Thiết lập Microsoft 365 cho doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả
14 May, 2023

Thiết lập Microsoft 365 cho doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả

Microsoft 365 là một giải pháp đa chức năng, cung cấp cho doanh nghiệp các ứng dụng văn phòng, lưu trữ đám mây, hội nghị trực tuyến... Tuy nhiên, việc thiết lập và sử dụng Microsoft 365 đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT và đặc biệt, phải truyền tải, đào tạo cho nhân sự trong tổ chức một cách cụ thể và hiệu quả.

Microsoft 365 là giải pháp hàng đầu cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ, tính năng cần thiết để quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách thiết lập Microsoft 365 sao cho tối ưu nhất. Trong bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ hướng dẫn cách thiết lập Microsoft 365 cho doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả. 

Tùy chọn mô hình Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu tổ chức

Hiện tại, FPT Smart Cloud đang cung cấp 4 gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, bao gồm: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium và Microsoft 365 Apps Business. Doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế tại tổ chức để quyết định sử dụng gói cước nào

  • Đâu là ứng dụng và dịch vụ doanh nghiệp cần sử dụng ngay?
  • Doanh nghiệp đã có kiến thức CNTT và kỹ thuật hay chưa?
  • Doanh nghiệp có cần Microsoft xử lý dữ liệu của mình không?

 

 

Tùy chọn 1 – Đăng nhập bằng Outlook, Hotmail, Yahoo, Gmail 

Tùy chọn 2 – Thêm miền doanh nghiệp và tạo tài khoản Email doanh nghiệp mới

Các ứng dụng và dịch vụ có sẵn

  • Bao gồm các ứng dụng sau: Word, Excel, PowerPoint, Teams, Access, OneDrive và SharePoint.
  • Bộ ứng dụng này phù hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, không cần Email thương hiệu ngay lập tức hoặc đã sử dụng email có thương hiệu từ một nhà cung cấp khác và không có ý định chuyển sang sử dụng Microsoft Exchange.
  • Bao gồm các ứng dụng sau: Word, Excel, PowerPoint, Teams, Access, OneDrive và SharePoint.
  • Ngoài ra, với tùy chọn 2, doanh nghiệp còn có thể sử dụng ngay lập tức Email doanh nghiệp mới, Outlook, lịch dùng chung, đặt lịch hẹn và bản ghi cuộc họp.
  • Lưu trữ tài liệu dùng chung trong tổ chức bằng SharePoint, Microsoft Planner và Microsoft Lists… 

Kiến thức cần thiết

Có thể bắt đầu thiết lập ngay mà không cần có kiến thức hay kỹ thuật CNTT. 

Yêu cầu doanh nghiệp phải mua miền hoặc sở hữu miền. 

Tổ chức có thể cần kiến thức kỹ thuật để chứng minh quyền sở hữu miền.

Xử lý dữ liệu

Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp muốn có một số công cụ cộng tác và làm việc từ xa, đồng thời cảm thấy thoải mái với việc Microsoft đóng vai trò là bên kiểm soát dữ liệu của tổ chức. 

Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp cần Microsoft đóng vai trò là bên xử lý dữ liệu thay vì kiểm soát dữ liệu. 

 

Thông tin cần có trước khi khởi chạy thiết lập Microsoft 365

Khi đã sẵn sàng thiết lập và chuyển domain sang Microsoft 365, doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin sau đây:

  • Danh sách nhân sự mà tổ chức muốn thêm vào Microsoft 365. 
  • Cách thức quản trị viên sẽ thông báo cho nhân viên trong doanh nghiệp về tên và mật khẩu để đăng nhập. 
  • Nếu đã có tên miền cho tổ chức của mình (như contoso.com) và dự định sử dụng email Microsoft, quản trị viên cần biết nơi tên miền của mình được đăng ký và có thông tin đăng nhập.

 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách nhân sự muốn thêm vào Microsoft 365
Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách nhân sự muốn thêm vào Microsoft 365

Thiết lập đồng bộ hóa Active Directory

Để thiết lập đồng bộ danh mục với Active Directory, doanh nghiệp hãy tham khảo Hướng dẫn thiết lập đồng bộ danh mục cho Microsoft 365

Để tìm hiểu các mô hình định danh khác nhau trong Microsoft 365, doanh nghiệp hãy tham khảo Triển khai cơ sở hạ tầng định danh cho Microsoft 365.

Để thiết lập một hệ thống Exchange, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Trợ lý triển khai Exchange Server.

Để thiết lập một hệ thống SharePoint, đặc biệt là tính năng tìm kiếm trang web kết hợp, doanh nghiệp hãy xem Tìm kiếm kết hợp trong SharePoint.

Thiết lập Microsoft 365 cho tổ chức

Nếu muốn chuyển toàn bộ tổ chức sang Microsoft 365 cùng một lúc, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuyển miền sang Microsoft 365 ngay lập tức. 

Nếu muốn chuyển dần sang Microsoft 365, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các tính năng của Microsoft 365 theo thứ tự sau:

  • Thêm nhân viên trong tổ chức vào Microsoft 365 để họ có thể tải xuống và cài đặt ứng dụng này.
  • Tải và cài đặt ứng dụng Microsoft 365 để sử dụng Word, Excel, PowerPoint… trên máy tính và thiết bị trong tổ chức.
  • Thiết lập Microsoft Teams để sử dụng cho các cuộc họp trong doanh nghiệp.
  • Di chuyển các tệp tài liệu trên PC sang bộ lưu trữ đám mây Microsoft 365 gồm OneDrive hoặc SharePoint. 
  • Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng, truy cập tại trung tâm quản trị rồi chọn Thiết lập trong ngăn điều hướng bên trái để di chuyển domain và Email sang Microsoft 365.

 

Thiết lập Microsoft 365 hỗ trợ quản lý siêu dữ liệu trong doanh nghiệp
Thiết lập Microsoft 365 hỗ trợ quản lý siêu dữ liệu trong doanh nghiệp

Kiểm tra xem thiết bị tổ chức có đáp ứng yêu cầu hệ thống không

Mỗi người trong tổ chức đều có thể cài đặt các ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint…) trên tối đa 5 thiết bị máy tính PC và Mac khác nhau. Quản trị viên có thể xem yêu cầu về hệ điều hành và máy tính để cài đặt Microsoft 365 cho doanh nghiệp.

Các ứng dụng di động có thể được cài đặt trên các thiết bị iOS, Android và Windows. Quản trị viên có thể tìm thấy thông tin về hỗ trợ thiết bị di động và trình duyệt trong Yêu cầu hệ thống cho Microsoft 365.

 

Kiểm tra một lượt các thiết bị trong doanh nghiệp 
Kiểm tra một lượt các thiết bị trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch chuyển đổi Email doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường sẽ mất khoảng 2 ngày để lập kế hoạch và chuyển đổi Email sang Microsoft 356. 

Lập kế hoạch thời gian ngừng hoạt động của Email

Nếu doanh nghiệp đang định sử dụng Microsoft 365 cho Email của mình:

  • Để di chuyển địa chỉ Email hiện tại (chẳng hạn như [email protected]) từ một dịch vụ khác sang Microsoft 365, quản trị viên cần chuyển hướng thư để tất cả thư được gửi đến địa chỉ email mới trong Microsoft 365.
  • Sau khi doanh nghiệp đã cập nhật thông tin lưu trữ domain, các thay đổi thường sẽ có hiệu lực sau 1 – 2 giờ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đôi khi có thể mất tới 72 giờ để các thay đổi có thể được cập nhật trên Internet.
  • Quản trị viên tốt nhất nên lên kế hoạch chuyển sang Email của Microsoft vào buổi tối hoặc cuối tuần để lượng Email nhận được ít hơn. Điều này giúp tránh những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và giúp việc chuyển đổi được diễn ra thuận lợi hơn.

Lên kế hoạch di chuyển Email

Quản trị viên có thể sử dụng Email, danh bạ và lịch hẹn hiện có khi chuyển sang Email Microsoft. Tham khảo thêm một số hướng dẫn dưới đây để di chuyển Email một cách dễ dàng và hiệu quả:

Lập kế hoạch lưu trữ và di chuyển tệp

Doanh nghiệp có thể di chuyển hàng trăm tệp vào OneDrive hoặc SharePoint online: Có thể tải lên 100 tệp cùng một lúc, kích thước tệp tối đa là 2GB. 

Doanh nghiệp muốn di chuyển vài nghìn tệp vào bộ lưu trữ Microsoft 365: Nên sử dụng một công cụ di chuyển hoặc xem xét việc thuê một đối tác thứ 3 hỗ trợ. 

Lập kế hoạch sử dụng Microsoft Teams

Tổ chức có thể sử dụng Microsoft Teams để thực hiện các cuộc gọi nhóm trong doanh nghiệp. Trong các tổ chức quy mô nhỏ, nhân sự có thể gọi điện và nhắn tin cho nhau bất cứ lúc nào bằng Teams mà không cần phải có thêm thiết lập đặc biệt nào. 

 

Tổ chức cuộc họp nội bộ nhanh chóng với Microsoft Teams
Tổ chức cuộc họp nội bộ nhanh chóng với Microsoft Teams

Lập kế hoạch tích hợp với Active Directory hoặc phần mềm khác

  • Quản trị viên có thể tích hợp Active Directory với Microsoft 365 bằng cách sử dụng Azure Active Directory Connect. Để biết hướng dẫn, hãy tham khảo chi tiết tại Thiết lập đồng bộ hóa thư mục cho Microsoft 365.
  • Để tích hợp Microsoft 365 với phần mềm khác trong tổ chức, doanh nghiệp nên xem xét việc thuê một đối tác để hỗ trợ triển khai.

Lời kết

Nếu tổ chức muốn nâng cao hiệu suất công việc thông qua quy trình số hóa và tự động hóa, hãy tham khảo ngay giải pháp Microsoft 365 Business tại FPT Smart Cloud. Chúng tôi cam kết sẽ cung cấp các giải pháp tối ưu nhằm giúp doanh nghiệp phát triển một cách vượt bậc và bền vững. 

Liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận sự tư vấn và hỗ trợ sớm nhất. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Popup migration
DMCA compliant image