Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc gửi nhầm thư hoặc cần cập nhật thêm thông tin đã trở nên phổ biến. Đáp ứng nhu cầu này, tính năng thu hồi thư trên Exchange Online cung cấp giải pháp linh hoạt và hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng thu hồi các email đã gửi đi, ngay cả khi chúng đã được mở, giúp kiểm soát thông tin và tránh những sơ suất không đáng có. Với tính năng này, người dùng có thể yên tâm về quyền kiểm soát thông tin và giảm thiểu rủi ro trong giao tiếp doanh nghiệp.
Tính năng thu hồi thư trên Exchange Online không chỉ là công cụ quản lý email mạnh mẽ mà còn là biện pháp bảo vệ thông tin hữu hiệu. Người dùng có thể thu hồi các tin nhắn từ hộp thư Exchange Online một cách nhanh chóng và hiệu quả, ngay cả khi người nhận đã mở chúng. Tính năng này giúp đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm hoặc lỗi thời sẽ không được lưu hành, mang lại sự an tâm cho người gửi và người nhận.
Mục lục
Trải qua cải tiến và nâng cấp, tính năng thu hồi thư trên Exchange Online sẽ mang lại trải nghiệm sử dụng nhanh chóng và đơn giản cho người dùng.
Mặc dù người nhận không cần sử dụng Outlook, người gửi vẫn phải dùng Outlook cho Windows để kích hoạt tính năng thu hồi thư. Điều này được thực hiện thông qua tính năng Thu hồi Thư này trong giao diện Người dùng Outlook truyền thống.
Để thu hồi một thư đã gửi, người dùng làm theo các bước sau:
Sau khi hoàn tất, Outlook sẽ tạo một thông báo Thu hồi và gửi đến tất cả người nhận. Nếu người nhận sử dụng Exchange Online, tính năng Thu hồi Thư trong đám mây sẽ chặn thư thu hồi và xóa thư gốc trong hộp thư người nhận trên đám mây. Khi ứng dụng email của người nhận đồng bộ hóa với hộp thư trên đám mây, thư sẽ biến mất.
Sau khi yêu cầu thu hồi được gửi, thông thường trong vòng chưa đầy 30 giây, người gửi sẽ nhận được một email thông báo với tiêu đề Message Recall Report for message [chủ đề tin nhắn gốc]. Người gửi có thể xem báo cáo thu hồi bằng cách nhấp vào liên kết View Message Recall Report. Nếu cần, hãy đăng nhập vào hộp thư để xem.
Quá trình thu hồi thường diễn ra nhanh chóng, không phụ thuộc vào số lượng người nhận. Nếu yêu cầu thu hồi không thể hoàn thành ngay do các vấn đề như hộp thư người nhận không khả dụng, hệ thống sẽ thử lại trong vòng tối đa 24 giờ trước khi xác định yêu cầu thu hồi không thành công.
Việc cập nhật trạng thái cũng diễn ra khá nhanh, nhưng tùy thuộc vào số lượng người nhận, thời gian có thể kéo dài hơn. Đôi khi quá trình này có thể mất đến 5 phút cho tin nhắn với vài trăm người nhận hay trong trường hợp có đến hàng chục nghìn người nhận, quá trình thu hồi vẫn nhanh chóng nhưng việc truy xuất trạng thái thu hồi có thể mất hơn 30 phút.
Xem thêm: 10 lợi ích nhận được khi sử dụng Exchange Online
Hãy cùng so sánh tính năng thu hồi thư trên Exchange Online giữa hai phiên bản mới và cũ. Phiên bản mới của Exchange Online có nhiều cải tiến quan trọng so với phiên bản truyền thống, đặc biệt là về tỷ lệ thành công và tính linh hoạt trong việc thu hồi email.
Phiên bản truyền thống | Phiên bản mới | |
Tỷ lệ thu hồi thành công | Khoảng 40% | Hơn 90% |
Thu hồi thư trên đám mây | Không hỗ trợ | Hỗ trợ |
Người nhận sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào đồng bộ với Exchange Online để thu hồi | Không hỗ trợ | Hỗ trợ |
Thu hồi tin nhắn đã đọc | Không hỗ trợ | Hỗ trợ |
Thu hồi tin nhắn từ thư mục con | Không hỗ trợ | Hỗ trợ (trừ Bản nháp và Mục đã gửi theo thiết kế) |
Báo cáo tình trạng thu hồi cho người nhận | Không hỗ trợ | Hỗ trợ |
Sau đây, FPT Smart Cloud sẽ giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thu hồi thư trên Exchange Online.
Quản trị viên có thể tắt tính năng thu hồi tin nhắn đã đọc trong tenant, bằng cách truy cập Cài đặt và chọn Mail Flow trong trung tâm quản trị Exchange hoặc qua PowerShell với lệnh Set-OrganizationConfig -RecallReadMessagesEnabled $false.
Hiện tại, tính năng Thu hồi Thư mới chỉ có thể được kích hoạt qua Outlook cho Windows. Tuy nhiên, Microsoft đang phát triển API cho phép các ứng dụng email khác gửi yêu cầu thu hồi đến người nhận sử dụng Exchange Online.
Tính năng Thu hồi Thư mới không hỗ trợ thu hồi thư gửi đến người nhận ngoài tổ chức do các vấn đề pháp lý và quyền riêng tư.
Tính năng Thu hồi Thư mới chỉ hoạt động với các hộp thư được lưu trữ trong Exchange Online, không hỗ trợ thu hồi từ hộp thư lưu trữ tại chỗ.
Quản trị viên hoàn toàn có thể vô hiệu hóa tính năng Thu hồi Thư mới cho toàn bộ tenant bằng cách sử dụng lệnh Remote PowerShell: Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $false.
Hiện tại, không có thông báo nào được gửi đến người nhận khi một tin nhắn được thu hồi. Tính năng này đang được xem xét để bổ sung trong các bản cập nhật tương lai.
Giống như trong tính năng thu hồi tin nhắn truyền thống, với phiên bản mới, không có giới hạn thời gian đối với việc thu hồi tin nhắn. Tuy nhiên, Microsoft đang xem xét cung cấp cho quản trị viên quyền tùy chỉnh giới hạn thời gian thu hồi thư cho tổ chức.
Trong trường hợp người dùng/hộp thư đang trong quá trình Kiện tụng hoặc Tạm giữ, các thư đã được thu hồi sẽ xuất hiện trong kết quả eDiscovery (Khám phá điện tử).
Việc thu hồi thư trên Exchange Online hiện không được ghi nhận trong nhật ký kiểm tra hộp thư. Tuy nhiên, Microsoft dự định sẽ giải quyết vấn đề này trong một bản cập nhật tương lai.
Các thư tự động chuyển tiếp qua SMTP đến một hộp thư khác trong cùng tổ chức sẽ bị thu hồi. Nhưng các thư được chuyển tiếp theo cách thủ công hoặc qua Hộp thư đến (chuyển tiếp hoặc chuyển hướng) thì không bị thu hồi.
Kết quả thu hồi không được lưu trữ trong hộp thư của người gửi, do đó không ảnh hưởng đến hạn ngạch hoặc dung lượng hộp thư.
Việc thu hồi thường diễn ra thành công với tất cả người nhận đủ điều kiện, không phụ thuộc vào số lượng người nhận. Tuy nhiên, báo cáo trạng thái thu hồi hiện tại giới hạn ở khoảng 50 nghìn người nhận, Microsoft đang có kế hoạch tăng thêm số lượng này vào cuối năm nay.
Hiện tại, hộp thoại trong Outlook chưa được cập nhật để phát hiện khi nào tính năng Thu hồi Thư mới được sử dụng thay cho tính năng Thu hồi thư Outlook cổ điển. Do đó, hộp kiểm này không có tác dụng với tính năng mới.
Tính năng Thu hồi Thư mới hỗ trợ thu hồi từ hộp thư dùng chung và hầu hết người nhận sẽ nhận được yêu cầu thu hồi. Tuy nhiên, hiện tại không thể đăng nhập để xem báo cáo trạng thái trong trường hợp này. Microsoft dự định giải quyết vấn đề này vào cuối năm.
Với Tính năng Thu hồi Thư mới, quản trị viên có thể cho phép thu hồi cả những tin nhắn đã đọc (mặc định là bật). Hộp thoại Outlook chưa được cập nhật để thể hiện khả năng này của tính năng mới.
Người dùng có thể xuất báo cáo trạng thái ra tệp CSV và chia sẻ tệp này với người khác. Tuy nhiên, việc chia sẻ trực tiếp liên kết đến báo cáo không khả thi, vì việc truy cập vào báo cáo yêu cầu thông tin đăng nhập của người gửi.
Khi gửi email với tư cách người đại diện, tính năng thu hồi vẫn hoạt động, nhưng người dùng sẽ không thể đăng nhập để xem báo cáo trạng thái.
Tính năng thu hồi thư trên Exchange Online là một phần quan trọng trong quản lý thông tin và giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp. Để tận dụng tối đa lợi ích từ tính năng này và các công cụ khác của Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay để được tư vấn chi tiết.
Đội ngũ chuyên viên kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp và quản lý thông tin an toàn.
