng các loại đầu vào này nhằm mục đích phục vụ cho các yêu cầu và tương tác khác nhau trong quy trình công việc, hãy click vào Manually trigger a cloud flow (Trình kích hoạt luồng đám mây) rồi lựa chọn đầu vào phù hợp (trong số các tùy chọn mà hệ thống hiển thị) như hình dưới:
Ngoài cách thực hiện như trên, người dùng cũng có thể chỉ định một số đầu vào theo yêu cầu hoặc tùy chọn những đầu vào khác bằng cách click vào biểu tượng (…) ở bên phải.
Power Automate cho iOS là một ứng dụng di động mạnh mẽ, giúp tăng cường năng suất và tự động hóa quy trình làm việc trên thiết bị di động. Với Power Automate iOS, người dùng có thể tạo và quản lý các luồng công việc, kết nối với các dịch vụ khác nhau như Outlook, SharePoint và OneDrive để thực hiện các tác vụ tự động một cách dễ dàng. Ứng dụng cung cấp giao diện thân thiện nên người dùng có thể dễ dàng tạo luồng công việc đơn giản thông qua việc kéo và thả các thành phần.
Để được tư vấn thêm các tính năng hữu ích của Power Automate iOS, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ nhanh và chi tiết nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm của các chuyên gia, chúng tôi luôn có những giải pháp tối ưu, kết hợp giữa Power Automate iOS và Microsoft 365 for Business để tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc trên thiết bị di động của người dùng.
