Khi tích hợp hai nền tảng mạnh mẽ là SharePoint và Teams, người dùng sẽ được mở ra một thế giới mới đầy tiềm năng. Từ đó tổ chức có thể tận dụng các tính năng cả hai nền tảng để tăng cường khả năng làm việc nhóm, tăng hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu của mình.
Khi tích hợp SharePoint và Teams, việc quản lý cài đặt và quyền trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, giúp người dùng có thể tận dụng tính năng của cả hai nền tảng. Từ đó quản trị viên có thể tùy chỉnh tích hợp và quản lý tệp tin SharePoint trực tiếp từ Teams, các thao tác sẽ nhanh chóng, hiệu suất làm việc nhóm tăng đáng kể. Đặc biệt, nếu thực hiện quản lý cài đặt quyền truy cập, tổ chức có thể bảo vệ các thông tin quan trọng và duy trì cấu trúc của công việc.
Mục lục
Khi tích hợp SharePoint với Teams, các site sẽ có thông tin bổ sung để người dùng biết rằng chúng đã được kết nối và sẵn sàng sử dụng cùng Teams. Cụ thể, trong quá trình xem danh sách các site SharePoint, người dùng sẽ nhìn thấy biểu tượng của Teams hiển thị sau logo và tiêu đề của mỗi site.
Trên site, người dùng sẽ nhìn thấy một liên kết Go to channel (Đi tới kênh) xuất hiện trên thanh lệnh khi xem thư viện tài liệu.
Hệ thống được tích hợp thêm liên kết Go to channel giúp người dùng dễ dàng di chuyển và tìm kiếm thông tin trong Teams theo từng nhóm và kênh tương ứng một cách thuận tiện.
Từ các nhóm và kênh trong Microsoft Teams, người dùng cũng có thể click vào biểu tượng dấu chấm lửng (…) nằm ở góc phải trên cùng của kênh và chọn Open in SharePoint (Mở trong SharePoint). Đường dẫn này sẽ điều hướng người dùng đến site nhóm hoặc site kênh được kết nối với Teams trong SharePoint.
Người dùng có thể dễ dàng truy cập trực tiếp vào nội dung và tài liệu liên quan từ SharePoint một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, từ đó mở rộng khả năng làm việc và quản lý thông tin của tổ chức.
Khi tích hợp SharePoint và Teams, có một số cài đặt và phân loại nhất định cần được quản lý trong cài đặt của Microsoft Teams. Cụ thể, trong phần Cài đặt trên trang SharePoint, người dùng sẽ thấy rằng một số tùy chọn không thể chỉnh sửa, ví dụ như Quyền.
Để có thể điều chỉnh và tối ưu hóa các thiết lập sao cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả, hãy tìm hiểu hiểu rõ hơn về chức năng cách xem và quản lý các cài đặt trong Microsoft Teams.
Cài đặt được quản lý trong SharePoint | Cài đặt được quản lý trong Teams |
– Tên trang web – Mô tả trang web – Liên kết trung tâm | – Quyền của trang web – Phân loại độ nhạy – Tư cách thành viên kênh riêng |
Lưu ý: Trên các trang kênh, toàn bộ người dùng đều có thể xem các quyền truy cập của trang trong bảng điều khiển quyền của trang SharePoint ở chế độ chỉ đọc. Tuy nhiên, chỉ có chủ sở hữu trang mới có thể truy cập và cập nhật các tùy chọn hết hạn dành cho khách hoặc chia sẻ trang trong bảng điều khiển. Để quản lý các quyền truy cập của trang, chủ sở hữu cần truy cập vào Microsoft Teams, nơi họ có thể thực hiện các thao tác liên quan đến quyền hạn của trang. Điều này giúp chủ sở hữu kiểm soát và quản lý quyền truy cập của trang một cách hiệu quả.
Đối với các site kênh riêng tư và kênh chia sẻ, người dùng sẽ được trải nghiệm một bố cục trang chủ độc đáo, được thiết kế để khuyến khích và hướng dẫn trong việc sử dụng các tác vụ SharePoint cơ bản. Trên trang chủ, người dùng dễ dàng truy cập vào phần web Tin tức để cập nhật thông tin mới nhất; Phần web Tài liệu để lưu trữ và chia sẻ tài liệu, liên kết đến các tài liệu khác để tạo danh sách, tự động hóa các tác vụ và thay đổi giao diện trang web một cách dễ dàng và linh hoạt.
Các site kênh có thể được liên kết với các site SharePoint Hub từ site nhóm mẹ, tương tự như các site SharePoint thông thường.
Toàn bộ nhóm (bao gồm cả nhóm mẹ và các kênh) được coi như một thực thể duy nhất, kế thừa các cài đặt và điều hướng từ trung tâm.
Lưu ý: Trên các trang kênh, không có liên kết trang Hub hiển thị trong bảng thông tin trang. Thay vào đó, liên kết site Hub được quản lý từ site nhóm mẹ. Tức là, các thay đổi và cài đặt cho site Hub sẽ được áp dụng cho toàn bộ nhóm, bao gồm cả các trang kênh liên quan. Điều này giúp duy trì sự nhất quán và quản lý dễ dàng của các liên kết và cài đặt trên các trang kênh và site Hub.
Tìm hiểu thêm về những chức năng và tiện ích sau đây để tổ chức có thể tận dụng toàn diện khả năng làm việc và cộng tác khi tích hợp Teams và SharePoint.
Quản lý cài đặt và quyền khi tích hợp SharePoint và Teams giúp tổ chức có thể chia sẻ và đồng bộ tệp giữa hai nền tảng, ghim tài nguyên SharePoint làm tab trong Teams và sử dụng mẫu nhóm để tạo nhóm và liên kết site, từ đó giúp các thao tác trên hệ thống nhanh chóng, linh hoạt hơn và tối ưu hiệu quả trong quản lý và cộng tác giữa các thành viên nhóm. Hệ thống sẽ giúp tổ chức nâng cao khả năng làm việc, đảm bảo quản lý cài đặt và quyền truy cập một cách tối ưu.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn về Microsoft 365 for Business. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra những chia sẻ và tư vấn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
